Трудовое законодательство Российской Федерации гарантирует каждому работнику право на освобождение от выполнения служебных обязанностей на определенный период — отпуск. Такие периоды классифицируются по различным признакам: с сохранением заработка и без такового, ежегодные и дополнительные, а также приуроченные к конкретным событиям. В программном продукте 1С:Бухгалтерия процедура документального оформления отпусков варьируется в зависимости от их характера и реализуется с применением различных инструментов учета. Настоящий материал посвящен детальному разбору механизмов отражения в системе наиболее востребованных разновидностей отпусков.
Содержание
- Механизм оформления ежегодного основного отпуска с оплатой
- Процедура предоставления неоплачиваемого отпуска
- Документальное сопровождение учебного отпуска
- Отражение отпуска по уходу за ребенком
- Резюме
1. Механизм оформления ежегодного основного отпуска с оплатой
Каждый сотрудник, официально оформленный в соответствии с трудовым законодательством, обладает правом на оплачиваемый отдых по окончании рабочего года. Реализация данного права осуществляется согласно заранее утвержденному графику. На время отсутствия работника начисление стандартной оплаты труда приостанавливается, и вместо нее производится выплата отпускных сумм, исчисленных на основе средней заработной платы за предшествующий годовой период. Перечисление указанных сумм должно быть произведено не позднее чем за трое суток до наступления даты начала отдыха.
Важное обновление: С сентября 2025 года вступили в силу изменения, касающиеся порядка исчисления среднего заработка. Для расчета выходных пособий применяются обособленные правила. При использовании поденного учета показатель среднедневного заработка теперь умножается на среднемесячную норму рабочих дней.
Базовый алгоритм расчета:
Величина отпускных выплат = Значение среднедневного заработка × Продолжительность отпуска в календарных днях
Перечень доходов, участвующих в расчете:
-
Оклад и иные выплаты, связанные с выполнением трудовых функций;
-
Премиальные вознаграждения, включаемые в расчет в соответствии с установленными правилами.
Доходы, исключаемые из расчета:
-
Выплаты по листкам нетрудоспособности;
-
Суммы, начисленные за отпускные периоды всех видов;
-
Сохраненный заработок за время служебных поездок;
-
Периоды отсутствия на рабочем месте с сохранением среднего заработка по прочим причинам.
Методика определения среднедневного заработка:
Данный показатель исчисляется путем деления совокупного дохода за расчетный период на количество фактически отработанных календарных дней.
Ввиду различной продолжительности календарных месяцев применяется усредненная величина — 29,3 дня.
Необходимо учитывать: методика расчета среднего заработка претерпела корректировки с сентября 2025 года. Для получения достоверных результатов следует руководствоваться обновленными правилами, что особенно значимо при исчислении компенсационных выплат и выходных пособий.
В интерфейсе 1С:Бухгалтерия процедура оформления ежегодного отдыха инициируется созданием документа «Отпуск». Система в автоматическом режиме производит расчет причитающихся сумм, анализируя ранее внесенные сведения по оплате труда и кадровым изменениям.
Исчисление среднего заработка производится на основе доходов, полученных за 12 месяцев, непосредственно предшествующих началу отпускного периода. Например, при уходе сотрудника в отпуск 3 сентября 2024 года с выплатой 29 августа 2024 года, за полностью отработанные месяцы принимается коэффициент 29,3. В ситуациях, когда какой-либо месяц отработан не полностью, расчетное количество дней исчисляется пропорционально фактическому времени работы.
Для осуществления выплаты достаточно активировать кнопку «Выплатить». Программа автоматически сгенерирует платежную ведомость (для наличных или безналичных расчетов) в соответствии с закрепленным за работником способом получения заработной платы. Предусмотрена также возможность формирования печатной формы приказа непосредственно из документа.
Автоматизированный расчет отпускных в 1С:Бухгалтерия функционирует при условии, что общая численность персонала не превышает 60 человек. При превышении указанного лимита допускается добавление операции с видом «Отпуск» в общий документ «Начисление зарплаты».
Подписывайтесь на наш telegram-канал, и получайте актуальные статьи по бухгалтерскому учету и расчету заработной платы. 
2. Процедура предоставления неоплачиваемого отпуска
По письменному обращению работника ему может быть оформлен отпуск без сохранения заработной платы. Основаниями для такого обращения выступают семейные обстоятельства либо иные уважительные причины. Для отдельных категорий работников (например, лиц с инвалидностью, пенсионеров) отказ работодателя в предоставлении такого отпуска не допускается. Длительность неоплачиваемого отдыха определяется по соглашению сторон.
В период нахождения работника в таком отпуске начисление заработной платы не производится. По завершении отпускного периода начисление возобновляется в общеустановленном порядке.
Для несовершеннолетних работников установлены особые условия: любой отпуск (как оплачиваемый, так и неоплачиваемый) предоставляется в период, указанный работником, вне зависимости от продолжительности его трудового стажа.
3. Документальное сопровождение учебного отпуска
Работникам, совмещающим профессиональную деятельность с обучением, законодательство гарантирует предоставление учебного отпуска. Данный отпуск оформляется на время проведения экзаменационных сессий, промежуточных или итоговых аттестаций. Учебный отпуск может быть как оплачиваемым, так и неоплачиваемым. Базой для его предоставления служат справка-вызов образовательного учреждения и личное заявление работника.
В учетной системе начисление учебного отпуска оформляется через документ начисления оплаты труда. Возможны два подхода: создание отдельного документа либо включение соответствующей строки в общий документ начисления по предприятию. В качестве вида начисления выбирается «Учебный отпуск». При отсутствии данной позиции в справочнике необходимо создать новое начисление, присвоив ему уникальный код. Для целей налогового учета указывается код дохода 2012, предназначенный для отпускных выплат.
Правила расчета учебного отпуска идентичны правилам расчета ежегодного оплачиваемого отпуска и основываются на среднем заработке. Автоматический расчет данной операции в конфигурации отсутствует и выполняется пользователем вручную. Однако для проверки правильности исчислений можно применить документ «Отпуск»: создать новый документ, проставить необходимое количество дней, и система произведет расчет в том же порядке, как для ежегодного отпуска. Полученная величина будет соответствовать сумме учебного отпуска. По завершении проверки документ закрывается без сохранения.
Аналогичный подход применяется для отражения иных разновидностей дополнительных оплачиваемых отпусков (как предусмотренных законодательством, так и введенных локальными актами организации).
4. Отражение отпуска по уходу за ребенком
На период нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком заработная плата не начисляется. Выплата соответствующего пособия производится территориальным органом Социального фонда России, поэтому у работодателя объекты для начисления в этот период отсутствуют. Для предотвращения автоматического начисления заработной платы такому сотруднику рекомендуется оформить кадровое перемещение с указанием в документе отсутствия оклада.
При завершении отпуска по уходу за ребенком и выходе сотрудника на работу необходимо оформить новое кадровое перемещение, в котором будет зафиксирован действующий размер оклада.
5. Заключение
Программный продукт 1С:Бухгалтерия оснащен всем необходимым функционалом для документального оформления ключевых видов отпусков и формирования соответствующей первичной документации. Система позволяет отражать как оплачиваемые, так и неоплачиваемые отпускные периоды. Исчисление отпускных выплат осуществляется на базе среднего заработка с использованием информации, накопленной в информационной базе. Достоверность расчетов находится в прямой зависимости от своевременности и корректности ввода документов по учету заработной платы за предшествующие отчетные периоды.
.png)
