Оформление универсального передаточного документа (УПД) в программе 1С

Оформление универсального передаточного документа (УПД) в системе 1С — это ежедневная рабочая задача для сотрудника бухгалтерской службы или менеджера, отвечающего за продажи. Данный документ составляется по утвержденной унифицированной форме и дает возможность оформить отгрузку товарно-материальных ценностей либо факт выполнения работ или оказания услуг одним файлом, при этом полностью соблюдая все актуальные требования законодательства. В данном материале будет детально рассмотрено, что представляет собой УПД в контексте работы с 1С, каким образом его правильно сформировать, а также где в программе можно найти уже созданный документ.

Содержание

• Понятие и назначение универсального передаточного документа в системе 1С
• Определение и сущность документа УПД
• В каких ситуациях следует применять УПД
• Какие виды хозяйственных операций можно оформлять с помощью УПД
• Особенности применения УПД, начиная с января 2026 года
• Создание бумажной и электронной версии УПД в 1С
• Актуальный формат УПД 5.03 в системе 1С
• Процедура формирования универсального передаточного документа в 1С
• Местонахождение сформированного УПД внутри программы 1С
• Пошаговая инструкция по созданию нового УПД в 1С
• Внесение изменений и корректировок в универсальный передаточный документ в 1С

Понятие и назначение универсального передаточного документа в системе 1С

В программных продуктах 1С универсальный передаточный документ создается на основе документа, отражающего факт реализации (продажи). В зависимости от конкретного типа хозяйственной операции и используемой конфигурации программы, он может выполнять сразу несколько функций: фиксировать признание выручки и списание себестоимости, отражать перемещение товаров на складе, а также служить основанием для учета налога на добавленную стоимость. Далее будет подробно рассмотрен процесс формирования УПД в наиболее распространенной конфигурации — «1С:Бухгалтерия предприятия».

Подписывайтесь на наш telegram-канал, и получайте актуальные статьи по бухгалтерскому учету и расчету заработной платы.

Определение и сущность документа УПД

Универсальный передаточный документ (УПД) — это специальный вид первичного учетного документа, который объединяет в себе функции товарной накладной (или акта выполненных работ/оказанных услуг) и счета-фактуры. Его основное назначение — единовременно подтвердить сам факт совершения сделки (отгрузки продукции, выполнения работ) и отразить информацию, необходимую для расчета налога на добавленную стоимость. На основании правильно оформленного УПД покупатель (заказчик) получает законное право принять к вычету сумму предъявленного ему НДС.

В каких ситуациях следует применять УПД

Использовать универсальный передаточный документ в системе 1С допустимо для оформления любой операции по реализации, независимо от того, применяется ли к ней обложение налогом на добавленную стоимость.

• Для операций, облагаемых НДС, формируется УПД со статусом «1». В этом случае он одновременно выполняет роль и первичного документа, подтверждающего передачу, и счета-фактуры.
• Для операций, не облагаемых НДС (например, для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения), формируется УПД со статусом «2». В данной ситуации документ выступает исключительно в качестве первичного передаточного документа (накладной или акта).

Существуют случаи, когда применение УПД является не просто удобным, но и обязательным. К примеру, реализация товаров, подлежащих обязательной маркировке или прослеживаемости, должна оформляться строго через электронный универсальный передаточный документ. Это правило распространяется как на плательщиков НДС, так и на тех, кто данный налог не платит.

Какие виды хозяйственных операций можно оформлять с помощью УПД

С помощью универсального передаточного документа допускается оформлять широкий спектр сделок:

• Продажа собственной готовой продукции или товаров, приобретенных для перепродажи.
• Оказание различных услуг и выполнение подрядных работ.
• Передача имущественных прав или прав на использование нематериальных активов.
• Операции, осуществляемые через посредников (комиссионная торговля, агентские схемы).
• Безвозмездная передача товарно-материальных ценностей другим лицам.

Особенности применения УПД, начиная с января 2026 года

Начиная с 2026 года, универсальный передаточный документ (УПД) становится основным и обязательным форматом для электронного оформления операций по реализации. Именно в этой форме будет осуществляться весь электронный документооборот между контрагентами. Новый утвержденный формат электронного документа (ЭДО) 5.03 будет автоматически устанавливаться для всех документов реализации в настройках отправки электронных документов.

Если ранее УПД применялся в основном организациями и предпринимателями — плательщиками НДС, то с 2026 года его использование становится обязательным для всех категорий налогоплательщиков, независимо от наличия обязанности по выделению НДС в расчетах.

С 1 января 2026 года также вступают в силу изменения в порядке заполнения счетов-фактур, что отразится и на форме УПД. При оформлении счета-фактуры (в составе УПД) потребуется указывать две новые группы сведений:

1. В счете-фактуре на реализацию добавляется строка «5б». В ней необходимо будет отражать данные авансовых счетов-фактур, которые продавец выставлял ранее при получении предоплаты от покупателя. Поля «Номер счета-фактуры» и «Дата счета-фактуры» подлежат заполнению непосредственно в счете-фактуре на отгрузку.
2. В счетах-фактурах, выставляемых индивидуальными предпринимателями, в реквизитах продавца вместо номера свидетельства о государственной регистрации требуется указывать ОГРНИП (основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя) и дату его присвоения. Эти данные будут автоматически подгружаться из карточки предпринимателя, заполненной в программе.

Федеральная налоговая служба обращает внимание, что отсутствие указанных новых сведений в счетах-фактурах не будет рассматриваться как грубое нарушение, если это не препятствует идентификации документа и участников сделки налоговым органом (на основании пункта 2 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации). Данное разъяснение предоставляет организациям время для плавной адаптации и обновления рабочих процессов.

Создание бумажной и электронной версии УПД в 1С

Система 1С предоставляет возможность формировать универсальный передаточный документ как в традиционном бумажном виде, так и в современном электронном формате. Обе версии создаются на основании проведенного документа реализации.

• Бумажный вариант УПД формируется с помощью команды «Печать» -> «Универсальный передаточный документ (УПД)» в форме документа. Полученный файл можно распечатать на бумажный носитель для физической передачи контрагенту или сохранить в электронном виде (например, в формате PDF) для отправки по электронной почте. Эту же печатную форму можно вывести и из связанного с реализацией счета-фактуры.

• Электронный УПД применяется в случае, если с контрагентом налажен обмен документами через специализированные сервисы электронного документооборота (ЭДО). Для его использования необходима предварительная настройка и обмен электронными приглашениями между сторонами. Чтобы отправить электронный УПД, в форме документа реализации необходимо нажать на специальный значок «ЭДО». После этого документ можно предварительно просмотреть («Просмотреть электронный документ») или сразу отправить контрагенту («Отправить электронный документ»).

Важное изменение с 2026 года: электронные документы, оформляющие реализацию, можно будет создавать только в форме УПД. Такие привычные форматы, как электронный акт выполненных работ и электронная накладная по форме ТОРГ-12, утратят свое действие. Данное изменение касается исключительно электронного документооборота; бумажные версии актов и накладных по-прежнему можно будет использовать.

Актуальный формат УПД 5.03 в системе 1С

Формат УПД 5.03 — это действующая и актуальная форма универсального передаточного документа, которая поддерживает все ставки налога на добавленную стоимость, применяемые с 2025 года. При условии своевременного обновления конфигурации и платформы 1С, данный формат уже установлен в программе по умолчанию. С 2026 года УПД в формате 5.03 станет единственным допустимым электронным форматом для обмена с контрагентами.

Проверить, какой формат используется для конкретного контрагента, можно в его карточке. Для этого необходимо перейти по ссылке «ЭДО» -> «Настройка отправки документов». В открывшемся окне будет представлен список документов, используемых для обмена, и соответствующие им электронные форматы.

Если в настройках указан устаревший формат, его необходимо изменить вручную. Например, для документа «Реализация товара» в графе «Электронный документ» следует выбрать значение «УПД 5.03 (ЕД -7-26/1032@)».

Обратите внимание: формат электронного счета-фактуры ММВ-7-10/551@ полностью утрачивает силу с 01 января 2026 года.

Процедура формирования универсального передаточного документа в 1С

Формирование УПД в конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия» всегда начинается с создания и тщательного заполнения документа, отражающего продажу. Конкретный вид документа (например, «Реализация товаров» или «Реализация услуг») выбирается в зависимости от предмета сделки.

Местонахождение сформированного УПД внутри программы 1С

В системе «1С:Бухгалтерия» универсальный передаточный документ не создается как отдельный, самостоятельный файл «с нуля». Он всегда формируется на основе данных уже сохраненного и проведенного документа реализации. УПД автоматически агрегирует всю необходимую информацию о совершенной операции: система подтягивает данные о номенклатуре, ценах, количестве, контрагентах и других существенных деталях из исходного документа.

В 1С УПД может быть создан на основе следующих документов:

• Реализация (продажа) товаров.
• Реализация (оказание) услуг (включая операции по передаче прав).
• Реализация (товаров и услуг) — универсальный документ.
• Реализация оборудования.
• Прочие документы, оформляющие реализацию (например, при комиссионной торговле, отгрузке на ответственное хранение или безвозмездной передаче).

Если электронный УПД был успешно отправлен контрагенту, его файл вместе с электронной подписью и сертификатом можно найти в нескольких местах программы:

• В архиве электронного документооборота («Администрирование» -> «Сервис» -> «Архив ЭДО»).
• В специальном рабочем месте «Текущие дела ЭДО». Здесь хранятся все входящие и исходящие электронные документы, рассортированные по папкам в зависимости от требуемого действия (ожидают подписи, отправки, аннулирования и т.д.).

Также всегда можно быстро перейти к электронной версии УПД прямо из формы исходного документа реализации, нажав на кнопку «Еще» и выбрав пункт «Посмотреть электронный документ».

Пошаговая инструкция по созданию нового УПД в 1С

Создать универсальный передаточный документ в «1С:Бухгалтерии» можно двумя основными способами.

1. Непосредственно из документа реализации.
При создании или редактировании документа продажи (например, «Реализация товаров») в нижней части формы необходимо активировать специальный «режим» УПД, установив соответствующий флажок или переключатель. Активация данного режима обычно сопровождается появлением зеленого индикатора или значка, который визуально показывает, что документ теперь будет оформлен в форме универсального передаточного документа.

При этом система автоматически определит необходимый статус документа:

• Если в документе не выделен НДС (например, операция без НДС), сформируется УПД со статусом «2» («Передаточный документ»).
• Если в документе выделен НДС (указана конкретная ставка налога), сформируется УПД со статусом «1» («Счет-фактура и передаточный документ (акт)»). К такому документу реализации автоматически будет зарегистрирован счет-фактура на реализацию с присвоением ему собственного номера и даты, соответствующей дате отгрузки.

2. Через кнопку «УПД» на стартовой странице (так называемом «домашнем экране») программы.
В этом разделе доступны для быстрого создания два наиболее распространенных вида документов: «Реализация товаров» и «Реализация услуг». Переключатель, отвечающий за формирование УПД, здесь уже будет активирован по умолчанию.

Заполнение полей в УПД может несколько отличаться в зависимости от вида реализации. Например, при отгрузке товаров в форме УПД появляются дополнительные разделы для указания сведений о доставке: данные грузоотправителя и грузополучателя, информация о транспортной компании, реквизиты транспортных и сопроводительных документов.

Ответственные лица, которые имеют право подписывать документ со стороны продавца и покупателя, указываются по ссылке «Реквизиты печатных форм и ЭДО». В этом же разделе необходимо указать основания для передачи товаров (выполнения работ). Можно выбрать вариант из стандартного списка (например, «Договор») или ввести произвольный текст, выбрав соответствующий пункт. Например, если отгрузка происходит на основании дополнительного соглашения к договору, указываются его номер и дата, а также реквизиты доверенности лица, принимающего товар.

Внесение изменений и корректировок в универсальный передаточный документ в 1С

Исправление данных, которые уже отражены в сформированном и проведенном УПД, выполняется с помощью специального документа «Корректировка реализации». Этот документ создается строго на основании первоначального документа реализации.

При его заполнении необходимо обратить внимание на ключевые поля:

• Вид операции.

~ «Исправление в первичных документах» — выбирается, если необходимо исправить ошибку, обнаруженную в ранее оформленном документе. В этом случае будет сформирована печатная форма УПД с указанием номера исправления.
~ «Корректировка по согласованию сторон» — выбирается, если изменения вносятся на основании дополнительного соглашения с покупателем (например, изменение цены). При этом будет сформирована печатная форма УКД (универсального корректировочного документа) и отдельное соглашение об изменении стоимости.




• Отражать корректировку.

~ «Во всех разделах учета» — если исправления затрагивают показатели, влияющие на бухгалтерский учет (номенклатуру, количество, цену, ставку или сумму НДС). Это самый распространенный вариант.
~ «Только в учете НДС» — если изменения касаются только показателей, важных для налогового учета по НДС, но не меняющих данные бухгалтерского учета (например, неверно указанный номер ГТД для импортных товаров или код РНПТ для прослеживаемых товаров).
~ «Только в печатной форме» — если требуется исправить сведения, не влияющие ни на бухгалтерский, ни на налоговый учет. Данный вариант доступен только при выборе вида операции «Исправление в первичных документах». Пример: исправление ФИО подписанта, данных транспортной накладной и т.п.


• Далее вносятся непосредственные исправления в данные. Например, если фактически было отгружено 60 единиц товара, а в исходном УПД ошибочно указано 50, в корректировке указывается правильное количество.

После проведения документа «Корректировка реализации» система автоматически сформирует проводки, отражающие изменения в бухгалтерском и налоговом учете (выручка, себестоимость, расчеты с контрагентом, НДС). Исправленный УПД будет зарегистрирован в книге продаж. При печати нового документа в нем будут отражены все данные из первоначального УПД с учетом внесенных изменений, а также номер и дата данного исправления.

Таким образом, программа 1С предоставляет пользователям полноценный и удобный инструментарий для создания, проведения, отправки и корректировки универсального передаточного документа как в бумажном, так и в электронном виде. Своевременное освоение работы с данным документом и переход на актуальные форматы позволит компании плавно и безболезненно адаптироваться к предстоящим изменениям в законодательстве, в частности, к обязательному переходу на электронный УПД.