Расчет при увольнении в последний день месяца в программе "1С:Зарплата и управление персоналом"

Работодатель может уволить сотрудника по собственному желанию, даже если он находится в ежегодном отпуске. Дата увольнения может попасть на период отпуска сотрудника. Отзывать сотрудника из отпуска не нужно.

Запрет на увольнение сотрудника в период пребывания его в отпуске действует только для случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя (ч. 6 ст. 81 ТК РФ). Поэтому сотрудник может уволиться по собственному желанию в любое время, в том числе во время пребывания в отпуске.

Если сотрудник подал заявление об увольнении по собственному желанию во время оплачиваемого отпуска или отпуска за свой счет, необходимо оформить увольнение по общим правилам. Дни отпуска включаются в дни отработки. Заставлять его отрабатывать две недели после выхода из отпуска нельзя (письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/56783-6-1).

Работодатель может уволить сотрудника по собственному желанию и в ситуации, когда дата увольнения наступит раньше даты окончания ежегодного отпуска сотрудника.
Это может произойти, если:

- сотрудник письменно за две недели предупредил работодателя об увольнении, при этом срок предупреждения об увольнении истекает во время отпуска сотрудника (ч. 1 ст. 80 ТК РФ);

- по соглашению с работодателем сотрудник увольняется до истечения срока предупреждения об увольнении (ч. 2 ст. 80 ТК РФ).


При увольнении во время отпуска издайте приказ в произвольной форме и укажите:

- измененный период отпуска, то есть количество фактически использованных сотрудником дней отпуска до даты увольнения включительно;

- итоговое количество дней неиспользованного отпуска, за которые нужно будет рассчитать компенсацию, если такие дни есть.

Если сотрудник взял отпуск авансом, оплату за дни отпуска, которые сотрудник не отработал, можно удержать. Однако сделать это можно только из сумм, причитающихся к выплате при увольнении (в размере не более 20 %) (ст. 138 ТК РФ). Остальную сумму сотрудник может вернуть только по собственному желанию.

Одним из оснований прекращения трудового договора является соглашение сторон (п. 1. ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Трудовой договор по соглашению сторон может быть расторгнут в любое время в срок, определенный сторонами (ст. 78 ТК РФ, п. 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2). По этому основанию можно расторгнуть срочный трудовой договор, а также договор, заключенный на неопределенный срок. Инициатором расторжения договора при этом может быть как сотрудник, так и работодатель. Важным условием при прекращении трудового договора по соглашению сторон является достижение договоренности (соглашения) между сотрудником и работодателем об основании и сроке расторжения трудового договора. Форма соглашения о расторжении трудового договора ТК РФ не определена.

Обязательные выплаты при увольнении по соглашению сторон – зарплата сотрудника за отработанное время и компенсация за неиспользованные дни отпуска. Кроме того, работодатель должен выплатить сотруднику выходное пособие (компенсацию), если условие об этом прописано в трудовом договоре или коллективном договоре (ст. 178 ТК РФ) (заметим, что данная выплата у разных работодателей называется по-разному. Кто-то устанавливает ее как выходное пособие, а кто-то – как компенсацию. Но, несмотря на различное наименование, данная выплата производится только в случае увольнения работника по соглашению сторон). Если же ни один из указанных документов такое условие не содержит, то увольнение по соглашению сторон происходит без выплаты выходного пособия (компенсации). Сотрудник и работодатель могут договориться о выплате выходного пособия (компенсации) в соглашении о прекращении трудового договора. Трудовое законодательство позволяет по соглашению сторон трудового договора устанавливать неограниченную сумму выходного пособия (компенсации) как в твердой сумме, так и кратно зарплате сотрудника, либо по среднему заработку сотрудника за определенное время (за исключением суммы выплат для отдельных категорий сотрудников, перечисленных в ст. 349.3 ТК РФ). Расчеты производятся в последний день работы сотрудника (ст. 140 ТК РФ).

Размер выходного пособия (компенсации) может исчисляться как из среднего заработка сотрудника, так и из оклада. Если работодатель намерен рассчитывать размер выходного пособия исходя из среднего заработка, то сам средний заработок следует определять по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.Если размер выходного пособия не привязан к среднему заработку, то в трудовом или коллективном договоре (а также в локальном нормативном акте, если выплата такого пособия установлена и ЛНА) должен быть закреплен порядок расчета.

Выплаты, производимые сотруднику при увольнении по соглашению сторон (независимо от занимаемой им должности), не облагаются НДФЛ только в сумме, не превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка или шестикратный размер среднего месячного заработка для сотрудников, уволенных из организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях согласно п. 1 ст. 217 НК РФ (письма Минфина России от 14.11.2022 № 03-04-06/110557, от 22.09.2020 № 03-04-06/82897, от 09.07.2020 № 03-01-06/59885, от 18.07.2019 № 03-04-06/53226, от 23.04.2019 № 03-04-05/29191, от 27.03.2019 № 03-04-06/20965, от 16.05.2018 № 03-15-06/32836, ФНС России от 15.03.2019 № БС-4-11/4681@, от 25.05.2017 № БС-4-11/9933, Определение ВС РФ от 16.06.2017 № 307-КГ16-19781, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 02.11.2018 № 09АП-51912/2018). Чтобы исключить споры с налоговыми органами, рекомендуется предусмотреть в трудовом или коллективном договоре возможность выплаты выходного пособия (компенсации) в случае увольнения по соглашению сторон. Кроме того, целесообразно указать, что такая выплата может быть оформлена отдельным соглашением, являющимся неотъемлемой частью трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Страховые взносы не начисляются на предусмотренные законодательством РФ компенсационные выплаты, связанные с увольнением сотрудников (в пределах установленных норм). Так, выходное пособие при увольнении не облагается взносами в части, не превышающей трехкратный (шестикратный – для работников Крайнего Севера и приравненных к ним местностей) размер среднемесячного заработка (абз. 6 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).Расторжение трудового договора с сотрудником возможно по разным основаниям. При этом обязанность выплатить увольняемому сотруднику выходное пособие возникает у работодателя лишь в отдельных случаях. Они прямо прописаны в ТК РФ. В частности, при расторжении трудового договора по причине сокращения численности или штата работников (ч. 1 ст. 178 ТК РФ). В то же время частью 4 ст. 178 ТК РФ установлено, что работодатель вправе предусмотреть в трудовом или коллективном договоре обязательство по выплате выходного пособия сотруднику в случае увольнения и по иным основаниям. Также в указанных договорах можно закрепить повышенный (по сравнению с ТК РФ) размер выходных пособий.Таким образом, выходное пособие, которое полагается сотрудникам в соответствии с коллективным или трудовым договором, относятся к компенсациям, установленным законодательством. Поэтому оно не облагается взносами в сумме не выше трехкратного (шестикратного – для работников Крайнего Севера и приравненных к ним местностей) размера среднемесячного заработка. Если выходное пособие (компенсация) выплачено в большем размере, то на сумму превышения необходимо в общем порядке начислить взносы.

О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата сотрудников организации сотрудники предупреждаются работодателем персонально и под подпись не менее чем за два месяца до увольнения. Согласно ст. 180 ТК РФ работодатель с письменного согласия сотрудника может расторгнуть с ним трудовой договор до истечения двух месяцев. Письменное согласие можно получить при заключении письменного соглашения, путем предоставления отметки о согласии с досрочным увольнением на уведомлении о предстоящем сокращении, путем подачи заявления сотрудником и т.д.

Сумма компенсации за досрочное расторжение трудового договора рассчитывается путем умножения среднедневного заработка сотрудника на количество рабочих дней, оставшихся до истечения срока предупреждения об увольнении. Срок на оплату периода сохранения среднего заработка начинает отсчитываться со дня, следующего за днем фактического увольнения. Среднедневной заработок для расчета данной компенсации исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на количество фактически отработанных за этот период дней (п. 4 Положения № 922).

Компенсация в связи с досрочным сокращением не облагается страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, п. 5 письма Минфина России от 21.03.2017 № 03-15-06/16239) и НДФЛ (письма Минфина России от 20.03.2018 № 03-15-06/17473, от 03.08.2017 № 03-04-06/49795). Ранее, до этого письма, Минфин России придерживался прямо противоположного мнения, считая, что компенсация за досрочное расторжение трудового договора освобождается от НДФЛ в общей сумме, размер которой не должен превышать трехкратный размер среднего заработка сотрудника (шестикратный – для районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей). Объяснялось это тем, что размер лимитов установлен на все выплаты, связанные с увольнением сотрудника (письма Минфина России от 23.05.2016 № 03-04-06/29283, от 02.04.2015 № 03-04-06/18275, от 13.11.2014 № 03-04-05/57319, от 13.11.2014 № 03-04-05/57318).

Сумма дополнительной компенсации, выплачиваемая сотруднику в случае расторжения трудового договора с ним до истечения срока предупреждения об увольнении, относится к расходам по обычным видам деятельности и отражается в бухгалтерском учете по дебету счета учета затрат (выбор счета зависит от вида деятельности, в рамках которой сотрудник выполняет трудовые функции) и кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

Выплаты увольняемым сотрудникам (в т.ч. в связи сокращением) учитываются в составе расходов на оплату труда (п. 9 ст. 255 НК РФ). Выплата дополнительной компенсации сотруднику за досрочное расторжение трудового договора производится в соответствии с трудовым законодательством на основании соглашения о досрочном расторжении трудового договора. Поэтому эта компенсация учитывается в составе расходов на оплату труда.

При выплате дополнительной компенсации сотрудник получает и все остальные выплаты при увольнении, предусмотренные ст. 178 ТК РФ.

Согласно ст. 81 ТК РФ не допускается увольнение сотрудника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем) в период его временной нетрудоспособности сотрудника и в период пребывания в отпуске. При этом нет запрета на увольнение сотрудника по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ) во время нахождения в отпуске по уходу за ребенком.

Расчет среднего заработка при выплате компенсации за неиспользованные отпуска производится в соответствии со ст. 139 ТК РФ. Особенности порядка исчисления средней заработной платы установлены Положением, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Если весь расчетный период сотрудник находился в отпуске по уходу за ребенком и не работал, то средний заработок определяется исходя из суммы зарплаты, фактически начисленной ему за предшествующий период, равный расчетному. Если сотрудник, находясь в отпуске по уходу за ребенком работал неполное рабочее время, то период работы и оплата труда учитывается при расчете среднего заработка (ч. 1 - 3 ст. 256 ТК РФ, п. п. 2, 4, пп. "е" п. 5, п. п. 6, 12 Положения о средней заработной плате от 24.12.2007 № 922).

При определении количество дней неиспользованного отпуска, подлежащих компенсации, отпуск по уходу за ребенком не включается в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска. Исключение - если во время отпуска по уходу за ребенком сотрудник работал неполное рабочее время (ч. 4 ст. 93, ч. 1, 2 ст. 121, ч. 1 ст. 127, ч. 1 - 3 ст. 256 ТК РФ).