Как бухгалтеру управляющей компании вести учет материалов для управленческих нужд в программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации"

Канцелярские товары – это изделия и принадлежности, которые используются для письма, работы с документами (создания, оформления, систематизации, хранения), организации рабочего места.

Бухгалтерский учет

Для целей бухгалтерского учета канцтовары относятся к запасам, если они отвечают условиям п. 3 ФСБУ 5/2019, т. е. если они потребляются в течение не более 12 месяцев или в рамках обычного операционного цикла организации.

Запасы признаются в бухгалтерском учете по фактической себестоимости (п. 11 ФСБУ 5/2019). В фактическую себестоимость запасов включаются фактические затраты на приобретение (создание) запасов, приведение их в состояние и местоположение, необходимые для потребления, продажи или использования (п. 10, п. 11 ФСБУ 5/2019).

Организация может принять решение не применять ФСБУ 5/2019 в отношении запасов, предназначенных для управленческих нужд. В этом случае затраты, которые должны были бы включаться в стоимость запасов, признаются расходом периода, в котором они понесены, т. е. в котором были приобретены эти запасы (абз. 3 п. 2 ФСБУ 5/2019).

Микропредприятия, имеющие право на упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, могут не применять ФСБУ 5/2019 и учитывать затраты на приобретение запасов аналогичным образом, т. е. признавать их в периоде приобретения запасов (абз. 2 п. 2 ФСБУ 5/2019).

Канцтовары со сроком использование не более 12 месяцев (ручки, карандаши, маркеры, корректоры, бумага, блокноты, скрепки, скобы, клей и т. п.) могут:

- учитываться на счете 10 "Материалы" (в общем случае);
- списываться на счета учета затрат, минуя счет 10 "Материалы", если приобретены для управленческих нужд и организация по учетной политике применяет п. 2 ФСБУ 5/2019 (списание на счета учета затрат в данном случае возможно также в момент приобретения через счет 10 "Материалы").

Дополнительные затраты на приобретение канцтоваров (например, доставка) учитываются аналогично – либо включаются в их фактическую стоимость (относятся на счет 10 "Материалы"), либо списываются на счета учета затрат в момент их понесения.

Калькуляторы, брошюровщики, переплетчики, органайзеры и аналогичные канцелярские принадлежности, срок использования которых превышает 12 месяцев, могут:

- учитываться в составе запасов по стоимостному критерию, если организация применяет ПБУ 6/01 (абз. 4 п. 4 ПБУ 6/01, письмо Минфина России от 02.03.2021 № 07-01-09/14384), но к ним не применим п. 2 ФСБУ 5/2019, поскольку они запасами не являются, а только учитываются в составе запасов;

- списываться в расходы при приобретении, если отнесены к несущественной группе активов (п. 5 ФСБУ 6/2020 или рекомендация Фонда "НРБУ "БМЦ" Р-100/2019-КпР при применении ПБУ 6/01);
учитываться в составе основных средств, если организация по учетной политике не применяет абз. 4 п. 4 ПБУ 6/01 или п. 5 ФСБУ 6/2020.

Налоговый учет

Согласно НК РФ затраты на канцтовары относятся не к материальным, а к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако тот факт, что канцтовары явно имеют материальную сущность и по своей сути являются запасами, не позволяет списывать затраты на их приобретение единовременно в момент покупки. Таким образом, затраты на приобретение канцтоваров следует учитывать в расходах аналогично затратам на приобретение сырья и материалов, т. е.:

- принимать к учету исходя из цены приобретения (за минусом НДС к вычету и акцизов) и иных связанных с их приобретением затрат (в частности, расходов на транспортировку) (п. 2 ст. 254 НК РФ);
- включать в расходы по мере передачи в использование;
- при списании применять один из методов оценки, установленный учетной политикой, согласно п. 8 ст. 254 НК РФ (по стоимости единицы запасов, по средней стоимости, по стоимости первых по времени приобретений (ФИФО)).

Сумма НДС при покупке канцтоваров принимается к вычету в общеустановленном порядке на основании счета-фактуры поставщика (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

В программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации"

Для учета канцтоваров, предназначенных для управленческих нужд, если организация в отношении них применяет п. 2 ФСБУ 5/2019, используются документы:

- "Поступление (акты, накладные, УПД)" – для отражения поступления в БУ и НУ и списания стоимости канцтоваров для управленческих нужд в момент покупки в БУ (в справочнике "Номенклатура" для запасов для управленческих нужд, которые в бухучете списываются в момент приобретения, следует указывать вид номенклатуры "Малоценное оборудование и запасы");

- "Поступление доп. расходов" – для включения в стоимость дополнительных расходов на приобретение;

- "Расход материалов" – для отражения передачи в использование и списания стоимости канцтоваров в БУ для управленческих нужд или в БУ и НУ для производственных нужд.
В этой статье рассматривается учет канцтоваров, срок использования которых не превышает 12 месяцев и которые предназначены для управленческих или производственных нужд.

Канцтовары со сроком использования более 12 месяцев (вне зависимости от предназначения – для управленческих или производственных нужд) учитываются в программе аналогично канцтоварам для управленческих нужд со сроком использования не более 12 месяцев, в отношении которых организация применяет п. 2 ФСБУ 5/2019. Точно так же учитываются любые другие малоценные активы, которые по стоимостному критерию или критерию существенности не включаются в состав основных средств.

Бухгалтерский учет

Для целей бухгалтерского учета запасами считаются активы, потребляемые или продаваемые в рамках обычного операционного цикла организации, либо используемые в течение периода не более 12 месяцев (п. 3 ФСБУ 5/2019).

Сырье и материалы являются запасами организации (абз. а п. 3 ФСБУ 5/2019).

Запасы признаются в бухгалтерском учете по фактической себестоимости (п. 9 ФСБУ 5/2019). В фактическую себестоимость запасов, кроме незавершенного производства и готовой продукции, включаются фактические затраты на приобретение (создание) запасов, приведение их в состояние и местоположение, необходимые для потребления, продажи или использования (п. 10 ФСБУ 5/2019).

Организация может принять решение не применять ФСБУ 5/2019 в отношении запасов, предназначенных для управленческих нужд. В этом случае затраты, которые должны были бы включаться в стоимость запасов, признаются расходом периода, в котором они понесены, т. е. в котором были приобретены эти запасы (абз. 3 п. 2 ФСБУ 5/2019).

Микропредприятия, имеющие право на упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, могут не применять ФСБУ 5/2019 и учитывать затраты на приобретение запасов аналогичным образом, т. е. признавать их в периоде приобретения запасов (абз. 2 п. 2 ФСБУ 5/2019).

Согласно Инструкции по применению плана счетов (утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) запасы организации учитываются на счете 10 "Материалы". Для учета сырья и материалов предназначен одноименный субсчет 10.1 "Сырье и материалы".

Налоговый учет

Для целей налогового учета стоимость материалов определяется исходя из цен их приобретения (за минусом НДС и акцизов) и иных затрат, связанных с приобретением (комиссионные вознаграждения посредникам, таможенные пошлины и сборы, расходы на транспортировку и др.) (п. 2 ст. 254 НК РФ).

Сумма НДС при покупке материалов принимается к вычету в общеустановленном порядке на основании счета-фактуры поставщика (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

По договору энергоснабжения энергоснабжающая организация обязуется подавать абоненту (потребителю) через присоединенную сеть энергию, а абонент обязуется оплачивать принятую энергию, а также соблюдать предусмотренный договором режим ее потребления, обеспечивать безопасность эксплуатации находящихся в его ведении энергетических сетей и исправность используемых им приборов и оборудования, связанных с потреблением энергии (п. 1 ст. 539 ГК РФ).

Бухгалтерский учет

В большинстве случаев, расходы на приобретение электроэнергии признаются расходами по обычным видам деятельности в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической оплаты (п. 5, 7, 18 ПБУ 10/99).

На счетах бухгалтерского учета расходы на приобретение электроэнергии отражаются обособленно записями в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) и планом счетов в программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации":

- Дт счетов учета затрат (20, 23, 25, 26, 44 и др.) Кт 60 (76) "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" ("Расчеты с разными дебиторами и кредиторами") - на сумму услуг по передаче электроэнергии без учета НДС;

- Дт 19.04 "НДС по приобретенным услугам" Кт 60 (76) "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" ("Расчеты с разными дебиторами и кредиторами") - на сумму НДС, предъявленную поставщиком.

Налоговый учет

В целях налогового учета расходы на приобретение электроэнергии относятся к материальным расходам (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Суммы НДС к вычету, предъявленные поставщиком услуг принимаются к вычету в общеустановленном порядке при выполнении соответствующих условий (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

В программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации" получение услуг по передаче электроэнергии оформляется документом "Поступление (акт, накладная)".