Комплексное руководство по трудоустройству иностранных граждан в Российской Федерации (правовые аспекты, кадровый учёт в 1С и бюджетная специфика) в программе 1С:Зарплата и управление персоналом

Содержание

Введение

Раздел 1. Классификация иностранцев по правовому положению и перечню необходимых документов

Раздел 2. Кто может работать без патента и РНР (дополнительный перечень)

Раздел 3. Лимиты и квоты, которые обязан контролировать наниматель

Раздел 4. Пошаговый алгоритм для работодателя (до запуска в 1С)

Раздел 5. Санкции за нарушения миграционного законодательства

Раздел 6. Оформление в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (редакция 3) – детальная инструкция

Раздел 7. Особенности приёма в государственные и муниципальные учреждения

Раздел 8. Оформление в конфигурации «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» (ЗКГУ)

Итоговый сводный алгоритм (для быстрого внедрения)

  Освойте 1С:ЗКГУ с нуля

Курс «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения — Возможности программы и особенности ведения учета»

Научитесь настраивать программу под нужды учреждения, вести кадровый учёт, рассчитывать зарплату, начислять налоги и взносы, а также формировать отчётность в 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения. 10 подробных видеоуроков, бессрочный доступ и поддержка автора.

Подробнее о курсе →

Для кадровиков и бухгалтеров госучреждений

Вводная часть: от чего зависит порядок оформления

Любой работодатель, планирующий нанять иностранца, должен понимать: алгоритм действий жёстко привязан к двум факторам – миграционному статусу соискателя и наличию у него действующих разрешительных бумаг. Без учёта этих параметров невозможно ни законно заключить трудовой договор, ни корректно начислить зарплату, ни избежать штрафов. Трудоустройство иностранных граждан требует особого внимания к документам и срокам. В данном материале мы последовательно разберём все этапы – от проверки документов до финальных проводок в бухгалтерской программе, уделив особое внимание учреждениям бюджетной сферы. Официальное трудоустройство иностранного гражданина начинается с правильного определения его статуса.

Раздел 1. Классификация иностранцев по правовому положению и перечню необходимых документов

Ниже приведена детализированная группировка, которая служит отправной точкой для любой кадровой процедуры. Документы для трудоустройства иностранного гражданина напрямую зависят от его миграционного статуса.

Подписывайтесь на нас в MAX

Больше постов на важные темы: кадровый учёт, 1С:ЗУП, трудовые отношения, новые законы и ответы на вопросы.

Перейти в канал →

Группа А – временно пребывающие из стран с визовым порядком въезда

• Требуют разрешения на работу (сокращённо – РНР).
• Работодатель, помимо этого, обязан оформить собственное разрешение на привлечение и использование зарубежной рабочей силы.

Группа Б – временно пребывающие из безвизовых государств

• Используют патент для иностранца.
• Жёсткое ограничение: трудовую деятельность разрешено вести исключительно в том субъекте федерации и по той профессии, которые зафиксированы в патенте на работы для иностранцев. Любое отклонение делает работу незаконной. Трудоустройство иностранного гражданина на патенте требует особого контроля за регионом действия патента.

Группа В – лица с разрешением на временное проживание (РВП)

• Патент или РНР им не нужны.
• Но есть территориальная привязка: работать можно только в регионе, выдавшем РВП.

Группа Г – обладатели вида на жительство (ВНЖ)

• Никаких дополнительных разрешений не требуется.
• Региональных ограничений нет – допустимо трудоустройство иностранцев в России 2026 в любом уголке страны.

Группа Д – граждане государств Евразийского экономического союза (Армения, Беларусь, Казахстан, Киргизия)

• Приравнены к россиянам в части права на труд, разрешительные документы не запрашиваются.

Раздел 2. Кто может работать без патента и РНР (дополнительный перечень)

Помимо владельцев РВП, ВНЖ и граждан ЕАЭС, законодательство освобождает от получения разрешительных бумаг следующие категории:

• официально признанные беженцы, а также лица, получившие временное убежище на территории РФ;
• участники государственной программы добровольного переселения соотечественников из-за рубежа;
• иностранные студенты очных отделений аккредитованных вузов, которые трудятся в свободное от учёбы время;
• аккредитованные журналисты, дипломаты, консульские работники и сотрудники международных организаций;
• специалисты, нанимаемые аккредитованными IT-компаниями (для них действуют особые льготные условия).

Раздел 3. Лимиты и квоты, которые обязан контролировать наниматель

Государство устанавливает для работодателей ряд обязательных рамок:

• Доля иностранной рабочей силы – Правительство РФ ежегодно утверждает предельный процент таких сотрудников по отраслям. К примеру, в строительном секторе в отдельных регионах планка может доходить до 80 %, и превышать её строжайше запрещено.
• Квотирование для «визовых» иностранцев – действует общефедеральный лимит на выдачу приглашений и разрешений на работу. В 2025 году он составлял примерно 235 тыс. единиц.
• Региональные запреты – субъекты РФ вправе вводить собственные ограничения по отдельным видам профессиональной деятельности для иностранцев. Задача работодателя – свериться с актуальными местными нормативными актами до подписания договора.

Раздел 4. Пошаговый алгоритм для работодателя (до запуска в 1С)

Процедура приёма включает обязательные этапы, которые должны быть выполнены в строгой последовательности. Прием на работу иностранных граждан требует строгого соблюдения всех этапов.

1. Размещение вакансии – необходимо опубликовать объявление на портале «Работа России» и уведомить центр занятости о поиске кандидатов среди российских граждан.
2. Верификация статуса и документов – кадровик обязан точно определить правовое положение иностранца и проверить срок действия его патента, РНР, РВП или ВНЖ. Особенности трудоустройства иностранного гражданина требуют тщательной проверки всех документов.
3. Оформление разрешительных бумаг для «визовых» граждан – работодатель подаёт в МВД ходатайство о выдаче приглашения и разрешения на работу. Госпошлина за каждое разрешение – 10 000 рублей.
4. Заключение трудового договора – составляется на русском языке с обязательным включением всех реквизитов разрешительных документов.
5. Уведомление МВД – в трёхдневный срок (рабочих дней) с даты подписания контракта (или его расторжения) направляется специальная форма в территориальное подразделение. Уведомление о трудоустройстве иностранного гражданина – обязательная процедура, за нарушение которой предусмотрены штрафы.

Раздел 5. Санкции за нарушения миграционного законодательства

Ответственность за незаконное привлечение иностранцев к труду – одна из самых суровых в административном праве. Штрафы за трудоустройство иностранных граждан начисляются за каждого нелегально работающего:

• в общем случае: должностное лицо – до 50 тыс. руб., юрлицо – до 800 тыс. руб.;
• в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях: должностное лицо – до 70 тыс. руб., юрлицо – до 1 млн руб.

Кроме того, с 5 февраля 2025 года в России действует особый режим высылки для иностранцев, пребывающих незаконно. Наниматель, принявший такого работника, рискует не только финансовыми потерями, но и приостановкой деятельности. Подать уведомление о трудоустройстве иностранного гражданина необходимо в строго установленные сроки, чтобы избежать санкций.

Подписывайтесь на нас в MAX

Больше постов на важные темы: кадровый учёт, 1С:ЗУП, трудовые отношения, новые законы и ответы на вопросы.

Перейти в канал →

Раздел 6. Оформление в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (редакция 3) – детальная инструкция

Переходим к практической реализации в учётной системе. Хотя общая схема приёма иностранца схожа с приёмом россиянина, имеются существенные отличия, влияющие на расчёт заработной платы, налогов и подготовку отчётности. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) предоставляет все необходимые инструменты для корректного оформления иностранных работников. Разберём все шаги последовательно.

Шаг 0. Предварительное действие – получение СНИЛС

Если иностранный работник ещё не имеет страхового номера индивидуального лицевого счёта, его необходимо оформить до первой выплаты зарплаты. В 1С:Зарплата и управление персоналом для этого предназначен документ «Пачка документов АДВ-1» (раздел «Кадры» → «См. также» → «Документы персучета»). После проведения данные передаются в СФР, и номер присваивается.

Шаг 1. Настройка личной карточки (самый ответственный этап)

Именно здесь закладываются параметры, от которых зависят дальнейшие налоговые и страховые расчёты.

Блок личных сведений:

• ФИО разрешается вводить латиницей, при отсутствии отчества ставится «–».
• Гражданство выбирается из справочника стран, для апатридов (лиц без гражданства) предусмотрен специальный флаг.
• Место рождения вписывается в именительном падеже – строго в соответствии с паспортом.

Вкладка «Страхование» – выбор статуса застрахованного лица:
От этого значения зависят тарифы взносов на пенсионное, медицинское и социальное страхование. Доступны варианты:

• ГРФ – только для россиян, для иностранцев не применяется;
• ПЖИГ – постоянно проживающие (ВНЖ);
• ВЖИГ – временно проживающие (РВП) или временно пребывающие с убежищем;
• ВПИГ – временно пребывающие (кроме высококвалифицированных специалистов);
• ВКС – высококвалифицированные специалисты.

Вкладка «Налог на доходы» – налоговый статус:
Определяет ставку НДФЛ:

• «Нерезидент» (30%) – для большинства иностранцев с пребыванием менее 183 дней в году.
• «Нерезидент, работающий по найму на основании патента» – специальный статус, позволяющий уменьшать налог на уплаченные авансы. Особенности трудоустройства иностранного гражданина на патенте требуют правильного выбора этого статуса.
• «Резидент» (13%) – только после того, как иностранец проведёт в РФ более 183 дней (переход отслеживается вручную).

Важно: нерезидентам налоговые вычеты (стандартные, имущественные, социальные) не полагаются, за исключением отдельных льготников (например, ВКС и беженцев – для них есть свои правила).

Шаг 2. Оформление приёма (документ «Прием на работу»)

Стандартный документ (раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения») дополняется обязательным заполнением вкладки «Дополнительно». 

Здесь вносятся:

• реквизиты разрешения на работу (для визовых) или патента (для безвизовых) – номер, серия, срок действия, выдавший орган;
• данные РВП или ВНЖ (если имеются).

Эти сведения автоматически перенесутся в печатную форму трудового договора – это прямое требование ст. 327.2 ТК РФ. Без них договор будет дефектным. Прием на работу иностранных граждан в программе 1С:Зарплата и управление персоналом требует внимательного заполнения всех реквизитов.

Шаг 3. Зачёт авансов по НДФЛ (только для патентников)

Для владельцев патента действует особый механизм уменьшения исчисленного налога на сумму фиксированных авансов, которые они платят сами. Алгоритм в программе:

• Сформировать и направить в ИФНС «Заявление о подтверждении права на зачет авансов по НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы» → «Все документы по НДФЛ»).

• Дождаться уведомления из налоговой – его реквизиты затем заносятся в карточку работника на вкладку «Налог на доходы».
• Ввести уплаченную иностранцем сумму аванса документом «Авансовый платеж по НДФЛ» (там же). После этого при расчёте зарплаты программа автоматически скорректирует сумму удержания.

Шаг 4. Уведомление МВД через 1С

В течение трёх рабочих дней с даты заключения договора нужно подать уведомление (форма Приложение №7). В 1С:Зарплата и управление персоналом оно создаётся из документа «Прием на работу» по кнопке «Создать на основании» – все поля заполняются автоматически, пользователю остаётся только проверить и сохранить. Уведомление МВД о трудоустройстве иностранного гражданина формируется прямо из программы.

Шаг 5. Отправка сведений в СФР (ЕФС-1)

Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме необходимо подать подраздел 1.1 формы ЕФС-1. В программе этот отчёт формируется автоматически, причём статус застрахованного лица, выбранный на шаге 1, подставляется корректно.

Дополнительные практические замечания

• Перед оформлением всегда проверяйте, не превышена ли допустимая доля иностранцев в вашей отрасли.
• Убедитесь в отсутствии региональных запретов по профессии вашего кандидата.
• Если вы выступаете принимающей стороной и предоставляете жильё, не забывайте об уведомлении о прибытии иностранца в место пребывания – на это отводится 7 рабочих дней.

Раздел 7. Особенности приёма в государственные и муниципальные учреждения

Теперь рассмотрим специфику бюджетной сферы. Ответ на вопрос «можно ли» – утвердительный в общем случае, но с существенными оговорками.

Ситуации, в которых приём категорически запрещён

1. Государственная и муниципальная служба – иностранцы и апатриды не могут замещать соответствующие должности (это закреплено в профильных законах).
2. Доступ к гостайне – даже если должность формально не является госслужебной, но предполагает работу с секретными сведениями, иностранец не будет допущен.
3. Отдельные виды деятельности – существует закрытый перечень профессий (прокуроры, следователи, таможенники, нотариусы, судьи и ряд других), куда иностранцев не берут ни при каких условиях.

Влияние миграционного статуса на приём в госучреждения

Если должность не попадает под запреты, то действуют те же правила, что и для любого работодателя:

• ВНЖ – разрешение не нужно, но уведомление о трудоустройстве иностранного гражданина обязательно.
• РВП – работает только в регионе выдачи.
• Временно пребывающие – обязаны иметь патент или РНР, а работодатель – разрешение на привлечение.

Актуальная законодательная повестка (на июль 2026 года)

В Государственной Думе находятся на рассмотрении инициативы о полном запрете трудоустройства иностранцев в России 2026 в бюджетных учреждениях. Однако на сегодня поправки не приняты, и действует прежний порядок. Кадровым службам рекомендуется следить за обновлениями – ситуация может измениться оперативно.

Трёхшаговый тест для госучреждений

Перед оформлением задайте себе три вопроса:

1. Это должность госслужбы или требует доступа к гостайне? – если да, отказ.
2. Есть ли у кандидата действующий патент для иностранца/РНР/РВП/ВНЖ в зависимости от его статуса? – если нет, отказ.
3. Не превышен ли лимит доли иностранцев и нет ли регионального запрета на эту профессию? – если да, отказ.

Только при всех трёх отрицательных ответах (или при наличии разрешительных документов) можно легально оформлять трудовые отношения. Особенности трудоустройства иностранного гражданина в госучреждениях требуют особого внимания к каждому из этих пунктов.

Подписывайтесь на нас в MAX

Больше постов на важные темы: кадровый учёт, 1С:ЗУП, трудовые отношения, новые законы и ответы на вопросы.

Перейти в канал →

Раздел 8. Оформление в конфигурации «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» (ЗКГУ)

Для бюджетных организаций предназначена специальная версия программы – ЗКГУ. В целом процедура дублирует шаги, описанные для ЗУП, однако есть свои нюансы, которые мы пройдём заново, но с акцентом на госспецифику. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом и ЗКГУ имеют схожий функционал, но в бюджетной версии есть дополнительные реквизиты.

Шаг 0. Получение СНИЛС

Всё так же – через «Пачку документов АДВ-1» в разделе «Кадры» → «См. также» → «Документы персучета».

Шаг 1. Карточка сотрудника в ЗКГУ (1С Зарплата и кадры государственного учреждения)

Заполняются те же поля: ФИО (допустима латиница), гражданство, место рождения. На вкладке «Страхование» выбирается статус (ПЖИГ, ВЖИГ, ВПИГ, ВКС). На вкладке «Налог на доходы» – резидент/нерезидент/патентный нерезидент.

В ЗКГУ имеются дополнительные реквизиты для воинского учёта, но они заполняются лишь в случаях, прямо предусмотренных законом.

Шаг 2. Приём на работу

Документ «Прием на работу» (раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения») – обязательная вкладка «Дополнительно» с реквизитами разрешительных бумаг. В бюджетной версии часто присутствует поле «Категория должности» (например, «не относится к госслужбе»), которое важно для статистической отчётности.

Шаг 3. Зачёт авансов по патенту

Абсолютно идентично: заявление в ИФНС, получение уведомления, ввод реквизитов в карточку, регистрация авансового платежа.

Шаг 4. Уведомление МВД

Создаётся из документа приёма по кнопке «Создать на основании» – форма та же, все данные подставляются автоматически. Уведомление о трудоустройстве иностранного гражданина формируется так же, как и в ЗУП.

Шаг 5. Отчёт ЕФС-1 в СФР

Подраздел 1.1 формируется на следующий рабочий день после приказа. Статус застрахованного лица подтягивается автоматически из карточки.

Дополнительные требования для бюджетных организаций

• Строгий контроль за отраслевыми и региональными лимитами доли иностранцев (в образовании, здравоохранении они могут быть особенно жёсткими).
• Внимание к региональным нормативным актам – в некоторых субъектах введены дополнительные запреты на приём иностранцев в школы, больницы и т.п.
• Ответственность кадровиков за пропуск сроков уведомления о трудоустройстве иностранного гражданина и СФР повышена, поскольку госучреждения проверяются чаще.

Итоговый сводный алгоритм (для быстрого внедрения)

Чтобы безошибочно принять иностранца в государственном учреждении и корректно отразить это в 1С:ЗКГУ, необходимо пройти следующую цепочку:

1. Убедиться, что должность не относится к госслужбе, не связана с гостайной и не входит в закрытый перечень профессий.
2. Определить миграционный статус соискателя и проверить подлинность и срок действия его патента для иностранца, РНР, РВП или ВНЖ.
3. Проверить, что ваше учреждение укладывается в допустимую долю иностранцев по отрасли, и в регионе нет запрета на данную профессию.
4. Завести сотрудника в 1С:ЗКГУ, корректно заполнив все статусные поля (особенно страхование и НДФЛ).
5. Оформить приём на работу, внеся все реквизиты разрешительных документов на вкладку «Дополнительно».
6. Для патентников – провести процедуру зачёта авансов по НДФЛ.
7. Сформировать и отправить уведомление МВД о трудоустройстве иностранного гражданина в трёхдневный срок.
8. Подать сведения в СФР (ЕФС-1) на следующий день после подписания приказа.
9. Отслеживать изменения в законодательстве, особенно касательно возможного запрета на приём иностранцев в бюджетную сферу.

Невыполнение любого из пунктов грозит штрафами за трудоустройство иностранных граждан вплоть до 1 млн рублей за каждого нелегала (в столичных регионах), а также административными последствиями для руководства. Настройка календаря контрольных событий в 1С и регулярное обновление классификаторов помогут избежать ошибок и поддерживать учёт в безупречном состоянии.

Дата публикации: 17 июля 2026 г.