Для учета рабочего времени всех категорий работников и контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду организации должны вести табель учета рабочего времени по форме № Т-12 или № Т-13. Форма № Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных.
Формы № Т-12, № Т-13 утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.
Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
Срок хранения табелей учета рабочего времени составляет 5 лет после окончания года, в котором они составлены. А если условия труда работников являются тяжелыми, вредными и опасными - 75 лет со дня создания (если созданы до 2003 г.) и 50 лет со дня создания (если созданы в 2003 г. и позже).
Для формирования табеля по унифицированной форме № Т-13 в программе используется отчет Табель учета рабочего времени (Т-13) (раздел Зарплата – Отчеты по зарплате – Табель учета рабочего времени (Т-13).
Отчет позволяет получить данные об использовании рабочего времени из следующих объектов программы (в порядке приоритета):
- график работы сотрудника;
- индивидуальный график на определенный месяц;
- документы, регистрирующие отсутствия, например - Отпуск, Отпуск без сохранения оплаты, Больничный лист, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), Командировка и др. А также работу в праздники, выходные, сверхурочно - Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно;
- документ Табель.
Табель в отчете можно формировать для каждого подразделения организации как отдельный документ (доступно в настройках отчета).
Для сотрудников, использование рабочего времени которых регистрируется документом Табель (раздел Зарплата – Табели), унифицированная форма № Т-13 может быть выведена в виде печатной формы из этого документа. Документ Табель предназначен для ввода фактически отработанного времени сотрудников при необходимости. Табель вводить необязательно. Заполнение документа отличается в зависимости от того, используется ли обособленные территории и/или условия труда или не используются. Более подробно о ведении учета различных территорий и/или условий труда смотрите здесь.
Табель имеет приоритет перед другими документами учета фактически отработанного времени (Отпуск, Больничный лист и др.): если введен табель, а после этого вносятся изменения в данные для расчета заработной платы, следует отражать эти изменения в табеле, иначе заработная плата может быть начислена по неверным данным.
При исправлении документа Табель прошлого периода по ссылке Исправить, сотрудников по которым не вносятся изменения, удалять не нужно. При проведении документ не вносит по ним никаких данных в информационную базу.
Общая схема учета рабочего времени в программе выглядит следующим образом:
- Вводится информация о плановом объеме рабочего времени сотрудника (норме времени и расписании работы сотрудника):
- описывается график работы сотрудника;
- при необходимости вводится индивидуальный график на месяц.
- Вводится информация о фактическом объеме рабочего времени сотрудника:
- все отсутствия сотрудника в течение месяца регистрируются соответствующими документами-отклонениями (Отпуск, Командировка, Больничный лист, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) и др.);
- работа в выходные, праздники, а также работа сверхурочно регистрируется документами (Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно);
- регистрация специальных случаев (корректировка отработанных часов при почасовой оплате, при работе сотрудника по нескольким видам основного времени и т.п.) производится документами Данные для расчета зарплаты;
- при необходимости вводится документ Табель.
- Формируется печатная форма табеля № Т-13, отражающая всю введенную информацию, для проверки, утверждения, печати и т.д.
- По введенным данным начисляется заработная плата.
Рассмотрим следующие варианты оформления табеля учета рабочего времени:
- Оформление табеля, в котором при учете рабочего времени используется метод "отклонений".
- Оформление табеля, в котором при учете рабочего времени используется метод "сплошной регистрации".
Оформление табеля, в котором при учете рабочего времени используется метод "отклонений"
Обратитесь к нам за консультацией, и наши специалисты помогут вамПолучить консультацию
Пример
Правилами внутреннего трудового распорядка в организации ООО "Конфетпром" установлена 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями – суббота и воскресенье, продолжительность ежедневной работы составляет 8 часов.
Сотрудник Яковлев А. П. работает с должностным окладом 40 000 руб. пропорционально отработанным часам. 5 сентября 2022 г. сотрудник не работал в течение смены 4 часа в связи с простоем, возникшим по его вине. Сотрудник отработал в сентябре 172 часа при норме 176 часов.
Учет рабочего времени сотрудников в программе ведется методом "отклонений". Для начисления зарплаты сотрудникам этой организации нет необходимости предварительно оформлять табель учета рабочего времени. Табель в организации принято формировать после начисления зарплаты за месяц.
Необходимо оформить табель учета рабочего времени сотрудника за сентябрь 2022 г.
Согласно условию нашего примера учет рабочего времени ведется методом "отклонений", при котором отработанное время определяется на основании данных графика работы и зарегистрированных отклонений от графика (неявок, сверхурочной работы и т. п.).
Когда сотрудник не полностью отработал учетный период (месяц) по установленному графику рабочего времени (в нашем примере находился в простое 4 часа), в табеле учета рабочего времени указывается код причины отклонения и продолжительность отклонения. Код причины определяется по виду начисления, которым в программе с помощью соответствующего документа зарегистрировано отклонение от графика работы. Для автоматического проставления кода в табеле у каждого вида начисления, вытесняющего по той или иной причине рабочее время по графику, на закладке Учет времени (раздел Настройка – Начисления) в разделе Обозначения в учете времени и стажах указывается, как это начисление следует понимать для целей учета рабочего времени (заполнение поля производится выбором из справочника Виды использования рабочего времени (раздел Настройка – Виды рабочего времени). Кроме того, в документах Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), Отпуск, Отпуск без сохранения оплаты, Командировка, Простой, отстранение от работы, Отсутствие с сохранением оплаты можно уточнить вид времени, который будет использоваться при заполнении табеля.
Для вида начисления Внутрисменный простой по вине работника (раздел Настройка – Начисления) на закладке Учет времени установлен вид времени с буквенным обозначением в табеле учета рабочего времени ВП "Время простоя по вине работника", что в дальнейшем будет отражено в документе Простой, отстранение от работы (раздел Вид времени).
Для начисления оплаты по окладу пропорционально отработанным часам для вида начисления Оплата по окладу (по часам) на закладке Учет времени установлен вид времени Рабочее время. При этом учитываются все виды рабочего времени, не только Явка.
10 сентября 2022 г. сотрудник не работал в течение смены 4 часа в связи с простоем, возникшим по его вине. Простой по вине сотрудника регистрируется документом Простой, отстранение от работы (раздел Зарплата – Все начисления).
В нашем примере сотрудник работает в организации с должностным окладом 40 000 руб. пропорционально отработанным часам. Сотрудник отработал в сентябре 164 часа при норме 168 часов. При расчете заработной платы за сентябрь документом Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов) оплата за отработанное время рассчитывается с учетом времени простоя по вине сотрудника (4 часа).
Оплата за отработанное время составляет: 40 000 руб. / 176 часов * 172 часа = 39 090,91 руб.
В нашем примере табель в организации принято формировать после начисления зарплаты за месяц. Табель использования рабочего времени по форме № Т-13 формируется автоматически с помощью отчета Табель учета рабочего времени (Т-13) на основании данных, имеющихся в информационной базе, в которой отражены все отклонения и произведены все начисления за текущий месяц.
- Раздел Зарплата – Отчеты по зарплате – Табель учета рабочего времени (Т-13).
- Установите флажок и укажите период, за который необходимо сформировать табель.
- В поле Сотрудники выберите сотрудника (сотрудников), по которому необходимо сформировать табель.
- В поле Организация укажите организацию, по которой необходимо сформировать табель.
- Для редактирования полного перечня текущих настроек отчета нажмите на кнопку Настройки. В открывшейся форме выполняются настройки для построения отчета.
- Кнопка Сформировать или Закрыть и сформировать.
Для учета использования рабочего времени каждому сотруднику ставится в соответствие его график работы. В дни, проработанные по графику, в табеле проставляется код Я, и продолжительность работы в часах. Выходные и праздничные дни по графику работы сотрудника отмечаются кодом В. Когда сотрудник отработал не полностью учетный период (месяц) по установленному графику (находился в отпуске, в командировке, болел и т. д.), в табеле учета рабочего времени указывается код причины отклонения и продолжительность отклонения. Если в течение месяца у сотрудника были внутрисменные отсутствия, то в табеле в одной ячейке могут быть указаны несколько кодов учета времени через дробь и продолжительность работы в часах по каждому виду времени тоже указываются через дробь. В нашем примере в графе по соответствующему числу месяца (05.09.2022) отражаются в одной ячейке через дробь, и код Я – код учета времени, соответствующий явке на работу, и продолжительность работы в часах (4 часа), и код ВП – код учета времени, соответствующий простою по вине работника (4 часа).
Оформление табеля, в котором при учете рабочего времени используется метод "сплошной регистрации"
Пример
В ООО "Конфетпром" работает Громова Е. И. в должности специалиста с окладом 30 000 руб. пропорционально отработанным часам. Для продавцов в организации установлена 5-дневная 40-часовая рабочая неделя с двумя выходными – суббота и воскресенье, продолжительность ежедневной работы составляет 8 часов. Сотрудница работает на территории Магазина № 1.
Поскольку графики работы в подразделении могут не соблюдаться по причине взаимной подмены сотрудников на разных территориях, учет рабочего времени ведется методом "сплошной регистрации". В течение месяца табель заполняется вручную ответственным лицом. В начале следующего месяца заполненный табель передается в бухгалтерию для начисления зарплаты.
В сентябре 2022 г. по своему графику работы сотрудница должна была отработать 176 часов (22 смены по 8 часов). 7 сентября 2022 г. она отработала 3 часа на территории Магазина № 1 и 5 часов на территории Магазина № 2 (в связи с необходимостью замены другого сотрудника). 8 сентября она отработала на территории Магазина № 2 полностью рабочий день (8 часов).
В нашем примере в состав ООО "Конфетпром" входят несколько обособленных территорий. При этом сотрудники могут работать в течение дня на нескольких территориях. Для ведения учета различных территорий необходимо в настройке учетной политики организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Учетная политика) на закладке Расчет зарплаты в разделе Краткосрочные изменения условий труда установить флажок Использовать обособленные территории.
Отразить работу сотрудника на определенной территории можно кадровыми документами: Прием на работу, Кадровый перевод, Перемещение между территориями, Перемещение в другое подразделение (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения).
Согласно условию нашего примера 7 сентября 2022 г. сотрудница на территории Магазина № 1 отработала 3 часа, а на территории Магазина № 2 - 5 часов (в связи с необходимостью замены другого сотрудника). 8 сентября она отработала на территории Магазина № 2 полностью рабочий день (8 часов). В нашем примере используется оформление табеля методом "сплошной регистрации" и требуется отразить работу сотрудницы в течение одного рабочего дня на различных территориях, поэтому используется документ Табель. Обратите внимание, если в программе в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) установлен флажок Проверять соответствие фактического времени плановому, то документ Табель (если есть отклонение от планового) не сможет быть проведен, появится сообщение, что фактическое рабочее время не соответствует плановому (например, при попытке зарегистрировать с помощью документа Табель явку в выходной день по графику сотрудника или наоборот). Поэтому при учете рабочего времени "методом сплошной регистрации" необходимо снять данный флажок.
- Раздел Зарплата – Табели.
- Кнопка Создать.
- В поле Месяц выберите месяц, за который необходимо сформировать табель (по умолчанию текущий месяц). В нашем примере – сентябрь 2022 г.
- В поле Организация укажите организацию, по которой необходимо сформировать табель.
- В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
- Поле Номер не является активным для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Дата и номер документа отразятся в печатной форме № Т-13.
- В поле Данные за укажите, за какой период необходимо сформировать табель (по умолчанию текущий месяц). В полях С... По... автоматически отражается период начала и окончания формирования табеля. Если в поле Данные за укажите Произвольный период, тогда поля С... По... заполните вручную.
- Поле Подразделение появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) не установлен флажок Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом. Если в поле Подразделение будет указано какое-либо конкретное подразделение, то при заполнении табличной части документа по кнопке Подбор будут доступны для выбора сотрудники этого подразделения согласно кадровым данным на дату документа. При использовании кнопки Заполнить табличная часть заполнится списком сотрудников выбранного подразделения.
- Табличная часть документа заполняется автоматически буквенными обозначениями из справочника Виды использования рабочего времени (раздел Настройка – Виды рабочего времени) и количеством часов, соответствующих графику работы и документов отклонений.
- Изменение вида времени и количества часов в табеле произведите вручную в специальной форме Редактирование данных учета времени за день, которая открывается при нажатии на ссылку в ячейке редактируемого дня. При установке флажка В течение дня работа выполнялась на разных территориях в данной форме можно отразить в течение одного рабочего дня различные территории и количество часов, отработанных на указанных территориях.
- По ссылке Подписи поля Руководитель, Руководитель кадровой службы, Ответственное лицо и ссылки с их должностями заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации, руководителем кадровой службы и ответственного лица вручную и используются для расшифровки подписи в печатной формы табеля № Т-13.
- Кнопка Провести.
13. По кнопке Т-13 (в шапке документа) можно сформировать и вывести на печать Табель учета рабочего времени (унифицированную форму № Т-13). Сотрудница 07.09.2022 отработала на разных территориях, поэтому в ячейке этого дня через дробь указывается код Я – код учета времени, соответствующий явке на работу на разных территориях, и продолжительность работы в часах (3 часа в Магазине № 1 и 5 часов в Магазине № 2).
При расчете заработной платы за месяц фактически отработанное время определяется по табелю, т. е. на основании данных, зафиксированных документом Табель и с учетом зарегистрированных отклонений. Начисление заработной платы за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов). В данном документе в колонке Терр., усл. труда указываются территории, на которых сотрудница работала в течение месяца. При ссылке с названием территорий откроется специальная форма Распределение по территориям и условиям труда, в которой наглядно представлено распределение сумм заработной платы по территориям. Распределение производится пропорционально времени занятости сотрудника на определенной территории.
Сотрудница отработала сентябрь полностью – 176 часов, из них 13 часов (07.09.2022 и 08.09.20122) на территории Магазина № 2 (остальное время – на территории Магазина №1). Сотруднице установлен окладом 30 000 руб. пропорционально отработанным часам. За отработанное время в сентябре 2022 г. сотруднице начислено 30 000 руб.:
- на территории Магазина № 1: 30 000 руб. / 176 часов * 163 часов = 27 784,09 руб.;
- на территории Магазина № 2: 30 000 руб. / 176 часов * 13 часов = 2 215,91 руб.
.png)
