Организация может выдавать сотрудникам наличные денежные средства под отчет для приобретения ТМЦ, оплаты услуг, на служебную командировку и др.
Произведенные расходы работник подтверждает авансовым отчетом по форме № АО-1 или по форме, утвержденной организацией, с приложением к нему подлинников документов, удостоверяющих произведенные расходы (квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки и т.д.). Делает это работник в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу (абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания, утв. Банком России 11.03.2014 № 3210-У).
Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации (перечисляет на расчетный счет организации), перерасход компенсирует работодатель (выдает из кассы / перечисляет на банковский счет работника).
Бухгалтерский учет
Денежные средства, выданные организацией под отчет работникам, расходом не признаются, т.к. не соответствуют критериям признания расходов, установленным п. 2 ПБУ 10/99, и отражаются в составе дебиторской задолженности.
Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, но при наличии соответствующих условий для их признания, а именно на дату акта выполненных работ (оказанных услуг), если поставщик выставил документы на организацию (работник предъявил поставщику доверенность), либо на дату утверждения авансового отчета (по командировочным, представительским и аналогичным расходам) (п. 16, п. 18 ПБУ 10/99).
В общем случае расходы на командировки, на содержание служебного транспорта, на представительские расходы и иные подобные расходы по авансовым отчетам признаются на дату утверждения авансового отчета (16, 18 ПБУ 10/99).
На счетах бухгалтерского учета работы (услуги), оплаченные через подотчетных лиц, отражаются бухгалтерскими записями в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н):
Дт 71 Кт 50 (51) – выданы денежные средства подотчетному лицу;
Дт 60 Кт 71 – произведена оплата поставщику подотчетным лицом;
Дт 26 (20, 25, 44 и др.) Кт 60 – учтена в расходах стоимость работ (услуг), выполненных (оказанных) через подотчетное лицо, без учета НДС (при наличии счета-фактуры / БСО или если НДС выделен в чеке отдельной строкой) или с учетом НДС (в других случаях);
Дт 19 Кт 60 (76) – учтена сумма НДС к вычету (при наличии счета-фактуры / БСО или если НДС выделен в чеке отдельной строкой).
Дт 68 Кт 19 – НДС принят к вычету (при наличии счета-фактуры / БСО);
Дт 91.2 Кт 19 – НДС к вычету отнесен на расходы (если НДС выделен в чеке отдельной строкой и счет-фактура / БСО отсутствует).
Если работник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам с контрагентом-юрлицом, то в рамках одного договора эта сумма не может превышать 100 000,00 руб. (указание Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У, с 27.04.2020 - указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У).
Налоговый учет
Выдача под отчет денежных средств и возврат их в кассу (на расчетный счет) организации не признается расходом / доходом организации для целей учета налога на прибыль.
Расходы по авансовому отчету принимаются к налоговому учету, только если они являются экономически обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК РФ).
В общем случае расходы на командировки, на содержание служебного транспорта, на представительские расходы и иные подобные расходы по авансовым отчетам признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). По выполненным работам (оказанным услугам) при наличии соответствующих документов от поставщика на организацию-получателя (если работник предъявил поставщику доверенность от организации) расходы признаются на дату акта выполненных работ (оказанных услуг).
По приобретенным товарам (работам, услуга) организация может принять входной НДС к вычету в общем порядке (п. 1, 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ), т.е. при наличии счета-фактуры, предъявленного поставщиком (если на работника выписана доверенность и товары (работы, услуги) приобретаются подотчетным лицом от имени организации).
В программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации" выдача подотчетных сумм отражается документами "Выдача наличных" или "Списание с расчетного счета", расходы за счет подотчетных средств отражаются документом "Авансовый отчет", возврат неиспользованных подотчетных сумм – документами "Поступление наличных" или "Поступление на расчетный счет".
Из кассы организации ООО "Торговый Дом" выданы денежные средства подотчетному лицу для оплаты услуг по переплету документов и доверенность от организации.
Авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими расходы, был представлен в бухгалтерию и утвержден руководителем организации 07.11.2019. В этот же день неиспользованные денежные средства в размере 200,00 рублей были возвращены подотчетным лицом в кассу организации.
За оказанные услуги по переплету документов подотчетным лицом была оплачена сумма 4 800,00 руб. (в т.ч. НДС 20% – 800,00 руб.). Работник предъявил исполнителю доверенность, исполнитель выдал ему комплект документов на организацию (акт об оказании услуг, счет-фактуру), расходы по оказанным услугам при наличии акта об оказанных услугах признаются на дату акта.
Затраты на оплату услуг по переплету документов связаны с основной деятельностью организации и учитывается в составе расходов по обычным видам деятельности на счете 44 "Расходы на продажу".
В соответствии с учетной политикой организации:
- используется основная система налогообложения (ОСН), применяется метод начисления и ПБУ 18/02.
Обратитесь к нам за консультацией, и наши специалисты помогут вам
Получить консультацию
1. Выдача денежных средств под отчет
1.1 Выданы под отчет денежные средства
Документ "Выдача наличных":
- Раздел: Банк и касса – Кассовые документы.
- Кнопка Выдача.
- Выберите Вид операции – "Выдача подотчетному лицу".
- В поле Получатель выберите из справочника "Физические лица" работника, которому выдаются денежные средства, и укажите выданную сумму в поле Сумма.
- В поле Статья расходов выберите / проверьте (при необходимости создайте новую) статью движения денежных средств "Выдача подотчетных сумм" (обычно предопределенная статья) с видом движения "Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов".
- В блоке Реквизиты печатной формы заполните информацию для печатной формы расходного кассового ордера.
- Кнопка Провести.
- По кнопке Расходный кассовый ордер (КО-2) документ можно вывести на печать.
По кнопке 
посмотрите результат проведения документа.
2. Предоставление авансового отчета работником
1.1 Отражены расходы на услуги по переплету документов
1.2 Учтен входной НДС
1.3 Принят к вычету входной НДС
Документ "Авансовый отчет":
- Раздел: Банк и касса – Авансовые отчеты.
- Кнопка Создать, вид операции документа – "Авансовый отчет".
- В поле от укажите дату утверждения авансового отчета.
- Выберите подотчетное лицо в одноименном поле.
- На закладке Авансы по кнопке Добавить заполните табличную часть: в новой строке по кнопке "Выбрать (F4)" откройте форму Выбор типа данных и выберите тип документа – Списание с расчетного счета, затем в открывшемся списке выберите документ списания средств с корпоративной карты, которым отражена выдача подотчетной суммы. Повторите действие для всех подотчетных сумм по данному сотруднику, за которые он отчитывается в этом авансовом отчете.
- Закладка Товары заполняется, если подотчетное лицо приобретает материальные ценности.
- Закладка Возвратная тара заполняется, если подотчетное лицо приобретало возвратную тару.
- Закладка Оплата заполняется, если подотчетное лицо уплачивает аванс поставщику.
- На закладке Прочее по кнопке Добавить заполните табличную часть: выберите приобретенные услуги (при необходимости создайте новые элементы номенклатуры), укажите реквизиты первичных документов, цену услуги, поставщика. Если поставщик выставил счет-фактуру на организацию, то в колонке СФ установите флажок и укажите номер и дату в поле Реквизиты счета-фактуры, при проведении документа автоматически будет создан новый документ Счет-фактура полученный.
Обратите внимание! Если в кассовом чеке НДС выделен отдельной строкой, но счет-фактуру поставщик не предоставил, то в колонке НДС укажите процент НДС, сумма НДС автоматически рассчитается и при проведении документа спишется в расходы (только в бухгалтерском учете) на счет 91.02 на предопределенную статью прочих доходов и расходов "Списание НДС, не подтвержденного счетом-фактурой поставщика" с видом статьи "Прочие косвенные расходы" и снятым флажком "Принимается к налоговому учету" (статья может называться по-другому). - Кнопка Провести.
По кнопке посмотрите результат проведения документа.
2.3 НДС принят к вычету
Документ "Счет-фактура полученный":
При проведении документа Авансовый отчет автоматически создается документ Счет-фактура полученный с установленным флажком "Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения", который формирует проводку на вычет НДС.
3. Возврат неиспользованных средств в кассу организации
3.1 Неиспользованные денежные средства возвращены подотчетным лицом в кассу организации
В документе "Авансовый отчет" под табличной частью в строке серого цвета отображаются итоговые данные, в т.ч. сумма остатка (перерасхода) по авансовому отчету. Для определения итогов по расчетам с подотчетным лицом также используйте стандартные отчеты – анализ счета (по счету 71), оборотно-сальдовая ведомость по счету (по счету 71) и др.
В примере остаток неиспользованных подотчетных сумм, который возвращается в кассу организации, равен 200,00 руб.: 200 руб. = 5 000,00 руб. (выданная под отчет сумма) – 4 800,00 руб. (сумма по авансовому отчету).
Документ "Поступление наличных":
- Раздел: Банк и касса – Кассовые документы.
- Кнопка Поступление.
- В поле Вид операции выберите "Возврат от подотчетного лица".
- В поле Подотчетное лицо выберите из справочника "Физические лица" работника (подотчетное лицо), который возвращает денежные средства и укажите полученную от него сумму (поле Сумма).
- В поле Статья доходов выберите / проверьте (при необходимости создайте новую) статью движения денежных средств с видом движения "Прочие поступления по текущим операциям".
- В блоке Реквизиты печатной формы заполните информацию для печатной формы приходного кассового ордера.
- Кнопка Провести.
По кнопке посмотрите результат проведения документа.
Для проверки корректности отражения данных сформируйте любой стандартный отчет – Анализ счета, Оборотно-сальдовая ведомость по счету и т.д. по счету 71 или по сотруднику (субконто "Работники организаций") повторно.
.png)
