Организация может выдавать сотрудникам (или иным лицам, с которыми у организации правовые отношения) наличные денежные средства под отчет для приобретения запасов, оплаты услуг, на служебную командировку и др.
Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем организации, представить авансовый отчет по форме № АО-1 или по форме, утвержденной организацией, о произведенных расходах с приложением к нему подтверждающих документов (абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания, утв. Банком России 11.03.2014 № 3210-У).
На основании утвержденного руководителем авансового отчета отражаются в учете приобретенные ТМЦ, выполненные работы, оказанные услуги, а также производятся расчеты с подотчетным лицом. Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации (перечисляет на расчетный счет организации), перерасход компенсирует организация (выдает из кассы (перечисляет) на банковский счет подотчетного лица).
При наличных расчетах с контрагентами-юрлицами и ИП сумма расчета не может превышать 100 000,00 руб. по одному договору (указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У).
Бухгалтерский учет
Приобретенные подотчетным лицом запасы принимаются в организации к учету по фактической стоимости их приобретения без учета НДС (пп. "а" п. 3, п. 9, пп. "а" п. 11, п. 12 ФСБУ 5/2019 "Запасы") на дату:
- передачи их подотчетным лицом в организацию - в случае, когда подотчетное лицо приобретает и оплачивает запасы от имени организации, соответственно расчетные документы (товарная накладная, счет-фактура) выставлены на организацию;
- дату утверждения авансового отчета - в случае, когда подотчетное лицо приобретает и оплачивает запасы от своего имени.
Отражение расчетов с работником на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в случае, когда расчетные документы выставлены на организацию, производится на дату утверждения авансового отчета. Если подотчетное лицо не является работником организации, вместо счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" используется счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Отражение на счетах бухгалтерского учета (проводки):
Дт 71 Кт 50 (51) - Выданы денежные средства подотчетному лицу
Приобретение запасов подотчетным лицом от имени организации (расчетные документы выставлены на организацию):
Дт 10 (41 и др.) Дт 60 - Приняты к учету запасы, приобретенные через подотчетное лицо (без учета НДС)
Дт 19 Кт 60 - Учтен НДС к вычету (при наличии счета-фактуры)
Дт 60 Кт 71 - Произведен расчет с подотчетным лицом по приобретенным запасам (на дату утверждения авансового отчета)
Приобретение запасов подотчетным лицом от своего имени:
Дт 10 Кт 71 - Приняты к учету запасы, приобретенные через подотчетное лицо (без учета НДС)
Дт 91 Кт 71 - Учтен выделенный в кассовом чеке НДС
Налоговый учет
Для целей налога на прибыль стоимость запасов определяется исходя из цен их приобретения (за минусом НДС и акцизов) и иных затрат, связанных с приобретением (п. 2 ст. 254 НК РФ).
НДС при наличии счета-фактуры, выставленного на организацию, при приобретении запасов через подотчетное лицо принимается к вычету в общеустановленном порядке (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
В программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации"
Приобретение запасов подотчетным лицом в случае, когда расчетные документы выставляются на имя организации, отражается с помощью документов:
"Поступление (акт, накладная, УПД)" с видом операции "Товары (накладная, УПД)" – для принятия к учету приобретенных запасов;
"Авансовый отчет" - для учета расчетов с подотчетным лицом по выданным под отчет средствам для приобретения запасов.
24.06.2024 из кассы организации ООО "Оникс" выданы денежные средства для приобретения рабочих перчаток подотчетному лицу Иванову И. И. в сумме 10 000,00 руб., а также доверенность на право приобретения материальных ценностей от имени организации.
25.06.2024 Иванов И. И. приобрел и передал на склад организации рабочие перчатки в количестве 20 пар на общую сумму 9 000,00 руб. (в т. ч. НДС 20 % - 1 500,00 руб.). Срок службы перчаток менее 12 месяцев.
26.06.2024 авансовый отчет Иванова И. И. утвержден руководителем организации. К авансовому отчету приложены накладная, счет-фактура и кассовый чек на общую сумму 9 000,00 руб. (в т. ч. НДС 20 % - 1 500,00 руб.). В этот же день остаток неиспользованных средств в сумме 1 000,00 руб. сдан в кассу организации.
В соответствии с учетной политикой ООО "Оникс" используется общая система налогообложения (ОСН), применяется метод начисления и ПБУ 18/02 (балансовый метод).
Обратитесь к нам за консультацией, и наши специалисты помогут вам
Получить консультацию
1. Выдача денежных средств под отчет
1.1. Выданы под отчет денежные средства
Документ "Выдача наличных".
- Раздел Банк и касса – Кассовые документы.
- Кнопка Выдача.
- Выберите Вид операции – "Выдача подотчетному лицу".
- В поле Получатель выберите из справочника "Физические лица" работника, которому выдаются денежные средства, и укажите выданную сумму в поле Сумма.
- В поле Статья расходов выберите (проверьте, при необходимости создайте новую) статью движения денежных средств "Выдача подотчетных сумм" (обычно предопределенная статья) с видом движения "Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов".
- В блоке Реквизиты печатной формы заполните информацию для печатной формы расходного кассового ордера.
- Кнопка Провести.
- По кнопке Расходный кассовый ордер (КО-2) документ можно вывести на печать.
По кнопке 
посмотрите результат проведения документа.
2. Принятие к учету полученных от подотчетного лица запасов
2.1. Приняты к учету материалы
2.2. Учтен входной НДС
Документ "Поступление (акт, накладная, УПД)" с видом операции "Товары".
- Раздел: Покупки – Поступление (акты, накладные, УПД).
- Кнопка Поступление, вид операции документа – "Товары (накладная, УПД)".
- Заполните основную часть документа:
- в полях Накладная, УПД № и Дата введите дату и номер документа (товарной накладной), полученного от контрагента;
- в полях Контрагент и Договор выберите контрагента (поставщика) и договор с ним (в примере "Без договора");
- в поле Склад выберите склад, где будут храниться запасы до передачи их в использование (если учет в программе ведется по складам);
- по ссылке в поле Расчеты проверьте счета учета и сроки расчетов с контрагентом, укажите способ зачета аванса ("Автоматически", "По документу" или "Не зачитывать").
- По кнопке Добавить заполните табличную часть документа:
- в колонке Номенклатура выберите (добавьте новые) элементы одноименного справочника с видом номенклатуры "Материалы";
- в колонке Счет учета выберите (проверьте) счет учета приобретенных материалов (в примере счет 10.01);
- заполните остальные колонки - укажите количество, цену, ставку НДС.
- Кнопка Провести.
По кнопке посмотрите результат проведения документа.
2.3. Входной НДС принят к вычету
Документ "Счет-фактура полученный".
Документ Счет-фактура полученный создается автоматически по кнопке Зарегистрировать или при проведении документа поступления после указания в полях Счет-фактура № и от номера и даты счета-фактуры. Аналогично если переключатель УПД установлен в положение "Включено" и в полях Накладная, УПД № и от указаны номер и дата первичного документа, документ Счет-фактура полученный создается автоматически при проведении документа поступления.
Флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения устанавливается в документе автоматически. Если его снять, то вычет отражается регламентным документом Формирование записей книги покупок. Если по организации ведется раздельный учет НДС, то флажок в документе скрыт, а все вычеты отражаются только регламентным документом Формирование записей книги покупок.
Откройте документ Счет-фактура полученный по ссылке в поле Счет-фактура в документе поступления и по кнопке посмотрите результат проведения документа. Если получен УПД, для открытия документа Счет-фактура полученный перейдите по ссылке в поле УПД в документе поступления, а затем по ссылке Все реквизиты в открывшейся форме.
3. Утверждение авансового отчета
3.1. Отражена оплата приобретенных через подотчетное лицо запасов
Документ "Авансовый отчет".
- Раздел Банк и касса – Авансовые отчеты.
- Кнопка Создать, вид операции документа – "Авансовый отчет".
- Укажите дату утверждения авансового отчета (поле от:), выберите Подотчетное лицо и Склад, на который оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом.
- На закладке Авансы по кнопке Добавить заполните табличную часть – выберите тип документа, а затем сам документ, которым отражена выдача подотчетной суммы. Повторите действие для всех подотчетных сумм по подотчетному лицу, за которые он отчитывается в этом авансовом отчете.
- На закладке Оплата по кнопке Добавить заполните табличную часть документа:
- в колонке Документ (расхода) укажите документ, по которому приобретались запасы (наименование, номер, дату);
- в колонке Контрагент/договор выберите контрагента (поставщика, у которого приобретались запасы) и договор с ним (те же, что и в операции 2.1);
- в колонке Погашение задолженности выберите "Автоматически";
- в колонке Сумма укажите стоимость приобретенных запасов (с НДС);
- в колонке Счета расчетов выберите счета расчетов с поставщиком, у которого приобретались запасы (те же, что и в операции 2.1);
- заполните остальные колонки.
- Кнопка Провести.
По кнопке посмотрите результат проведения документа.
4. Возврат неиспользованных средств в кассу организации
4.1. Возвращена неиспользованная подотчетная сумма в кассу организации
В документе "Авансовый отчет" под табличной частью в строке серого цвета отображаются итоговые данные, в т. ч. сумма остатка (перерасхода) по авансовому отчету. Для определения итогов по расчетам с подотчетным лицом также используйте стандартные отчеты – анализ счета (по счету 71), оборотно-сальдовая ведомость по счету (по счету 71) и др. (раздел Отчеты).
Документ "Поступление наличных" (создается на основании документа "Авансовый отчет").
- Раздел Банк и касса – Авансовые отчеты.
- Выделите в списке документ-основание (Авансовый отчет).
- Кнопка Создать на основании, выберите тип документа Поступление наличных или Поступление на расчетный счет, если денежные средства перечисляются через банк.
- Документ заполнится автоматически по данным документа основания. Проверьте Вид операции (должен быть "Возврат от подотчетного лица") и заполнение других полей документа.
- В блоке Реквизиты печатной формы проверьте информацию для печатной формы приходного кассового ордера.
- Кнопка Провести.
По кнопке посмотрите результат проведения документа.
Для контроля расчетов с подотчетным лицом сформируйте любой стандартный отчет, например Анализ счета 71 по сотруднику (Раздел: Отчеты, субконто "Работники организаций").
.png)
