Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени.
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.
Исчисление нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю осуществляется в соответствии с Порядком, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н.
В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Действующим трудовым законодательством определено, что при устройстве на работу работник должен быть ознакомлен с условиями предстоящей работы. Одним из таких условий является режим рабочего времени, который в соответствии со ст. 100 ТК РФ должен предусматривать:
продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя);
работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;
продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены);
время начала и окончания работы;
время перерывов в работе;
число смен в сутки;
чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка.
Для учета фактического использования рабочего времени программа поддерживает две методики:
- метод "отклонений", при котором отработанное время определяется на основании данных графика работы и зарегистрированных отклонений от графика (неявок и сверхурочной работы). Отклонения от графика могут как увеличивать отработанное время (например, сверхурочные, работа в выходные дни и праздники), так и уменьшать, если у сотрудника были неявки – невыходы на работу;
- метод "сплошной регистрации", при котором наряду с регистрацией документов-отклонений ведется регистрация фактически использованного времени.
Плановое рабочее время фиксируется в графиках работы организации, которые назначаются сотрудникам документами: Прием на работу, Прием на работу списком, Кадровый перевод, Кадровый перевод списком, Изменение графика работы списком (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения). Графики работы организации описываются в справочнике Графики работы сотрудников (раздел Настройка – Графики работы сотрудников). В программе есть возможность описывать произвольное количество самых разнообразных графиков работы – для пятидневной или шестидневной рабочей недели, сменного режима работы, для нормального, неполного или сокращенного рабочего времени.
Наряду с общим графиком сотруднику может быть установлен оперативный индивидуальный график работы на месяц. В этом случае плановое время для сотрудника за этот месяц будет определяться не по графику работы организации, присвоенному ему кадровыми документами, а по индивидуальному графику, введенному с помощью документа Индивидуальный график (раздел Зарплата – Индивидуальные графики).
Отклонения от графика работы регистрируются различными документами – Больничный лист, Отсутствие с сохранением оплаты, Оплата дней ухода за детьми-инвалидами, Отпуск, Командировка и т.д.
Для целей учета использования времени при расчете зарплаты производится настройка учета времени по начислениям. Для видов начислений, время по которым должно отражаться в табеле учета рабочего времени, на закладке Учет времени устанавливается вид учета рабочего времени (За работу полную смену в пределах норм времени, За работу неполную смену в пределах норм времени, За работу сверх нормы времени, Дополнительная оплата за уже оплаченное время) и присваивается вид времени по классификатору использования рабочего времени (справочник Виды использования рабочего времени (раздел Настройка – Виды рабочего времени). Кроме того, в документах Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), Отпуск, Отпуск без сохранения оплаты, Командировка, Простой, отстранение от работы, Отсутствие с сохранением оплаты можно уточнить вид времени, который будет использоваться при заполнении табеля.
На закладке Приоритет указывается, какие начисления должны выполняться вместо текущего или указываются начисления, вместо которых выполняется текущее. Например, для оплаты по окладу приоритетными являются начисления за время отпуска, командировки, болезни и т.п. А для оплаты за время ежегодного отпуска приоритетными будут начисления за периоды болезни. Для видов начислений, включенных в поставку программы, настройки, необходимые для учета времени, уже выполнены.
В общем случае данных графика работы и сведений об отклонениях оказывается достаточно для определения фактически отработанного сотрудником времени. Однако в случае, когда в силу организации производственного процесса нет возможности заранее составить график работы или если по факту оказывается, что график не соблюдался по иным причинам, нежели неявки и сверхурочная работа (например, по причине взаимной подмены сотрудников), сведения о фактическом использовании рабочего времени должны быть введены в программу с помощью документа Табель (раздел Зарплата – Табели).
Для регистрации отработанных дней (часов) по разным видам времени можно также использовать документы из раздела Данные для расчета зарплаты (раздел Зарплата – Данные для расчета зарплаты). Возможность вводить данные для расчета зарплаты появляется после описания шаблонов ввода исходных данных (раздел Настройка – Шаблоны ввода исходных данных). Вид документа определяется тем, как настроен соответствующий шаблон. Настройка шаблона для ввода исходных данных позволяет определить вид и функциональность данных документов, с помощью которых по этому шаблону можно вводить данные об отработанном или неотработанном времени. Например, для сотрудников со сдельной формой оплаты труда фактически отработанное время может быть зарегистрировано в программе одновременно с вводом данных о фактической выработке – документом Сдельные работы (раздел Зарплата – Данные для расчета зарплаты) и т.п.
Общая схема учета рабочего времени в программе выглядит следующим образом:
- Вводится информация о плановом объеме рабочего времени сотрудника (норме времени и расписании работы сотрудника):
- описывается график работы сотрудника;
- при необходимости вводится индивидуальный график на месяц.
- Вводится информация о фактическом объеме рабочего времени сотрудника:
- все отсутствия сотрудника в течение месяца регистрируются соответствующими документами-отклонениями (Отпуск, Командировка, Больничный лист, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) и т.п.);
- работа в выходные, праздники, а также работа сверхурочно регистрируется документами (Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно);
- регистрация специальных случаев (корректировка отработанных часов при почасовой оплате, при работе сотрудника по нескольким видам основного времени и т.п.) производится документами Данные для расчета зарплаты;
- при необходимости вводится документ Табель.
- Формируется печатная форма табеля № Т-13, отражающая всю введенную информацию, для проверки, утверждения, печати и т.д.
- По введенным данным начисляется заработная плата.
Обратитесь к нам за консультацией, и наши специалисты помогут вамПолучить консультацию
Рассмотрим два варианта учета рабочего времени:
- Организация учета рабочего времени методом "отклонений".
- Организация учета рабочего времени методом "сплошной регистрации".
График работы назначен сотруднику при приеме на работу документом Прием на работу (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения) на закладке Главное.
Согласно условию нашего примера сотрудник находился в отпуске без сохранения заработной платы с 12 по 16 сентября 2022 г. Регистрация отпуска сотруднику производится с помощью документа Отпуск без сохранения оплаты (раздел Кадры – Отпуска без сохранения оплаты).
При расчете заработной платы за сентябрь документом Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов) оплата за отработанное время рассчитывается с учетом периода нахождения сотрудника в отпуске без сохранения заработной платы.
Оклад сотрудника составляет 45 000 руб. В сентябре 2022 г. по графику сотрудника 22 рабочий дня. В сентябре сотрудник отработал 17 дней. Оплата за отработанное время составляет: 45 000 руб. / 22 дня * 17 дней = 34 772,73 руб.
В нашем примере оплата труда сотрудника рассчитывается исходя из месячного оклада пропорционально отработанным дням. Этой форме оплаты труда в программе соответствует вид начисления Оплата по окладу (раздел Настройка – Начисления). Вид начисления Отпуск за свой счет является приоритетным начислением для вида начисления Оплата по окладу.
Учет фактически отработанного времени с использованием индивидуального графика и зарегистрированных отклонений
Пример
В ООО "Программа" принят на работу сотрудник Гусев А. И. на должность работника склада с окладом 30 000 руб. пропорционально отработанным часам и доплатой за работу в ночные часы в размере 20 процентов часовой тарифной ставки. Работа сотрудников производится по сменному графику сутки через трое. Начало смены в 6.00, окончание – в 6.00 следующих суток.
В сентябре 2022 г. по своему графику работы Гусев А. И. должен был отработать: 2, 3, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 18, 19, 22, 23, 26, 27, 30 сентября. С 20 сентября 2022 г. в связи с отпуском другого сотрудника для Гусева А. И. был запланирован другой график работы: 2, 3, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 18, 19, 21, 22, 25, 26, 29, 30 (т.е. 2, 3, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 18, 19 сентября сотрудник отработал по своему графику, а с 20 сентября – по графику другого сотрудника). С 27 сентября сотрудник заболел, о чем сообщил по телефону (больничный до конца сентября не закрыт).
Необходимо определить фактически отработанное время сотрудником за сентябрь 2022 г.
Для установленного режима работы в справочнике Графики работы сотрудников (раздел Настройка – Графики работы сотрудников) описаны соответствующие графики работы. График, по которому работает сотрудник, представлен на рисунке.
Согласно условию нашего примера в связи с отпуском другого сотрудника Гусев А. И. по своему графику должен был отработать 2, 3, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 18, 19 сентября и по графику другого сотрудника – 21, 22, 25, 26, 29, 30 сентября.
В настройке расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) можно настроить подсчет нормы времени из-за смены графика работы не с первого числа месяца. Возможен выбор из двух вариантов:
- не устанавливать флажок Напомнить о вводе индивидуального графика при переводе на график работы с другой нормой времени в течение месяца. Назначить сотруднику график другого сотрудника в этом случае можно с помощью следующих документов: Изменение графика работы списком (раздел Кадры – Изменение графиков работы списком), Кадровый перевод, Кадровый перевод списком (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения);
- устанавливать флажок Напомнить о вводе индивидуального графика при переводе на график работы с другой нормой времени в течение месяца. Назначить сотруднику график другого сотрудника с помощью документа Индивидуальный график (раздел Зарплата – Индивидуальные графики).
Измените график работы сотрудника с 20 сентября на график работы замещаемого сотрудника, например, с помощью документа Кадровый перевод.
С 27 сентября сотрудник заболел, о чем сообщил по телефону. Регистрация факта отсутствия сотрудника на работе по невыясненной причине выполняется с помощью документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (раздел Кадры – Все отсутствия сотрудников).
Начисление заработной платы сотрудника за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов).
При расчете заработной платы за сентябрь оплата за отработанное время рассчитывается с учетом перевода сотрудника на другой график работы и с учетом того, что он заболел. Оклад сотрудника составляет 30 000 руб. В сентябре 2022 г. по своему графику сотрудник отработал 2, 3, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 18, 19 сентября (110 часов, из них 40 ночных часов), по графику другого сотрудника – 21, 22, 25, 26 сентября (44 часа, из них 16 ночных часов). Норма времени за сентябрь по графику работы самого сотрудника 170 часов, норма по графику замещаемого сотрудника 176 часов. Оплата за отработанное время составляет:
- за период с 01.09.2022 по 19.09.2022: 30 000 руб. / 170 часов * 110 часов = 19 411,76 руб.;
- доплата за ночные часы: 30 000 руб. / 176 часов * 20% * 40 часов = 1 363,60 руб.;
- за период с 20.09.2022 по 30.09.2022: 30 000 руб. / 176 часов * 44 часа = 7 500,00 руб.;
- доплата за ночные часы: 30 000 руб. / 176 часов * 20% * 16 часов = 545,44 руб.
Второй вариант – Исходя из индивидуального графика работы
Индивидуальный график работы сотрудника за сентябрь вводится с помощью документа Индивидуальный график (раздел Зарплата – Индивидуальные графики). Для автоматического заполнения документа нажмите на кнопку Заполнить или кнопку Подбор. Так как в нашем примере ранее был введен документ Кадровый перевод, индивидуальный график заполняется данными согласно графику работы сотрудника, назначенному ему при приеме на работу (с 01.09.2022 по 19.09.2022), и замещаемого сотрудника (с 20.09.2022 по 30.09.2022). Если бы ранее не был создан документ Кадровый перевод, то документ заполнился бы данными графика работы сотрудника, назначенным ему при приеме на работу, а далее график корректируется вручную.
Т.к. на сентябрь по сотруднику введен индивидуальный график работы, то отработанное им время определяется именно по этому графику и с учетом зарегистрированных отклонений (отсутствие по болезни с 27.09.2022 по 30.09.2022). На период с 01.09.2022 по 30.09.2022 по индивидуальному графику сотрудника приходится 176 часов, из них 64 ночных часа. В сентябре сотрудник отработал 154 часа.
Оплата по окладу составляет: 30 000 руб. / 176 часов * 154 часа = 26 250,00 руб.
Доплата за ночные часы составляет: 30 000 руб. / 176 часов * 20% * 56 часов = 1 909,04 руб.
Организация учета рабочего времени методом "сплошной регистрации"
Для учета рабочего времени в программе используется метод "сплошной регистрации", при котором наряду с регистрацией документов-отклонений ведется регистрация фактически использованного времени.
Пример
В ООО "Программа" работает Соболев Е. В. на должности упаковщика с окладом 35 000 руб. пропорционально отработанным часам и доплатой за работу в ночные часы в размере 20 процентов часовой тарифной ставки. Работа упаковщиков производится по сменному графику сутки через трое. Начало смены в 6.00, окончание – в 6.00 следующих суток.
В сентябре 2022 г. по своему графику работы сотрудник должен был отработать: 3, 4, 7, 8, 11, 12, 15, 16, 19, 20, 23, 24, 27, 28 сентября.
Но в связи с невыходом на работу другого кладовщика (30 сентября 2022 г.) сотрудник отработал в сентябре: 3, 4, 7, 8, 11, 12, 15, 16, 19, 20, 23, 24, 27, 28, 30.
Необходимо определить фактически отработанное время сотрудником за сентябрь 2022 г.
Для установленного режима работы в справочнике Графики работы сотрудников (раздел Настройка – Графики работы сотрудников) описаны соответствующие графики работы. График, по которому работает смена сотрудник, представлен на рисунке.
В общем случае данных графика работы и сведений об отклонениях оказывается достаточно для определения фактически отработанного сотрудником времени. Однако в случае, когда в силу организации производственного процесса нет возможности заранее составить график работы или если по факту оказывается, что график не соблюдался по иным причинам (например, по причине подмены сотрудников), сведения о фактическом использовании рабочего времени должны быть введены в программу с помощью документа Табель (раздел Зарплата – Табели). Для сотрудников со сдельной формой оплаты труда фактически отработанное время может быть зарегистрировано в программе одновременно с вводом данных о фактической выработке – документом Сдельные работы (раздел Зарплата – Данные для расчета зарплаты) и т.п.
Если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) установлен флажок Проверять соответствие фактического времени плановому, то документ Табель (если есть отклонение от планового) не проведется, появится сообщение, что фактическое рабочее время не соответствует плановому. Поэтому при учете рабочего времени "методом сплошной регистрации" необходимо снять данный флажок.
При расчете заработной платы сотрудника за месяц фактически отработанное время сотрудником определяется по табелю, т.е. на основании данных, зафиксированных документом Табель и с учетом зарегистрированных отклонений.
Оплата по окладу составляет: 35 000 руб. / 154 часа * 170 часов = 38 636,36 руб.
Доплата за ночные часы составляет: 35 000 руб. / 176 часов * 20% * 58 часов = 2 306,78 руб.
.png)
