С 2023 года отчет "СЗВ-ТД", на основании которого формировались электронные трудовые книжки, был отменен. Несмотря на это у работодателей по-прежнему осталась обязанность подавать сведения о трудовой деятельности работников. С 2023 года данные сведения вошли в состав Единого отчета "ЕФС-1", который необходимо сдавать в Фонд пенсионного и социального страхования. Как правильно заполнить новый отчет, в чем его отличия от отчета "СЗВ-ТД" — рассмотрим в данной статье.
Раздел «Сведения о трудовой (иной) деятельности» отчета ЕФС-1 (аналог СЗВ-ТД с 2023 года) заполняют и сдают организации и ИП, у которых есть сотрудники по трудовым договорам и/или исполнители по гражданско-правовым договорам (ГПД).
Отчет по трудовым договорам (в том числе на совместителей и сотрудников работающих дистанционно) необходимо сдавать только в том случае, когда произошло одно или несколько событий:
- Прием/увольнение.
- Подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.
- Приостановление/возобновление договора в связи с мобилизацией.
- Перевод на другую постоянную работу.
- Переименование работодателя.
- Установление (присвоение) новой профессии или квалификации.
- Запрет занимать должность.
Отчитываться необходимо не по всем ГПД, а только по тем, которые перечислены в законе (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996):
- На выполнение работ (оказание услуг).
- Авторского заказа.
- Об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства.
- Издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.
Требование подавать сведения по ГПД было введено с 2023 года. До 2023 года подавать аналогичные сведения по форме "СЗВ-ТД", по исполнителям ГПД было не нужно. Если в организации имеются переходящие договоры, заключенные до 2023 года, то отчитаться по ним необходимо только при их расторжении. Подавать «входящие» данные по всем заключенным договорам на 01.01.2023 нет необходимости.
Сведения о трудовой деятельности не подаются:
- Если не было событий, перечисленных выше. То есть нулевой отчет не подается.
- По другим кадровым мероприятиям, не указанным выше. Например, если был издан приказ о совмещении должностей, на изменение оклада.
- По ГПД на покупку имущества у физического лица или аренду помещения.
- По договорам с самозанятыми (плательщиками НПД), предпринимателями.
Сведения о трудовой деятельности входят с 2023 года в состав Единого отчета "ЕФС-1". Бланк и электронный формат данного отчета утверждены постановлениями Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п и № 246п соответственно.
В рамках отчета по трудовой деятельности (аналог "СЗВ-ТД" до 2023 года) необходимо заполнять и сдавать следующие разделы:
- Титульный лист.
- Подраздел 1 раздела 1 (сведения о физическом лице).
- Подраздел 1.1. раздела 1 (сведения о трудовой деятельности).
Все остальные разделы отчета "ЕФС-1" необходимо заполнять, только при наличии соответствующих сведений. Причем все разделы формы отчета "ЕФС-1" можно заполнять и сдавать по-отдельности. Например, если сотрудник был переведен на другую должность в марте 2023 года, можно сдать подразделы 1 и 1.1 по нему отдельно от раздела 2 (аналог формы 4-ФСС) за 1 квартал.
По всем мероприятиям 2022 года, необходимо отчитываться по старой форме отчета "СЗВ-ТД" в прежние сроки. Например, если сотрудник был уволен 30 декабря 2022 года — необходимо сдать отчет "СЗВ-ТД" не позднее 9 января 2023 года. А если сотрудник был переведен на другую должность 20 декабря 2022 года, отчитаться по данному мероприятию необходимо на позднее 16 января 2023 года (с учетом переноса).
Сдавать отчет в электронной форме необходимо, если в организации или ИП более 10-ти работников (в том числе по ГПД). Если в организации или у ИП 10-ть работников и меньше, то можно отчитываться или в электронной форме, или в бумажной форме (ст. 8 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996). Отчет в бумажной форме можно сдавать лично, через уполномоченного представителя или по почте ценным письмом с описью вложения.
Отчет необходимо сдавать в Фонд пенсионного и социального страхования (Социальный фонд, СФР) по месту регистрации. Если у организации имеются обособленные подразделения, которые имеют свой счет в банке и сами выплачивают вознаграждения работникам, то отчет "ЕФС-1" по таким подразделениям необходимо подавать отдельно, по месту регистрации обособленного подразделения.
Сроки сдачи подразделов 1 и 1.1 формы отчета "ЕФС-1" зависят от мероприятия, которое отражено в отчете (п. 5, 6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996). Информация о крайних сроках сдачи отчета представлена в таблице.
Если крайний срок сдачи отчета выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, отчет можно сдать в ближайший следующий за ним рабочий день (ст. 193 ГК РФ). Например, если сотрудник был принят на работу 13 января 2023 года, то отправить отчет необходимо не позднее 16 января 2023 года.
Когда отчет сдается при увольнении сотрудника, то кроме самого увольнения необходимо указать все предыдущие кадровые мероприятия, которые раннее не подавались в отчете.
Например если сотрудник переведен на другую должность 9 января 2023 года, а 30 января 2023 года уволен. На дату увольнения сведения о переводе еще не подавались, так как срок их подачи — 27 февраля 2023 (с учетом переноса). Следовательно в сведениях об увольнении сотрудника, которые необходимо сдать не позднее 31 января 2023 года, необходимо отразить также и сведения о переводе.
Титульный лист
На титульном листе формы отчета "ЕФС-1" необходимо заполнить общие данные об организации или ИП.
- В качестве регистрационного номера, пока новый фонд отлаживает работу, необходимо указывать имеющийся регистрационный номер в ПФР.
- Коды статистики, ОКФС, ОКОГУ и ОКПО обязательны для заполнения только для госучреждений при предоставлении сведений в подразделе 1.3 формы отчета "ЕФС-1".
- Раздел «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения» необходимо заполнять, только в том случае, если подается корректировка за правопреемника.
Подраздел 1 раздела 1
Данный подраздел содержит данные конкретного сотрудника (исполнителя по ГПД), по которому подаются сведения о трудовой (иной) деятельности. Необходимо заполнить столько подразделов 1 и 1.1 раздела 1 — по скольким работникам подаются сведения.
Кроме обычных данных, таких как ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, с 2023 года обязательно необходимо указать статус застрахованного лица в РФ (код статуса застрахованного лица) и гражданство (код страны в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира).
Коды статусов застрахованного лица (п. 3.6 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).
Подраздел 1.1 раздела 1
В первом блоке (он расположен до таблицы) отражаются сведения о подаче заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или отказе от нее (о предоставлении сведений о трудовой деятельности). Необходимо проставить дату подачи заявления по соответствующей строке. Данный блок необходимо заполнять только по основным сотрудникам. На совместителей и исполнителей по ГПД сведения о подаче заявления заполнять не нужно, так как они не предоставляют такое заявление.
Второй блок (таблица) — сведения о трудовой деятельности — содержит данные о кадровых мероприятиях, формирующие электронные трудовые книжки, или о заключении/прекращении ГПД.
Порядок заполнения сведений о трудовой деятельности
Нормативная база:
- Разд. 4 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.
- Таблица 10 Приложения к постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 246п.
Коды для заполнения сведений о трудовой деятельности
Код наименования мероприятия.Нормативная база: п. 4.4 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.
Коды видов договоров гражданско-правового характера
Нормативная база: п. 4.7 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.
Коды основных причин увольнения
Нормативная база: Приложение к Порядку заполнения ЕФС-1.
Как подать отмену или корректировку
За не сданные сведений о трудовой деятельности (подраздел 1.1 отчета "ЕФС-1"), а также не своевременную сдачу или ошибки в отчете наказание понесет должностное лицо, ответственное за сдачу данного отчета (не работодатель). Как правило, данным лицом является руководитель организации. Возможные санкции: предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 руб. (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ).
Штраф, на первый взгляд, небольшой, но за ним могут последовать более серьезные последствия. Фонд передает информацию в трудовую инспекцию, и та в свою очередь может заинтересоваться работодателем и как следствие начать выявлять различные нарушения трудового законодательства.
Сервис "1С:Отчетность" поможет избежать возможных ошибок при сдаче отчета "ЕФС-1":- Проверит отчет перед отправкой по алгоритмам СФР и выдаст список ошибок. Отчет необходимо отправлять только после исправления данных ошибок.
- Заполнит отчет кадровыми мероприятиями за нужный период, если кадровый учет ведется в программном продукте 1С. Останется только проверить и отправить отчет.
.png)
