Графиком работы называется продолжительность периода, определяющая календарное время, в течение которого сотрудником должна быть отработана норма рабочих часов. Эта норма устанавливается законодательством и отражается в производственном календаре, где определено количество часов работы на каждый месяц года при 40-часовой рабочей неделе.
Понятие индивидуального графика работы в ТК РФ не закреплено. Под ним чаще всего понимается режим гибкого рабочего времени. По согласованию с работодателем сотрудник вправе регулировать время начала, окончания работы, общей продолжительности рабочего дня (смены) (ст. 102 ТК РФ). При гибком режиме рабочего времени, как правило, устанавливается суммированный учет рабочих часов, чтобы обеспечить отработку их необходимого количества в учетном периоде (ст. 102, 104 ТК РФ).
Индивидуальный режим рабочего времени может быть установлен отдельным сотрудникам непосредственно при трудоустройстве или впоследствии по соглашению с сотрудником (ст. 72 ТК РФ), или в одностороннем порядке работодателем при наличии соответствующих оснований (о предстоящих изменениях работодатель обязан уведомить сотрудника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено ТК РФ) (ст. 74 ТК РФ). Срок доведения графика работы до сотрудников необходимо закрепить в локальном нормативном акте или в трудовом договоре.
График работы считается индивидуальным, если он не распространяется на всех сотрудников организации.
Для ввода отдельного специального графика сотрудника на определенный месяц в программе предусмотрен документ Индивидуальный график. Он может использоваться, например, для планового переноса выходных дней на рабочие и наоборот, если у сотрудника нет определенного, установленного графика, т. е. ежемесячно меняются рабочие дни. Фактически документ служит для того, чтобы при частой смене графиков работы избежать необходимости создания множества кадровых приказов о перемещении.
- Раздел Зарплата – Индивидуальные графики.
- Кнопка Создать.
- В поле Месяц выберите месяц изменения планового объема рабочего времени.
- В поле Организация по умолчанию указывается организация, установленная в настройках пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, необходимо выбрать ту организацию, сотрудникам которой вводится индивидуальный график работы.
- В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
- В поле Данные за выберите период, за который составляется график – Текущий месяц (устанавливается по умолчанию) или Произвольный период. Поля С и По заполняются автоматически.
- Поле Подразделение появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) не установлен флажок Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом. Если в поле Подразделение будет указано какое-либо конкретное подразделение, то при заполнении табличной части документа по кнопке Подбор будут доступны для выбора сотрудники этого подразделения согласно кадровым данным на дату документа. При использовании кнопки Заполнить табличная часть заполнится списком сотрудников выбранного подразделения.
- Если на одну дату необходимо ввести несколько видов времени (явка, ночные, вечерние часы и т.п.) и каждый вид указывается в отдельной строке, то количество таких строк задается в поле Максимальное количество видов времени на одну дату (по умолчанию – 2).
- Табличную часть можно заполнить автоматически по кнопке Заполнить или по кнопке Подбор. Табличная часть по каждому сотруднику автоматически заполняется буквенными обозначениями из классификатора видов использования рабочего времени (раздел Настройка – Виды рабочего времени) и количеством часов, соответствующих графику работы (раздел Настройка – Графики работы сотрудников), присвоенному сотруднику кадровыми документами, для всех дней месяца (Я 8, Н 4, В и т.п.). При необходимости заполненный список сотрудников можно отсортировать по Ф.И.О. (кнопка Еще – Сортировать по возрастанию).
Плановый объем рабочего времени (виды времени и количество часов) сотрудника корректируется вручную. Для удобства программа позволяет при вводе количества часов выбрать необходимый вид времени из предложенного списка. Обратите внимание, при заполнении индивидуального графика работы не все виды времени из классификатора доступны для выбора, т. к. документ предназначен для ввода информации именно о планируемом режиме работы сотрудника на месяц. Так, например, в документе не указываются периоды отпусков, больничных, командировок (на момент составления графика работы информации о них еще может не быть). Все отклонения от графика следует регистрировать специальными документами отсутствия (Отпуск, Больничный лист, Командировка, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) и т. п.).
При указании в индивидуальном графике таких видов времени, как Ночные часы (Н), Перерывы для кормления ребенка (КР), соответствующие начисления рассчитываются сотрудникам автоматически при начислении заработной платы (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов). Время перерывов для кормления ребенка не рекомендуется указывать в индивидуальном графике сотрудника, т. к. есть ряд особенностей (например, должен быть сделан перевод сотрудника на почасовую оплату труда).
Если указать часы работы в день государственного праздника отдельно для дневного (Я 8), ночного (Н 4) и вечернего времени (ВЧ 2), при начислении заработной платы (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов) в зависимости от указанного количества часов для каждого вида времени автоматически рассчитается соответствующая доплата за работу в праздничные дни в одинарном размере (Доплата за работу в праздничные дни (дневное время), Доплата за работу в праздничные дни (ночное время), Доплата за работу в праздничные дни (вечернее время)).
Обратите внимание! Если работа в праздничный (выходной) день для сотрудника не предусмотрена графиком работы, т. е. она не плановая, то для регистрации соответствующего факта необходимо воспользоваться документом Работа в выходные и праздники (раздел Зарплата – Работа в выходные и праздники) или Табель (раздел Зарплата – Табели). Часы сверхурочной работы вводятся в документ Работа сверхурочно (раздел Зарплата – Сверхурочные) или Табель (раздел Зарплата – Табели). - Кнопка Провести. В результате проведения норма времени в заданном периоде будет рассчитана по данным документа Индивидуальный график, а не по графику сотрудника, указанному в кадровых документах. На одного сотрудника может быть введен только один документ Индивидуальный график в течение расчетного периода.
- Документ Индивидуальный график можно исправить в любом периоде, сохранив первоначальную и новую версии по ссылке Исправить. По исправленным данным можно пересчитать связанные документы.
Пример
Леонов С. В. работает в ООО "Стиль" в должности охранника с окладом 30 000 руб. пропорционально отработанным часам. Сотрудник трудится по графику "1/2" в режиме суммированного учета рабочего времени с продолжительностью 12 часов (с 22:00 до 10:00). Локальным нормативным актом организации предусмотрено, что перерасчет месячного оклада в часовую ставку производится исходя из месячной нормы рабочего времени по производственному календарю. Доплата за работу в ночные часы составляет 30 процентов часовой тарифной ставки. В связи с болезнью другого охранника Леонову С. В. был изменен график работы на июль 2022 г., а именно: ночная смена с 3 апреля была сдвинута на 2 апреля.
Необходимо учесть измененное рабочее время сотрудника и начислить заработную плату за июль 2023 г.
Выполняются следующие действия:
- Изменение графика работы сотрудника.
- Начисление и расчет зарплаты сотрудника.
Изменение графика работы сотрудника
Сотруднику при приеме на работу был назначен график работы, указанный на рисунке.
В связи с болезнью другого охранника сотруднику был изменен график работы в июле 2023 г., а именно: смена в ночь с 3 на 2 апреля была сдвинута на сутки.
Для изменения планового рабочего времени сотрудника на апрель можно воспользоваться документом Индивидуальный график. В результате плановое время для сотрудника за этот месяц будет определяться не по графику работы организации, присвоенному ему кадровыми документами, а по индивидуальному графику, введенному с помощью этого документа.
Начисление и расчет зарплаты сотрудника
Начисление и расчет зарплаты сотрудника за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов). При заполнении документа в табличную часть на закладке Начисления вносятся строки по всем видам начислений, назначенным сотруднику в плановом порядке, включая доплату за работу в ночное время.
По условию нашего примера сотрудник работает с окладом 30 000 руб. пропорционально отработанным часам. Исходя из данных введенного индивидуального графика норма рабочего времени сотрудника за апрель не изменилась. В июле 2023 г. сотрудник отработал 130 час., из них: ночные – 86 и дневные – 44. Локальным нормативным актом организации предусмотрено, что перерасчет месячного оклада в часовую ставку производится исходя из месячной нормы рабочего времени по производственному календарю.
Оплата по окладу (по часам) составляет 30 000 руб.
Доплата за работу в ночное время составляет: 30 000 руб. / 168 часов (по производственному календарю) * 30% * 86 часов = 4 607,11 руб.
В случае если сотруднику назначено плановое начисление, зависящее от нормы времени графика работы, и при этом происходит изменение графика работы этого сотрудника не с первого числа месяца, следует учитывать, что в программе в этом случае норма времени может рассчитываться двумя способами в зависимости от флажка Напоминать о вводе индивидуального графика при переводе на график работы с другой нормой времени в течение месяца в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты).
При установки этого флажка в документе Кадровый перевод будет доступна ссылка Создать новый индивидуальный график сотрудника. Тогда изменение графика может быть произведено только после того, как сотруднику будет введен Индивидуальный график (раздел Зарплата – Индивидуальные графики) на этот месяц. При этом норма на месяц будет установлена исходя из норм двух графиков.
Тогда при полностью отработанном месяце сотрудник получит свой оклад (при вводе индивидуального графика) или больше или меньше назначенного ему оклада (без ввода индивидуального графика). Использовать эту настройку или нет каждая организация решает самостоятельно.
.png)
