Работодатель вправе произвести удержание из заработной платы за использованные, но неотработанные дни отпуска в случае расторжения трудового договора по любым основаниям, кроме оснований, предусмотренных п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ или п.п. 1, 2 или 4 ст. 81 ТК РФ, п.п. 1, 2, 5, 6 и 7 ст. 83 ТК РФ.
Обязательного согласия сотрудника на удержание из его заработной платы не требуется (ст. 137 ТК РФ). Без согласия можно удержать не более 20 процентов от суммы, подлежащей выплате (ст. 138 ТК РФ). При этом размер удержаний исчисляется из суммы, оставшейся после налогообложения (письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 № 22-2-4852).
Суммы, превышающие установленный предел, могут быть либо удержаны при наличии письменного согласия сотрудника либо работодатель отказывается от удержания. Взыскать сумму в судебном порядке не получится.
В настоящее время существует две точки зрения на удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска из зарплаты сотрудника:
1. Возврат излишне начисленных (приходящихся на неотработанные в связи с увольнением дни отпуска) сотруднику сумм отпускных отражается путем сторнировочной записи. Эти суммы не отражаются как удержанные, а именно сторнируются. При удержании сумм излишне выплаченных отпускных работодатель должен вернуть сотруднику излишне удержанный НДФЛ и уменьшить базу по страховым взносам.
2. Удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска - это обычное удержание (как, например, удержание алиментов). Данное "удержание" не должно изменять облагаемую базу НДФЛ и страховых взносов.
Удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска уменьшает налоги и взносы
Пример
Сотрудник Игнатьев Н. П. принят на работу в ООО "Стиль" 10.11.2021. 3 декабря 2021 г. сотруднику предоставлялся отпуск без сохранения заработной платы, а с 15 по 28 марта 2022 г. – основной ежегодный отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Сотрудник увольняется по собственному желанию 18 апреля 2022 г. На момент увольнения стаж сотрудника в этой организации, дающий право на ежегодный отпуск, составляет 5 месяцев 10 дней, что по правилам подсчета округляется до 5 месяцев. За 5 месяцев сотруднику положен ежегодный основной отпуск 11,67 календарных дней (28 календарных дней / 12 месяцев * 5 месяцев). Следовательно, при увольнении необходимо удержать сумму оплаты за 2,33 дня (14 дней – 11,67 дней) отпуска, использованного авансом.
Выполняются следующие действия:
- Настройка расчета зарплаты.
- Расчет и удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска.
Настройка расчета зарплаты
В данном примере удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска уменьшает налоги и взносы. Удержание за неотработанный отпуск при увольнении регистрируется как сторно начисление. Настройка производится следующим образом:
- Раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний.
- На закладке Удержания в разделе Удержание при увольнении за использованный авансом отпуск регистрируется как установите переключатель в положение Сторно начислений и уменьшает налоги и взносы.
- На закладке Компенсации отпуска автоматически указывается значение Удержать за использованный авансом отпуск. В документе на закладке Начисления и удержания - Начисления будет рассчитано и произведено удержание (сторно начисление) за указанное количество дней использованного авансом отпуска в поле за (дни указываются с точностью до двух знаков после запятой, т. е. не округляются). Рабочие годы, за которые были перерасходованы (не использованы) отпуска, также определяются автоматически (используются для формирования печатной формы записки-расчета). В нашем примере необходимо удержать сумму оплаты за 2,33 дня отпуска, использованного авансом. По ссылке с вопросительным знаком Как сотрудник использовал отпуск? можно сформировать справку по отпускам сотрудника для контроля корректности расчета остатка и заполнения им документа (в программе ведется учет остатков отпусков).
- На закладке Условия увольнения в разделах Начислено, Удержано, Средний заработок отражаются результаты расчета документа.
- Подробно ознакомиться с результатами расчета можно на закладке Начисления и удержания. Закладка состоит из вложенных закладок, на которых производится расчет зарплаты сотрудника до дня увольнения включительно, а также компенсации или удержания отпуска, выходного пособия, НДФЛ, погашения займов, страховых взносов и прочих удержаний. В нашем примере в документе автоматически произведен расчет начислений (оплата по окладу и удержание за неотработанные дни отпуска со знаком "минус", как сторно начисление), НДФЛ (с этих начислений) и страховых взносов (с этих начислений). НДФЛ с суммы удержания отпуска отражается отдельно со знаком минус. Дата получения дохода это дата выплаты отпускных.
- Подробный расчет начислений можно посмотреть по кнопке Печать – Подробный расчет начислений.
В результате этой настройки для удержания сумм оплаты отпускных, начисленных за неотработанные дни отпуска, будут использоваться предопределенные виды начислений (раздел Настройка - Начисления) с назначением Оплата отпуска. Суммы по ним будут отражаться со знаком "минус".
Расчет и удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска
Удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска при увольнении сотрудника регистрируется с помощью документа Увольнение (раздел Зарплата – Все начисления - кнопка Создать - Увольнение).
При расчете увольнения сторнируются суммы, начисленные за дни отпуска (авансом). При этом данные суммы рассчитываются с учетом среднего заработка, действующего на момент расчета соответствующего отпуска, а не на дату увольнения. За расчетный период (с ноября 2021 г. по февраль 2022 г.) при расчете отпуска сотруднику был начислен доход, учитываемый при исчислении среднего заработка, на сумму 148 181,82 руб. (30 000 руб. (ноябрь 2021 г.) + 40 000 руб. * 2 месяца (январь-февраль 2022 г.) + 38 181,82 руб. (декабрь 2021 г.)). Количество дней расчетного периода - 107,46 дней (20,51 дн. (прием на работу с 10.11.2021) + 29,3 дн. * 2 месяца (январь-февраль 2022 г.) + 28,35 дн. (декабрь 2021 г.) (03.12.2021 - отпуск без сохранения заработной платы). При расчете ранее начисленного отпуска среднедневной заработок составлял 1 376,18 руб.
Сумма удержания за неотработанные дни отпуска составляет: 1 376,18 руб. * 2,33 дн. = 3 212,95 руб.
В расчетном листке (раздел Зарплата - Отчеты по зарплате - Расчетный листок) сумма удержания отражается в разделе Начислено как сторно начисление.
Обратитесь к нам за консультацией, и наши специалисты помогут вамПолучить консультацию
Удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска не уменьшает налоги и взносы
Пример
Сотрудник Игнатьев Н. П. принят на работу в ООО "Стиль" 10.11.2021. 3 декабря 2021 г. сотруднику предоставлялся отпуск без сохранения заработной платы, а с 15 по 28 марта 2022 г. – основной ежегодный отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Сотрудник увольняется по собственному желанию 18 апреля 2022 г. На момент увольнения стаж сотрудника в этой организации, дающий право на ежегодный отпуск, составляет 5 месяцев 10 дней, что по правилам подсчета округляется до 5 месяцев. За 5 месяцев сотруднику положен ежегодный основной отпуск 11,67 календарных дней (28 календарных дней / 12 месяцев * 5 месяцев). Следовательно, при увольнении необходимо удержать сумму оплаты за 2,33 дня (14 дней – 11,67 дней) отпуска, использованного авансом.
Выполняются следующие действия:
- Настройка расчета зарплаты.
- Расчет и удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска.
Настройка расчета зарплаты
В данном примере удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска – обычное удержание (как, например, удержание алиментов). Соответственно, облагаемая база по НДФЛ и страховым взносам не изменится. Настройка производится следующим образом:
- Раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний.
- На закладке Удержания в разделе Удержание при увольнении за использованный авансом отпуск регистрируется как установите переключатель в положение Удержание и не уменьшает налоги и взносы.
В результате этой настройки виды удержаний сумм оплаты отпускных, начисленных за неотработанные дни отпуска, описываются в плане видов удержаний (раздел Настройка - Удержания) с назначением Удержание за неотработанные дни отпуска. По умолчанию в программе настроен вид удержания за неотработанный основной отпуск (Удержание за неотработанный отпуск (Отпуск основной)). Что касается удержаний за неотработанные дополнительные отпуска, то они будут автоматически созданы и настроены в плане видов удержаний при создании соответствующих видов отпусков в справочнике Виды отпусков (раздел Настройка - Виды отпусков).
Расчет и удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска
Удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска при увольнении сотрудника регистрируется с помощью документа Увольнение (раздел Зарплата – Все начисления - кнопка Создать - Увольнение).
- На закладке Компенсации отпуска автоматически указывается значение Удержать за использованный авансом отпуск. В документе на закладке Начисления и удержания - Удержания будет рассчитано и произведено удержание за указанное количество дней использованного авансом отпуска. В поле за автоматически подсчитывается количество неотработанных дней ранее оплаченного отпуска, которые необходимо удержать (дни указываются с точностью до двух знаков после запятой, т. е. не округляются). В нашем примере необходимо удержать сумму оплаты за 2,33 дня отпуска, использованного авансом. Рабочие годы, за которые были перерасходованы (не использованы) отпуска, также определяются автоматически. По ссылке с вопросительным знаком Как сотрудник использовал отпуск? можно сформировать справку по отпускам сотрудника для контроля корректности расчета остатка и заполнения им документа (в программе ведется учет остатков отпусков). Обратите внимание, в программе для одного и того же вида отпуска может быть описано несколько разных видов удержаний. Изначально таких видов удержаний создано по одному на каждый вид отпуска и при их расчете они определяются автоматически. Если же в программе было создано несколько удержаний с назначением Удержание за неотработанные дни отпуска с одинаковыми видами отпуска, то в документе можно выбрать требуемый в настоящий момент вид удержания.
- На закладке Условия увольнения в разделах Начислено, Удержано, Средний заработок отражаются результаты расчета документа.
- Подробно ознакомиться с результатами расчета можно на закладке Начисления и удержания. Закладка состоит из вложенных закладок, на которых производится расчет зарплаты сотрудника до дня увольнения включительно, а также компенсации или удержания отпуска, выходного пособия, НДФЛ, погашения займов, страховых взносов и прочих удержаний. В нашем примере в документе автоматически произведен расчет зарплаты (оплата по окладу), удержания за неотработанный основной отпуск (сумма удержания регистрируется со знаком "плюс"), НДФЛ (с оплаты по окладу) и страховых взносов (с оплаты по окладу).
- Чтобы проанализировать результат расчета удержания за неотработанный отпуск, можно сформировать печатную форму по расчету среднедневного заработка по кнопке Печать – Расчет среднего заработка. Сумма удержания рассчитывается с учетом среднего заработка, действующего на дату увольнения. За расчетный период сотруднику (ноябрь 2021 г.- март 2022 г.) начислен доход, учитываемый при исчислении среднего заработка, на сумму 170 000 руб.(30 000 руб. (ноябрь 2021 г.) + 40 000 руб. * 2 месяца (январь-февраль 2022 г.) + 38 181,82 руб. (декабрь 2021 г.) + 21 818,18 руб.). Количество дней, принимаемых в расчет среднего заработка, – 123,53 (20,51 дн. (прием на работу с 10.11.2021) + 29,3 дн. * 2 месяца (январь-февраль 2022 г.) + 28,35 дн. (декабрь 2021 г.) (03.12.2021 - отпуск без сохранения заработной платы) + 16,07 дн (отпуск с 15.03.2022 по 28.03.2022). При расчете ранее начисленного отпуска среднедневной заработок составлял 1 376,18 руб.
- Подробный расчет начислений можно посмотреть по кнопке Печать – Подробный расчет начислений.
Сотрудник работал с окладом 40 000 руб. В апреле 2022 г. 21 рабочих дней. Согласно условию нашего примера сотрудник уволился 18 апреля, т. е. в апреле отработал 12 дней. Ему автоматически начислена оплата по окладу за период с 01.04.2022 по 18.02.2022: 40 000 руб. / 21 день * 12 дней = 22 857,14 руб.
Среднедневной заработок составляет: 170 000 руб. / 123,53 дн. = 1 376,18 руб. Сумма удержания составляет: 1 376,18 руб. * 2,33 дн. = 3 206,50 руб.
В расчетном листке сотрудника (раздел Зарплата - Отчеты по зарплате - Расчетный листок) сумма удержания отражается как обычное удержание в разделе Удержано.
Без согласия сотрудника можно удержать не более 20 процентов от суммы, подлежащей выплате (ст. 138 ТК РФ). При этом размер удержаний исчисляется из суммы, оставшейся после вычета НДФЛ (письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 № 22-2-4852). Сотруднику подлежит к выплате 19 886,14 руб. (22 857,14 руб. - 2 971 руб. (НДФЛ)). Удержано у сотрудника за неиспользованный отпуск 3 206,50 руб., что составляет меньше 20% от 19 886,14 руб. Сумма к выплате: 19 886,14 руб. - 3 206,50 руб. = 16 679,64 руб.
.png)
