До 31.12.2020 включительно каждый сотрудник должен был подать работодателю письменное заявление о выборе порядка ведения его трудовой книжки на бумажном носителе или в электронном виде (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Заявление оформлялось в произвольной форме, разработать которую работодатель мог самостоятельно.
Если сотрудник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку на бумажном носителе.
Если сотрудник подал работодателю заявление о ведении его трудовой книжки на бумажном носителе, то он ведет ее как и прежде в соответствии со ст. 66 ТК РФ. Право сотрудника на ведение трудовой книжки на бумажном носителе сохраняется даже при переходе к другому работодателю. Такой сотрудник имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении его трудовой книжки в электронном виде.
Если сотрудник подал работодателю заявление о ведении его трудовой книжки в электронном виде, то работодатель должен выдать трудовую книжку на бумажном носителе сотруднику на руки и вести ее только в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. При выдачи трудовой книжки необходимо сделать запись, что сотрудник подал заявление о предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Обратите внимание! Законодательством не предусмотрен переход с электронной трудовой книжки обратно к бумажной.
Сведения о поданном сотруднике заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) по форме СЗВ-ТД, утвержденной постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.
Обратите внимание! Даже если сотрудник выбрал бумажную форму трудовой книжки, работодатель все равно должен сдавать на него форму СЗВ-ТД (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
Кто впервые устроится на работу с начала 2021 года их трудовые книжки сразу ведутся в электронном виде (бумажные трудовые книжки на указанных лиц не оформляются) (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Соответственно заявление такие сотрудники не подают.
Регистрация заявления
Регистрация о подаче заявления сотрудником о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности производится с помощью документа Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
- Раздел Кадры или раздел Отчетность, справки - журнал Электронные трудовые книжки.
- Кнопка Создать.
- Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то в поле Организация выберите организацию, по сотруднику (сотрудникам) которой необходимо зарегистрировать заявление.
- В поле Дата укажите дату заявления. По умолчанию поле заполняется текущей датой компьютера.
- В табличной части документа по кнопке Подбор или Добавить выберите сотрудника (сотрудников). К выбору предлагаются сотрудники работающие по основному месту работу на дату документа (поле Дата).
- В колонке Вид заявления для каждого сотрудника укажите порядок ведения трудовой книжки, который он выбрал - Ведение бумажной трудовой книжки или Сведения о трудовой деятельности в электронной форме.
- Поля Руководитель и Должность заполняются автоматически из справочника Организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации. Эти данные будут указаны в печатной форме заявления.
- По кнопке Заявление будет сформирована примерная форма уведомления сотрудника об изменениях в трудовом законодательстве и печатные формы заявлений с разными вариантами выбора на каждого сотрудника.
- По кнопке Рассылка заявлений можно произвести массовую рассылку печатных форм документов Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности на электронную почту сотрудников. Можно отправить формы заявлений как по одном документу, так и выделить и отправить сразу несколько.
При заполнении отчета по форме СЗВ-ТД сведения о предоставленном заявлении заполняются автоматически в поле Ведение бумажной трудовой книжки (заявление) или Сведения в электронной форме (заявление).
Отмена заявления
Регистрация отмены ранее представленных сведений о подаче заявления сотрудником о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности производится с помощью документа Отзыв заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности (раздел Кадры или раздел Отчетность, справки - журнал Электронные трудовые книжки - кнопка Создать).
В документе:
- Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то в поле Организация выберите организацию, по сотруднику (сотрудникам) которой необходимо зарегистрировать отмену ранее представленных сведений.
- В поле Дата укажите дату документа. По дате определяется, в какой отчетный период попадут сведения об отмене.
- В табличной части документа по кнопке Подбор или Добавить выберите сотрудника (сотрудников), по которому отзываются сведения. При выборе сотрудника автоматически указываются ранее переданные сведения по его заявлению.
- Кнопка Провести или Провести и закрыть.
Далее при формировании сведений по сотруднику по форме СЗВ-ТД данные об отозванном заявлении будут заполнены автоматически. Будут указаны дата ранее поданного заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности и признак отмены (п. 2.3 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД).
Если необходимо скорректировать дату подачи сотрудником заявления (т. е. скорректировать поле "дата подачи"), нужно подать новую форму СЗВ-ТД, в которой отразить новую дату подачи заявления (п. 2.3 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД). Сведения с признаком отмены подавать перед этим не нужно.
.png)
