Форму отчета "СЗВ‑СТАЖ" было необходимо сдать в последний раз до 1 марта 2023 года, за 2022 год. С 2023 года данная форма больше не применяется. С 2023 года сведения о стаже необходимо заполнять по новой форме, которая является частью единого отчета "ЕФС‑1" и сдается в Социальный фонд (СФР). Главная особенность нового отчета "ЕФС-1" — его необходимо сдавать только по тем работникам, которые перечислены в законе. В статье рассмотрено, как заполнить и сдать сведения о стаже в 2023 году.
В зависимости от ситуации, отчитываться о стаже работников, в одних случаях необходимо в течении года, в других случаях отчет необходимо подавать по итогам года.
В течение года сдавать отчет о стаже работников необходимо в двух ситуациях:
- сотрудник выходит на пенсию;
- работодатель прекращает деятельность до окончания года. При этом речь идет обо всех организациях, а также об ИП с сотрудниками по трудовым договорам или исполнителями (подрядчиками) по гражданско-правовым договорам (ГПД).
По итогам года отчитаться необходимо, если у организации или ИП есть работники из особых категорий, перечисленных в п. 3 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее также — Закон № 27-ФЗ).
Далее рассмотрим подробнее каждый из этих случаев.
По каждому сотруднику, который выходит на пенсию, необходимо подавать сведения о стаже, даже если сотрудник не входит в особые категории работников. То есть отчитываться необходимо по каждому факту выхода работника на пенсию.
При закрытии организации необходимо подавать сведения о стаже на каждого застрахованного работника, даже если работник не входит в особые категории работников.
Сроки подачи отчетов прописаны в п. 4 и 11 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.
Сведения о стаже необходимо заполнить, когда сотрудник увольняется или прекращается ГПД. Но сведения в таком случае представляются только работнику, подавать их в СФР нет необходимости. Предоставить сведения при увольнении (прекращении ГПД) необходимо в день увольнения (прекращения ГПД). Также любой сотрудник в любое время может обратиться к работодателю, для получения сведений о стаже. В таком случае предоставить работнику сведения необходимо в течении 3-х календарных дней с даты получения заявления от работника (п. 12 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
Подать сведения о стаже за отчетный год необходимо не позднее 25 января следующего года при наличии в отчетном году работников из особых категорий. В особые категории входят сотрудники, которые имеют особенности в исчислении стажа.
Особые категории работников прописаны в п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. К ним, в частности, относятся сотрудники, которые в отчетном году:
- находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет;
- находились в отпуске без сохранения заработной платы;
- простаивали или отстранялись от работы;
- освобождались от работы на время исполнения государственных или общественных обязанностей. Например, если сотрудника вызывали в военкомат, он был наблюдателем на выборах или участвовал в судебном разбирательстве в качестве свидетеля либо понятого;
- работали в условиях или на работах, которые дают право на досрочное назначение пенсии. Например, водители пассажирского транспорта, летчики, представители профессий с вредными условиями труда, работники районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей (ст. 30, 31, п. 6 и 7 ч. 1 ст. 32 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ);
- работали в сельском хозяйстве на должностях, которые дают право на повышенную пенсию. Список таких должностей (профессий, специальностей) установлен Постановлением Правительства РФ от 29.11.2018 № 1440. Например, в нем значатся ветеринары, агрономы, трактористы (ч. 14 и 16 ст. 17 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ);
- работали вахтовым методом, полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон в сезонных отраслях промышленности;
- были мобилизованы или проходили военную службу по контракту, в том числе добровольно, и на этот период приостанавливалось действие трудового договора согласно ст. 351.7 ТК РФ.
Подавать отчет о стаже необходимо в Социальный фонд (СФР) по месту регистрации организации или по месту жительства ИП.
За обособленное подразделение необходимо подавать отчет отдельно, только если обособленное подразделение имеет свой расчетный счет и производит выплаты физическим лицам. В этом случае сведения о стаже необходимо подать по месту регистрации обособленного подразделения. Если обособленное подразделение не производит выплаты физическим лицам, отчитываться отдельно по данному обособленному подразделению не нужно. Сведения о стаже работников данного обособленного подразделения будут включены в общий отчет по организации в целом (ст. 11 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ).
Если у организации или ИП 10-ть застрахованных лиц или меньше, в данном случае есть возможность выбрать форму отчета о стаже: в электронном формате или в бумажном формате.
Если у организации или ИП более 10-ти застрахованных лиц, сведения о стаже необходимо подавать в электронном формате (п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ).
Даже если у организации или ИП менее 10-ти работников, подавать сведения о стаже и другие отчеты в СФР и ФНС удобнее в электронном виде. Сервис "1С:Отчетность" упростит данный процесс. В нем всегда актуальные формы отчетов с подсказками по заполнению. Перед отправкой программа проверит отчет на наличие критических ошибок, а сам процесс отправки отчета займет не много времени.
С 2023 года сведения о стаже входят в состав единого отчета по форме "ЕФС‑1". Форма и порядок заполнения отчета утверждены постановлением правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.
Обратитесь к нам за консультацией, и наши специалисты помогут вам
Получить консультацию
Чтобы отчитаться о стаже, все страхователи должны заполнить:
- титульный лист;
- подраздел 1;
- подраздел 1.2.
Подраздел 2 заполняйте только по работникам с правом на досрочную пенсию.
Разберем каждую часть отчета подробно.
Титульный лист
На титульном листе необходимо заполнить общие данные о страхователе:
- регистрационный номер в СФР. Временно, пока регистрационный номер СФР не присвоен, необходимо указывать регистрационный номер в ПФР;
- наименование организации или ФИО предпринимателя;
- ИНН, КПП (для организаций);
- код ОКВЭД по основному виду деятельности;
- ОГРН (ОГРНИП);
- номер контактного телефона, адрес электронной почты.
Коды ОКФС, ОКОГУ и ОКПО в обязательном порядке должны заполнять только госучреждения, если одновременно со сведениями о стаже подают сведения о зарплате (подраздел 1.3). Раздел «Сведения о страхователе, за которого представляете сведения» необходимо заполнять только в том случае, если в статусе правопреемника корректируются сведения, которые ранее были поданы правопредшественником.
Подраздел 1
Первый подраздел раздела 1 необходимо заполнять на каждого застрахованного работника, по которому подается отчет.
Необходимо заполнить такие сведения о сотруднике или исполнителе по ГПД как:
- СНИЛС;
- ИНН;
- дату рождения;
- код, обозначающий статус застрахованного лица (для граждан РФ — «ГРФ»);
- код страны, гражданином которой является застрахованное лицо (для граждан РФ — «643»).
Подраздел 1.2
Непосредственно для сведений о стаже работника предназначен подраздел 1.2. Раздел 1.2 это продолжение предыдущего подраздела 1.
В поле «Отчетный период» необходимо указать год, за который представляется форма отчета, в формате ГГГГ. Если форма подается за 2023 год, необходимо указать «2023». Указывать периоды до 2023 года не правильно, в этом случае при сдаче отчета будет получена ошибка.
В поле «Тип сведений» знаком «X» необходимо отметить тип формы, которая подается:
- исходная — если отчет за период подается в первый раз;
- корректирующая — если были исправлены сведения, которые подались ранее;
- отменяющая — если отменяются сведения, которые были поданы ранее;
- назначение пенсии — если работник выходит на пенсию.
За один и тот же отчетный период можно одновременно подать только один тип сведений на каждого застрахованного работника. Например, в форме ЕФС‑1 за 2023 год не получится сдать подразделы 1.2 с типом «Исходная» и «Корректирующая» на одного и того же работника.
Обратитесь к нам за консультацией, и наши специалисты помогут вамПолучить консультацию
Порядок заполнения табличной части подраздела 1.2 формы отчета "ЕФС‑1"
| Графа | Что указывать |
|---|---|
| 1 |
Номер по порядку.
Необходимо указать номер, только если по работнику несколько периодов работы. |
| 2, 3 | Даты начала и окончания периода работы в формате ДД.ММ.ГГГГ (в пределах отчетного года). |
| 4 |
Код особых территориальных условий из приложения к порядку заполнения ЕФС‑1. Например, «РКС», «МКС» — при работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, «СЕЛО» — для определенных работников сельского хозяйства.
Если работник работал в районах Крайнего Севера, в режиме неполной рабочей недели, но полного рабочего дня (из-за сокращения производства), необходимо обязательно дополнительно указать в графе 7 рабочее время в календарном исчислении (месяц, день) |
| 5 |
Районный коэффициент — надбавки за работу в сложных климатических условиях в формате Х.Х или Х.ХХ.
Данная графа обязательна к заполнению, если в графе 4 проставлен один из кодов: «РКС», «МКС», «РКСР», «МКСР», «МКС-РКСР». |
| 6 |
Код «Особенности исчисления страхового стажа: основание» из приложения к порядку заполнения ЕФС‑1.
Например, «СЕЗОН» — если работник отработал полный сезон на сезонных работах или полный навигационный период на водном транспорте. Код «ПОЛЕ» — при работах в полевых условиях. |
| 7 |
Код «Особенности исчисления страхового стажа: дополнительные сведения» из приложения к порядку заполнения ЕФС‑1.
Например, «ДЛДЕТИ» — для отпуска по уходу за ребенком от полутора до трех лет, «НЕОПЛ» — для отпуска за свой счет, «ВОЕНСЛ» — для периодов, в которых за мобилизованным сохранялось рабочее место. Некоторые коды в графе 7 нельзя указывать одновременно с кодами в графах 4, 8, 9, дающими право на досрочную пенсию, за одни и те же периоды работы. Например, «ПРОСТОЙ» или «НЕОПЛ». Для исполнителей по ГПД необходимо указывать код «ДОГОВОР», если в отчетном году были выплаты. Если выплат не было — код «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ». |
| 8 |
Код «Условия досрочного назначения страховой пенсии: особые условия труда» из приложения к порядку заполнения ЕФС‑1.
Например, код «27-2» — для работ с тяжелыми условиями труда, «27-10» — для водителей пассажирского транспорта. Ниже необходимо указать код профессии работника из списков, дающих право на пенсионные льготы (Постановление Правительства РФ от 16.07.2014 № 665). |
| 9 |
Код «Условия досрочного назначения пенсии: основание» из приложения к порядку заполнения ЕФС‑1.
Например, «27-ПД» — для педагогов, «27-ГД» — для медработников городских больниц. |
| 10 |
Ставка, объем работ, часов для некоторых работников, по которым указан код в графе 9. Например, нужно указать ставку и количество учебных часов для педагогов, если в графе 9 указан код «27-ПД» или «27-ПДРК». |
| 11 | Индивидуальный номер основного рабочего места работника в соответствии с картой специальной оценки условий труда. |
| 12 | Класс (подкласс) условий труда из раздела классификатора «Коды специальной оценки условий». |
Не нужно заполнять графы 8–10 «Условия досрочного назначения страховой пенсии», если:
- особые условия труда не подтверждены документально;
- занятость работника в этих условиях не соответствует требованиям нормативных документов;
- не уплачивались взносы по доп. тарифу или взносы по договорам негосударственного пенсионного обеспечения. Исключение — для периодов с кодами «ДЕКРЕТ», «ВРНЕТРУД», «ВАХТА», «ДЛОТПУСК», которые примыкают к периодам с особыми условиями труда.
Подраздел 2
Если в подразделе 1.2 формы отчета "ЕСФ-1" были заполнены графы 8–9, необходимо заполнять и подраздел 2 формы отчета "ЕФС-1" на соответствующего работника. Данная ситуация возможна по тем сотрудникам, у которых есть право на досрочную пенсию в соответствии с ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ. Например, это сотрудники, работающие во вредных условиях в горячих цехах, водители городского пассажирского транспорта.
В поле «Отчетный период» необходимо указать год, за который представляется форма, в формате ГГГГ.
В поле «Тип сведений» знаком «X» необходимо отметить тип формы, которая подается: исходная, корректирующая или отменяющая.
Поле «Корректируемый (отменяемый) период» необходимо заполнять, только в том случае, если подается корректирующий или отменяющий отчет. В этом случае необходимо заполнить год, за который корректируются или отменяются сведения.
Графы таблицы необходимо заполнять в разрезе структурных подразделений и должностей, на которых в отчетном периоде работали сотрудники, с правом на досрочное назначение пенсии. Данная информация заполняется на основании штатного расписания, кадровых приказов, документов по специальной оценке условий труда и других документов, которые подтверждают работу в особых условиях труда. Графу 6 «Характер фактически выполняемых работ и дополнительные условия труда» необходимо заполнять в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником.
В графе 8 «Код особых условий труда/выслуги лет по классификатору» необходимо заполнить код из графы 8 подраздела 1.2.
В последней графе 9 «Код позиции списков 1 и 2, «малого» списка» необходимо заполнить код из списков в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16.07.2014 № 665.
Ниже таблицы необходимо указать общее количество рабочих мест и общую численность сотрудников, фактически работающих в особых условиях труда.
Для того чтобы исправить сведения о стаже работника, поданные за 2023 год, необходимо заполнить и подать подраздел 1.2 на данного работника с типом сведений «Корректирующая». В графы таблицы необходимо заполнить правильные данные.
Если были ошибочно поданы сведения о стаже работника, которые необходимо отменить, необходимо заполнить и подать подраздел 1.2 с типом сведений «Отменяющая». В графах таблицы необходимо заполнить сведения из первоначального отчета, которые необходимо отменить.
Отчетный год, за который корректируются или отменяются сведения, указывается в поле «Корректируемый (отменяемый) период».
Аналогичным образом исправляются или отменяются сведения из подраздела 2.
Если в 2023 году была обнаружена ошибка в "СЗВ‑СТАЖ" за 2022 год, необходимо подать корректирующий отчет по старой форме отчета "СЗВ-КОРР" (письмо ПФР от 14.12.2022 № В-109546-19/143909-22).
В случае выхода работника на пенсию, необходимо подать сведения о его стаже за текущий год. Срок сдачи отчета — 3 календарных дня со дня получения заявления от работника или запроса от СФР.
Подраздел 1.2 в таком случае необходимо заполнить с типом сведений «Назначение пенсии». В поле «Отчетный период» необходимо указать текущий год выхода на пенсию. В графах 2 и 3 необходимо указать даты с начала года по дату, предшествующую дате выхода на пенсию (п. 5.5 порядка заполнения ЕФС‑1). Остальные графы необходимо заполнить в общем порядке. Если работник трудится в обычных условиях и не имеет никаких пенсионных льгот, графы 4–12 не заполняются.
По тем периодам, по которым ранее были сданы сведения о стаже (исходная или корректирующая форма), не нужно снова заполнять сведения при выходе на пенсию (п. 5.2 порядка заполнения ЕФС‑1). Например, если работник выходит на пенсию в январе и уже был подан отчет за предыдущий год, необходимо подать сведения только за январь текущего года: с 1-го января по дату, которая предшествует дате выхода сотрудника на пенсию.
При увольнении сотрудника или прекращении ГПД, сведения выдаются на руки увольняемому работнику, подавать их в СФР не нужно. Сведения выдаются сотруднику в виде выписки: это должны быть данные только по конкретному работнику.
Отчет необходимо заполнить по общим правилам. Только в подразделе 1.2 в графах 2 и 3 необходимо указать даты с начала года по дату увольнения.
Увольняемый работник должен предоставить расписку о получении им выписки о стаже. Для этого необходимо заранее составить список с перечнем документов, которые будут выданы на руки увольняемому работнику. В этом списке, в частности, будет такой пункт как сведения о страховом стаже по форме "ЕФС‑1" за период с 1 января 2023 года по дату увольнения.
Работник в день увольнения должен поставить в расписке:
- свои ФИО и должность;
- подпись;
- дату, когда получил указанные в расписке документы (дату увольнения).
В том случае если были допущены ошибки в сведениях о стаже работников (бывшей форме отчета СЗВ‑СТАЖ), СФР может применить штрафные санкции. В таблице приведены основания, по которым к страхователю могут быть применены штрафные санкции.
| Нарушение | Ответственность |
|---|---|
| Отчет не был сдан или был сдан не вовремя | Штраф для юридических лиц и ИП — 500 ₽ за каждое застрахованное лицо (ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ). Например, если отчет не был сдан на одного сотрудника, штраф будет в размере 500 ₽. Отчет не был сдан на 10 человек — штраф составит уже 5 000 ₽. |
| В отчете были допущены ошибки | Административный штраф для должностных лиц, например для руководителя фирмы, — 300 – 500 ₽. ИП по этой статье ответственности не несет. Если у предпринимателя есть сотрудник ответственный за учет наемных работников, например бухгалтер, такого сотрудника могут привлечь к административной ответственности как должностное лицо (ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ). |
| Была допущена ошибка при выборе формы отчета: отчет был сдан в бумажной форме вместо электронной, при численности застрахованных лиц более 10 человек | Штраф для юридических лиц и ИП — 1 000 ₽ (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ). |
За периоды до 2023 года сведения о стаже было необходимо сдавать по форме отчета "СЗВ‑СТАЖ". За ошибки в данном отчете были предусмотрены штрафы, даже в том случае, если неточности были обнаружены и исправлены самими организациями и ИП, подающими отчет.
С 2023 года за ошибки в сведениях не штрафуют в том случае, если был сдан корректирующий отчет до того момента, как ошибку обнаружил СФР. А если все же было получено уведомление от СФР об устранении ошибок и несоответствий, необходимо подать корректирующий отчет в течении 5-ти рабочих дней, после получения такого уведомления, чтобы подать уточненные (исправленные) сведения без получения штрафа.
В тех ситуациях, когда штрафа все же не удалось избежать, его можно уменьшить вдвое. Для этого необходимо половину установленной суммы штрафа уплатить в течение 10-ти календарных дней с даты получения требования. Закон предусматривает срок уплату штрафа 20-ть календарных дней. Более продолжительный период может быть указан в самом требовании (ч. 16 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
Например организация ООО «Слава» должна подать сведения о страховом стаже на 20 сотрудников. Отчет был подан на день позже установленного срока. Страхователю за не своевременную подачу отчета был выписан штраф в размере 10 000 ₽ (20 чел. × 500 ₽). Компания оплатила 5 000 ₽ в течение 10-ти календарных дней с даты получения требования. Остальную половину штрафа в таком случае уплачивать не нужно.
Сдавать отчетность без ошибок поможет сервис "1С:Отчетность": проверит отчеты перед сдачей по алгоритмам фонда, не даст отправить форму отчета, заполненную с ошибками, сообщит о результатах обработки отчета контролирующими органами.
.png)
