Начисление компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в программе "1С:Зарплата и управление персоналом"

Пример

Сотрудник ООО "Программа" Попов Н. П. увольняется 20 апреля 2022 г. по собственной желанию. Он был принят на работу 20 мая 2021 г. с окладом 30 000 руб. на условиях 40-часовой рабочей недели с двумя выходными (суббота и воскресенье). Сотрудник был на больничном с 6 по 10 сентября 2021 г. (5 дней). Сотрудник не работал с 30 октября по 7 ноября 2021 года в связи с тем, что организация ООО "Программа" не работала в эти дни согласно Указу Президента от 20.10.2021 № 595. На момент расторжения трудового договора сотрудник не использовал дни ежегодного отпуска. За 11 месяцев работы ему полагается компенсация за 28 дней. Кроме того, сотрудник в апреле 2022 г. отработал сверхмесячной нормы - в выходной день 2 апреля.

Регистрация факта прекращения трудового договора с сотрудником и окончательный расчет с сотрудником при увольнении производится с помощью документа Увольнение.

1. Раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения - кнопка Создать - Увольнение или раздел Кадры – Увольнение, или раздел Зарплата – Все начисления - кнопка Создать - Увольнение.
2. В поле Месяц укажите месяц, в котором будет зарегистрирован окончательный расчет по сотруднику, положенный ему при увольнении. По умолчанию указывается текущий месяц.
3. В поле Организация укажите организацию, в которой числится увольняемый сотрудник.
4. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера, но при необходимости ее можно изменить.
5. Поле Номер заполняется автоматически при записи документа. Номер документа используется при формировании печатной формы приказа об увольнении (форма № Т-8), в качестве реквизитов приказа в личной карточке по форме № Т-2 и в форме СЗВ-ТД. Если нумерация программы не подходит и в базе ведется своя нумерация документов, то в поле печатать как вручную укажите необходимый номер документа. Если номер заполнен в этом поле, то он будет отражен в форме СЗВ-ТД.
6. В поле Сотрудник выберите увольняемого сотрудника.
7. На закладке Условия увольнения:
   • в поле Дата увольнения укажите дату увольнения сотрудника;
   • в поле Основание увольнения выберите основание увольнения в соответствии с ТК РФ. В программе можно изменять стандартные основания увольнения на нестандартные для отражения в форме приказа об увольнении (форма № Т-8) и в личной карточке по форме № Т-2. Например, в нашем примере, основание увольнения п. 3 ч. 1 ст. 77. В печатную форму приказа об увольнении будет выведен текст "Пункт 3 Часть 1 Статьи 77". Если данный текст не устраивает, то его можно изменить. Для этого перейдите в карточку основания увольнения, установите флажок Нестандартное наименование и текст и измените наименование основания увольнения и текст для приказа. Кнопка Записать и закрыть. Обратите внимание! В печатные формы СТД-Р и СЗВ-ТД по-прежнему будет выводиться стандартный текст наименования оснований увольнения, согласно порядку их заполнения. C помощью справочника Основание увольнения (пользовательские) (раздел Настройка - Основания увольнения) есть возможность добавления оснований увольнения не предусмотренных в программе. Если в поставке программы не предусмотрено требуемое основание (например, утвержденное нормативным актом субъекта РФ), то его можно добавить. При выборе основания увольнения в документе Увольнение предлагается объединенный список оснований как предусмотренных в поставке программы, так и добавленных в этот справочник. В карточке основания увольнения можно отметить основания увольнения, которые больше не используются (установить флажок Больше не используется), а в списке оснований увольнения (раздел Настройка - Основания увольнений) по кнопке Еще - Показать неиспользуемые. Также в списке оснований увольнения по кнопке Еще можно установить флажок Только действующие для скрытия оснований, которые уже не применяются (на рабочую дату) в связи с изменившимся законодательством;
   • флажок Отразить в трудовой книжке устанавливается автоматически. При установленном флажке увольнение сотрудника будет отражено в сведениях о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, СТД-Р;
   • в поле Наименование документа по умолчанию указывается Приказ. Сведения из этого поля будут отражены в сведениях о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД). Наименование документа в этом поле можно указать любое (например - "Распоряжение"), предварительно его добавив в список Наименования документов, открывающийся по кнопке выбора в данном поле;
   • по ссылке Второй документ-основание можно указать второй документ-основание для кадрового мероприятия и заполнить его реквизиты (для заполнения формы СЗВ-ТД). Для этого необходимо в настройках кадрового учета (раздел Настройка - Кадровый учет) установить флажок Использовать для мероприятий прием, перевод, увольнение два документа основания;
   • если сотруднику положена выплата выходного пособия, то в поле Выходное пособие за вручную укажите количество рабочих дней (или часов, если сотрудник работал по графику суммированного учета рабочего времени), за которые оно должно быть выплачено. Начисление за это время будет рассчитано исходя из среднего заработка сотрудника в соответствии с законодательством. В программе можно настроить несколько начислений для оплаты выходного пособия (с назначением Выходное пособие), отличающихся, например, способом обложения НДФЛ. В таком случае вид начисления будет доступен для выбора в документе. В нашем примере выходное пособие не начисляется;
   • флажок Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку установлен по умолчанию, если сотрудник работает на полную ставку и в графике работы не указан неполный рабочий день или неполная рабочая неделя (при необходимости его можно снять). При установленном флажке, если сумма оплаты, исчисленная из среднего заработка сотрудника, в расчете за полный месяц оказывается ниже федерального МРОТ, расчет оплаты производится исходя из МРОТ;
   • флажок Начислить зарплату установлен по умолчанию. В поле С: указывается месяц, начиная с которого будет начислена зарплата. По умолчанию месяц начисления зарплаты будет совпадать с месяцем увольнения, указанным в поле Дата увольнения. При необходимости месяц можно изменить;
   • если на момент увольнения у сотрудника остались неиспользованные отгулы, в документе выдается соответствующее сообщение. Оно носит информационный характер: решение о последующих действиях остается за пользователем;
   • если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний) на закладке Почасовая оплата установлен флажок Переработки при суммированном учете времени и сотрудник работает по графику суммированного учета рабочего времени, то при его увольнении в этом документе регистрируются часы переработок в полях Сверхурочные часы х 1,5 ... х 2, которые необходимо оплатить. Начисление за переработанные часы (вид начисления Доплата за переработки при суммированном учете рабочего времени) отражается в табличной части документа на закладке Начисления и удержания;
   • в разделах Начислено, Удержано, Средний заработок отражаются результаты расчета документа. Расчет начислений производится автоматически по мере ввода данных в документ:
     • в разделе Начислено указываются суммы рассчитанных начислений. В нашем примере рассчитаны: компенсация отпуска, зарплата за период с начала месяца до дня увольнения включительно, оплата сверхурочных часов и оплата за работу в праздничный день;
     • в разделе Удержано указываются рассчитанный налог на доходы физических лиц (НДФЛ), сумма погашения займов и прочие постоянные удержания, назначенные для сотрудника, которые учитываются при выплате;
     • в разделе Средний заработок указываются суммы среднедневного заработка, рассчитанные по данным информационной базы на основании сведений о выполненных ранее начислениях в пользу сотрудника для компенсации отпуска и для выходного пособия, и указываются в полях Для компенсаций и Для вых. пособия. Данные для расчета среднего заработка для компенсаций и для выходного пособия могут быть просмотрены/отредактированы по ссылкам Изменить данные расчета среднего заработка (Изменить данные расчета среднего заработка (для выходного пособия)). При нажатии на ссылку открывается специальная форма Ввод данных для расчета среднего заработка. В этой форме представлены данные, исходя из которых в документе рассчитывается средний заработок. Если эксплуатация программы только начинается и данные не были перенесены полностью, то их можно ввести вручную непосредственно в таблицу. По умолчанию расчетным периодом являются 12 календарных месяцев, предшествующих дате начала события. Если согласно коллективному договору предусмотрен расчетный период другой длительности, его можно задать вручную непосредственно при расчете в форме. Чтобы при каждом расчете не требовалось задавать период вручную, в самом виде начисления, например, Компенсация отпуска (Отпуск основной) на закладке Основное в разделе Расчетный период среднего заработка можно изменить продолжительность расчетного периода с принятых по умолчанию 12 месяцев на любую другую. Расчетный период также потребуется изменить вручную, если, например, сотрудник не имел фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода, и в других случаях;
   • поле Планируемая дата выплаты автоматически заполняется датой увольнения, но при необходимости дату выплаты можно изменить.
   
   
   


8. На закладке Компенсация отпуска:
   • автоматически указывается признак необходимости начислить сотруднику компенсацию за неиспользованный основной отпуск (указывается значение Компенсировать неиспользованный отпуск) или удержать сумму за "отгулянные", но не отработанные дни ежегодного основного отпуска (указывается значение Удержать за использованный авансом отпуск), или не начислять и не удерживать (указывается значение Не использовать);
   • в поле за автоматически подсчитывается количество дней неиспользованного отпуска, за которые необходимо выплатить компенсацию, или количество неотработанных дней ранее оплаченного отпуска, которые необходимо удержать. В нашем примере сотрудник трудится в организации с 20.05.2021. С 20.05.2021 по 20.04.2022 он отработал 11 месяцев. За этот период ежегодный основной отпуск сотруднику не предоставлялся. При исчислении сроков работы, дающих право на компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца согласно законодательству (п. 35 "Правил об очередных и дополнительных отпусках", утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169, ст. 423 ТК РФ). Количество дней неиспользованного отпуска зависит от того, сколько сотрудник проработал в организации. Согласно п. 28 Правил сотрудники, проработавшие у работодателя не менее 11 месяцев, имеют право на полную компенсацию (за 28 календарных дней). Полную компенсацию за неиспользованный отпуск в размере среднего заработка следует выплачивать сотруднику, проработавшему не менее 11 месяцев как в первом рабочем году, так и в последующие годы (письмо Минтруда России от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717). В нашем примере компенсация за неиспользованный отпуск начисляется за 28 календарных дней.
   • в поле Вид начисления компенсации (удержания) выберите нужный вид начисления компенсации. В программе для одного и того же вида отпуска может быть описано несколько разных видов компенсации (начислений или удержаний). Изначально таких видов расчета создано по одному на каждый вид отпуска и при начислении или удержании они определяются автоматически. Если же в программе было создано несколько начислений с назначением Компенсация отпуска или удержаний с назначением Удержание за неотработанные дни отпуска с одинаковыми видами отпуска, то в документе можно выбрать требуемый в настоящий момент вид начисления или удержания.
   • в полях За период работы с... по... автоматически указывается период, за который компенсируются/удерживаются дни отпуска (в программе ведется учет остатков отпусков);
   • по ссылке Как сотрудник использовал отпуск? можно сформировать справку по отпускам для контроля их остатков (рис. 2);
   • в табличной части Компенсация дополнительных отпусков автоматически указываются:
     • в колонке Вид отпуска – вид дополнительного отпуска, положенный сотруднику;
     • в колонке Компенсировать / удержать – признак необходимости начислить сотруднику компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск (указывается значение Компенсировать неиспользованный отпуск) или удержать сумму за дни ежегодного основного отпуска, которые были отгуляны, но не отработаны (указывается значение Удержать за использованный авансом отпуск);
     • в колонке Количество дней – количество дней неиспользованного дополнительного отпуска, за которые необходимо выплатить компенсацию, или количество неотработанных дней ранее оплаченного дополнительного отпуска;
     • в колонке Рабочий год – период, за который компенсируются/удерживаются дни дополнительного отпуска.
     
     
9. Подробно ознакомиться с результатами начислений можно на закладке Начисления и удержания. Закладка состоит из вложенных закладок, на которых производится расчет зарплаты сотрудника до дня увольнения включительно, а также компенсации или удержания отпуска, НДФЛ, погашения займов, расчет страховых взносов и прочих удержаний. В нашем примере в документе автоматически произведен расчет зарплаты, оплата за работу в выходные и праздничные дни, НДФЛ и страховых взносов. В этом документе расчет производится так же, как и в документе Начисление зарплаты и взносов, за исключением расчета начисления по договорам ГПХ. Если с увольняемым сотрудником заключен договор ГПХ, то полагающееся вознаграждение будет начислено в обычном порядке в документе начисления зарплаты.




10. На закладке Дополнительно:
    • в поле Основание (документ, номер, дата) введите реквизиты документа, на основании которого производится увольнение (заявление сотрудника, соглашение сторон, служебная записка, медицинское заключение). Эти данные будут отражены в печатной форме приказа об увольнении по унифицированной форме № Т-8;
    • флажок Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения установите, если после увольнения не требуется прекращать предоставляемые сотруднику стандартные вычеты по НДФЛ (по умолчанию право на них автоматически прекращается). Такая необходимость может возникнуть, если после увольнения сотрудник может получать доход в этой же организации или он может быть заново принят в текущем году спустя время после увольнения или даже на следующий день. Обратите внимание, право на имущественные и социальные вычеты автоматически не прекращается.
    
    
    
11. Кнопка Провести. При увольнении ответственного лица, указанного в карточке организации, выдается уведомление о необходимости выбрать другое ответственное лицо вместо него. По ссылке Изменить в уведомлении можете указать другое ответственное лицо.
12. По ссылке Подписи доступны поля для указания лиц, которые будут отражены в печатных формах. Поля Руководитель и Главный бухгалтер заполняются автоматически из справочника Организации (раздел Настройка - Организации - закладка Учетная политика и другие настройки - ссылка Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации. Поля Бухгалтер и Работник кадровой службы заполняются вначале вручную. При этом появится специальная форма Смена подписи, которая содержит вопрос: "Запомнить изменение и при вводе следующих документов...?". Причем это изменение можно сохранить не сразу для документов всех видов, а только для документов того вида, в котором в данный момент меняется подписант. Если не желаете каждый раз отвечать на вопрос, можно сделать один раз выбор, который будет распространяться на все последующие документы. Для этого необходимо установить флажок Больше не спрашивать и всегда при смене подписи запомнить ее для всех документов.
13. На закладке Справки при увольнении можно либо сформировать новые справки о доходах и для расчета пособий по одноименным ссылкам, либо открыть ранее оформленные (последние). Новые справки можно также сформировать и через кнопку Создать на основании. Обратите внимание! Если в месяце увольнения у сотрудника есть начисления, формировать справки нужно после проведения документа.




14. По кнопке Печать можно сформировать и распечатать по отдельности документы для выдачи уволенному сотруднику без предварительного создания каких-либо отчетов и документов. С помощью команды Комплект документов при увольнении можно сформировать и распечатать сразу все требуемые документы. При формировании комплекта в левой части формы находится список печатных форм документов. При снятии флажка документ распечатан не будет. По умолчанию все документы будут распечатаны в единственном экземпляре, при необходимости количество копий можно изменить. В правой части формы отображается заполненная форма документа. Печать выписки из отчетов СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и раздела 3 РСВ не требует предварительного создания документов или отчетов. Отчет о погашении займа сформируется, если у сотрудника на дату увольнения есть оформленный займ. Справка о доходах сотрудника и справка для расчета пособий будут заполнены, если они предварительно были сформированы, либо из документа увольнения на закладке Справки при увольнении или по кнопке Ввести на основании, или из раздела Отчетность, справки.




15. По кнопке Печать – Приказ об увольнении (Т-8) можно получить печатную форму приказа об увольнении по унифицированной форме № Т-8, по кнопке Печать – Записка-расчет при увольнении (Т-61) - записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61).




16. По кнопке Печать можно сформировать Расчет среднего заработка или Подробный расчет начислений.






В соответствии со ст. 139 ТК РФ для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации независимо от источников этих выплат. Расчетный период для расчета среднего заработка составляют 12 календарных месяцев, предшествующих дате начала события. В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение сотрудников.

Если сотрудник трудится в организации менее 12 месяцев, расчетным периодом будет количество календарных месяцев с даты трудоустройства по месяц, предшествующий дате начала события.

Среднедневной заработок исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3).

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Если расчетный период отработан не полностью, то премии, результат которых не зависит от отработанного времени, включаются в базу для расчета среднего заработка пропорционально отработанному времени.

Если сотрудник принят позже даты начала расчетного периода, то расчетный период можно ограничить датой приема, тогда премии недавно принятых сотрудников будут учитываться в среднем заработке полностью. Эта настройка включается в разделе Настройка - Расчета зарплаты путем установки флажка Ограничивать начало расчетного периода среднего заработка датой приема. Но изменение порядка определения расчетного периода должно быть оговорено в коллективном договоре.

Дни с 30 октября по 7 ноября 2022 года были установлены как нерабочие (Указ Президента № 595 от 20.10.2021 года). При этом эти нерабочие дни не являются выходными или праздничными днями. За эти дни работодатели должны выплатить сотрудникам заработную плату в обычном размере и порядке. Иными словами, размер оплаты должен соответствовать тому, который сотрудник получил бы, если бы отработал эти дни полностью (отработал норму рабочего времени при повременной оплате, выполнил норму труда при сдельной оплате).

Если сотрудник не работал в нерабочие периоды по Указу Президента и получал за это зарплату, то ни такое время, ни его оплату не нужно включать в расчеты среднего заработка (письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 18.05.2020 № 14-1/В-585).

В нашем примере организация не работала в период с 30 октября по 7 ноября 2021 года. Начисленная зарплата за этот период и сам период не будет входить в расчет среднего заработка (снят флажок Учитывать оплачиваемое нерабочее время и суммы в среднем заработке в настройках расчета зарплаты).

За расчетный период сотруднику начислен доход, учитываемый при исчислении среднего заработка, в сумме 301 313,40 руб. без учета нерабочих оплачиваемых дней.

Согласно условию нашего примера сотрудник был принят на работу 20.05.2021, сентябрь 2021 г. отработал не полностью, т. к. был на больничном с 6 по 10 сентября 2021 года (5 дней).

Количество дней, принимаемых в расчет среднего заработка, всего составляет 290,73:

• за май 2021 г.: 29,3 дн. / 31 дн. * 12 дн. = 11,34 дн.;
• за сентябрь 2021 г.: 29,3 дн. / 30 дн. * 25 дн. = 24,42 дн.;
• за октябрь 2021 г. : 29,3 дн. / 31 дн. * 29 дн. = 27,41 дн.;
• за ноябрь 2021 г: 29,3 дн. / 30 дн. * 23 дн. = 22,46 дн.
• за июнь-август 2021 г., декабрь 2021 г. и январь-март 2022 г.: 29,3 дн. * 7 мес. = 205,10 дн.

Среднедневной заработок равен: 301 313,40 руб. / 290,73 дн. = 1 036,40 руб.

Сумма начисленной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении составляет: 1 036,40 руб. * 28 дн. = 29 019,20 руб.

Также сотрудник отработал сверх месячной нормы: - 8 часов в выходной день (2 апреля).

Оплата за работу в выходной день (2 апреля) составляет: 30 000 руб. / 21 день * 1 день * 2 = 2 857,14 руб.

Заработная плата за период с 1 по 20 апреля составляет: 30 000 руб. / 21 день * 14 дней = 20 000 руб.

В итоге сотруднику начислено при окончательном расчете при увольнении 51 876,34 руб. (20 000 руб. (оплата по окладу за период с 01.04.2022 по 20.04.2022) + 2 857,14 руб. (оплата за работу в выходной день 02.04.2022) + 29 019,20 руб. (компенсация за отпуск).

17. По кнопке Выплатить открывается окно Выплата начисленной зарплаты. В табличной части автоматически отображается ведомость, созданная по документу Увольнение, которую можно открыть, посмотреть и (при необходимости) отредактировать. По кнопке Провести и закрыть можно сразу зарегистрировать оплату ведомости.



18. По кнопке Создать на основании можно создать документ Выплата бывшим сотрудникам, для начисления сохраняемого заработка на время трудоустройства. Для возможности начисления выплаты бывшим сотрудникам в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) установите флажок Выплачиваются доходы бывшим сотрудникам предприятия. Также по кнопке Создать на основании можно создать документ Восстановление в должности.