Полное руководство по управлению банковскими реквизитами УК и ТСЖ в ГИС ЖКХ

Материал содержит исчерпывающую информацию о том, как сотрудникам управляющих организаций и товариществ собственников жилья просматривать, добавлять, корректировать и закрывать банковские счета в личном кабинете ГИС ЖКХ. Рассмотрены все необходимые для этого уровни доступа, описан порядок оформления доверенности, а также разобраны нестандартные ситуации (несколько корреспондентских счетов, казначейские счета). В конце приведены итоговые рекомендации.

Содержание

1. Необходимые права доступа для разных категорий сотрудников

2. Как открыть раздел управления реквизитами

3. Поиск нужного счета: какие параметры заполнить

4. Как посмотреть реквизиты и историю их изменений

5. Добавление нового расчетного счета: пошаговый алгоритм

6. Когда требуется доверенность и как ее оформить

7. Нестандартные ситуации: несколько корсчетов и счета казначейства

8. Процедура закрытия расчетного счета

9. Заключение и практические советы

1. Необходимые права доступа для разных категорий сотрудников

Возможность работать с банковскими реквизитами в ГИС ЖКХ напрямую зависит от того, какие полномочия назначены сотруднику.

Полные права (просмотр + редактирование + закрытие счета) имеют:

• любой представитель компании, которому администратор выдал право «Совершение сделок с использованием системы»;

• сам руководитель организации, но при условии, что в ЕСИА ему присвоен статус «Администратор организации в ГИС ЖКХ».

Права только на просмотр получают:

• уполномоченные специалисты с ролью «Уполномоченный специалист», которым дополнительно назначено право «Просмотр информации о платежных реквизитах». Они могут видеть реквизиты, но не могут их менять.

Что делать, если в удаленном подразделении нет сотрудника с нужными правами?

В этом случае данные может внести работник из головного офиса, у которого есть необходимые полномочия. Для этого он использует функционал системы, позволяющий действовать от имени обособленного подразделения.

2. Как открыть раздел управления реквизитами

Чтобы перейти в нужный раздел:

• в верхнем горизонтальном меню найдите пункт «Администрирование»;

• кликните по нему;

• в раскрывшемся списке выберите строку «Платежные реквизиты».

На экране появится страница «Платежные реквизиты», где собраны все инструменты для управления банковскими счетами вашей организации.

3. Поиск нужного счета: какие параметры заполнить

Если у компании несколько расчетных счетов, удобно воспользоваться фильтрацией. Для этого заполните следующие поля:

• банк, в котором открыт счет (можно вводить название частично);

• номер самого расчетного счета;

• статус платежного документа (значение выбирается из выпадающего перечня).

После заполнения нажмите кнопку «Найти». Система покажет список банков, подходящих под указанные критерии.

4. Как посмотреть реквизиты и историю их изменений

Чтобы увидеть полную информацию о реквизитах:

напротив нужного банка в строке с результатами поиска выберите пункт меню «Просмотреть». Откроется окно с детальными сведениями: номер счета, БИК, название кредитной организации, корреспондентский счет и другие данные.

Чтобы узнать, кто и когда менял реквизиты:

выберите пункт «Просмотреть историю событий». Система откроет страницу «История событий», где в хронологическом порядке перечислены все действия с указанием даты, времени и фамилии сотрудника.

5. Добавление нового расчетного счета: пошаговый алгоритм

Функция добавления доступна только тем сотрудникам, у кого есть право «Совершение сделок с использованием системы».

Действие 1. Нажмите кнопку «Добавить новые платежные реквизиты».

На заметку: реквизиты агента по приему платежей вносятся только в том случае, если вы действительно планируете их использовать. Если нет — этот шаг пропускается.

Действие 2. В открывшейся форме «Ввод платежных реквизитов» заполните все поля, помеченные как обязательные. Поля «Наименование организации», «ИНН» и «КПП» заполняются автоматически — править их не нужно.

Действие 3. Чтобы выбрать БИК, нажмите кнопку «Выбрать БИК из реестра».

Действие 4. В появившемся окне «Выбор банковского идентификационного кода из Реестра» при необходимости воспользуйтесь поиском. Установите переключатель напротив нужного БИК и нажмите «Выбрать». Поле «Кредитная организация» заполнится само собой.

Действие 5. Введите номер расчетного счета.

Действие 6. Нажмите «Сохранить».

6. Когда требуется доверенность и как ее оформить

Если право на совершение сделок через систему получает не сам руководитель, а другой сотрудник (уполномоченный специалист), в ГИС ЖКХ обязательно нужно разместить доверенность.

Это официальное правовое основание, без которого действия специалиста будут считаться неправомочными. Доверенность оформляется по всем правилам законодательства и подписывается руководителем организации. Только после ее загрузки в систему уполномоченный сотрудник может легально добавлять, менять или закрывать банковские реквизиты.

7. Нестандартные ситуации: несколько корсчетов и счета казначейства

Ситуация А. У выбранного банка несколько корреспондентских счетов

Поле «Номер корреспондентского счета» работает по-разному в зависимости от ситуации:

• если у банка нет ни одного корсчета — поле остается пустым и недоступным для ввода;

• если у банка ровно один корсчет — поле заполняется автоматически, ничего выбирать не нужно;

• если у банка два и более корсчета — поле превращается в выпадающий список, из которого вы обязаны выбрать один.

Важно: если вы не выберете корсчет в этой ситуации, система не даст сохранить реквизиты и покажет сообщение об ошибке.

Ситуация Б. Счет открыт в органе Федерального казначейства

Как это определить: если первые пять цифр номера расчетного счета — «03100», это казначейский счет. В таком случае одно из двух полей — «КБК» или «ОКТМО» — становится обязательным. Без заполнения хотя бы одного из них сохранить данные не получится.

8. Процедура закрытия расчетного счета

Закрыть счет может только сотрудник, имеющий право «Совершение сделок с использованием системы».

Порядок действий:

1. Найти в списке банк получателя, чей счет нужно закрыть.

2. Напротив него выбрать пункт меню «Закрыть».

3. В появившемся диалоговом окне подтвердить свое намерение, нажав кнопку «Да».

После этого статус счета изменится на «Закрыт». Такой счет больше не будет отображаться в списке активных и не сможет использоваться для платежей. Если в будущем потребуется снова работать с этим счетом, его придется добавлять заново как новый.

9. Заключение и практические советы

Актуальные и достоверные банковские реквизиты в ГИС ЖКХ — это не просто требование законодательства, а залог бесперебойной финансовой работы управляющей организации или ТСЖ. От того, насколько правильно и своевременно заполнены эти сведения, зависит:

• корректное формирование платежных документов для собственников;

• своевременное поступление денежных средств на счета организации;

• отсутствие штрафов и предписаний со стороны контролирующих органов.

Рекомендации:

• Регулярно, не реже одного раза в квартал, проверяйте актуальность размещенных реквизитов.

• При открытии нового счета сразу добавляйте его в систему.

• При закрытии счета не забывайте менять его статус на «Закрыт».

• При смене ответственного сотрудника своевременно переоформляйте доверенности и корректируйте права доступа.

• Следите за обновлениями интерфейса ГИС ЖКХ и изменениями нормативной базы.

Использование данной инструкции позволит вам быстро и без ошибок выполнять все операции, связанные с банковскими реквизитами, и избежать типичных проблем, с которыми сталкиваются многие бухгалтеры и специалисты управляющих организаций.