Инструкция по внесению данных о лицевых счетах в ГИС ЖКХ

Данный материал содержит подробное описание того, как уполномоченному сотруднику организации правильно добавить в систему сведения о лицевых счетах, открытых на помещения в многоквартирных домах, находящихся в управлении. Здесь вы найдете информацию о необходимом уровне полномочий, обязательных предварительных условиях, доступных вариантах загрузки данных, а также пошаговый алгоритм заполнения всех разделов карточки лицевого счета.

Содержание

1. Какие права доступа требуются для работы с лицевыми счетами

2. Что должно быть сделано в системе до начала работы

3. Способы переноса данных в ГИС ЖКХ

4. Как открыть нужный раздел в личном кабинете

5. Из каких блоков состоит форма нового лицевого счета

6. Заполнение блока идентификаторов

7. Привязка счета к конкретному помещению

8. Как появляется основание для открытия счета

9. Варианты внесения данных о плательщике

10. Зачем нужны паспортные данные или СНИЛС

11. Завершающий этап: сохранение информации

12. Итоговые рекомендации

1. Какие права доступа требуются для работы с лицевыми счетами

Возможность создавать и редактировать лицевые счета в ГИС ЖКХ есть не у всех сотрудников организации. Для этого необходимо соответствовать двум условиям.

Во-первых, сотрудник должен входить в группу пользователей с ролью «Уполномоченный специалист организации». Это базовая роль, которая дает доступ к работе с учетными данными.

Во-вторых, администратор организации должен дополнительно назначить этому сотруднику право доступа под названием «Ведение реестра ЛС обслуживаемых домов». Без этой настройки соответствующий раздел в личном кабинете будет недоступен или неактивен.

Настройкой прав занимается сотрудник с ролью «Администратор организации». Именно он определяет, кто из уполномоченных специалистов может работать с лицевыми счетами.

2. Что должно быть сделано в системе до начала работы

Прежде чем приступать к созданию лицевых счетов, необходимо убедиться, что в ГИС ЖКХ уже выполнены следующие подготовительные шаги:

• В разделе «Реестр договоров управления» размещен договор управления на многоквартирный дом, причем этот договор находится в статусе «Действующий». Если договор еще не внесен или имеет иной статус, система не позволит создать лицевой счет.

• В разделе «Реестр объектов жилищного фонда» содержатся полные сведения об объекте. Это означает, что в базе уже есть данные о самом доме, а также о всех жилых и нежилых помещениях, комнатах. Без этой информации не к чему будет привязывать лицевой счет.

Только при одновременном выполнении обоих условий функционал создания лицевых счетов становится доступным.

3. Способы переноса данных в ГИС ЖКХ

Законодательство предусматривает три варианта наполнения системы сведениями о лицевых счетах. Каждый из них имеет свою область применения.

Вариант первый — ручной ввод. Специалист заходит в личный кабинет, открывает форму создания лицевого счета и последовательно заполняет все поля вручную. Этот способ подходит для небольшого количества счетов или для единичных корректировок.

Вариант второй — загрузка из Excel. Сотрудник предварительно заполняет специальный шаблон в формате Excel, после чего загружает готовый файл. Данный метод удобен, когда требуется создать десятки или сотни лицевых счетов одновременно.

Вариант третий — через веб-сервисы. Этот способ предполагает автоматический обмен данными между внешней учетной системой организации и ГИС ЖКХ с использованием программных интерфейсов. В рамках типового обучения этот вариант подробно не рассматривается.

4. Как открыть нужный раздел в личном кабинете

Переход к работе с лицевыми счетами выполняется следующим образом:

1. Войдите в личный кабинет организации в ГИС ЖКХ под учетной записью уполномоченного специалиста.

2. В главном меню найдите блок «Объекты управления» и разверните его.

3. В появившемся списке выберите пункт «Лицевые счета».

4. Откроется страница «Реестр лицевых счетов», где отображаются уже созданные счета.

5. Для добавления нового счета нажмите кнопку «Добавить лицевой счет».

Система перенаправит вас на страницу «Создание лицевого счета».

Важно знать: на одно жилое помещение можно завести как один, так и несколько лицевых счетов. Несколько счетов могут потребоваться, например, при смене собственника или при разделении обязательств между разными плательщиками.

5. Из каких блоков состоит форма нового лицевого счета

Страница «Создание лицевого счета» имеет модульную структуру и включает в себя несколько тематических разделов:

• Идентификаторы. Здесь фиксируются номера и коды, которые позволяют распознать счет в системе.

• Сведения о домах/помещениях/комнатах. В этом разделе указывается конкретный объект недвижимости, на который открывается счет.

• Основание открытия лицевого счета. Блок, в котором фиксируется правовой факт, порождающий обязанность вносить плату.

• Индивидуальные услуги. Перечень жилищных и коммунальных услуг, которые предоставляются данному потребителю.

• Плательщик. Данные лица или организации, ответственных за внесение платы.

Каждый блок предназначен для своей категории сведений, и все они важны для полноценного учета.

6. Заполнение блока идентификаторов

В этом разделе есть несколько полей, и к каждому нужно подойти внимательно.

Поле «Номер лицевого счета (иной идентификатор плательщика)». Оно не является строго обязательным. Если при создании счета специалист ничего не вписывает в эту графу, система автоматически присваивает счета значение, равное номеру единого лицевого счета. Если же специалист вводит свой номер, он будет использован вместо автоматического.

Поле «Единый лицевой счет». Это значение формируется автоматически средствами ГИС ЖКХ. Единый лицевой счет представляет собой уникальный закодированный идентификатор помещения. Его уникальность позволяет объединить в одном месте все лицевые счета разных поставщиков услуг, относящиеся к одному помещению и одному потребителю.

Поле «Идентификатор жилищно-коммунальных услуг». Также заполняется автоматически без участия человека.

7. Привязка счета к конкретному помещению

Чтобы привязать создаваемый лицевой счет к реальному объекту недвижимости:

• В блоке «Сведения о домах/помещениях/комнатах» используйте кнопку «Выбрать».

• Из выпадающего списка выберите подходящую команду, например «Выбрать жилое помещение» или «Выбрать комнату».

• В открывшемся окне с поиском найдите нужный адрес (дом, помещение, комнату). Удобно использовать строку поиска.

• Подтвердите выбор.

• Если после выбора адреса на экране появятся дополнительные обязательные поля, заполните их.

После этого система свяжет лицевой счет с выбранным объектом недвижимости.

8. Как появляется основание для открытия счета

Блок «Основание открытия лицевого счета» не требует ручного заполнения. Как только специалист привязал к счету конкретное помещение, система автоматически определяет и подставляет основание.

Таким основанием может быть, например, право собственности (если в реестре объектов есть соответствующая запись) или договор социального найма. Система берет эти сведения из ранее размещенной информации об объекте жилищного фонда.

9. Варианты внесения данных о плательщике

Блок «Плательщик» можно заполнить двумя разными способами.

Способ 1 — выбор из существующего списка.

• Установите переключатель в положение «Выбрать плательщика из списка».

• Нажмите на кнопку «Выбрать плательщика».

• Из выпадающего перечня выберите тип: «Физическое лицо» или «Организация».

• В новом окне найдите нужного плательщика (можно использовать поиск по фамилии, имени, ИНН).

• Нажмите «Выбрать».

Если нужного плательщика нет в списке, его необходимо предварительно завести в реестр, после чего вернуться к созданию лицевого счета.

Способ 2 — ручной ввод данных.

• Установите переключатель в положение «Внести сведения о плательщике вручную».

• Заполните поля «Фамилия», «Имя», «Отчество».

При ручном заполнении допускается сохранить лицевой счет без фамилии, имени и отчества плательщика. Это возможно в ситуациях, когда такие данные на момент создания счета отсутствуют.

10. Зачем нужны паспортные данные или СНИЛС

Указание паспортных данных или номера СНИЛС плательщика решает важную практическую задачу: позволяет автоматически связать лицевой счет с личным кабинетом гражданина в ГИС ЖКХ.

Если при создании счета эти данные внесены, то лицевой счет автоматически появится в профиле жителя. Ему не придется выполнять дополнительных действий для подключения.

Если паспортные данные и СНИЛС не указаны, житель сможет подключить лицевой счет к своему кабинету вручную — путем поиска по адресу помещения и верификации данных.

Чтобы добавить эти сведения при создании счета:

1. В блоке «Плательщик» установите переключатель «Внести сведения о плательщике вручную» (если ранее не сделали этого).

2. Нажмите на ссылку «Указать паспортные данные и СНИЛС».

3. В открывшемся окне «Добавление сведений о физическом лице» заполните обязательные реквизиты (серию и номер паспорта с датой выдачи либо СНИЛС).

4. Нажмите кнопку «Сохранить».

11. Завершающий этап: сохранение информации

Когда все блоки формы заполнены (идентификаторы, сведения о помещении, данные о плательщике и при необходимости паспортная информация), необходимо завершить процедуру.

Нажмите кнопку «Сохранить», расположенную внизу страницы. Система проведет проверку: убедится, что все обязательные поля заполнены корректно, и не допущено противоречий.

Если проверка пройдена успешно, новый лицевой счет будет зарегистрирован. Он появится в общем «Реестре лицевых счетов» вашей организации, после чего с ним можно будет работать дальше (например, начислять плату, загружать показания приборов учета).

12. Итоговые рекомендации

Своевременное и правильное заполнение информации о лицевых счетах в ГИС ЖКХ — это основа для корректного начисления платы, прозрачных взаиморасчетов с собственниками и отсутствия претензий со стороны контролирующих органов.

При организации работы с лицевыми счетами рекомендуем придерживаться следующих правил:

• Регулярно проверяйте, что у ответственных сотрудников есть актуальные права доступа. При смене персонала своевременно отзывайте старые полномочия и назначайте новые.

• Не начинайте создание лицевых счетов до тех пор, пока в системе не будут размещены действующие договоры управления и полные сведения обо всех помещениях. Игнорирование этого требования приведет к тому, что счета не удастся сохранить.

• При необходимости массового создания счетов (например, при первичном наполнении системы по новому дому) используйте загрузку через Excel-шаблоны. Это в десятки раз быстрее ручного ввода.

• Всегда старайтесь указывать паспортные данные или СНИЛС плательщиков. Это избавит жителей от необходимости вручную подключать счета и сократит количество обращений в вашу организацию.

• Перед сохранением лицевого счета внимательно проверяйте номер счета и адрес помещения. Ошибки на этапе создания впоследствии сложно исправлять, а некоторые требуют аннулирования счета и создания нового.

• Если вы не уверены в корректности заполнения того или иного блока, не стесняйтесь обращаться к официальной документации или в службу технической поддержки.

Соблюдение этих несложных правил позволит наладить эффективную работу с лицевыми счетами и избежать типичных ошибок, с которыми сталкиваются многие управляющие организации.