Содержание
-
Первый вариант учета ГСМ: без задействования путевых листов
-
Второй вариант учета ГСМ: с оформлением путевых листов
-
Итоговые рекомендации
1. Первый вариант учета ГСМ: без задействования путевых листов
Данная методика применяется предприятиями, которые ведут расчет расхода топлива во внешних специализированных системах (например, в программных комплексах мониторинга транспорта), а в 1С отражают лишь итоговые показатели.
В рамках этого подхода ГСМ учитываются на балансовом счете 10.03.1, имеющем наименование «Топливо на складских помещениях».
Оформление факта приобретения топлива. Зафиксировать поступление горюче-смазочных материалов в программе допустимо двумя способами:
-
Через «Авансовый отчет». Данный путь выбирается, когда сотрудник (как правило, водитель или материально ответственное лицо) приобрел топливо за наличные денежные средства. Документ находится по адресу: «Банк и касса» → «Авансовые отчеты».
-
Через «Поступление (акт, накладная, УПД)». Этот вариант используется при оприходовании ГСМ на основании документов, полученных от контрагента-поставщика. Переход к документу осуществляется через раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)».
Фиксация расхода топлива. Списание ГСМ при данном способе учета производится с помощью документа «Требование-накладная». В интерфейсе программы он называется «Расход материалов» и расположен в разделе «Склад».
При заполнении этого документа пользователь указывает совокупное количество горючего, которое было израсходовано за отчетный промежуток времени (например, за календарный месяц).
Важный нюанс: стоимость, по которой списанные материально-производственные запасы будут отнесены на затраты, зависит от метода оценки МПЗ, закрепленного в учетной политике организации (рисунок 1). Возможны два варианта:
-
«По средней себестоимости» — расчет производится исходя из средневзвешенной цены единицы товара.
-
«По методике ФИФО» — списание осуществляется по стоимости наиболее ранних по времени закупок.
Иллюстрация 1 — Фрагмент настройки учетной политики с выбором алгоритма оценки МПЗ
2. Второй вариант учета ГСМ: с оформлением путевых листов
Эта методика предполагает детализированное ведение учета с фиксацией информации о каждой заправке и каждом рейсе. Горюче-смазочные материалы в данном случае отражаются на счете 10.03.2, который в типовой конфигурации именуется «Топливо, находящееся в баке транспортного средства».
Фиксация приобретения и расхода топлива. В рамках данного подхода ключевыми документами являются два.
Подписывайтесь на наш telegram-канал, и получайте актуальные статьи по бухгалтерскому учету и расчету заработной платы. 
Первичный документ «Путевой лист».
Этот универсальный документ решает две разные задачи.
Задача первая: отражение покупки топлива. Такой сценарий реализуется, когда водитель приобрел горючее на автозаправочной станции, расплатившись наличными деньгами либо банковской картой. В путевом листе фиксируются как количество купленного топлива, так и его цена.
Задача вторая: списание израсходованного топлива. В данном случае в путевом листе отражается исключительно то количество горючего, которое транспортное средство фактически израсходовало за рабочую смену. Данные берутся на основании показаний одометра или в соответствии с утвержденными нормами расхода. Суммовое выражение при таком варианте заполнения не указывается (рисунок 2).
Иллюстрация 2 — Образец заполнения путевого листа в режиме списания топлива (только количественные показатели)
Первичный документ «Поступление (акт, накладная, УПД)».
Эта форма задействуется в ситуациях, когда предприятие получает топливо на автозаправочных станциях с применением топливных карт (смарт-карт). Поставщик по завершении отчетного месяца предоставляет сводные документы, из которых можно узнать общее количество отпущенного горючего и его суммарную стоимость.
На основании этих входящих бумаг сотрудник оформляет в 1С документ «Поступление (акт, накладная, УПД)», приходуя тем самым и количество, и сумму топлива, поставленного за период.
Регламентный пересчет стоимости ГСМ.
Для того чтобы определить фактическую себестоимость горючего, израсходованного за месяц, используется регламентная операция «Корректировка стоимости номенклатуры».
У данного способа есть одна важная особенность, которую необходимо знать: независимо от того, какой метод оценки материально-производственных запасов прописан в учетной политике («по средней» или «по ФИФО»), при использовании путевых листов списание ГСМ всегда происходит по средневзвешенной стоимости (рисунок 3).
В этой регламентной операции пользователь указывает суммарную стоимость топлива, израсходованного за месяц. Количество не указывается, поскольку алгоритм расчета оперирует именно стоимостными, а не количественными показателями.
Иллюстрация 3 — Окно регламентной операции «Корректировка стоимости номенклатуры» в конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3
3. Итоговые рекомендации
Какой из двух описанных способов учета ГСМ следует выбрать конкретному предприятию? Решение принимается исходя из внутренних регламентов организации и того, как организован первичный документооборот.
Первый способ (счет 10.03.1, без путевых листов) отличается простотой и меньшей трудоемкостью. Он оптимален в ситуациях, когда детальная расшифровка расхода топлива по каждой поездке и каждому автомобилю не требуется, а достаточна агрегированная информация за период.
Второй способ (счет 10.03.2, с путевыми листами) является более сложным и требует больше временных затрат от бухгалтера. Однако он обеспечивает максимальную прозрачность учета: позволяет проконтролировать расход топлива по каждому транспортному средству, выявить перерасходы и оперативно принять управленческие решения.
Применяя второй способ, следует помнить: несмотря на настройки учетной политики, оценка списанных ГСМ всегда будет производиться по средневзвешенной стоимости. Метод ФИФО в данном случае не действует.
Регулярное проведение регламентной операции «Корректировка стоимости номенклатуры» является обязательным условием корректного расчета себестоимости топлива при использовании путевых листов.
.png)
