Новый отчет ЕФС-1 в программе 1С Зарплата и управление персоналом с 2023 года

"ЕФС-1" — сокращенное название нового отчета в объединенный фонд СФР. Аббревиатура "ЕФС" расшифровывается как «единая форма сведений». Единая — потому, что содержит в себе аналоги нескольких отчетов, которые сдавали за 2022 год и ранее.

Отчет "ЕФС-1" объединяет в себе отчеты:

• 4-ФСС.
• СЗВ-ТД.
• СЗВ-СТАЖ.
• ДСВ-3.

Аналога отчета "СЗВ-М" в новой форме "ЕФС-1" нет. Аналог формы отчета "СЗВ-М" с января 2023 года нужно сдавать в ФНС. Это новый ежемесячный отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах». ФНС будет передавать полученные о работниках данные в СФР (п. 7 ст. 431 НК РФ в ред. с 01.01.2023).

Форма отчета "ЕФС-1" действует с 1 января 2023 года. Поэтому за периоды до 2023 года необходимо отчитываться и подавать корректировочные отчеты по прежним формам, а начиная с 2023 года — по новой форме отчета "ЕФС-1". Например, если сотрудник был принят на работу 30 декабря 2022 года, необходимо сдать по нему отчет "СЗВ-ТД" не позднее 9 января 2023 года по старой форме. А если прием состоялся 9 января 2023 года, необходимо подать отчет уже по новой форме "ЕФС-1" (ст. 15 Закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ).

Единая форма отчета "ЕФС-1" утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п. Документ опубликован 20 декабря 2022 года.

Официальное полное название отчета "ЕФС-1": «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

ЕФС-1 сдают организации и ИП, у которых есть:

• Сотрудники по трудовым договорам.

и/или

• Исполнители по гражданско-правовым договорам (ГПД) на выполнение работ (оказание услуг), передачу прав на произведения; авторского заказа (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).

Сдавать отчет "ЕФС-1" необходимо в СФР по месту регистрации компании или ИП. В большинстве случаев адреса СФР совпадут с адресами ПФР. Список адресов единого фонда уже появился на официальном сайте СФР.

Отчет "ЕФС-1" необходимо сдавать отдельно за обособленное подразделение (ОП), по месту регистрации обособленного подразделения, только если обособленное подразделение самостоятельно начисляет и выплачивает зарплату сотрудникам и имеет свой расчетный счет. Если у организации обычное обособленное подразделение без своего расчетного счета, отдельно отчитываться по такому ОП не нужно: все сведения за сотрудников подразделения необходимо отражать в общем отчете по организации.

Обязательно сдавать отчет "ЕФС-1" в электронном виде необходимо организациям и ИП, у которых более 10 работников (включая исполнителей по ГПД) в текущем отчетном периоде.

Если у организации или ИП работников 10 или менее 10, отчет "ЕФС-1" можно сдать как в электронном, так и бумажном варианте лично, через представителя или отправить почтой (ст. 8 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).

Намного удобнее и надежнее сдавать отчетность в электронном варианте. Сервис "1С:Отчетность" проверит отчетность перед отправкой, покажет ошибки, из-за которых отчет не будет принят. Всегда можно проверить удаленно статус обработки отправленного отчета, отправленный отчет был принят или же его отклонили.

Отчет "ЕФС-1" состоит из двух разделов:

• Первый раздел содержит сведения персонифицированного учета.
• Второй раздел содержит сведения о расчетах по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Каждый раздел включает в себя подразделы, которые, по сути, заменяют одну из действовавших в 2022 году форм отчетности: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Какие сведения отражаются в каждом подразделе отчета "ЕФС-1", когда их нужно заполнять и как эти разделы соотносятся со старыми формами отчетности — представлено в таблице.

В обязательном порядке необходимо сдавать аналог формы отчета "4-ФСС". В отчете "ЕФС-1" это раздел 2, подразделы 2.1 и 2.3. Остальные листы отчета "ЕФС-1" заполняются и сдаются только при наличии соответствующих сведений.

Особенность отчета "ЕФС-1" в том, что его можно сдавать не целиком, а по разделам и даже подразделам. Каждый подраздел заменяет действовавшую в 2022 году форму отчета: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Поэтому отчетный период и сроки сдачи у каждого подраздела отчета "ЕФС-1" разные.

Когда необходимо сдавать конкретный раздел отчета "ЕФС-1", представлено в таблице.

Сроки сдачи отчета "ЕФС-1" в 2023 году по разделам для коммерческих организаций и ИП

За все периоды до 2023 года, в том числе за декабрь 2022 года, 4 квартал 2022 года и весь 2022 год, необходимо отчитываться по тем формам и в те сроки, которые действовали в этот период. Это правило действует и для корректировочных отчетов. Например, если в 2023 году была выявлена ошибка в отчете "4-ФСС" за полугодие 2022 года, то необходимо сдать уточненный отчет по форме, которая действовала за тот период, за который сдается корректировочный отчет.

Формально за 2022 год необходимо отчитываться уже в новый объединенный фонд - СФР. Но фактически не все новые офисы еще могут быть готовы принимать отчеты — в этом случае необходимо сдать отчет по старому адресу.

Подробный порядок заполнения разделов отчета "ЕФС-1", которые с 2023 года заменяют отчеты "СЗВ-ТД", "4-ФСС", "СЗВ-СТАЖ", будет рассмотрен в отдельных статьях. В данной статье рассмотрены отличия новой формы отчета "ЕСФ-1" от отчетов старых версий.

Титульный лист

• Коды статистики обязательны для заполнения только госучреждениями при представлении подраздела 1.3 раздела 1.
• В течение 2023 года, пока СФР отлаживает свою работу, необходимо указывать регистрационный номер страхователя в ПФР.

Раздел 1

В данном разделе отчета "ЕФС-1" кроме обычных для отчета "СЗВ-ТД" сведений о сотруднике (СНИЛС, ИНН, ФИО, дата рождения), нужно указать новые сведения (п. 3.1.6 и 3.1.7 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1):

• Код категории застрахованного лица, который зависит от его статуса в РФ. Коды приведены в Порядке заполнения подраздела. Так, для граждан Российской Федерации предусмотрен код «ГРФ».
• Код гражданства работника из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ).

Подраздел 1.1 раздела 1 (СЗВ-ТД)

- С 2023 года данный подраздел необходимо подавать не только на работников по трудовым договорам, но и на исполнителей по договорам ГПХ, с выплат которым начисляются страховые взносы. Это договоры на выполнение работ (услуг), авторского заказа, передачу прав на произведения. По остальным ГПД, например на аренду имущества у физического лица, подавать сведения не нужно.

По договорам ГПХ, заключенным до 01 января 2023 года и переходящим на 2023 год, первый раз нужно будет отчитаться только при их прекращении.

• При увольнении сотрудника необходимо указывать также код причины увольнения (п. 3.2.8 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1).

Подраздел 1.2 (СЗВ-СТАЖ)

В отличие от отчета "СЗВ-СТАЖ" данный подраздел нужно заполнять не на всех работников, а только на тех, у кого есть особенности в исчислении пенсионного стажа. Например, на сотрудников, которые:

• Находились в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет.
• Брали отпуск за свой счет.
• Отстранялись от работы или простаивали.
• Выполняли работу с правом на повышенную или досрочную пенсию (п. 1.6 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1).

Подраздел 1.3 (СИоЗП)

Данный подраздел сдают только госучреждения, причем не все, а только с определенными видами деятельности. Перечень таких видов деятельности устанавливает Минтруд. По сравнению с действующей в 2022 году формой "Сбора информации о зарплате работников госучреждений" для большинства сведений установлены кодовые обозначения.

Раздел 2 (4-ФСС)

Данный раздел практически не отличается от старой формы отчета "4-ФСС". Изменения следующие:

• Вместо численности физических лиц, в пользу которых производятся выплаты, необходимо указывать численность работающих застрахованных лиц по обязательному страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний.
• В расчет сумм взносов (подраздел 2.1) вернули графу «На начало отчетного периода».
• Убрали сведения о численности пострадавших в связи со страховыми случаями (табл. 3 старой формы отчета "4-ФСС").

Законодательство не устанавливает, какие конкретно сотрудники ответственные за подготовку и сдачу отчета "ЕФС-1" — данная обязанность, это обязанность страхователя в целом. Поэтому руководитель самостоятельно решает, кто из его сотрудников ответственен за подготовку нового отчета "ЕФС-1". Как и при заполнении прежних форм отчетов возможны два основных варианта.

1. Возложить обязанность сдавать весь отчет на одного сотрудника (главного бухгалтера, бухгалтера по зарплате и т.д.). В небольших организациях это оптимальный, а зачастую — единственно возможный вариант.
2. Разделить зоны ответственности между разными сотрудниками. Поскольку отчет включает в себя разные отчеты, можно возложить заполнение подраздела 1.1 (аналог СЗВ-ТД), 1.2 и 2 (аналог СЗВ-СТАЖ) на кадровика. А заполнение остальных разделов — на бухгалтера. Такое разделение возможно благодаря тому, что каждый раздел формы можно подготовить и сдать отдельно в свой срок.

Чтобы зафиксировать обязанность конкретных сотрудников сдавать отчет "ЕФС-1" или отдельные разделы формы, необходимо издать приказ в произвольной форме и ознакомить с ним сотрудников. Если требуется, необходимо внести изменения в должностные инструкции и трудовые договоры, составить дополнительные соглашения к трудовым договорам.

За ошибки при заполнении и нарушение сроков сдачи разных разделов отчета "ЕФС-1" предусмотрено различное наказание. Размеры санкций можно посмотреть в таблице.

Если отчет был сдан в бумажном варианте, а было необходимо сдать в электронном виде, штраф составит 1000 рублей (п. 2 ст. 8 и ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

С 2023 года есть возможность избежать штрафов за ошибки в сведениях персучета (раздел 1, подразделы 1.1, 1.2, 2 и 3 формы отчета "ЕФС-1"), если будут сданы уточненные сведения:

• В течение 5-ти рабочих дней после того, как было получено уведомление от СФР об устранении ошибок и несоответствий.
• До того, как ошибку обнаружит СФР.

Кроме того, появится стимул быстрее оплачивать штрафы по требованию фонда. Если уплатить штраф в течение 10-ти календарных дней с даты получения требования, можно уплатить только половину суммы штрафа (ч. 16 ст. 17 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).