В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем (п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения).
В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.) (п. 7 Положения).
Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым им по возвращении из служебной командировки.
Направление работника в служебную командировку оформляется приказом по предприятию по форме № Т-9 или № Т-9а. До 2015 года приказ заполнялся на основании служебного задания, в котором указывалась цель поездки. С 2015 г. служебное задание сотруднику можно не оформлять.
Также до 2015 года вместе с приказом и служебным заданием работодатель выписывал работнику командировочное удостоверение, которое находилось у работника в течение всей служебной поездки и подтверждало срок нахождения его в командировке (дату приезда в пункт назначения и дату выезда из него). Командировочное удостоверение оформлялось по унифицированной форме № Т-10. В настоящее время командировочное удостоверение можно не оформлять.
С 2015 года отменена обязанность работника представлять работодателю отчет о проделанной в командировке работе. При возвращении из командировки работник должен предоставить работодателю только авансовый отчет с документами, подтверждающими расходы, произведенные в командировке (п. 26 Положения).
Обратите внимание! В рассмотренных примерах оформление направления сотрудника в служебную командировку производится пользователем с предопределенным профилем группы доступа Кадровик (без доступа к зарплате).
- Оформление приказа о направлении одного сотрудника в командировку по форме № Т-9;
- Оформление приказа о направлении нескольких сотрудников в командировку по форме № Т-9а.
Оформление приказа о направлении одного сотрудника в командировку по форме № Т-9
Пример
Сотрудник организации ООО "Программа" Яшин А. И. направляется в служебную командировку с 12 по 15 сентября 2022 г. Необходимо оформить приказ о направлении сотрудника в командировку.
Для регистрации служебной командировки сотрудника и для оформления соответствующего приказа по унифицированной форме № Т-9 предназначен специализированный документ Командировка. Данный документ становится доступным, если пользователем с полными правами в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты - ссылка Настройка состава начислений и удержаний - закладка Учет отсутствий) была выбрана соответствующая возможность - установлен флажок Командировки (и флажок В том числе внутрисменные).
- Раздел Кадры - Командировки или раздел Главное - Все отсутствия сотрудников.
- Кнопка Создать.
- В поле Месяц укажите месяц, в котором будут зарегистрированы в дальнейшем все произведенные в документе расчеты - они будут отражены в ведомостях на выплату и отчетах за этот месяц. По умолчанию в поле указывается текущий месяц.
- В поле Организация по умолчанию указывается организация, установленная в настройках пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, сотрудник которой направлен в служебную командировку, выбором из справочника Организации (раздел Настройка – Организации).
- В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Дата документа используется при формировании печатных форм приказа о направлении в командировку по форме № Т-9.
- Поле Номер не активно для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Номер документа также используется при формировании печатных форм приказа о направлении в командировку по форме № Т-9.
- В поле Сотрудник укажите сотрудника, который направлен в служебную командировку.
- На закладке Главное:
- если пользователем с полными правами в настройках расчета зарплаты была выбрана возможность регистрировать внутрисменные командировки (установлен флажок В том числе внутрисменные), то в форме документа будет доступен флажок Командировка на неполный день (внутрисменная). Его установка позволяет указать период командировки не в целых днях, а в часах в пределах выбранного дня. А также можно уточнить, на какое именно время придется внутрисменное отсутствие сотрудника, если согласно графику работы сотрудника в этот день предусмотрена работа с разным видом времени (например, в дневное и ночное время). Это позволит правильно рассчитать оплату за разные виды времени;
- если флажок Командировка на неполный день (внутрисменная) снят, то в полях Дата начала и Дата окончания укажите дату начала и дату окончания командировки (период указывается полностью, включая дни нахождения сотрудника в пути). Если командировка внутрисменная (флажок Командировка на неполный день (внутрисменная) установлен), то в поле Дата командировки указывается дата периода оплачиваемого времени (смены), а в поле Часов - количество оплачиваемых часов в смене;
- если в программе ведется штатное расписание, то флажок Освободить ставку на период отсутствия (недоступно для внутрисменных командировок) устанавливается, если необходимо, чтобы на время командировки сотрудника занимаемая им ставка была свободна (например, сотрудник направляется в длительную командировку, и на время его командировки планируется принять на его ставку другого сотрудника);
- если командировка приходится на несколько месяцев, то имеется возможность оплачивать ее постепенно, а не сразу за весь период. Возможность выбирается установкой переключателя в разделе Оплата длительной командировки:
- Оплатить период командировки целиком – оплата за весь период будет начислена в текущем документе;
- Оплачивать командировку в конце каждого месяца – в текущем документе будет оплачена только часть, приходящаяся на первый месяц командировки. На оставшийся период сотруднику будет назначено временное плановое начисление, которое будет начислено при последующем начислении зарплаты. При этом в качестве среднего заработка будет использовано значение, рассчитанное при отправлении в командировку;
- в разделе Вид времени указывается автоматически вид времени, которым будет заполнен табель. Заполняется по умолчанию видом времени, указанном в начислении;
- при оформлении командировки сотруднику, который занят в организации, как по основному месту работы, так и по совместительству, требуется оформлять отсутствия по всем его рабочим местам. При выборе в документе сотрудника, имеющего совместительство, программа позволяет отсюда же оформить документ по отсутствию совместителя. По ссылке Отсутствия по другим местам работы становятся доступны кнопки для создания новых документов для совместителя (Командировка, Отпуск, Отпуск без оплаты), а также в табличной части показываются уже оформленные на этот период отсутствия, чтобы избежать дублирования документов. Например, если сотрудник направляется в командировку по основному месту работы, то в документе указывается сотрудник по основному месту работы, а отсутствие по месту работы по совместительству регистрируется из этого же документа по кнопке Отпуск без оплаты документом Отпуск без сохранения оплаты, в котором автоматически указывается сотрудник по внутреннему совместительству.
- Если сотрудник, работающий в одних особых территориальных условиях, направляется в командировку в местность с другими территориальными условиями или без особых территориальных условий, и этот факт должен быть учтен в стаже для ПФР, то на закладке Стаж ПФР следует задать значение территориальных условий на период командировки в поле Территориальные условия. Если сотрудник, имеющий основания для льготного пенсионного обеспечения (доступно, если в настройке учетной политики организации (раздел Настройка - Организации - заклада Учетная политика и другие настройки - ссылка Учетная политика) установлен флажок Есть сотрудники с правом досрочного выхода на пенсию), направляется в командировку, период которой не должен включаться в льготный стаж, то следует установить флажок Не включать период в стаж для досрочного назначения пенсии.
- На закладке Дополнительно можно указать место назначения командировки и другие данные для заполнения печатных форм, например, приказа.
- Поле Руководитель автоматически заполняется фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации и используются для расшифровки подписи в печатной форме приказа о направлении сотрудника в командировку.
- Кнопка Провести.
- Для формирования печатной формы приказа о направлении сотрудника в командировку по форме № Т-9 используйте кнопку Печать - Приказ о направлении в командировку (Т-9).
- Если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний – закладка Прочие начисления) включена возможность использования на предприятии совмещения профессий (должностей), расширение зон обслуживания, временное исполнение обязанностей без освобождения от работы, определенной трудовым договором (установлен флажок Совмещение, временное исполнение обязанностей), то по кнопке Создать на основании – Совмещение должностей можно создать документ Совмещение должностей для назначения доплаты другому сотруднику за совмещение им профессии (должности), расширение зон обслуживания, увеличение объема работы или исполнение обязанностей сотрудника, направленного в командировку.
По кнопке Присоединенные файлы имеется возможность присоединить файлы к документу (например, сканированную копию оригинала приказа и т.п.).
По кнопке Напомнить можно создать произвольное напоминание (кнопка доступна в документе, если установлен флажок Напоминания в органайзере (раздел Администрирование - Органайзер). Например, при оформлении документа пришлось отвлечься и закончить оформление придется только завтра. Тогда можно создать соответствующее напоминание непосредственно из документа. В указанное время (которое можно гибко настраивать, в том числе относительно дат, имеющихся в самом документе) автоматически откроется окно с напоминанием. Напоминание можно прекратить или отложить. Все созданные напоминания доступны в разделе Главное – Мои напоминания. Там же можно создать произвольное, не привязанное ни к какому объекту напоминание.
Оформление приказа о направлении нескольких сотрудников в командировку по форме № Т-9а
Документ Командировка группы (раздел Зарплата - Командировки - кнопка Создать Т-9а или раздел Главное - Все отсутствия сотрудников - кнопка Создать) предназначен для того, чтобы сформировать приказ на командировки нескольких сотрудников сразу (по форме № Т-9а).
- В поле Организация по умолчанию указывается организация, установленная в настройках пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, сотрудники которой направляются в служебную командировку (выбором из справочника Организации (раздел Настройка – Организации).
- В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Дата документа используется в печатной форме приказа о направлении сотрудников в командировку по форме № Т-9а.
- Поле Номер не активно для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Номер документа также используется в печатной форме приказа о направлении сотрудников в командировку по форме № Т-9а.
- В табличной части документа перечисляются сотрудники, которые направлены в командировку по кнопке Добавить или Подбор (если условия командировки нескольких сотрудников одинаковы или похожи, то новые строки в табличную часть удобнее добавлять копированием):
- в колонке Сотрудник укажите сотрудников, которые направляются в служебную командировку;
- в колонках С... По укажите дату начала и дату окончания командировки;
- в колонке Время нахождения в пути(дней) - количество дней в пути;
- в колонке Место назначения - место назначения командировки: страна, город и наименование организации, в которую сотрудник направлен в командировку;
- в колонке Цель - цель командировки;
- в колонке Источник финансирования - источник средств, предоставленных для командировки;
- для завершения оформления командировок следует оформить документы Командировка в соответствии с указанными условиями. Для ввода документов по всем командировкам одновременно следует воспользоваться ссылкой Оформить недостающие отсутствия под табличной частью. По ссылке Оформить отсутствие... непосредственно из строки табличной части можно оформить только указанную в этой строке командировку (открывается специальная форма, аналогичная форме документа Командировка на одного сотрудника). В результате оформления создаются документы Командировка (раздел Зарплата - Командировки). В документе Командировка группы в колонке Учет отсутствия и начисления появляется ссылка Отсутствие учтено. В документе Командировка группы можно изменить условия уже оформленной командировки, и это изменение отразится в соответствующем документе Командировка автоматически.
- В поле Основание укажите основание командировки.
- Поле Руководитель автоматически заполняется фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации и используются для расшифровки подписи в печатной форме приказа о направлении сотрудников в командировку.
- Кнопка Записать.
- Для формирования печатной формы списочного приказа о направлении сотрудников в командировку по форме № Т-9а используйте кнопку Приказ о направлении работников в командировку (Т-9а).
.png)
