Учет наличных денежных средств и правильное оформление соответствующих первичных документов — обязательный элемент бухгалтерского сопровождения деятельности любой организации. Данное направление работы включает в себя определение предельно допустимого остатка наличности, фиксацию поступлений денег с использованием приходных кассовых ордеров и отражение выбытия средств посредством расходных кассовых ордеров. В настоящей статье подробно рассматриваются все перечисленные операции применительно к работе в программном продукте 1С:Бухгалтерия 8.3.
Содержание
-
Порядок установления и изменения лимита остатка наличных
-
Документальное оформление поступлений наличности (ПКО)
-
Документальное оформление выбытия наличности (РКО)
-
Формирование отчетных форм и проверка кассовых остатков
-
Заключительные положения
1. Порядок установления и изменения лимита остатка наличных
Для организаций, ведущих расчеты наличными денежными средствами, законодательство (Указание Банка России) предусматривает обязанность по расчету и утверждению лимита кассы. Данное требование не применяется в отношении субъектов малого предпринимательства и индивидуальных предпринимателей. Превышение утвержденного лимита не разрешается. При этом хозяйствующий субъект вправе пересматривать размер лимита, к примеру ежемесячно, с обязательным документальным подтверждением таких изменений посредством издания соответствующего приказа руководителя. Несоблюдение указанных требований может стать основанием для привлечения к ответственности налоговыми органами.
Ключевое понятие: Лимит кассы (предельная величина остатка наличности) — это максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе организации по окончании рабочего дня.
Рассмотрим алгоритм фиксации лимита кассы в конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3. Необходимо выполнить следующие шаги:
-
Перейти в раздел «Справочники», подраздел «Предприятие», открыть справочник «Организации».
-
Двойным щелчком открыть карточку нужной организации.
-
В верхней командной панели нажать кнопку «Еще» и выбрать пункт «Лимиты остатка кассы».
В результате открывается форма соответствующего регистра. Для добавления новой записи следует нажать кнопку «Создать». В открывшемся диалоговом окне необходимо указать дату начала действия лимита и его величину — сумму наличных, разрешенную к хранению.
После заполнения реквизитов документ сохраняется нажатием кнопки «Записать и закрыть». Установленный лимит зафиксирован в программе. Данный механизм является периодическим: при необходимости изменения лимита (например, с начала следующего месяца) создается новый документ с актуальной датой и суммой. Все созданные записи доступны для просмотра в журнале.
Для дальнейшей работы с кассовыми операциями предназначен раздел «Банк и касса», подраздел «Касса», в котором доступны следующие журналы и функции:
-
Кассовые документы — создание и редактирование приходных и расходных ордеров;
-
Оплаты платежными картами — учет операций по эквайрингу;
-
Авансовые отчеты — расчеты с подотчетными лицами;
-
Управление фискальным регистратором — операции по закрытию смены, формирование X-отчетов и Z-отчетов;
-
Управление эквайринговым терминалом — настройка параметров терминала.
2. Документальное оформление поступлений наличности (ПКО)
Приходные кассовые ордера формируются в журнале «Кассовые документы» с использованием кнопки «Поступление». Выбор конкретного типа хозяйственной операции осуществляется из раскрывающегося списка, включающего следующие позиции:
-
Поступление оплаты от покупателя
-
Оприходование розничной выручки
-
Возврат неиспользованных сумм подотчетным лицом
-
Получение средств от поставщика (возврат)
-
Снятие наличных с расчетного счета
-
Получение заемных средств от контрагента
-
Получение кредитных средств в банке
-
Погашение займа контрагентом
-
Возврат займа работником
-
Прочие поступления
Рассмотрим особенности заполнения ПКО для каждого типа операций.
Тип операции «Поступление оплаты от покупателя»
При выборе данного типа заполняются следующие поля:
-
«Контрагент» — наименование организации или лица, от которого поступили средства;
-
«Сумма» — величина поступившего платежа;
-
В табличной части обязательно заполняются поля «Договор» и «Способ погашения задолженности».
При проведении документа формируется корреспонденция счетов: Дебет 50.01 — Кредит 62.01, отражающая поступление денег от покупателя.
После проведения документа становится активным блок «Реквизиты печатной формы», где можно указать сведения, подлежащие выводу при печати ордера:
-
«Принято от» — наименование организации-плательщика;
-
«Основание» — реквизиты документа-основания;
-
«Приложение»;
-
«Комментарий».
Печатная форма ПКО (унифицированная форма КО-1) формируется нажатием одноименной кнопки на верхней панели. Документ выводится на печать и передается на подпись уполномоченным лицам.
При наличии подключенного фискального регистратора становится доступной кнопка «Напечатать чек» для формирования кассового чека.
Функционал документа позволяет добавлять неограниченное количество строк в табличную часть. Это требуется, например, для распределения поступившей суммы между несколькими договорами либо различными статьями движения денежных средств. При добавлении строки можно указать иную статью ДДС, например «Прочие поступления». Счет расчетов при этом остается 62.01. Проводки сформируются с распределением сумм по соответствующим аналитическим признакам.
Тип операции «Розничная выручка»
При выборе данной операции заполняются следующие реквизиты:
-
«Склад» — розничная точка, через которую получена выручка;
-
«Сумма» — размер выручки;
-
«Статья ДДС» — выбирается статья «Розничная выручка».
Тип операции «Возврат неиспользованных сумм подотчетным лицом»
Заполнению подлежат:
-
«Подотчетное лицо» — сотрудник, возвращающий неиспользованные авансовые средства;
-
«Сумма» — размер возвращаемых денег.
При проведении формируется проводка Дебет 50.01 — Кредит 71.01.
Тип операции «Получение средств от поставщика (возврат)»
Указываются:
-
«Контрагент» — наименование поставщика, возвращающего средства;
-
«Сумма» — величина возврата;
-
«Договор» — договор с данным поставщиком.
Корреспонденция счетов: Дебет 50.01 — Кредит 60.01.
Тип операции «Снятие наличных с расчетного счета»
Для данного типа достаточно указать вид операции и сумму. Остальные реквизиты заполняются автоматически. Проводка: Дебет 50.01 — Кредит 51 (отражает перемещение денег с расчетного счета в кассу).
Тип операции «Получение заемных средств от контрагента»
Заполняются:
-
«Контрагент» — организация-заимодавец;
-
«Сумма» — величина займа;
-
«Договор» — должен иметь тип «Прочие»;
-
«Статья ДДС» — «Получение кредитов и займов»;
-
«Счета расчетов» — 67.03.
Проводка: Дебет 50 — Кредит 67.03.
Тип операции «Получение кредитных средств в банке»
Аналогична предыдущей, однако в поле «Контрагент» указывается наименование банковской организации (должно быть предварительно внесено в справочник контрагентов).
Тип операции «Погашение займа контрагентом»
Указываются:
-
«Контрагент» — организация-заемщик;
-
«Сумма» — размер возвращаемого займа;
-
«Договор» — с типом «Прочие»;
-
«Счета расчетов» — 58.03 (Выданные займы).
Тип операции «Возврат займа работником»
Заполняется аналогично, однако вместо контрагента выбирается физическое лицо из справочника сотрудников. Проводка: Дебет 50.01 — Кредит 73.01.
Тип операции «Прочие поступления»
Универсальный тип, позволяющий отразить поступление средств по любым счетам и в любой аналитике. Может применяться во всех вышеперечисленных ситуациях.
Подписывайтесь на наш telegram-канал, и получайте актуальные статьи по бухгалтерскому учету и расчету заработной платы. 
При необходимости оприходования валютных средств выбирается счет 50.21 (Касса в валюте). В этом случае становится доступным выбор конкретной валюты. По валютной кассе, аналогично валютным счетам, выполняется переоценка и исчисление курсовых разниц.
3. Документальное оформление выбытия наличности (РКО)
Расходные кассовые ордера создаются в журнале «Кассовые документы» с помощью кнопки «Выдача». Принцип заполнения аналогичен ПКО, но отражает обратные операции. Перечень доступных типов операций включает:
-
Перечисление средств поставщику
-
Возврат денег покупателю
-
Выдача средств под отчет
-
Выплата заработной платы по ведомостям
-
Выплата заработной платы конкретному сотруднику
-
Расчеты с сотрудником по договору подряда
-
Внесение наличных на расчетный счет
-
Возврат займа контрагенту
-
Погашение кредита банку
-
Выдача займа контрагенту
-
Инкассация денежных средств
-
Выплата депонированной зарплаты
-
Выдача займа работнику
-
Прочие расходы
Рассмотрим специфику отдельных типов.
Тип операции «Выплата заработной платы по ведомостям»
Обязательным условием является указание ведомости на выплату заработной платы, которая должна быть предварительно сформирована в системе. В поле «Сумма» проставляется итоговая сумма по ведомости.
Тип операции «Выплата заработной платы конкретному сотруднику»
В отличие от предыдущего типа, здесь указывается конкретный получатель — сотрудник организации. Также обязательно наличие платежной ведомости.
Тип операции «Расчеты с сотрудником по договору подряда»
Заполняется на конкретного получателя. Статья ДДС проставляется автоматически как «Оплата поставщикам (подрядчикам)». Проводка: Дебет 76.10 — Кредит 50.01.
Тип операции «Инкассация денежных средств»
Применяется для перемещения наличности между различными подразделениями (офисами, торговыми точками). Используется счет 57.01.
Тип операции «Выплата депонированной зарплаты»
Депонированная заработная плата представляет собой оплату труда, не полученную сотрудником в установленный в организации срок. Заполняются получатель, сумма и в обязательном порядке указывается ведомость.
Тип операции «Прочие расходы»
Универсальный тип, позволяющий оформить любую расходную операцию.
Печатная форма РКО (унифицированная форма КО-2) формируется непосредственно из документа соответствующей кнопкой.
Функционал программы позволяет создавать документы на основании уже существующих. Из журнала «Кассовые документы» на основании ПКО можно сформировать:
-
Выдачу наличных
-
Отражение начисления НДС
-
Счет-фактуру выданный
На основании РКО создаются:
-
Поступление на расчетный счет
-
Счет-фактура выданный
-
Счет-фактура полученный
Кроме того, ввод кассового документа возможен непосредственно из документов покупки и продажи. Например, из журнала «Реализация» через кнопку «Создать на основании» можно оформить поступление наличных. Из журнала «Поступление» аналогичным образом создается выдача наличных.
4. Формирование отчетных форм и проверка кассовых остатков
В журнале «Кассовые документы» предусмотрена возможность формирования кассовой книги. Для этого необходимо задать отчетный интервал и нажать кнопку «Сформировать». Стандартная печатная форма представляется в виде отчета.
Активация кнопки «Показать настройки» позволяет модифицировать печатную форму путем установки дополнительных флажков:
-
Включать обложку и завершающий лист;
-
Выводить основания кассовых ордеров;
-
Указывать начальный номер нумерации листов кассовой книги.
Контроль остатков денежных средств в кассе может осуществляться двумя основными способами:
-
Кассовая книга — отчет показывает информацию об остатках на начало и конец каждого рабочего дня, а также об оборотах за период.
-
Оборотно-сальдовая ведомость — при формировании отчета за период с указанием счета 50 отображаются начальные и конечные остатки, а также обороты по счету.
5. Заключительные положения
Резюмируя изложенное, можно констатировать, что конфигурация 1С:Бухгалтерия 8.3 содержит весь необходимый инструментарий для ведения кассового учета в строгом соответствии с нормативными требованиями. Система автоматизирует процессы установления лимита кассы, оформления приходных и расходных операций, формирования первичной учетной документации (приходные и расходные ордера, кассовая книга) и контроля кассовых остатков. Широкий спектр типов операций позволяет отразить любую хозяйственную ситуацию, связанную с движением наличных денежных средств. Логичный и понятный интерфейс, а также возможность создания документов на основании уже существующих существенно упрощают работу бухгалтера и снижают вероятность возникновения ошибок.
.png)
