Канцелярские товары – это изделия и принадлежности, которые используются для письма, работы с документами (создания, оформления, систематизации, хранения), организации рабочего места.
Бухгалтерский учет
Для целей бухгалтерского учета канцтовары относятся к запасам, если они отвечают условиям п. 3 ФСБУ 5/2019, т. е. если они потребляются в течение не более 12 месяцев или в рамках обычного операционного цикла организации.
Запасы признаются в бухгалтерском учете по фактической себестоимости (п. 11 ФСБУ 5/2019). В фактическую себестоимость запасов включаются фактические затраты на приобретение (создание) запасов, приведение их в состояние и местоположение, необходимые для потребления, продажи или использования (п. 10, п. 11 ФСБУ 5/2019).
Организация может принять решение не применять ФСБУ 5/2019 в отношении запасов, предназначенных для управленческих нужд. В этом случае затраты, которые должны были бы включаться в стоимость запасов, признаются расходом периода, в котором они понесены, т. е. в котором были приобретены эти запасы (абз. 3 п. 2 ФСБУ 5/2019).
Микропредприятия, имеющие право на упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, могут не применять ФСБУ 5/2019 и учитывать затраты на приобретение запасов аналогичным образом, т. е. признавать их в периоде приобретения запасов (абз. 2 п. 2 ФСБУ 5/2019).
Канцтовары со сроком использование не более 12 месяцев (ручки, карандаши, маркеры, корректоры, бумага, блокноты, скрепки, скобы, клей и т. п.) могут:
- учитываться на счете 10 "Материалы" (в общем случае);
- списываться на счета учета затрат, минуя счет 10 "Материалы", если приобретены для управленческих нужд и организация по учетной политике применяет п. 2 ФСБУ 5/2019 (списание на счета учета затрат в данном случае возможно также в момент приобретения через счет 10 "Материалы").
Дополнительные затраты на приобретение канцтоваров (например, доставка) учитываются аналогично – либо включаются в их фактическую стоимость (относятся на счет 10 "Материалы"), либо списываются на счета учета затрат в момент их понесения.
Калькуляторы, брошюровщики, переплетчики, органайзеры и аналогичные канцелярские принадлежности, срок использования которых превышает 12 месяцев, могут:
- учитываться в составе запасов по стоимостному критерию, если организация применяет ПБУ 6/01 (абз. 4 п. 4 ПБУ 6/01, письмо Минфина России от 02.03.2021 № 07-01-09/14384), но к ним не применим п. 2 ФСБУ 5/2019, поскольку они запасами не являются, а только учитываются в составе запасов;
- списываться в расходы при приобретении, если отнесены к несущественной группе активов (п. 5 ФСБУ 6/2020 или рекомендация Фонда "НРБУ "БМЦ" Р-100/2019-КпР при применении ПБУ 6/01);
учитываться в составе основных средств, если организация по учетной политике не применяет абз. 4 п. 4 ПБУ 6/01 или п. 5 ФСБУ 6/2020.
Налоговый учет
Согласно НК РФ затраты на канцтовары относятся не к материальным, а к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако тот факт, что канцтовары явно имеют материальную сущность и по своей сути являются запасами, не позволяет списывать затраты на их приобретение единовременно в момент покупки. Таким образом, затраты на приобретение канцтоваров следует учитывать в расходах аналогично затратам на приобретение сырья и материалов, т. е.:
- принимать к учету исходя из цены приобретения (за минусом НДС к вычету и акцизов) и иных связанных с их приобретением затрат (в частности, расходов на транспортировку) (п. 2 ст. 254 НК РФ);
- включать в расходы по мере передачи в использование;
- при списании применять один из методов оценки, установленный учетной политикой, согласно п. 8 ст. 254 НК РФ (по стоимости единицы запасов, по средней стоимости, по стоимости первых по времени приобретений (ФИФО)).
Сумма НДС при покупке канцтоваров принимается к вычету в общеустановленном порядке на основании счета-фактуры поставщика (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
В программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации"
Для учета канцтоваров, предназначенных для управленческих нужд, если организация в отношении них применяет п. 2 ФСБУ 5/2019, используются документы:
- "Поступление (акты, накладные, УПД)" – для отражения поступления в БУ и НУ и списания стоимости канцтоваров для управленческих нужд в момент покупки в БУ (в справочнике "Номенклатура" для запасов для управленческих нужд, которые в бухучете списываются в момент приобретения, следует указывать вид номенклатуры "Малоценное оборудование и запасы");
- "Поступление доп. расходов" – для включения в стоимость дополнительных расходов на приобретение;
- "Расход материалов" – для отражения передачи в использование и списания стоимости канцтоваров в БУ для управленческих нужд или в БУ и НУ для производственных нужд.
В этой статье рассматривается учет канцтоваров, срок использования которых не превышает 12 месяцев и которые предназначены для управленческих или производственных нужд.
Канцтовары со сроком использования более 12 месяцев (вне зависимости от предназначения – для управленческих или производственных нужд) учитываются в программе аналогично канцтоварам для управленческих нужд со сроком использования не более 12 месяцев, в отношении которых организация применяет п. 2 ФСБУ 5/2019. Точно так же учитываются любые другие малоценные активы, которые по стоимостному критерию или критерию существенности не включаются в состав основных средств.
Пример
02.08.2021 организация ООО "АвтоТех" приобретает у поставщика ООО "АШАН" канцтовары:
- бумагу для офисной техники SvetoCopy (для управленческих нужд) – 100 шт. на общую сумму 24 000,00 руб. (в т. ч. НДС 20 % – 4 000,00 руб.);
- карандаш механический ICO Golf 0,5 мм (для производственных нужд) – 200 шт. на общую сумму 12 000,00 руб. (в т. ч. НДС 20 % – 2 000,00 руб.).
Доставка канцтоваров осуществляется организацией ООО "Техпроект".
Сумма доставки до склада ООО "АвтоТех" составляет 3 600,00 руб. (в т. ч. НДС 20 % – 600,00 руб.). Стоимость доставки включается в фактическую стоимость канцтоваров.
03.08.2021 закупленные канцтовары переданы в использование:
- бумага для офисной техники SvetoCopy – 50 шт. (в подразделение "Администрация");
- карандаш механический ICO Golf 0,5мм – 100 шт. (в подразделение "Инженерно-технический отдел").
По учетной политике организации затраты на приобретение запасов для управленческих нужд в бухгалтерском учете включаются в расходы в момент их приобретения согласно п. 2 ФСБУ 5/2019. Организация использует общую систему налогообложения, применяет метод начисления и ПБУ 18/02 (балансовый метод).
Обратитесь к нам за консультацией, и наши специалисты помогут вам
Получить консультацию
1. Учет поступления канцтоваров
1.1 Приняты к учету канцтовары для производственных нужд
1.2 Приняты к учету канцтовары для управленческих нужд
1.3 Учтена в расходах в БУ стоимость канцтоваров для управленческих нужд
1.4 Учтен входной НДС
Документ "Поступление (акт, накладная, УПД)".
- Раздел: Покупки – Поступление (акты, накладные, УПД).
- Кнопка Поступление, вид операции документа – "Товары (накладная, УПД)".
- В поле Склад выберите склад, где будут храниться канцтовары до передачи их в использование (если учет в программе ведется по складам).
- По ссылке в поле Расчеты проверьте счета учета расчетов, сроки расчетов с контрагентом, способ зачета аванса.
- По кнопке Добавить заполните табличную часть документа:
- в колонке Номенклатура выберите из справочника "Номенклатура" (при необходимости добавьте новые элементы) приобретенные канцтовары:
- для управленческих нужд – с видом номенклатуры "Малоценное оборудование и запасы" (в форме элемента в блоке "Малоценное оборудование и запасы" переключатель "Порядок использования" установите в положение "До износа");
- для производственных нужд – с видом номенклатуры "Материалы";
- в колонке Счет учета:
- для канцтоваров для производственных нужд укажите счет учета (10.01 "Сырье и материалы");
- для канцтоваров для управленческих нужд по ссылке откройте форму "Счета учета" и укажите счет затрат, на который списывается стоимость канцтоваров в бухгалтерском учете (26 "Общехозяйственные расходы"), и аналитику к нему (статья затрат с видом расхода "Прочие расходы" и подразделение (если учет в программе ведется по подразделениям));
- заполните остальные колонки – укажите количество, цену, ставку НДС.
- в колонке Номенклатура выберите из справочника "Номенклатура" (при необходимости добавьте новые элементы) приобретенные канцтовары:
- Кнопка Провести.
По кнопке 
посмотрите результат проведения документа.
Канцтовары для производственных нужд ("Карандаш механический") оприходованы на счет 10.01 "Сырье и материалы".
Канцтовары для управленческих нужд ("Бумага для офисной техники") оприходованы на счет 10.21 "Малоценное оборудование и запасы" и их стоимость в бухгалтерском учете сразу списана на расходы в соответствии с учетной политикой организации и п. 2 ФСБУ 5/2019. В налоговом учете стоимость канцтоваров для управленческих нужд включается в расходы в обычном порядке в момент передачи их в использование.
1.4 Входной НДС принят к вычету
Документ "Счет-фактура полученный".
- Заполните поля Счет-фактура № и от в документе поступления, нажмите кнопку Зарегистрировать или проведите документ поступления. Автоматически будет создан документ Счет-фактура полученный, его поля будут заполнены данными из документа-основания, а в форме документа-основания появится ссылка на созданный документ.
- По ссылке откройте документ Счет-фактура полученный. Проверьте заполнение полей документа и установленный флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения. Если флажок снять, то вычет отражается регламентным документом Формирование записей книги покупок.
- Кнопка Записать и закрыть.
По кнопке посмотрите результат проведения документа.
2. Учет доставки канцтоваров
2.1 Учтены дополнительные расходы (доставка) на приобретение канцтоваров (для производственных нужд)
2.2 Учтены дополнительные расходы (доставка) на приобретение канцтоваров (для управленческих нужд)
2.3 Учтен входной НДС
2.4. Учтена в расходах в БУ стоимость доставки канцтоваров для управленческих нужд
Документ "Поступление доп. расходов" (создается на основании документа поступления).
- Раздел: Покупки – Поступление (акты, накладные, УПД).
- Выделите в списке документ-основание (Поступление (акт, накладная, УПД)).
- Кнопка Создать на основании, выберите Поступление доп. расходов.
- По ссылке в поле Расчеты проверьте счета учета расчетов, сроки расчетов с контрагентом, способ зачета аванса.
- На закладке Главное укажите:
- в поле Сумма – стоимость доставки;
- ставку НДС;
- в поле Способ распределения – способ, в соответствии с которым будет распределяться сумма дополнительных расходов – пропорционально сумме или количеству.
- На закладке Товары:
- табличная часть заполняется автоматически на основании данных документа поступления по кнопке Заполнить – Заполнить по поступлению. При проведении документа сумма доставки включается в фактическую стоимость канцтоваров в соответствии со способом распределения, указанным на закладке "Главное". Если на закладке "Товары" вручную указать суммы в колонках Доп. расходы и НДС, то проводки будут сформированы с учетом этих сумм.
- Кнопка Провести и закрыть.
По кнопке посмотрите результат проведения документа.
2.4 Входной НДС принят к вычету
Документ "Счет-фактура полученный".
- Заполните поля Счет-фактура № и от в документе поступления услуг, нажмите кнопку Зарегистрировать или проведите документ поступления. Автоматически будет создан документ Счет-фактура полученный, его поля будут заполнены данными из документа-основания, а в форме документа-основания появится ссылка на созданный документ.
- По ссылке откройте документ Счет-фактура полученный. Проверьте заполнение полей документа и установленный флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения. Если флажок снять, то вычет отражается регламентным документом Формирование записей книги покупок.
- Кнопка Записать и закрыть.
По кнопке посмотрите результат проведения документа.
3. Передача канцтоваров в использование
3.1 Учтена в расходах в БУ и в НУ стоимость канцтоваров для производственных нужд, переданных в использование
3.2 Отражена передача в использование канцтоваров для управленческих нужд
3.3 Учтена в расходах в НУ стоимость канцтоваров для управленческих нужд, переданных в использование
Документ "Расход материалов".
- Раздел: Склад – Расход материалов (Требования-накладные).
- Кнопка Создать.
- В поле Вид операции выберите "Использование материалов".
- Заполните поле Склад и укажите Цель расхода материалов для заполнения печатной формы.
- По ссылке в поле Счет затрат откройте форму "Счета затрат" и установите переключатель Указывается: в положение "В списке", по кнопке ОК сохраните изменения. После этого в табличной части на закладке Материалы появится колонка Счет затрат.
- На закладке Материалы табличную часть заполните по кнопке Добавить:
- выберите списываемые канцтовары, проверьте счет учета и списываемое количество;
- в колонке Счет затрат по ссылке откройте одноименную форму и укажите счет затрат, на который списываются канцтовары (счет 26 "Общехозяйственные расходы" – для управленческих нужд, счет 25 "Общепроизводственные расходы" – для производственных нужд), и аналитику к нему – подразделение и статью затрат с видом расхода "Прочие расходы".
- Кнопка Провести.
По кнопке посмотрите результат проведения документа.
Стоимость канцтоваров для производственных нужд отнесена на расходы в бухгалтерском и налоговом учете.
Стоимость канцтоваров для управленческих нужд отнесена на расходы только в налоговом учете, поскольку в бухгалтерском учете стоимость была включена в расходы в момент приобретения.
Поскольку в бухгалтерском и налоговом учете стоимость канцтоваров для управленческих нужд списывается в расходы в разные моменты времени (в бухгалтерском учете – в момент приобретения, в налоговом учете – в момент передачи в использование), в соответствии с ПБУ 18/02 в оценке этих канцтоваров в момент списания стоимости в бухгалтерском учете возникнет временная разница и соответствующий ей отложенный налоговый актив (ОНА), который будет погашен в момент списания стоимости в налоговом учете. Если списание стоимости канцтоваров в бухгалтерском и налоговом учете произошло в пределах одного месяца, признание и погашение ОНА в учете не отразится.
.png)
