Как бухгалтеру управляющей компании отразить в учете списание безнадежной дебиторской задолженности по выданным авансам в программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации"

Дебиторская задолженность образуется, если контрагент не исполняет обязательства по договору в срок. Такая задолженность может быть сомнительной или безнадежной.

Дебиторская задолженность, которая не погашена или с высокой долей вероятности не будет погашена в срок, а также не обеспечена гарантиями, признается сомнительной (абз. 2 п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, п. 1 ст. 266 НК РФ).

При выявлении сомнительной дебиторской задолженности организация в бухгалтерском учете обязана создавать резервы по сомнительным долгам (абз. 1 п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности № 34н). В налоговом учете создание таких резервов не обязанность, а право организации (п. 3 ст. 266 НК РФ).

Дебиторская задолженность переходит в категорию безнадежной (нереальной к взысканию), как правило, по одному из следующих оснований (п. 2 ст. 266 НК РФ):

- истек срок исковой давности (ст. 196, ст. 200 ГК РФ);

- обязательство прекращено из-за невозможности его исполнения на основании акта государственного органа (например, организация-должник исключена из ЕГРЮЛ);

- организация-должник ликвидирована по различным основаниям, при этом у нее нет правопреемника;

- судебный пристав-исполнитель известил о невозможности взыскания задолженности, направив постановление об окончании исполнительного производства.

Бухгалтерский учет

Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, и другие долги (нереальные к взысканию) списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации (абз. 1 п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности № 34н).

Порядок списания дебиторской задолженности с балансового учета зависит от того, создавался ли ранее в отношении нее резерв по сомнительным долгам.

Если по безнадежной дебиторской задолженности ранее был создан резерв, то задолженность списывается за счет средств резерва. Если дебиторская задолженность превышает сумму созданного по ней резерва, то величина такого превышения включается в прочие расходы (абз. 1 п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности № 34н, п. 11 ПБУ 10/99).

Если резерв по сомнительным долгам не создавался, вся сумма дебиторской задолженности списывается в прочие расходы (п. 11, 14.3 ПБУ 10/99).

Списание долга с бухгалтерского баланса не является аннулированием задолженности должника. Эта задолженность должна учитываться на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" в течение 5 лет с момента списания для возможности взыскания в случае изменения имущественного положения должника (абз. 2 п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности № 34н).

Отражение на счетах бухгалтерского учета (проводки).

Если по дебиторской задолженности создавался резерв по сомнительным долгам:

Дт 63 Кт 60 (62,76) - Списана безнадежная дебиторская задолженность за счет резерва по сомнительным долгам в пределах суммы ранее созданного резерва по этому долгу;
Дт 91 Кт 60 (62,76)- Списана безнадежная дебиторская задолженность в сумме подлежащего списанию долга (если эта задолженность не резервировалась) или в сумме превышения суммы долга над суммой ранее созданного резерва по этому долгу.

Если по дебиторской задолженности не создавался резерв по сомнительным долгам:

Дт 91 Кт 60 (62,76) - Списана безнадежная дебиторская задолженность.

Если обязательство по списанной дебиторской задолженности не прекращено:

Дт 007 Кт - Учтена за балансом списанная безнадежная дебиторская задолженность, обязательство по которой не прекращено.

Налоговый учет

НК РФ предусматривает следующие основания признания дебиторской задолженности безнадежной (п. 2 ст. 266 НК РФ):

- истечение срока исковой давности;
- прекращение обязательства из-за невозможности его исполнения на основании акта государственного органа;
- ликвидация должника;
- подтверждение невозможности взыскания обязательства постановлением пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.

Факт исключения организации из ЕГРЮЛ не всегда говорит о том, что организация прекратила свою деятельность (ликвидирована). Правовые последствия, применимые к прекратившим деятельность (ликвидированным) организациям, распространяются только на организации, исключенные из ЕГРЮЛ по причине того, что в течение 12 месяцев, предшествующих исключению из реестра, они не представляли отчетность и не проводили операций по банковским счетам (п. 1, п. 2 ст. 64.2 ГК РФ, п. 1 ст. 21.1 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ). Если же должника исключили из ЕГРЮЛ по основаниям п. 5 ст. 21.1 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ, т. е. из-за того, что у него не было средств на ликвидацию или из-за недостоверных сведений в ЕГРЮЛ, то для целей исчисления налога на прибыль признать этот долг безнадежным по основанию ликвидации нельзя (письма Минфина России от 27.01.2021 № 03-03-06/1/4667, от 16.08.2019 № 03-03-06/1/62253).

Безнадежная дебиторская задолженность списывается в том периоде, когда она признана безнадежной. В частности, это период, на который приходится:

- дата истечения срока исковой давности (письма Минфина России от 31.08.2022 № 03-03-06/1/84635, от 19.08.2021 № 03-03-06/1/66832);
- дата исключения должника из ЕГРЮЛ в связи с его ликвидацией (п. 9 ст. 63 ГК РФ, письма Минфина России от 11.01.2023 № 03-03-06/1/648, от 21.01.2022 № 03-03-07/3676);
- дата вынесения судебным приставом-исполнителем постановления об окончании исполнительного производства (письмо Минфина России от 05.10.2015 № 03-03-06/2/56751).

Если создавался резерв по сомнительным долгам, то суммы безнадежной дебиторской задолженности списываются за счет созданного резерва (п. 5 ст. 266 НК РФ). Учитывать безнадежную задолженность в расходах напрямую в этом случае нельзя (пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 5 ст. 266 НК РФ). Также при списании безнадежной дебиторской задолженности необходимо учитывать следующее:

- за счет резерва списываются все безнадежные долги, даже если они не участвовали в расчете резерва (п. 5 ст. 266 НК РФ, письма Минфина России от 11.01.2023 № 03-03-06/1/648, от 10.09.2020 № 03-03-06/1/79460). Если суммы резерва не хватило для списания всех безнадежных долгов, то остаток включается в состав внереализационных расходов (пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 5 ст. 266 НК РФ, письма Минфина России от 08.02.2021 № 03-03-06/1/8003, от 29.01.2020 № 03-03-06/1/5267);
- безнадежные долги, которые не связаны с реализацией товаров (работ, услуг), списываются сразу в расходы, а не за счет резерва (постановление Президиума ВАС РФ от 17.06.2014 № 4580/14).

Если резерв по сомнительным долгам в налоговом учете не создавался, то суммы списанной безнадежной дебиторской задолженности учитываются в составе внереализационных расходов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

"Входной" НДС с аванса, который уплачен продавцу за товары (работы, услуги), включается во внереализационные расходы или покрывается за счет резерва по сомнительным долгам, как и основная сумма долга (пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 5 ст. 266 НК РФ, письмо Минфина России от 11.06.2013 № 03-03-06/1/21726).

При списании дебиторской задолженности должен быть восстановлен "входной" НДС по авансу, если он был принят к вычету (письма Минфина России от 28.01.2020 № 03-07-11/5018, от 05.06.2018 № 03-07-11/38251).

В программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации"

Списание дебиторской задолженности в бухгалтерском учете за счет резерва или текущего финансового результата отражается документом "Корректировка долга". В налоговом учете операция отражается документом "Корректировка долга" (при условии, что операция одновременно отражается и в БУ) или документом "Операция" (если операция отражается только в НУ).