Расчет среднего заработка в случаях, не связанных с оплатой отпуска, в программе "1С:Зарплата и управление персоналом"

Описанный в статье алгоритм расчета среднего заработка применяется для начислений с назначениями: Оплата командировки, Оплата времени сохраняемого среднего заработка, Оплата простоя по вине работодателя, Оплата дней ухода за детьми-инвалидами, Выходное пособие, Прочие начисления и выплаты, Доплата до среднего заработка.

Расчет начислений исходя из среднего заработка производится в программе с помощью специализированных документов конфигурации:

• документ Командировка – используется для расчета сохраняемого заработка за время командировки сотрудника;
• документ Отсутствие с сохранением оплаты – используется для расчета отсутствий сотрудника, на время которых за ним сохраняется средний заработок (в соответствии с ТК РФ);
• документ Простой, отстранение от работы – используется для расчета оплаты времени простоя по вине работодателя, он оплачивается в размере не менее 2/3 средней заработной платы сотрудника;
• документ Оплата дней ухода за детьми-инвалидами - используется для расчета оплаты дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами, предоставляемых сотруднику согласно законодательству;
• документ Увольнение – используется для расчета выходного пособия сотрудника;
• документ Разовое начисление – используется для расчета начислений сотрудника с самостоятельным определением порядка их учета в среднем заработке, для которых в программе не предусмотрено подходящего назначения (используется назначение Прочие начисления и выплаты);
• документ Начисление зарплаты и взносов – используется для расчета доплаты до среднего заработка.

В каждом из этих документов есть отдельная форма Ввод данных для расчета среднего заработка (открывается по кнопке с зеленым карандашиком или по ссылке Подробнее), которая предназначена для хранения данных, необходимых для расчета среднего заработка.

При расчете сначала определяется сумма начислений сотрудника отдельно по каждой составляющей базы среднего заработка (база для расчета среднего заработка определяется порядком учета каждого вида начисления в расчете среднего заработка, который описывается в карточке начисления (раздел Настройка – Начисления) на закладке Средний заработок, причем по назначению каждого начисления (указывается на закладке Основное) программа сама определяет, как оно должно учитываться при расчете среднего заработка согласно законодательству) за каждый месяц расчетного периода, а также количество фактически отработанных дней и часов. Полученные результаты отражаются в форме Ввод данных для расчета среднего заработка. Далее на основании этих данных производится подсчет среднедневного (среднечасового) заработка сотрудника и подсчитывается результат начисления, рассчитываемого по среднему заработку.

Если эксплуатация программы только начинается и данные не были перенесены из других программ, их можно ввести вручную непосредственно в форму Ввод данных для расчета среднего заработка. Веденные данные будут сохранены и будут учитываться при последующих расчетах среднего заработка для этого сотрудника. Для облегчения начального ручного ввода данных в этом случае доступна возможность Дополнить по данным ФОТ по одноименной кнопке. При ее нажатии в месяцах, в которых сотрудник уже принят на работу, но зарплата ему в программе не начислялась, данные о суммах будут заполнены согласно плановому ФОТ сотрудника, а данные о времени – согласно плановому графику работу. После этого необходимо скорректировать данные в месяцах, в которых у сотрудника было отклонение от плана либо фактические данные отличаются от предложенных программой по каким-то другим причинам.

В программе предусмотрен сервис повторного использования данных, введенных вручную, при расчете командировки и т.п. для последующих расчетов больничных, пособий по уходу за ребенком и т.п. (и наоборот). В большинстве случаев расчетная база среднего заработка для командировок и т.п. может совпадать либо различаться незначительно в некоторых месяцах с расчетной базой среднего заработка для пособий за счет ФСС (больничных, отпусков по уходу). Для устранения многократного ввода одних и тех же данных в настройке расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) по умолчанию включена данная возможность (установлен флажок Сведения для расчета общего среднего заработка принимать к учету для расчета пособий (и наоборот). При включенной возможности вводимые вручную данные о заработке будут автоматически заполнены не только при расчете следующих командировок и т.п. для этого сотрудника, но и при расчете больничных и отпусков по уходу за ребенком (и наоборот). При необходимости в них можно исправить некоторые суммы. Если в подобном сервисе нет необходимости, эту возможность можно выключить для всех будущих расчетов. В то же время, если в программе уже производились расчеты по среднему для этого сотрудника, и данные за некоторые месяцы вводились вручную, то они будут автоматически заполнены в текущем расчете.

Таким образом, предусмотрен следующий порядок автоматического заполнения данных для расчета среднего заработка:

• если за определенный месяц в программе регистрировалось любое начисление, то данные за этот месяц будут заполнены согласно этому начислению;
• если начислений не регистрировалось, то данные будут заполнены согласно введенным вручную в последнем зарегистрированном расчете среднего заработка. При этом если данные вводились вручную при расчете среднего заработка для пособий, они будут учтены только если выбрана возможность сведения для расчета общего среднего заработка принимать к учету для расчета пособий (и наоборот);
• если не регистрировалось ни начисление, ни данные, введенные вручную, то автоматическое заполнение произведено не будет. Данные за те месяцы расчетного периода, когда сотрудник работал, необходимо однократно ввести вручную.

Также есть возможность в форме Ввод данных для расчета среднего заработка вручную редактировать данные за месяцы, в которых в программе уже начислялась зарплата, при этом исправленные вручную данные выделяются жирным шрифтом. Внесенные в таких месяцах правки не учитываются при последующих расчетах среднего заработка (в отличие от месяцев, за которые в программе зарплата еще не начислялась). Эти исправления влияют только на расчет среднего заработка и только в конкретном документе, в который они вносятся. Если необходимо отредактировать итоговую сумму среднего заработка, это можно сделать в строке начисления непосредственно в документе (закладка Начислено (подробно), включив отображение подробностей расчета по кнопке и отредактировав соответствующий показатель. Переключатель Задается вручную в верхней части формы относится исключительно к продолжительности расчетного периода среднего заработка и никоим образом не влияет на заполнение или редактирование данных в ячейках таблицы.

В форме Ввод данных для расчета среднего заработка предусмотрена кнопка Перечитать – при нажатии все данные очищаются и заново считываются из базы. Также по кнопке Еще – Очистить ручные изменения можно отказаться от внесенных ручных изменений.

В общем случае для расчета используется средний дневной заработок. Средний заработок подсчитывается умножением среднего дневного заработка на количество рабочих дней, приходящихся на период сохранения среднего заработка по графику сотрудника.

Средний дневной заработок = Начислено за расчетный период / Количество отработанных дней в расчетном периоде

Средний заработок = Средний дневной заработок * Количество рабочих дней

Для сотрудников, в графике работы которых установлен признак суммированного учета рабочего времени, рассчитывается средний часовой заработок. Средний часовой заработок используется также и для сотрудников с несуммированным учетом рабочего времени, когда оплатить по среднему заработку необходимо только несколько часов в течение рабочего дня (например, несколько часов простоя). Средний заработок в этом случае подсчитывается умножением среднего часового заработка на количество рабочих часов, приходящихся на период сохранения среднего заработка по графику сотрудника.

Средний часовой заработок = Начислено за расчетный период / Количество отработанных часов в расчетном периоде

Средний заработок = Средний часовой заработок * Количество рабочих часов

Обратите внимание! Программа сама определяет, в каких случаях необходимо рассчитывать типовые начисления (которые по законодательству нужно рассчитывать исходя из среднего заработка) исходя из среднедневного заработка, а в каких – из среднечасового. Для этого в их формуле, которая описывается в карточке начисления на закладке Основное, используется "универсальный" показатель Средний заработок общий, который принимает нужное значение исходя из различных факторов: рассчитывается командировка или другое событие, график сотрудника предполагает суммированный учет времени или нет, рассчитывается ли внутрисменное отклонение или приходящееся на целый день и т.п. Однако системой оплаты труда на предприятии могут быть предусмотрены собственные начисления, рассчитываемые исходя из среднего заработка сотрудника. Предусмотренный в типовых начислениях показатель Средний заработок общий в некоторых случаях может не давать требуемого результата – рассчитываться по дням, в то время как необходимо по часам (или наоборот). Тогда можно использовать два отдельных показателя – Среднедневной заработок и Среднечасовой заработок. Вне зависимости от условий они рассчитываются в соответствии со своим названием – по дням или по часам (как для командировок и других подобных случаев). Эти показатели можно использовать для настройки собственных начислений.

Как определяется, сколько начислено за расчетный период

Суммы выплат за каждый месяц расчетного периода заполняются автоматически в строке Общий заработок формы Ввод данных для расчета среднего заработка ранее зарегистрированными в программе начислениями. Начисления включаются по периоду, за который они начислены (а не в котором). Программой определяется автоматически (в соответствии с законодательством и с учетом назначения начисления), включать то или иное начисление в расчет среднего заработка или нет.

Согласно законодательству суммы премий и вознаграждений могут учитываться при расчете среднего заработка особым образом, при этом годовые и все остальные премии учитываются по-разному:

• если используется премия, в карточке которой на закладке Средний заработок указано, что она учитывается как Премия, полностью учитываемая или Премия, учитываемая частично, то помимо строки с общим заработком в форме присутствуют строки с соответствующим названием для заполнения ее сумм. Сумма выплат за каждый месяц расчетного периода заполняется в них зарегистрированными в программе начислениями премий. Учитываются все виды премий, кроме годовой: разовые, ежемесячные, квартальные, полугодовые и т.п. Такие премии включаются по периоду, в котором они начислены (а не за который). При этом продолжительность периода, за который они начислены (например, 6 месяцев), может превышать продолжительность расчетного периода (например, если коллективным договором его продолжительность установлена 3 месяца). В этом случае (согласно законодательству) при последующем расчете среднего заработка будет учтена не вся заполненная сумма премии, а в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода;
• если используется премия, в карточке которой на закладке Средний заработок указано, что она учитывается как Годовая премия, полностью учитываемая или Годовая премия, учитываемая частично, то в форме присутствует отдельная табличная часть для заполнения сумм таких премий. Она заполняется суммами годовых премий за предшествующий событию календарный год, т.е. годовые премии в расчет среднего заработка включаются строго по году, за который они начислены, и не зависят от продолжительности расчетного периода. По двойному щелчку по строке с премией или по кнопке Подробнее... (правая кнопка мыши) можно открыть подробную информацию о заполненной сумме премии.

В меню Еще таблицы доступен пункт Добавление строк, с помощью которого можно принудительно добавить строки для премий, если по какай-то причине автоматически они не появились (например, если выполняется перенос данных из другой программы, и в базе присутствуют суммы прошлых премий, но сами начисления премий не настроены).

Предусмотрен учет не полной суммы премии, а перерассчитанной пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде, для премий, начисленных:

• не за фактически отработанное время – такие суммы премий включаются в строки, заканчивающиеся на "… учитываемая частично". Суммы из этих строк перерассчитываются при последующем расчете среднего заработка, безусловно;
• за период, выходящий за рамки расчетного периода – необходимость перерасчета определяется программой автоматически путем сравнения начала базового периода премии (за который она начислена) с началом расчетного периода. Если базовый период выходит за рамки расчетного, при расчете среднего заработка будет учтена не вся сумма премии, а перерассчитанная пропорционально отработанному времени, даже для премий из строк "… учитываемая полностью". Дату начала базового периода учтенных премий можно просмотреть по кнопке Подробнее… (правая кнопка мыши).

При расчете среднего заработка отменен с версии 3.1.2.139 пропорциональный учет премий для сотрудников, принятых в течение расчетного периода, если базовый период премии выходит за расчетный. Теперь начало базового периода ограничивается датой приема сотрудника.

В программе, начиная с релиза 3.1.3, можно изменить расчет премий, которые начисляются не за фактически отработанное время (в настройке вида начисления для таких премий указано - Премия, учитываемая частично), когда дата приема на работу позже начала расчетного периода. Если в настройке расчета зарплаты установить флажок Ограничивать начало расчетного периода среднего заработка датой приема, то такие премии недавно принятых сотрудников будут учитываться в среднем заработке полностью. Порядок определения расчетного периода в любом случае должен быть оговорен в локальных нормативных актах.

База для расчета среднего заработка определяется порядком учета каждого вида начисления в расчете среднего заработка.

Сведения об индексации заработка работников

При повышении в расчетном периоде зарплаты по организации законодательством предусмотрено повышение выплат, учитываемых при расчете среднего, за предшествующие этому повышению месяцы. Предусмотрено повышение на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления установленных в месяце последнего повышения тарифных ставок на ставки, установленные в каждом из месяцев расчетного периода.
В программе коэффициенты повышения не рассчитываются каждый раз при расчете среднего заработка, а рассчитываются и сохраняются непосредственно при регистрации индексации. При расчете среднего заработка используются уже готовые коэффициенты индексации, которые в случае нескольких индексаций умножаются друг на друга.

Таким образом, если в расчетном периоде регистрировались индексации, то суммы из всех строк (общий заработок, все виды премий) за вычетом сумм из строк "в т.ч. неиндексируемые" учитываются в повышенном размере. Эти суммы за месяцы, предшествующие месяцу индексации, умножаются на коэффициент индексации этого месяца.

Описанным выше образом учитывается индексация и в том случае, если они была произведена и зарегистрирована уже после расчетного периода, но до наступления случая, в связи с которым рассчитывается средний заработок.

Если же индексация произведена и зарегистрирована в период сохранения среднего заработка, то в программе она учитывается не при расчете среднего заработка, а при расчете непосредственно начисления, которое оплачивается по среднему заработку (отпуск, командировка и т.п.). В этом случае часть начисления со дня такой индексации дополнительно умножается на коэффициент индексации.

Если в расчетном периоде помимо индексации по организации производилось изменение оклада сотрудника в индивидуальном порядке, то это изменение на учитываемые коэффициенты индексации влияния не оказывает.

Согласно законодательству не все виды выплат повышаются при повышении среднего заработка из-за индексации. В связи с этим в карточке начисления на закладке Средний заработок предусмотрен флажок При расчете среднего заработка это начисление индексируется. Начисления, при регистрации которых этот флажок был установлен, будут учтены при повышении среднего заработка в процессе его расчета.

Если флажок был снят – суммы не будут учтены при повышении, т.е. будут учтены в таком размере, в котором были начислены, даже если проводилась индексация. Такие суммы выводятся в отдельных строках в т.ч. неиндексируемые для каждого вида заработка (строка отображается, если в программе предусмотрены неиндексируемые начисления такого вида).

Как определяется, сколько отработано в расчетном периоде

При расчете среднедневного или среднечасового заработка используются показатели Отработано дней или Отработано часов соответственно, при заполнении учитывается отработанное время, зарегистрированное начислениями:

• за работу полную смену в пределах нормы времени, для которых в карточке на закладке Учет времени переключатель установлен в одноименное положение (оплата по окладу, оплата по часовому тарифу и т.п.);




• за работу сверх нормы времени, для которых в карточке на закладке Учет времени переключатель установлен в одноименное положение (оплата сверхурочных часов, оплата работы в праздничные и выходные дни и т.п.);




• прогул и простой по вине сотрудника, для которого в карточке на закладке Учет времени установлен вид времени Прогул или Простой по вине работника. Если за расчетный период по сотруднику были зарегистрированы прогулы или простои по его вине, то дни и часы прогула или простоя по вине сотрудника также включаются в "отработанное" время, т.к. время прогулов (простоев по его вине) не следует исключать из расчетного периода для расчета среднего заработка (п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы).

Как определяется, сколько дней/часов следует оплатить по среднему заработку

Количество рабочих дней/часов, подлежащих оплате по среднему заработку, определяется по данным графика сотрудника за период сохранения среднего заработка.