Учет права на отпуск, ввод и расчет остатков отпусков в программе "1С:Зарплата и управление персоналом"

Учет права на отпуск

Учет права на отпуск и расчет остатков отпусков поддерживается в программе для различных видов отпусков, предоставляемых сотрудникам в соответствии с законодательством РФ, коллективными и трудовыми договорами с сотрудниками. Например, наряду с основным ежегодным отпуском можно учитывать право сотрудников на дополнительный отпуск, предоставляемый за работу с вредными условиями труда, дополнительный отпуск сотрудникам с ненормированным рабочим днем и т.д. Перечень видов ежегодных отпусков, предоставляемых сотрудникам организаций, описывается в справочнике Виды отпусков (раздел Настройка – Виды отпусков). Некоторые виды ежегодных отпусков уже предусмотрены в поставке программы (в зависимости от выполненных настроек):

• Основной – ежегодный основной оплачиваемый отпуск, предоставляемый всем сотрудникам. По умолчанию предусмотрено право на 28 календарных дней такого отпуска за рабочий год всем сотрудникам. Сотрудникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ), а также занятым на сезонных работах (ст. 295 ТК РФ), предоставляется отпуск из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы. Для этого в кадровых документах Прием на работу и Кадровый перевод (раздел Кадры - Приемы, переводы, увольнения) на закладке Трудовой договор используется признак Для выполнения сезонных работ, который становится доступен при заключении с сотрудником срочного трудового договора;
• Северный – ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный гл. 50 ТК РФ. По умолчанию в программе предоставляется 16 календарных дней этого отпуска в год. Согласно законодательству количество полагающихся дней такого отпуска зависит от территориальных условий, в которых работает сотрудник: в районах Крайнего Севера - 24 календарных дня; в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера - 16 календарных дней; в остальных районах Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате - 8 календарных дней. Данный вид отпуска доступен, если при заполнении сведений об организации (раздел Настройка - Организации - закладка Основные сведения) или обособленном подразделении (раздел Настройка - Подразделения - закладка Главное), или обособленной территории (раздел Настройка - Территории) были отмечены соответствующие территориальные особенности. Обратите внимание, рабочий период северного отпуска при наличии перерывов в его предоставлении (например, в случае перевода в другой филиал на территорию с нормальными климатическими условиями) не продлевается;
• Дополнительный оплаченный отпуск пострадавшим на ЧАЭС и Дополнительный неоплаченный отпуск пострадавшим на ЧАЭС. Если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты - ссылка Настройка состава начислений и удержаний - закладка Отпуска) была установлена возможность предоставления дополнительного отпуска гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (установлен соответствующий флажок), то в справочнике Виды отпусков (раздел Настройка – Виды отпусков) уже был создан виды отпусков Дополнительный неоплачиваемый отпуск пострадавшим по ЧАЭС (настроенный вид начисления Дополнительный отпуск пострадавшим в аварии на ЧАЭС) и Дополнительный оплачиваемый отпуск пострадавшим на ЧАЭС (вид начисления Дополнительный оплачиваемый отпуск пострадавшим в аварии на ЧАЭС с назначением Оплата отпуска и Компенсация отпуска). В организациях могут производить начисления дополнительного оплачиваемого отпуска и компенсации отпуска при увольнении сотрудникам, проживающим на территориях, подвергшихся последствиям катастрофы на ЧАЭС, но не попадающим в перечень граждан, упомянутых в п. 6 постановления Правительства РФ от 30.08.2005 № 542. Такие отпуска оплачивает работодатель, и в соответствии с письмами Минфина (например, от 02.03.2010 № 03-04-05/10-413) они являются компенсационными выплатами, а значит не подлежат налогообложению. Положенное к назначению количество дней дополнительного отпуска указывается в карточке сотрудника (раздел Кадры - Сотрудники) или физического лица (раздел Кадры - Физические лица) по ссылке Страхование в разделе Сведения о льготах физического лица пострадавшего в аварии ЧАЭС;
• Отпуск за вредность – ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный ст. 117 ТК РФ. Данный вид отпуска доступен, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний – закладка Прочие начисления) была выбрана возможность применения надбавки за работу во вредных условиях (установлен соответствующий флажок). Положенное к назначению количество дней дополнительного отпуска указывается в карточке должности (раздел Настройка - Должности), если в ней сделана отметка выплаты надбавки за работу во вредных условиях. Если в организации ведется учет работы в особых условиях труда, то также в карточке условий труда (раздел Настройка - Условия труда) можно указать количество дней дополнительного отпуска, положенного за работу в этих условиях. Обратите внимание! Согласно ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время. Возможность при расчете остатков отпуска за вредность учитывать фактически отработанное во вредных условиях время включается в карточке вида отпуска путем установки флажка Предоставляется за фактически отработанное время (по умолчанию флажок сброшен). После включения данной настройки право на вредный отпуск возникает только в те дни, когда сотрудник работал или имел законные дни отдыха (выходные). В периоды отпусков, больничных и всех других отсутствий - право на вредный отпуск не начисляется (см. пример 3). Если ведется учет работы в особых условиях труда, право на вредный отпуск определяется с учетом этих условий. Причем рабочий период отпуска за вредность при наличии перерывов в его предоставлении не продлевается;
• Отпуск на период санаторно-курортного лечения (за счет ФСС) - отпуск застрахованного лица (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, установленного законодательством Российской Федерации) на весь период его лечения и оплата проезда к месту лечения и обратно, в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 15 мая 2006 г. № 286;
• Отпуск без оплаты в соотв. с частью 1 статьи 128 ТК РФ - отпуск неоплачиваемый с разрешения работодателя (по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам);
• Отпуск без оплаты в соотв. с частью 2 статьи 128 ТК РФ - отпуск неоплачиваемый в соответствии с законом (работающим пенсионерам, инвалидам, в случаях рождения ребенка, регистрации брака и т.п.);
• Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый) - оплачиваемый отпуск в связи с обучением, предусмотренный главой 26 ТК РФ. Отпуск доступен, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний) на закладке Отпуска установить флажок Предоставляются учебные отпуска;
• Дополнительный учебный отпуск без оплаты - неоплачиваемый отпуск в связи с обучением, предусмотренный главой 26 ТК РФ. Отпуск доступен, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний) на закладке Отпуска установить флажок Отпуска без оплаты (и флажок В том числе внутрисменные).

В справочнике Виды отпусков можно также добавить и описать собственные произвольные виды ежегодных отпусков.

1. Раздел Настройка – Виды отпусков.
2. Кнопка Создать.
3. В поле Наименование укажите наименование вида отпуска.
4. Поле Наименование для печати заполняется автоматически указанным выше наименованием, при необходимости его можно изменить, используется при формировании различных печатных форм (приказы на отпуск, личная карточка и т.п.). Если наименование для печати не заполнено, то в печатных формах выводится простое наименование.
5. Флажок Отпуск является ежегодным устанавливается, если сотрудники за какой-либо рабочий год имеют право на некоторое число дней данного вида отпуска. Установленный флажок является признаком, который используется для учета остатка отпуска.
6. Для неоплачиваемых работодателем отпусков устанавливается флажок Отпуск без оплаты. Этот признак позволяет отличать такие отпуска при их выборе в документах и других формах.
7. Флажок Предоставляется всем сотрудникам становится доступным, если установлен флажок Отпуск является ежегодным. Он устанавливается, если данный вид отпуска предоставляется всем сотрудникам. Установленный флажок также является признаком, который используется для учета остатка отпуска.
8. В поле Предоставляется по умолчанию установлено значение В календарных днях. Если новый вид отпуска предоставляется в рабочих днях, то следует выбрать способ расчета остатков отпуска В рабочих днях. От указанного значения зависит расчет количества дней отпуска и расчет среднего заработка при начислении оплаты этого отпуска.
9. Раздел Количество дней в год используется также для учета остатка отпуска. Установите переключатель в одно из следующих положений:
   • Постоянно, если предполагается постоянное количество положенных дней отпуска за каждый рабочий год, укажите это количество;
   • Зависит от рабочего места, если количество положенных дней данного вида отпуска не является постоянным, а зависит от рабочего места, на котором выполняется работа. Эта возможность актуальна, например, для отпуска за вредность. Она позволяет не указывать для вида отпуска определенное количество положенных дней в том случае, когда оно различается для разных сотрудников и указывается в других местах (например, в карточке должности или условий труда);
   • Зависит от стажа, если количество положенных дней данного вида отпуска не является постоянным, а зависит от стажа работы сотрудника. По ссылке Настроить можно настроить шкалу зависимости дней отпуска в год от стажа в месяцах, выбрав при этом вид стажа из справочника Виды стажа (раздел Настройка – Предприятие – Виды стажа).
10. Флажок Отпуск больше не используется устанавливается, если на предприятии данный вид отпуска больше не предоставляется сотрудникам.
11. Кнопка Записать и закрыть.

Продолжительность ежегодного отпуска определенного вида в программе можно задать разными способами:

• в целом для всех сотрудников организации;
• для сотрудников организации или обособленного подразделения, или обособленной территории, расположенных в районах Крайнего Севера;
• для определенной позиции штатного расписания;
• для сотрудников, занимающих должность с выплатой надбавки за вредность;
• в карточке условий труда с выплатой надбавки за вредность;
• для физического лица, подвергшегося радиационному облучению в результате аварии на Чернобыльской АЭС;
• для отдельного сотрудника.

Обратите внимание! Если в программе ведется штатное расписание, то при назначении или изменении кадровыми документами (Прием на работу, Кадровый перевод, Начальная штатная расстановка, Ввод остатков отпусков) прав сотрудника на отпуска к назначению предлагаются только те отпуска, которые перечислены непосредственно в карточке позиции штатного расписания. Исключение составляют: дополнительный отпуск пострадавшим в аварии на ЧАЭС (положенное к назначению количество дней указывается в карточке сотрудника или физического лица по ссылке Страхование в разделе Сведения о льготах физического лица пострадавшего в аварии ЧАЭС) и северный отпуск согласно территориальным условиям территории выполнения работ, если в организации ведется учет по обособленным территориям. Но итоговыми (приоритетными) данными, по которым определяются права сотрудников на отпуска, являются данные, указанные именно в кадровых документах (Прием на работу, Кадровый перевод, Начальная штатная расстановка, Ввод остатков отпусков). Возможность указать число дней в позиции штатного расписания реализована лишь для более удобного оформления приказов. Например, если сотрудник был принят на позицию, для которой были описаны права на отпуска, и после этого для позиции они были изменены, то это изменение автоматически не отразится на правах уже принятого на нее сотрудника.

В целом для всех сотрудников организации

Для ежегодного отпуска в справочнике Виды отпусков (раздел Настройка – Виды отпусков) можно указать, что он предоставляется всем сотрудникам и указать положенное количество дней в год. Тогда по умолчанию будет считаться, что все сотрудники имеют право на указанное число дней отпуска в год.

Элемент справочника основного отпуска уже предопределен в программе (отпуск является ежегодным, предоставляется всем сотрудникам в календарных или рабочих днях в зависимости от трудового договора, количество дней отпуска в год постоянно – 28).

Для сотрудников организации или обособленного подразделения, или обособленной территории, расположенных в районах Крайнего Севера

Количество дней предоставляемого дополнительного ежегодного северного отпуска зависит от территориальных условий работы сотрудника:

• в районах Крайнего Севера (РКС, РКСМ) - 24 календарных дня;
• в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера (МКС, МКСР) - 16 календарных дней;
• в остальных районах Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате (ПРОЧ) - 8 календарных дней.

Продолжительность положенного количества дней отпуска определяется указанием соответствующих территориальных условий в одноименном поле в карточке организации (раздел Настройка - Организации - закладка Основные сведения), подразделения (раздел Настройка - Подразделения - закладка Главное) или территории (раздел Настройка - Территории).

Право сотрудника на данный отпуск автоматически отражается при оформлении позиции штатного расписания (раздел Кадры – Изменения штатного расписания) или в кадровом приказе о его приеме на работу или переводе (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения) при выборе соответствующей организации или обособленного подразделения.


Если данный отпуск положен согласно территориальным условиям территории выполнения работ, то право сотрудника на него автоматически отражается только в кадровом приказе о его приеме на работу или переводе (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения) при выборе соответствующей территории. В позиции штатного расписания это не предусмотрено.

Обратите внимание! Окончательное право на северный отпуск определяется согласно данным, указанным именно в кадровых документах. Возможность указать число дней в позиции штатного расписания реализована лишь для более удобного оформления приказов.

Для определенной позиции штатного расписания

Если некоторый дополнительный ежегодный отпуск положен не всем сотрудникам, а только работающим на определенной позиции штатного расписания (строка штатного расписания, в которой описывается определенная должность в определенном подразделении организации с определенными условиями труда, с указанием предусмотренного количества штатных единиц) (раздел Кадры – Изменения штатного расписания), то задать право на некоторое число дней отпуска можно в карточке этой позиции. Для этого на закладке Дополнительно в табличной части по кнопке Добавить:

• в колонке Отпуск выберите вид отпуска из справочника Виды отпусков;
• колонка Колич. дн. автоматически заполняется значением, указанным в выбранном виде отпуска в поле у установленного переключателя Постоянно. При необходимости это значение можно изменить, указав количество дней отпуска, положенное сотруднику за год. Если в виде отпуска был установлен переключатель в положение Зависит от рабочего места, то при назначении сотруднику права на такой отпуск количество положенных дней отпуска указывается в зависимости от рабочего места, на котором выполняется работа. Если в виде отпуска был установлен переключатель в положение Зависит от стажа, то при назначении сотруднику права на такой отпуск количество положенных дней отпуска не указывается, а вводится информация о стаже, который дает право на этот отпуск. В дальнейшем программа автоматически отслеживает достижение стажем пороговой величины и корректирует количество дней отпуска, на которые сотрудник теперь имеет право;
• в колонке Комментарий автоматически отражается информация о введенном праве на отпуск.

Также в определенной позиции штатного расписания можно изменить право на отпуска, которые отмечены как предоставляемые всем сотрудникам.

Право сотрудника на данный отпуск автоматически отражается в кадровом приказе о его приеме на работу или переводе (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения) на закладке Дополнительно при выборе подразделения и должности, соответствующих определенной позиции штатного расписания.

Обратите внимание! Если сотрудник был принят на позицию штатного расписания, для которой были описаны права на отпуск, а после для этой позиции они были изменены, данные изменения автоматически не отразятся на правах уже принятого на нее сотрудника.

При расчете остатков ежегодных отпусков, заданных для определенной позиции штатного расписания, учитываются периоды работы сотрудников в этой позиции.

Для сотрудников, занимающих должность с выплатой надбавки за вредность

Если количество дней предоставляемого дополнительного ежегодного отпуска за вредность в год различается в зависимости от занимаемой сотрудником должности (с выплатой надбавки за вредность) (раздел Настройка – Должности), можно произвести уточнение непосредственно в карточке этой должности в разделе Надбавка за вредность в поле Дней доп. отпуска за вредность (в год), предварительно установив флажок Выплачивается надбавка за вредность. Право сотрудника на данный отпуск автоматически отражается в кадровом приказе о его приеме на работу или переводе (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения) на закладке Главное при выборе соответствующей должности.

В карточке условий труда с выплатой надбавки за вредность

Если количество дней предоставляемого дополнительного ежегодного отпуска за вредность в год различается в зависимости от выполняемой сотрудником работы в особых условиях труда (с выплатой надбавки за вредность) без изменения его должности (позиции) с некоторой периодичностью (даже в пределах рабочего дня), количество дней отпуска, положенного за работу в этих условиях, можно указать в карточке условий труда (раздел Настройка - Условия труда) в разделе Вредность в поле Количество дней дополнительного отпуска (в год). Учет особых условий труда доступен, если в учетной политике организации выбрана соответствующая возможность. Работа сотрудника в этих условиях, а следовательно, право на соответствующее условию труда количество дней отпуска регистрируется табелем учета рабочего времени (раздел Зарплата - Табели). Обратите внимание, что условия труда учитываются только тогда, когда сотрудник в течение дня отработал в них не менее 80% общего дневного времени.

Для физического лица, подвергшегося радиационному облучению в результате аварии на Чернобыльской АЭС

Количество дней предоставляемого дополнительного ежегодного отпуска в год пострадавшим на ЧАЭС можно указать в карточке физического лица (раздел Кадры - Физические лица) или сотрудника (раздел Кадры – Сотрудники) по ссылке Страхование в разделе Сведения о льготах физического лица пострадавшего в аварии ЧАЭС. Эта возможность станет доступной, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний – закладка Отпуска) была установлена возможность предоставления дополнительного отпуска гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (установлен соответствующий флажок). Право сотрудника на данный отпуск при этом автоматически отражается в кадровом приказе о его приеме на работу (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения) на закладке Главное при выборе соответствующего сотрудника.

Для отдельного сотрудника

Если количество дней предоставляемого ежегодного отпуска у отдельных сотрудников другое, чем в целом по организации либо по определенной позиции штатного расписания, либо по должности (для ежегодного отпуска за вредность), можно произвести уточнение именно по сотруднику в кадровых документах:

1. В документе Прием на работу (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения) на закладке Главное нажмите на ссылку Редактировать и в открывшейся форме Право на отпуск по кнопке Добавить:
   • в колонке Вид отпуска выберите вид отпуска из справочника Виды отпусков (в нашем примере – Дополнительный отпуск за выслугу лет);
   • колонка Дней автоматически заполняется значением, указанным в выбранном виде отпуска в поле у установленного переключателя Постоянно. При необходимости это значение можно изменить, указав количество дней отпуска, положенное сотруднику за год. Если в виде отпуска был установлен переключатель в положение Зависит от рабочего места, то при назначении сотруднику права на такой отпуск количество положенных дней отпуска указывается в зависимости от рабочего места, на котором выполняется работа. Если в виде отпуска был установлен переключатель в положение Зависит от стажа (как в нашем примере), то при назначении сотруднику права на такой отпуск количество положенных дней отпуска не указывается, а вводится информация о стаже, который дает право на этот отпуск. В дальнейшем программа автоматически отслеживает достижение стажем пороговой величины и корректирует количество дней отпуска, на которые сотрудник теперь имеет право.
   

2. В документе Кадровый перевод (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения – кнопка Создать – Кадровый перевод) на закладке Главное установите флажок Изменить права на отпуск, нажмите на ссылку Редактировать и в открывшейся форме Право на отпуск по кнопке Добавить:

• в колонке Вид отпуска выберите вид отпуска из справочника Виды отпусков (в нашем примере – Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день;
• колонка Дней автоматически заполняется значением, указанным в выбранном виде отпуска в поле у установленного переключателя Постоянно (в нашем примере – 3). При необходимости это значение можно изменить, указав количество дней отпуска, положенное сотруднику за год. Если в виде отпуска был установлен переключатель в положение Зависит от рабочего места, то при назначении сотруднику права на такой отпуск количество положенных дней отпуска указывается в зависимости от рабочего места, на котором выполняется работа. Если в виде отпуска был установлен переключатель в положение Зависит от стажа, то при назначении сотруднику права на такой отпуск количество положенных дней отпуска не указывается, а вводится информация о стаже, который дает право на этот отпуск. В дальнейшем программа автоматически отслеживает достижение стажем пороговой величины и корректирует количество дней отпуска, на которые сотрудник теперь имеет право;
• в колонке Комментарий автоматически отражается информация о введенном праве на отпуск.

3. В документе Начальная штатная расстановка (раздел Главное – Данные на начало эксплуатации - кнопка Создать - Начальная штатная расстановка). Данный документ предполагается использовать в том случае, если сотрудники были приняты на работу до начала эксплуатации программы, он позволяет не вводить на каждого сотрудника отдельный документ Прием на работу. Для сотрудников можно ввести информацию о праве на ежегодные отпуска. Для этого в табличной части документа в колонке Отпуска нажмите на ссылку и в открывшейся форме в разделе Права на отпуска по кнопке Добавить:

• в колонке Вид ежегодного отпуска выберите вид отпуска из справочника Виды отпусков, право на который вводится сотруднику;
• колонка Количество дней в год автоматически заполняется значением, указанным в выбранном виде отпуска в поле у установленного переключателя Постоянно. При необходимости это значение можно изменить, указав количество дней отпуска, положенное сотруднику за год. Если в виде отпуска был установлен переключатель в положение Зависит от рабочего места, то при назначении сотруднику права на такой отпуск количество положенных дней отпуска указывается в зависимости от рабочего места, на котором выполняется работа. Если в виде отпуска был установлен переключатель в положение Зависит от стажа, то при назначении сотруднику права на такой отпуск количество положенных дней отпуска не указывается, а вводится информация о стаже, который дает право на этот отпуск. В дальнейшем программа автоматически отслеживает достижение стажем пороговой величины и корректирует количество дней отпуска, на которые сотрудник теперь имеет право;
• в колонке Комментарий автоматически отражается информация о введенном праве на отпуск;
• в колонке Дней отсутствия можно ввести количество дней отсутствия, которые будут влиять на сдвиг рабочего года сотрудника. Например, в феврале сотрудник брал отпуск за свой счет на 10 дней, на 1 марта вводятся остатки по отпускам, в марте сотрудник возьмет еще 5 дней за свой счет, - рабочий год в этом случае сдвинется на 1 день.

4. В документе Ввод остатков отпусков (раздела Главное - Остатки отпусков). Данный документ предполагается использовать, когда эксплуатация программы уже началась, а учет остатков отпусков в программе "налаживается" уже после этого. Для сотрудников можно ввести информацию о праве на ежегодные отпуска. Для этого в разделе Права на отпуска по кнопке Добавить:

• в колонке Вид ежегодного отпуска выберите вид отпуска из справочника Виды отпусков, право на который вводится сотруднику;
• колонка Количество дней в год автоматически заполняется значением, указанным в выбранном виде отпуска в поле у установленного переключателя Постоянно. При необходимости это значение можно изменить, указав количество дней отпуска, положенное сотруднику за год. Если в виде отпуска был установлен переключатель в положение Зависит от рабочего места, то при назначении сотруднику права на такой отпуск количество положенных дней отпуска указывается в зависимости от рабочего места, на котором выполняется работа. Если в виде отпуска был установлен переключатель в положение Зависит от стажа, то при назначении сотруднику права на такой отпуск количество положенных дней отпуска не указывается, а вводится информация о стаже, который дает право на этот отпуск. В дальнейшем программа автоматически отслеживает достижение стажем пороговой величины и корректирует количество дней отпуска, на которые сотрудник теперь имеет право;
• в колонке Комментарий автоматически отражается информация о введенном праве на отпуск;
• в колонке Дней отсутствия можно ввести количество дней отсутствия, которые будут влиять на сдвиг рабочего года сотрудника. Например, в феврале сотрудник брал отпуск за свой счет на 10 дней, на 1 марта вводятся остатки по отпускам, в марте сотрудник возьмет еще 5 дней за свой счет, - рабочий год в этом случае сдвинется на 1 день.

Обратите внимание! В отличие от права на отпуск, установленного для определенной позиции штатного расписания или для должности сотрудников с выплатой надбавки за вредность (для отпуска за вредность), которое учитывается, пока сотрудник работает в этой позиции или должности, индивидуальное право на отпуск для сотрудника задается "навсегда", т.е. всегда учитывается при расчете остатков отпусков этого сотрудника. Если необходимо отменить право сотрудника на определенный вид отпуска с какого-либо рабочего года, следует удалить сведения об индивидуальном праве на этот вид отпуска для сотрудника и ввести остаток неиспользованного отпуска этого вида за прошлые рабочие года.

Ввод остатков отпусков

Некоторые сотрудники могли быть приняты на работу до начала эксплуатации программы, а на начало месяца начала эксплуатации у них есть неиспользованные отпуска за предшествующий этому месяцу период. Для них (помимо права на отпуска) необходимо ввести информацию о неиспользованных остатках с помощью кадровых документов:

1. Документ Начальная штатная расстановка (раздел Главное – Данные на начало эксплуатации - кнопка Создать - Начальная штатная расстановка) предполагается использовать в том случае, если на уже действующем предприятии остатки отпусков вводятся своевременно перед началом ведения учета в ней. Для этого в форме документа в табличной части в колонке Отпуска нажмите на ссылку и в открывшейся форме укажите дату ввода остатков в поле На дату, а в разделе Остатки отпусков по рабочим годам по кнопке Добавить:
   • в колонке Вид ежегодного отпуска выберите вид отпуска из справочника Виды отпусков, по которому накопился остаток;
   • в колонках Рабочий год начало и Рабочий год окончание введите рабочий период, за который накопились остатки указанного вида отпуска на дату ввода остатков;
   • в колонке Остаток введите остаток указанного вида отпуска, накопленный за указанный период, на дату ввода остатков. Если сотрудник использовал отпуск авансом, его остаток вводится со знаком минус.
   В результате заполнения раздела Остатки отпусков по рабочим годам в разделе Права на отпуска в колонке Остаток будет автоматически подсчитан остаток соответствующего вида отпуска, накопленный за несколько указанных рабочих периодов.
   
   В разделе Права на отпуска в колонке Дней отсутствия можно ввести количество дней отсутствия, которые будут влиять на сдвиг рабочего года сотрудника. Например, в феврале сотрудник брал отпуск за свой счет на 10 дней, на 1 марта вводятся остатки по отпускам, в марте сотрудник возьмет еще 5 дней за свой счет, - рабочий год в этом случае сдвинется на 1 день.

Остаток отпуска на любую последующую дату будет определяться как сумма остатка, введенного на дату остатков, и остатка, рассчитанного как разница заработанного (начиная с этой даты остатка) и фактически использованных отпусков, зарегистрированных после этой даты.

Документ Ввод остатков отпусков (по умолчанию документ не выведен в интерфейс, но его можно вывести через настройку навигации - шестеренка в правом верхнем углу раздела Главное). Данный документ используется для "налаживания" учета остатков отпусков в программе уже после начала ее эксплуатации, даже если в программе уже были зарегистрированы фактические отпуска, при этом в документе будет выдаваться предупреждение, что все зарегистрированные до даты ввода остатков события учитываться при расчете отпусков не будут. Т.е. документ служит отправной точкой при расчете заработанных прав на отпуска. В документе указывается сотрудник и дата, на которые ему вводятся остатки отпусков, – поле Дата остатков. В разделе Остатки отпусков по рабочим годам по кнопке Добавить:

• в колонке Вид ежегодного отпуска выберите вид отпуска из справочника Виды отпусков, по которому накопился остаток;
• в колонках Рабочий год начало и Рабочий год окончание введите рабочий период, за который накопились остатки указанного вида отпуска на дату ввода остатков;
• в колонке Остаток введите остаток указанного вида отпуска, накопленный за указанный период, на дату ввода остатков. Если сотрудник использовал отпуск авансом, его остаток вводится со знаком минус.

В результате заполнения раздела Остатки отпусков по рабочим годам в разделе Права на отпуска в колонке Остаток будет автоматически подсчитан остаток соответствующего вида отпуска, накопленный за несколько указанных рабочих периодов.

В разделе Права на отпуска в колонке Дней отсутствия можно ввести количество дней отсутствия, которые будут влиять на сдвиг рабочего года сотрудника. Например, в феврале сотрудник брал отпуск за свой счет на 10 дней, на 1 марта вводятся остатки по отпускам, в марте сотрудник возьмет еще 5 дней за свой счет, - рабочий год в этом случае сдвинется на 1 день.


При дальнейшем расчете остатков отпусков фактические отпуска, в которых был сотрудник до даты ввода остатков, программой не определяются. Если они были зарегистрированы, то до даты ввода остатков они учитываться не будут, а с даты остатков все фактические отпуска уже должны регистрироваться в программе. Тогда остаток отпуска на любую последующую дату будет определяться как сумма остатка, введенного на дату остатков, и остатка, рассчитанного как разница заработанного, начиная с этой даты остатка, и фактически использованных отпусков, зарегистрированных после этой даты.

Обратите внимание! В документах Начальная штатная расстановка и Ввод остатков отпусков можно вводить остатки, не вводя при этом право на сам отпуск. Например, когда-то отпуск полагался сотруднику и был им заработан, но теперь этот отпуск сотруднику больше не положен, а остались только его неиспользованные остатки. В документе Начальная штатная расстановка имеется возможность явно указать, нужно ли предоставлять право на отпуск или нет. В документе Ввод остатков отпусков в табличной части раздела Права на отпуска нет возможности удалить строку с видом отпуска, по которому есть остатки в табличной части раздела Остатки отпусков по рабочим годам, зато можно отменить право на отпуск, по которому введены остатки за прошлые годы, если права на этот отпуск больше нет.

Обратите внимание!

Если документами Начальная штатная расстановка и Ввод остатков отпусков вводятся остатки отпусков на дату, которая относится к последнему месяцу рабочего года, за который вводится остаток, то остаток отпуска за этот рабочий год необходимо вводить с учетом того, что уже по истечении одиннадцати месяцев рабочего года, включаемых в стаж работы, дающий право на отпуск, сотрудник имеет право на полный отпуск.

Расчет остатков отпусков

Предоставление ежегодных отпусков сотрудникам (фактическое их использование) регистрируется с помощью документа Отпуск (раздел Кадры – Отпуска - кнопка Создать - Отпуск или раздел Зарплата – Отпуска - кнопка Создать - Отпуск).

При заполнении документа Отпуск с помощью справки по остаткам отпусков (по ссылке Как сотрудник использовал отпуск?) можно посмотреть, на какое количество дней отпуска имеет право сотрудник и как это право сложилось. Справка по остаткам отпусков содержит в себе информацию не только о назначении прав на отпуска (приемы, переводы, ввод остатков) и их фактическом использовании, но и об остатках по итогам рабочих лет с расшифровкой о днях по каждому такому году (информация выводится в конце справки), а также о продляющих рабочие годы событиях.

Обратите внимание! Справку по остаткам отпусков можно сформировать не только из документа Отпуск, но и из карточки сотрудника (раздел Кадры - Сотрудники - кнопка Печать - Справка по отпускам сотрудника) - на одного сотрудника на текущую дату компьютера, а также с помощью отдельного отчета Справка об остатках отпусков (раздел Кадры - Кадровые отчеты - Справка об остатках отпусков) - сразу на несколько сотрудников на произвольную дату.

Вне зависимости от имеющегося права на отпуск для предоставляемого отпуска в документе может быть введен период любой продолжительности или указано любое число дней компенсации (в соответствии с графиком отпусков или заявлением сотрудника). Т.е. отпуск может быть предоставлен и авансом.

Для ежегодных отпусков программой автоматически определяется период, за работу в котором заработано право на предоставляемое в документе число дней отпуска. Под периодом, за который полагается указанное количество дней отпуска, в программе понимается один календарный год (начиная с даты приема сотрудника на работу или дня назначения или изменения права на отпуск). Право на отпуск в программе определяется с точностью до одного месяца рабочего года в соответствии с Правилами об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169. При исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный дополнительный отпуск или на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца. В соответствии с законодательством в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются некоторые периоды. В программе эти периоды регистрируются документами Отпуск без сохранения оплаты, Отпуск без сохранения оплаты списком (превышающие 14 дней в год), Отпуск по уходу за ребенком, Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком, Возврат из отпуска по уходу, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) и Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) на список сотрудников. Рабочий год продляется на такие периоды. Таким образом, рабочий период может не равняться календарному году:

• если рабочий год продлялся в связи с наличием периодов, исключаемых из стажа;
• если право на отпуск прерывалось или прекращалось;
• если отпуск предоставляется более чем за один рабочий год – в этом случае рабочий период будет больше календарного года. Разделение такого периода по отдельным рабочим годам в программе не предусмотрено – считается, что в соответствии с законодательством отпуска предоставляются своевременно.

Обратите внимание! Рабочий период северного отпуска и отпуска за вредность при наличии перерывов в их предоставлении не продлевается. На расчет остатков таких отпусков это не влияет.

Важно знать, что регистрация и учет остатков отпусков по расчетным документам предоставляет возможность изменения расчетных документов (например, сотрудник заболел во время отпуска). Такие ситуации учитываются при расчете остатков отпусков, т.к. регистрируются фактические периоды предоставления отпуска.

Учет фактически предоставленных отпусков ведется в разрезе видов отпусков. По какому виду отпуска будет отражена операция предоставления отпуска, определяется в программе настройками видов начисления (раздел Настройка – Начисления), применяющихся для оплаты отпуска, его компенсации за неиспользованный остаток отпуска и вида удержания (раздел Настройка – Удержания), применяющегося для удержания при увольнении дней отпуска за дни, использованные авансом. На закладке Основное в поле Вид отпуска указан соответствующий ему вид отпуска из справочника Виды отпусков. Соответствующие виды начислений (для оплаты отпуска, его компенсации и удержания) автоматически создаются при записи ежегодного вида отпуска, при этом их названия совпадают с названием вида отпуска (для компенсации добавляется "Компенсация отпуска (...)", для удержания – "Удержание за неотработанный отпуск (...)"). Обратите внимание, виды начислений для оплаты вида отпуска Отпуск за вредность автоматически не создаются, их необходимо создать вручную.



При оформлении документа Увольнение (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения - кнопка Создать - Увольнение) автоматически заполняется количество дней неиспользованных отпусков, за которые следует начислить компенсацию, либо количество перерасходованных дней, за которые следует произвести удержание.

В программе реализована возможность – перенос остатков отпусков при увольнении переводом. Если перевод сотрудника осуществляется в другую организацию, учет по которой ведется в той же базе, то не придется выплачивать сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск или удерживать суммы за дни отпуска, предоставленных авансом. Остатки по дням отпуска просто будут перенесены. Эта возможность включается в настройках кадрового учета (раздел Настройка – Кадровый учет), установив соответствующий флажок в разделе Перенос остатков отпуска при увольнении переводом.

С помощью отчета Фактические отпуска (раздел Кадры – Кадровые отчеты – Фактические отпуска) можно получить информацию обо всех ежегодных отпусках, предоставленных за выбранный период. А с помощью отчета Плановые и фактические отпуска можно увидеть периоды запланированных в графике и фактических отпусков. Запланированные отпуска выделяются зеленым цветом. В настройках отчета можно включить вывод только запланированных или только фактических отпусков.

С помощью отчетов Остатки отпусков (раздел Кадры – Кадровые отчеты – Остатки отпусков) и Остатки отпусков (кратко) (раздел Кадры – Кадровые отчеты – Остатки отпусков (кратко)) можно получить информацию об остатках отпусков сотрудников на определенную дату с детализацией по рабочим годам.

Обратите внимание! Сотрудникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ), а также занятым на сезонных работах (ст. 295 ТК РФ), предоставляются оплачиваемые отпуска или выплачивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы. В программе это учитывается следующим образом: в кадровых документах Прием на работу или Кадровый перевод на закладке Трудовой договор должно быть указано, что договор срочный, и указана соответствующая дата его окончания, а для сезонных работ должен быть установлен флажок Для выполнения сезонных работ. Однако, возможна ситуация, когда по истечении срока договора трудовые отношения фактически продолжаются, т.е. договор переквалифицируется в бессрочный. В программе в этом случае нет необходимости увольнять сотрудника, также не требуется очищать запланированную дату окончания срочного договора в приеме на работу, при этом остатки отпусков сотрудника автоматически будут исчисляться исходя из "стандартного" права на отпуск в календарных днях. А к последующему месяцу будут добавлены "компенсационные" остатки за два предыдущих месяца.


С версии программы 3.1.18.89 в отчете Справка об остатках отпусков (раздел Кадры – Кадровые отчеты) формируются сведения об отпусках, проведенных на будущие даты. Будущие отпуска в отчете выделяются зеленым фоном. Остаток дней отпуска в справке определяется без учета будущих отпусков и с их учетом. При формировании отчета учитываются все проведенные документы Отпуск по сотруднику. Если дата начала отпуска меньше или равна дате отчета, отпуск учитывается в разделе представленных отпусков. Если дата начала отпуска больше даты отчета, то отпуск учитывается в разделе Будущие отпуска.

Примеры

Пример 1

В организацию ООО "ТЕКС" Захаров Е.К. был принят на должность водителя автомобиля с 16.01.2018. Продолжительность ежегодного отпуска для сотрудника устанавливается на общих основаниях и составляет 28 календарных дней. Первый ежегодный отпуск ему был предоставлен с 02.12.2018 по 29.12.2018. В феврале 2019 г. сотруднику был предоставлен отпуск без сохранения заработной платы (с 01.02.2019 по 26.02.2019). Следующий ежегодный отпуск сотруднику был предоставлен с 01.12.2019 по 28.12.2019. 6 марта 2020 г. сотрудник увольняется.

Необходимо рассчитать количество дней неиспользованного ежегодного отпуска, за которые сотруднику следует выплатить денежную компенсацию.

Учет стажа, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска, ведется в программе автоматически. Отсчет стажа начинается с даты приема сотрудника на работу. Если за рабочий год (в течение года) у сотрудника есть периоды, которые не включены в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, то рабочий год продляется, т.е. сдвигается окончание рабочего года.

При регистрации первого ежегодного отпуска (с 03.12.2018 по 30.12.2018) документом Отпуск (раздел Кадры – Отпуска - кнопка Создать - Отпуск или раздел Зарплата – Отпуска - кнопка Создать - Отпуск) автоматически определился рабочий год, за который он предоставляется, – с 16.01.2018 по 15.01.2019.

Далее сотруднику было предоставлено 26 календарных дней отпуска без сохранения зарплаты. Регистрируется отпуск в программе с помощью документа Отпуск без сохранения оплаты (раздел Кадры – Отпуска без сохранения оплаты или раздел Зарплата – Отпуска - кнопка Создать - Отпуск без сохранения оплаты). Из 26 дней отпуска без сохранения заработной платы только 14 дней засчитываются в стаж в соответствии с законодательством.


Следующий ежегодный отпуск сотруднику был предоставлен с 01.12.2019 по 28.12.2019. В документе автоматически учитывается, что в рабочем году существует период, который не включается в стаж, дающий право на ежегодные отпуска (это отпуск без сохранения заработной платы). Учитываются только первые 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы в течение рабочего года. Оставшиеся 12 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы не учитываются. Рабочий год сотрудника продляется на 12 календарных дней. Следовательно, текущий рабочий год заканчивается не 15.01.2020, а 27.01.2020. Названная дата автоматически появится в поле по.


Регистрация увольнения сотрудника производится в программе с помощью документа Увольнение (раздел Кадры – Создать – Увольнение). В нем автоматически рассчитывается количество дней неиспользованного основного ежегодного отпуска.

С даты приема на работу по 27.01.2020 сотрудник использовал весь основной отпуск. С начала текущего рабочего года (с 28.01.2020) по дату увольнения (по 06.03.2020) сотрудник отработал 1 полный месяц и 9 дней, что по общему правилу округляется до 1 месяца.

За 1 месяц сотрудник заработал право на: 28 дн. / 12 мес. * 1 мес. = 2,33 дня основного отпуска.

За текущий рабочий год сотрудник не использовал основной отпуск. Остаток основного отпуска составляет: 2,33 дн. – 0 дн. = 2,33 дня.

Пример 2

В организацию ООО "ТЕКС" Потапов С.П. был принят на должность водителя в отдел "Администрация" с 16.01.2020. Продолжительность ежегодного основного отпуска для сотрудника устанавливается на общих основаниях и составляет 28 календарных дней. У сотрудника ненормируемый рабочий день. Ему полагается ежегодный дополнительный отпуск по позиции штатного расписания – 3 календарных дня. С 20.04.2020 сотрудник переводится на должность специалиста в отдел "Администрация". В этой позиции штатного расписания сотруднику не полагается дополнительный ежегодный отпуск. Ежегодные отпуска сотруднику в первом рабочем периоде (с 16.01.2020 по 19.04.2020) не предоставлялись.

Необходимо рассчитать остаток дней неиспользованного отпуска сотрудника на конец рабочего года в должности водителя (на 19.04.2020).

Если в справочнике Виды отпусков (раздел Настройка – Виды отпусков) отсутствует требуемый дополнительный отпуск, то необходимо сначала добавить его. В нашем примере – Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день.

Количество дней данного отпуска в год для соответствующей позиции штатного расписания укажите в карточке этой позиции. В нашем примере количество дней дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день, положенного сотруднику за год, составляет 3 дня.



Перевод сотрудника внутри организации на другое постоянное место работы регистрируется в программе документом Кадровый перевод (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения – кнопка Создать – Кадровый перевод). При переводе сотрудника право на дополнительный отпуск за работу в режиме ненормированного рабочего дня прекратится автоматически (т.к. он переводится на другую должность – на другую позицию штатного расписания, для которой этот вид отпуска не установлен).

С даты приема на работу по 19.04.2020 сотрудник не использовал ежегодные отпуска. Сотрудник отработал в должности водителя с правом на основной ежегодный и дополнительный отпуск неполный рабочий год. Количество дней отпусков определяется расчетным путем. За рабочий год (с 16.01.2020 по 19.04.2020) сотрудник отработал в должности водителя 3 полных месяца и 4 дня. Излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, в расчет принимаются 3 месяца стажа.

Количество дней неиспользованного основного ежегодного отпуска составляет: 28 дн. / 12 мес. * 3 мес. = 7 дней.

Количество дней неиспользованного дополнительного ежегодного отпуска составляет: 3 дн. / 12 мес. * 3 мес. = 0,75 дней.

Пример 3

В организацию ООО "ТЕКС" Жегалова С.И. была принята на должность маляра с 16.01.2019. Продолжительность ежегодного основного отпуска для сотрудницы устанавливается на общих основаниях и составляет 28 календарных дней. За работу на данной должности ей также полагается ежегодный дополнительный отпуск за вредность продолжительностью 7 календарных дней. С 01.11.2019 по 30.11.2019 сотрудница была на больничном. Ежегодные отпуска сотруднице за рабочий год не предоставлялись.

Необходимо рассчитать остаток дней неиспользованного отпуска за вредность сотрудницы на конец рабочего года (на 15.01.2020).

Ежегодный дополнительный отпуск за вредность становится доступен, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний – закладка Прочие начисления) была выбрана возможность применения надбавки за работу во вредных условиях (установлен соответствующий флажок) и в карточке должности (раздел Настройка - Должности) установлена отметка выплаты этой надбавки. Количество дней отпуска за вредность, положенного сотруднице за год, указывается в карточке должности и составляет 7 дней.

Согласно ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время. Для возможности при расчете остатков отпуска за вредность учитывать фактически отработанное во вредных условиях время в карточке вида отпуска (раздел Настройка - Предприятие - Виды отпусков) установите флажок Предоставляется за фактически отработанное время (по умолчанию флажок сброшен). После включения данной настройки право на вредный отпуск возникает только в те дни, когда сотрудник работал или имел законные дни отдыха (выходные). В периоды отпусков, больничных и всех других отсутствий - право на вредный отпуск не начисляется.


С 01.11.2019 по 30.11.2020 сотрудница была месяц на больничном. За это время отпуск за вредность полагаться уже не будет. За рабочий год сотрудница не использовала ежегодный отпуск.

Согласно инструкции о порядке применения списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день (утв. постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 № 273/П-20) при исчислении стажа работы, дающего право на дополнительный отпуск или выплату компенсации за него пропорционально проработанному времени, количество полных месяцев "вредной" работы определяется делением суммарного количества дней работы в течение года на среднемесячное количество рабочих дней. При этом остаток дней, составляющий менее половины среднемесячного количества рабочих дней, из подсчета исключается, а остаток дней, составляющий половину и более среднемесячного количества рабочих дней, округляется до полного месяца (п. 10 Инструкции).

Количество дней неиспользованного дополнительного ежегодного отпуска за вредность составляет: 7 дн. / 12 мес. * 11 мес. = 6,42 дней.

Пример 4

Организация ООО "ТЕКС" эксплуатирует программу не с начала осуществления своей деятельности. Программа используется с 01.01.2020. Сотрудница Горина Т.И. имеет остатки неиспользованных отпусков за предыдущий рабочий год с 01.07.2019 по 30.06.2020: 14 дней основного ежегодного отпуска и 1 день дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день. В текущем году с 06.03.2017 по 06.04.2017 сотрудница использовала 28 дней основного ежегодного отпуска и 3 дня дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день.

Необходимо ввести остатки отпусков сотрудницы в программу на 01.01.2020 и рассчитать остаток дней неиспользованных отпусков сотрудницы на момент их использования в текущем году – на 06.03.2020.

Для предприятий, которые начинают эксплуатировать программу не с начала своей деятельности, можно не вводить все отпуска по сотрудникам. Достаточно ввести остатки отпусков за предыдущие рабочие годы. Предыдущими считаются рабочие годы, которые заканчиваются в прошлом по отношению к дате ввода остатков.

Остатки отпусков в нашем примере вводятся в разрезе предыдущих рабочих лет и по видам отпусков в документ Ввод остатков отпусков (по умолчанию документ не выведен в интерфейс, но его можно вывести через настройку навигации - шестеренка в правом верхнем углу раздела Главное), т.к. организация эксплуатирует программу не с начала осуществления своей деятельности, а прием на работу сотрудницы был зарегистрирован документом Прием на работу до начала эксплуатации.

По условиям нашего примера Горина Т.И. имеет остатки неиспользованных отпусков за рабочий год с 01.07.2019 по 30.06.2020:

• количество дней неиспользованного основного ежегодного отпуска составляет 14 дней;
• количество дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день составляет 1 день.

Но ввод остатков организацией осуществляется на 01.01.2017, поэтому необходимо рассчитать остатки неиспользованных отпусков сотрудницы на эту дату, т.е. с 01.07.2016 по 01.01.2017. Количество дней отпусков определяется расчетным путем. За рабочий период с 01.07.2016 по 01.01.2017 сотрудница отработала 6 полных месяцев и 1 день. Излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, в расчет принимаются 6 месяцев. Таким образом, за рабочий год с 01.07.2016 по 30.06.2017 на 01.01.2017:

• количество дней неиспользованного основного ежегодного отпуска составляет: 28 дн. / 12 мес. * 6 мес. = 14 дней;
• количество дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день составляет: 3 дн. / 12 мес. * 6 мес. = 1,5 день.

Итого на 01.01.2020 (за рабочий период с 01.07.2018 по 30.06.2020):

• количество дней неиспользованного основного ежегодного отпуска составляет 28 дней;
• количество дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день составляет 2,5 дня.

Регистрация ежегодного основного (с 06.03.2020 по 03.04.2020) и дополнительного (с 04.04.2020 по 06.04.2020) отпусков производится документом Отпуск (раздел Кадры – Отпуска - кнопка Создать - Отпуск или раздел Зарплата – Отпуска - кнопка Создать - Отпуск). В нем автоматически определяется рабочий период, за который предоставляются отпуска – с 01.07.2018 по 30.06.2020 (с 01.07.2018 потому, что часть отпусков используется за предыдущий рабочий год).

С 01.01.2020 по 06.03.2020 (2 полных месяца и 6 дней, в расчет идет 2 месяца) количество накопленных дней отпусков по сотруднику составляет:

• количество дней основного ежегодного отпуска: 28 дн. / 12 мес. * 2 мес. = 4,67 дня;
• количество дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день: 3 дн. / 12 мес. * 2 мес. = 0,5 дней.

Итого на 06.03.2020 (остатки отпусков можно посмотреть в справке, нажав на ссылку Как сотрудник использовал отпуск? до проведения документа, т.е. до фактического использования отпусков):

• количество дней неиспользованного основного ежегодного отпуска составляет 32,67 дня = 28 дн. (с 01.07.2018 по 01.01.2020) + 4,67 дн. (с 01.01.2020 по 06.03.2020);
• количество дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день составляет 3 дня = 2,5 дн. (с 01.07.2018 по 01.01.2020) + 0,5 дн. (с 01.01.2020 по 06.03.2020).

После проведения документа Отпуск по ссылке Как сотрудник использовал отпуск? можно снова сформировать справку по остаткам отпусков, в которой отобразится новая информация об остатках отпусков на 06.03.2020 с учетом их использования в период с 06.03.2020 по 06.04.2020. Или можно сформировать отчет Справка об остатках отпусков (раздел Кадры - Кадровые отчеты - Справка об остатках отпусков).

Итого на 06.03.2020 с учетом фактического использования отпусков в период с 06.03.2020 по 06.04.2020:

• количество дней неиспользованного основного ежегодного отпуска составляет 4,67 дня = 32,67 дн. – 28 дн.;
• количество дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день составляет 0 дней = 3 дн. – 3 дн.