Содержание
- Какими полномочиями должен обладать сотрудник для работы с ПД
- Что обязательно должно присутствовать в системе перед созданием ПД
- Доступные способы загрузки платежных документов
- Как создать платежный документ вручную: пошаговый алгоритм
- Структура формы добавления нового платежного документа
- Как заполнить вкладку «Сведения о плательщике и исполнителе услуг»
- Как заполнить вкладку «Расчет размера платы и перерасчеты»
- Особенности внесения перерасчетов
- Вкладки «Справочная информация» и «Рассрочка»
- Сохранение черновика и автоматическая генерация идентификатора
- Как опубликовать начисления в системе
- Итоговые рекомендации
1. Какими полномочиями должен обладать сотрудник для работы с ПД
Право на внесение платежных документов в ГИС ЖКХ получает сотрудник, наделенный ролью «Уполномоченный специалист организации». Однако одной этой роли недостаточно.
Обязательное условие:
специалисту дополнительно необходимо назначить право доступа под названием «Ведение реестра платежных документов». Настройкой и выдачей прав занимается сотрудник с ролью «Администратор организации».
2. Что обязательно должно присутствовать в системе перед созданием ПД
До того как начинать формировать платежные документы, следует проверить, что в ГИС ЖКХ уже выполнены все перечисленные ниже подготовительные мероприятия. Отсутствие хотя бы одного пункта сделает невозможным добавление ПД.
- В «Реестре договоров управления» загружен и активен договор управления на нужный многоквартирный дом, причем в этот договор включены все коммунальные и дополнительные услуги.
- В «Реестре объектов жилищного фонда» присутствуют полные данные об объекте — как о самом доме, так и о каждом жилом или нежилом помещении.
- В «Реестре лицевых счетов» содержатся сведения о лицевых счетах, открытых на соответствующий объект.
- Если в доме смонтированы приборы учета потребляемых ресурсов, информация о них должна находиться в «Реестре приборов учета».
- Администратор организации через меню «Администрирование» → «Платежные реквизиты» должен загрузить банковские реквизиты, по которым жители будут перечислять плату за услуги.
3. Доступные способы загрузки платежных документов
ГИС ЖКХ предлагает пользователям три варианта наполнения данными о платежных документах.
Вариант первый — ручное заполнение. Уполномоченный специалист открывает личный кабинет, переходит к форме создания ПД и последовательно вносит все реквизиты через интерфейс. Способ удобен при небольшом количестве документов или при точечных корректировках.
Вариант второй — импорт из Excel. Сотрудник предварительно заполняет специальный табличный шаблон в формате Excel, после чего загружает готовый файл в систему. Этот метод существенно ускоряет работу при необходимости массового создания документов.
Вариант третий — загрузка через веб-сервисы. Данный способ предполагает автоматизированный обмен информацией между внешней учетной системой организации и ГИС ЖКХ с использованием программных интерфейсов. В рамках обучения этот вариант подробно не разбирается.
Важное замечание:
внутри одного расчетного периода к одному лицевому счету разрешается добавить несколько платежных документов с отличающимися банковскими реквизитами. Причем для добавления очередного документа необходимо, чтобы ранее созданный ПД уже имел статус «Размещен».
4. Как создать платежный документ вручную: пошаговый алгоритм
Шаг 1. В личном кабинете организации в меню «Оплата ЖКУ» выберите раздел «Платежные документы».
Шаг 2. На открывшейся странице «Реестр платежных документов по лицевым счетам» выберите нужный расчетный период (например, конкретный месяц) и кликните «Найти».
Шаг 3. Найдите требуемый лицевой счет. Для ускорения поиска можно использовать фильтры: номер ЛС, адрес, фамилию собственника.
Шаг 4. В строке с нужным лицевым счетом нажмите на кнопку контекстного меню (обычно изображается тремя вертикальными точками).
Шаг 5. В раскрывшемся перечне выберите «Добавить» → «Текущий платежный документ».
Шаг 6. В открывшейся экранной форме «Создание платежного документа» внесите информацию во все поля, помеченные как обязательные.
Шаг 7. Нажмите кнопку «Сохранить».
5. Структура формы добавления нового платежного документа
Форма «Создание платежного документа» разделена на несколько тематических вкладок:
- «Сведения о плательщике и исполнителе услуг» — основная информация об участниках расчетов.
- «Расчет размера платы и перерасчеты» — детализация начисляемых сумм и корректировок.
- «Справочная информация» — вспомогательные данные, не имеющие статуса обязательных.
- «Сведения о показаниях индивидуальных ПУ» — показания счетчиков (если они установлены).
- «Рассрочка» — информация о предоставленной отсрочке платежа.
- «Неустойки и судебные расходы» — суммы штрафных санкций и судебных издержек.
6. Как заполнить вкладку «Сведения о плательщике и исполнителе услуг»
Данная вкладка содержит несколько информационных секций:
- «Основные сведения» — базовая информация о самом платежном документе.
- «Адрес и плательщик» — данные о расположении недвижимости и лице, ответственном за внесение платы.
- «Информация об исполнителе услуг» — реквизиты организации, оказывающей услуги.
- «Информация для внесения платы получателю платежа» — банковские реквизиты для перечисления средств.
- «Страхование» — данные о страховых полисах (при их оформлении).
- «Дополнительная информация» — прочие сведения.
Процедура добавления получателя платежа:
- Кликните на кнопку «Добавить получателя платежа».
- В появившемся окне «Выбор получателя платежа» отметьте нужные реквизиты из выпадающего списка.
- Нажмите «Найти», затем — «Выбрать».
7. Как заполнить вкладку «Расчет размера платы и перерасчеты»
Данная вкладка объединяет два основных блока.
Первый блок: «Расчет размера платы за содержание и ремонт жилого помещения и коммунальные услуги, взноса на капитальный ремонт». Здесь требуется указать:
- «Объем услуг» — при выборе опции «Прибор учета» в системе должны присутствовать соответствующие сведения о приборе.
- «Тариф/размер платы на кв.м.».
- «Перерасчеты» — заполняются в соседнем блоке.
- «Льготы, субсидии» — указываются только в регионах, где такие льготы не заменены денежными компенсациями.
Второй блок: «Сведения о перерасчетах (доначисления, уменьшения)». Здесь вносятся основание для корректировки и сумма изменения.
Показатели, рассчитываемые автоматически: значения строк «Размер платы за коммунальные услуги», «Всего начислено за расчетный период» и «Итого к оплате за расчетный период» система вычисляет самостоятельно. Поля «Всего начислено за расчетный период» и «Итого к оплате за расчетный период» при необходимости допускают ручную правку.
8. Особенности внесения перерасчетов
- Если перерасчет по какой-либо услуге в текущем периоде производится, необходимо в блоке «Сведения о перерасчетах» указать основание и сумму.
- Если перерасчет по услуге не производится, соответствующую запись следует удалить с помощью кнопки «Удалить» в колонке «Виды услуг».
- Если по какой-либо услуге в документе показывается только перерасчет (без основного начисления), то в блоке расчета платы по данной услуге в графе «Тариф» нужно поставить ноль.
9. Вкладки «Справочная информация» и «Рассрочка»
Вкладка «Справочная информация» не требует обязательного заполнения. По желанию здесь можно добавить:
- расшифровку по видам услуг;
- остаток долга за прошлые периоды;
- сумму внесенного аванса на начало расчетного периода.
Вкладка «Рассрочка» предназначена для фиксации сведений о предоставленной плательщику отсрочке платежа. При необходимости ранее созданную запись можно удалить, нажав «Удалить» в колонке «Вид услуг».
10. Сохранение черновика и автоматическая генерация идентификатора
После того как все обязательные поля формы заполнены, нажмите кнопку «Сохранить». На этом этапе документ получает статус «Проект». Это означает, что он сохранен в системе, но еще не доступен для просмотра посторонним лицам.
Формирование идентификатора. Система автоматически присваивает каждому платежному документу уникальный номер. Пример: 00АА001585-02-6091. Расшифровка: первые 13 знаков — это идентификатор жилищно-коммунальной услуги, который был сгенерирован при создании лицевого счета. Последние 4 цифры — порядковый номер платежного документа (в примере 6091 — первый документ за сентябрь 2016 года).
11. Как опубликовать начисления в системе
Чтобы разместить информацию о платежном документе в ГИС ЖКХ и сделать ее общедоступной, следуйте инструкции ниже.
Публикация одного ПД:
- На странице «Реестр платежных документов по лицевым счетам» отыщите нужный лицевой счет.
- В столбце «Идентификатор платежного документа» кликните на кнопку контекстного меню.
- В раскрывшемся списке выберите «Разместить информацию о начислениях».
- Подтвердите действие, нажав «Да» в диалоговом окне.
После этого статус документа сменится на «Размещен».
Массовая публикация:
Если требуется разместить все платежные документы, отображаемые в результатах поиска, достаточно нажать кнопку «Разместить информацию о начислениях» (находится в верхней либо нижней части таблицы). Система выполнит публикацию всех ПД, попавших в текущую выборку.
12. Итоговые рекомендации
Корректное и своевременное наполнение ГИС ЖКХ платежными документами является прямой обязанностью управляющих организаций, товариществ собственников жилья и жилищных кооперативов. Строгое соблюдение описанного порядка, аккуратное заполнение всех разделов формы и своевременная публикация начислений гарантируют прозрачность взаиморасчетов с собственниками, позволяют избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов и минимизировать количество ошибок в квитанциях. Перед массовым созданием документов настоятельно рекомендуется перепроверить выполнение всех предварительных условий (наличие действующего договора управления, загруженных лицевых счетов, данных о приборах учета и банковских реквизитов). Для ускорения работы при большом количестве лицевых счетов целесообразно использовать массовую загрузку через Excel-шаблоны, что существенно сократит временные затраты.
