Формирование и печать расчетного листка в программах 1С

Формирование и печать расчетного листка в программах 1С

Расчетный листок — это официальный документ, который организация в обязательном порядке должна предоставлять каждому сотруднику для информирования о составе его заработка за истекший расчетный период. Данный документ содержит полную и детализированную информацию о всех начисленных суммах (оклад, премии, надбавки), примененных налоговых вычетах, а также обо всех произведенных удержаниях (налог на доходы физических лиц, алименты, профсоюзные взносы и прочее). В типовых конфигурациях системы 1С, таких как «Зарплата и управление персоналом» и «Бухгалтерия предприятия», предусмотрены различные способы и формы формирования этого документа, что позволяет специалисту по расчету заработной платы выбрать наиболее удобный и соответствующий требованиям конкретной организации вариант.

Содержание

• Местонахождение инструментов для формирования расчетного листка в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП)»
• Порядок формирования расчетного листка одновременно по нескольким сотрудникам в программе «1С:ЗУП»
• Создание расчетного листка с использованием раздела «Отчеты по зарплате» в «1С:ЗУП»
• Процедура печати и выдачи расчетного листка в «1С:ЗУП»
• Особенности работы с расчетным листком в конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия»

Местонахождение инструментов для формирования расчетного листка в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП)»

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» расчетный листок представляет собой специальную форму, которую можно вывести на печать или сохранить в электронном виде непосредственно из документа «Начисление зарплаты и взносов», а также сформировать в виде отдельного отчета, который так и называется — «Расчетный листок». Вне зависимости от способа формирования, документ содержит детальную расшифровку всех начислений и удержаний по заработной плате конкретного работника за выбранный период времени.

Найти и сформировать расчетный листок в «1С:ЗУП» можно двумя основными путями:

1. Через документ начисления заработной платы. В этом случае расчетный листок создается как печатная форма, жестко привязанная к конкретному документу «Начисление зарплаты и взносов». В такой листок попадут данные только по тем сотрудникам и только те виды начислений, которые присутствуют в выбранном документе. Данный способ очень удобен для оперативной проверки правильности расчетов непосредственно из документа-основания. Его также целесообразно использовать для подготовки листков конкретным работникам в особых ситуациях, например, при увольнении.

2. Через раздел «Отчеты по зарплате». В этом разделе отчет «Расчетный листок» является независимым и настраиваемым. Он позволяет сформировать документы за любой период, с различной группировкой и детализацией, независимо от того, в каком конкретном документе проводились начисления.

Порядок формирования расчетного листка одновременно по нескольким сотрудникам в программе «1С:ЗУП»

В процессе расчета заработной платы часто возникает необходимость проанализировать или распечатать листки сразу для группы сотрудников. Чтобы в «1С:ЗУП» вывести на печать расчетные листки по нескольким работникам прямо из документа начисления, необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. В открытом документе «Начисление зарплаты и взносов» в табличной части, где перечислены сотрудники, необходимо выделить нужных работников. Алгоритм выделения строк здесь аналогичен действиям в стандартных табличных редакторах: можно щелкнуть по одной строке, а затем, удерживая нажатой клавишу Shift, выделить непрерывный блок строк, или, удерживая клавишу Ctrl, выборочно отметить несколько отдельных строк. Для выделения всех строк в таблице используется комбинация клавиш Ctrl+A. Важно отметить, что если по одному сотруднику в документе создано несколько строк с разными видами начислений (например, отдельно строка с окладом и отдельно — с премией), то достаточно выделить любую из этих строк. При формировании листка в него автоматически попадут все начисления по данному работнику из этого документа.
2. После выделения необходимых строк следует нажать кнопку «Расчетный листок», расположенную над табличной частью документа, или выбрать пункт «Еще» -> «Расчетный листок» в меню.
3. Система автоматически сформирует и откроет для просмотра расчетные листки по всем выделенным сотрудникам.

Если же формирование осуществляется через отчет в разделе «Отчеты по зарплате», то для выбора нескольких сотрудников необходимо установить соответствующий отбор в настройках отчета, что будет подробно рассмотрено далее.

Создание расчетного листка с использованием раздела «Отчеты по зарплате» в «1С:ЗУП»

В разделе «Отчеты по зарплате -> Расчетный листок» для формирования итоговых документов доступно несколько видов отчетов:

• «Расчетный листок» — это сводный вариант, который показывает полную финансовую картину по сотруднику за период. Данные по основному месту работы и по совместительству объединяются в одном документе.
• «Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам» — формирует отдельный расчетный документ для каждого места работы сотрудника (основного и по совместительству). Этот вариант удобен для раздельного учета и выдачи листков.
• «Расчетный листок за первую половину месяца» — отражает расчеты, связанные с выплатой аванса. К данному отчету можно перейти через меню «Другие отчеты».

Для каждой из этих форм предусмотрен схожий набор настроек. Наиболее часто используемые параметры вынесены в меню быстрых настроек, которое открывается при нажатии на значок фильтра (воронки) в правом верхнем углу окна отчета.

Подписывайтесь на наш telegram-канал, и получайте актуальные статьи по бухгалтерскому учету и расчету заработной платы.

В быстрых настройках можно задать группировку данных по организациям, подразделениям и, конечно, по сотрудникам. Чтобы сформировать листок для одного конкретного работника, необходимо в поле «Сотрудник» выбрать его фамилию и инициалы из справочника.

Для формирования листков по нескольким сотрудникам одновременно, в группе быстрых настроек необходимо изменить условие отбора в поле «Сотрудник» на вариант «В группе из списка», после чего в открывшемся окне поочередно подобрать из справочника фамилии и инициалы нужных работников.

Чтобы детализировать информацию, отображаемую в расчетном листке (например, показывать или скрывать расшифровку по видам начислений, коды доходов, суммы налогов), следует нажать кнопку «Настройки». В открывшемся окне в простом варианте настройки отчета достаточно отметить галочками те данные, которые необходимо вывести в итоговый документ.

Важным аспектом является отражение в расчетном листке задолженности организации перед работником. Система может показывать эту задолженность по дате начисления или по дате фактической выплаты. Выбор метода зависит от общих настроек программы, применяемых ко всем отчетам. Поясним на примере: заработная плата начислена 30 июня, а выплачена 07 июля.

Если в настройках выбран вариант «По месяцам расчета зарплаты», то в расчетном листке за июнь будет отражена невыплаченная сумма как задолженность, а в листке за июль она будет считаться погашенной.
Если же активен вариант «По данным бухгалтерского учета», то долг будет считаться погашенным только в том расчетном листке, период которого включает дату фактической выплаты (в нашем примере — июльский листок).

После установки всех необходимых настроек переходим непосредственно к формированию:

1. Указываем дату или период. Как правило, это полный календарный месяц. Если указать период в несколько месяцев, то за каждый месяц будет сформирован отдельный расчетный листок. Следует помнить, что начисления аванса в основном отчете «Расчетный листок» не отражаются, для этого используется специальный отчет за первую половину месяца.
2. Нажимаем кнопку «Сформировать».
3. Полученный отчет можно просмотреть на экране, а затем вывести на печать.

Процедура печати и выдачи расчетного листка в «1С:ЗУП»

Согласно требованиям трудового законодательства, расчетный листок должен передаваться работнику не реже одного раза в месяц, непосредственно в день выплаты заработной платы, а также в обязательном порядке — при увольнении. Сформированный в программе документ можно:

• Отправить по электронной почте каждому сотруднику индивидуально или настроить массовую рассылку.
• Распечатать на бумажном носителе для физической передачи под подпись.

При массовой печати бумажных листков, чтобы каждый документ выводился на отдельный лист бумаги, в настройках печати должна быть активирована опция «Не жалеть бумаги» (или аналогичная, в зависимости от версии программы). Для запуска печати необходимо нажать на значок принтера в окне сформированного отчета. Перед отправкой на печать рекомендуется использовать функцию предварительного просмотра, чтобы проверить корректность оформления и количество листов.

Особенности работы с расчетным листком в конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия»

В конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия» расчетный листок также является одним из ключевых зарплатных отчетов. Он формируется на основании данных о начислениях и удержаниях, которые были отражены в соответствующих документах и регистрах программы. Отчет содержит подробную информацию по видам начислений, суммам налога на доходы физических лиц и прочих удержаний за выбранный период.

Найти отчеты по расчетным листкам в «1С:Бухгалтерии» можно в разделе «Зарплата и кадры -> Отчеты по зарплате». Здесь представлены:

• «Расчетный листок» — формируется по итогам месяца при окончательном расчете.
• «Расчетный листок (за первую половину месяца)» — формируется при выплате аванса. Важно: данный отчет будет заполнен только в том случае, если в программе был создан и проведен документ «Начисление зарплаты» с видом операции «Аванс». Если такого документа нет или начисление введено за полный месяц, то отчет за первую половину месяца сформирован не будет.

Аналогично «1С:ЗУП», расчетный листок в бухгалтерской программе может быть сформирован как с разбивкой по рабочим местам (для совместителей), так и в виде сводного документа по всем местам работы сотрудника.

Вид и содержание расчетного листка можно настраивать в соответствии с внутренними правилами компании. Пользователь может включать или исключать определенные виды начислений и удержаний, изменять макет печатной формы, чтобы вывод соответствовал требованиям бухгалтерии.

Например, если в организации используются бумажные расчетные листки и требуется фиксировать факт их получения работником, можно внести изменения в макет документа. Для этого необходимо:

1. Перейти в раздел «Администрирование -> Печатные формы, отчеты и обработки -> Макеты печатных форм».
2. Найти и открыть для редактирования макет с названием «Расчетный лист настраиваемый».
3. Осторожно, не нарушая структуру существующих полей, добавить в пустую область макета необходимую надпись, например, «Расчетный листок получил(а)» и строку для подписи и даты.
4. Сохранить изменения макета.

После этого, при формировании отчета, в расчетном листке появится добавленная надпись. Такой листок можно распечатать в двух экземплярах: один передается работнику, а второй с его подписью и датой получения остается в бухгалтерии в качестве подтверждения исполнения обязанности по информированию.

Таким образом, формирование расчетных листков в системах 1С легко адаптируется под нужды конкретной компании: пользователь может выбрать подходящую форму отчета, настроить уровень детализации и оперативно подготовить полный комплект документов для всех сотрудников.