Отчет 6‑НДФЛ в программе 1С Зарплата и управление персоналом в 2023 году

Отчет по форме 6‑НДФЛ должны сдавать все компании и ИП, которые выступают налоговыми агентами по НДФЛ. То есть выплачивают доходы гражданам. Обычно это выплаты физлицам по трудовым и гражданско‑правовым договорам, материальная помощь или подарки с суммы более 4 000 ₽.

Отчет сдается:

• на бумаге — если 9 сотрудников и менее;
• в электронном виде по ТКС — если 10 и более сотрудников.

Большинство зарплатных отчетов — РСВ, персональные сведения о физлицах в налоговую, форму ЕФС‑1 в Соцфонд — разрешается сдавать на бумаге, если у компании (ИП) до 10 работников включительно. По НДФЛ — более строгий критерий. При десяти работниках уже нужен электронный отчет (абз. 6, п.2 ст. 230 НК РФ).

Компании направляют 6‑НДФЛ в налоговую по месту регистрации, ИП — по месту жительства.

Если предприниматель ведет деятельность на ПСН в другом регионе по сотрудникам, которые заняты в бизнесе на ПСН, отчет сдается в ФНС по месту учета как плательщика ПСН. ИП должен сдавать два отчета, если он совмещает УСН и ПСН в разных регионах и на обоих спецрежимах ведет бизнес с привлечением сотрудников.

Обособленные подразделения (ОП) должны отправлять 6‑НДФЛ по своему месту учета, если выплачивали зарплату сотрудникам или доход физлицам по ГПД. Причем должны соблюдаться такие условия:

• место работы сотрудника согласно трудовому договору — это ОП;
• ГПД с физлицом заключен от имени обособленного подразделения.

Если в одном муниципальном образовании несколько ОП, можно сдавать один расчет по месту учета ответственного подразделения. Для выбора такого ОП надо подать в налоговую специальное уведомление.

Заполнить и сдать 6‑НДФЛ без ошибок можно в программном продукте 1С. Если ведете учет в конфигурации 1С, то все данные будут заполнены автоматически.

Налоговые агенты сдают 6-НДФЛ:

• по итогам 1 квартала, полугодия, 9 месяцев — ежеквартально не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом;
• по итогам отчетного года — до 25 февраля включительно.

Если день сдачи выпадает на выходной, то крайний срок переносится на следующий рабочий день после выходного.

ФНС России приказом от 29.09.2022 № ЕД‑7‑11/881@ внесла изменения в форму отчета, утвержденную приказом от 15.10.2022 № ЕД‑7‑11/753@.

Основное изменение — в разделе 1 формы больше не надо указывать дату перечисления НДФЛ, так как с 2023 года налог уплачивается в составе ЕНП по единому сроку.

В конфигурациях 1С все формы в актуальном состоянии, понятный интерфейс. Система позволяет заполнить отчет по разным ставкам, если применяли разные тарифы, сама посчитает итоговые показатели. Если Вы ведете учет в конфигурации 1С, то 6‑НДФЛ заполнится автоматически. Даже при небольшом количестве сотрудников удобно отчитываться по ТКС, с использованием сервиса "1С:Отчетность".

Рассмотрим, как заполняются конкретные поля (строки) формы.

• ИНН и КПП (при наличии). Если отчет сдается за обособленное подразделение — КПП этого обособленного подразделения, а при сдаче отчета за несколько обособленных подразделений через одно ответственное подразделение — КПП ответственного подразделения (ОП).
• Номер корректировки. Если 6‑НДФЛ сдается в первый раз, то номер должен выглядеть так: «0—». Если отчет корректировочный — «1—» и далее, согласно порядковому номеру корректировки. Поэтому если сдаете отчет первый раз, укажите в программе «0», если готовите первую корректировку — «1», вторую — «2» и т.д.
• Код отчетного периода: для отчета за 1 квартал — «21», полугодие — «31», 9 месяцев — «33», год — «34». Полный перечень кодов смотрите в Приложении № 1 к Порядку заполнения. Помимо основных перечисленных выше кодов там, например, приведены шифры для ситуаций, когда работодатель закрывается и сдает свой последний отчет.
• Отчетный год — «2023».
• Код налогового органа, куда подается отчет. Узнать код ИФНС можно на сайте ФНС по адресу места регистрации.
• Код по месту нахождения или учета (Приложение № 2 к Порядку заполнения 6‑НДФЛ). Например, организации ставят «214», а ИП — «120». Обособленные подразделения — «220».
• Наименование компании или ФИО предпринимателя.
• Код ОКТМО по месту регистрации компании (обособленного подразделения)/ИП. Узнать его можно на сайте ФНС.
• Контактный номер телефона.
• Количество листов расчета и приложений.

• «1» — если компания (ИП) сдает отчет самостоятельно;
• «2» — если 6‑НДФЛ сдается по доверенности через представителя.

Далее указываются ФИО генерального директора или уполномоченного лица. Предприниматель, который сдает отчет самостоятельно, не указывает свои ФИО в этом блоке.

В завершение работодатель (его представитель) подписывает 6‑НДФЛ и указывает дату подписания расчета. Если отчет сдает и подписывает представитель, то в последних строчках надо указать название и реквизиты документа, подтверждающего полномочия (доверенности).

При реорганизации (ликвидации) компании или лишении полномочий обособленного подразделения дополнительно заполняются:

• код соответствующего мероприятия из Приложения № 4 к Порядку заполнения 6‑НДФЛ;
• ИНН и КПП реорганизованной компании или лишенного полномочий обособленного подразделения.

• 182 1 01 02010 01 1000 110 — для НДФЛ с доходов, сумма которых менее или равна 5 млн руб.;
• 182 1 01 02080 01 1000 110— для НДФЛ с той части доходов, которая превышает 5 млн руб.

Полный перечень КБК — на сайте ФНС.

Для каждого КБК заполняется отдельный раздел 1.

В поле 020 указывается сумма НДФЛ, который подлежал перечислению за последние три месяца отчетного периода. Например, в отчете за полугодие это будут суммы НДФЛ, подлежащие перечислению в апреле, мае, июне.

В полях 021–024 детализируется показатель из поля 020 — указываются суммы налога, подлежащие уплате по установленным срокам перечисления НДФЛ за последние три месяца отчетного периода. При этом поле 024 заполняется только в годовом расчете — оно для НДФЛ, который нужно уплатить в последний рабочий день года за период с 23 по 31 декабря. Значение поля 020 должно равняться сумме полей 021–024.

Если возвращали работникам ранее удержанный НДФЛ, заполняются поля:

• 030 — общая сумма возвращенного налога за последние три месяца отчетного периода;
• 031 — дата возврата;
• 032 — сумма НДФЛ, возвращенного в указанную дату.

В поле 100 указывается ставка НДФЛ, по которой рассчитали налог. По общему правилу это 13% (ст. 224 НК РФ).

Для каждой ставки НДФЛ заполняется отдельный раздел 2.

В поле 105 указывается то же КБК, что и в поле 010 раздела 1.

В полях 110–115 отражаются суммы начисленного дохода нарастающим итогом с начала года. По общему правилу это выплаченный доход, так как датой получения дохода по общему правилу является день выплаты. То есть пока зарплата реально не выплачена, дохода для целей заполнения 6‑НДФЛ нет, даже если в бухучете вы начислили доход сотруднику. При этом поле 110 — это общая сумма начисленного (выплаченного) дохода, а поля 111–115 — это расшифровка показателя из поля 110 по видам доходов:

• 111 — дивиденды;
• 112 — выплаты по трудовым договорам;
• 113 — вознаграждения физлицам по гражданско‑правовым договорам на выполнение работ, оказание услуг (ГПД);
• 115 — выплаты высококвалифицированным специалистам, указанные в полях 112 и 113.

В поле 120 указывается количество физлиц, которым в отчетном периоде были облагаемые выплаты. Для поля 121 выделите из поля 120 количество высококвалифицированных специалистов.

В поле 130 проставляется сумма вычетов, предоставленных физлицам в отчетном году.

Поля 140–142 — для информации об исчисленном с начала года НДФЛ. При этом указываются:

• в поле 140 — общая сумма исчисленного налога;
• 141 — НДФЛ с дивидендов;
• 142 — НДФЛ с выплат высококвалифицированным специалистам.

Поля 160ؘ–190 заполняются следующими показателями, которые рассчитываются нарастающим итогом с начала года:

• 160 — удержанный НДФЛ;
• 170 — сумма налога, которую не получилось удержать с доходов;
• 180 — излишне удержанный НДФЛ;
• 190 — возвращенная сумма налога.

В поле 150 указывается сумма фиксированного авансового платежа, которая зачтена в счет НДФЛ с доходов иностранных сотрудников, работающих по патентам.

В поле 155 — сумма налога на прибыль, удержанная и перечисленная с дивидендов компаниям‑учредителям, подлежащая зачету при расчете налога физлиц‑резидентов — учредителей таких компаний.

Справка‑приложение к расчету (бывшая 2‑НДФЛ) заполняется отдельно по каждому физлицу, которое получало облагаемый доход, и только в составе годового 6‑НДФЛ. Также справка понадобится при ликвидации/реорганизации компании. Разделы 1 и 2 формы 6‑НДФЛ заполняются по всем физическим лицам компании (ИП) в каждом отчете: и ежеквартально в течение года, и по итогам отчетного года.

В шапке справки указываются:

• Уникальный номер, который присваивается каждой справке самой компанией (ИП).
• Номер корректировки: для первичной справки — «00», для корректирующей справки — «01», «02» и далее, для аннулирующей — «99».

После короткой шапки в справке идут 4 раздела и приложение со сведениями о доходах и вычетах по месяцам отчетного года.

В первом разделе справки, которую вы заполняете в составе годового отчета 6‑НДФЛ, отражаются:

• ИНН и ФИО физлица, по которому заполняете справку.
• Статус налогоплательщика: «1» — резидент, «2» — нерезидент, «3» — высококвалифицированный специалист. Полный перечень кодов смотрите в п. 5.4 раздела 5 Порядка заполнения 6‑НДФЛ.
• Дата рождения физлица.
• Код страны гражданства. Например: «643» — Россия. Полный перечень кодов смотрите в классификаторе стран мира (ОКСМ).
• Код вида документа, удостоверяющего личность. Например: «21» — российский паспорт, «10» — паспорт иностранца. Перечень с кодами всех возможных подтверждающих документов приведены в приложении № 5 к Порядку заполнения 6‑НДФЛ. Также указываются номер и серия документа.

Во втором разделе справки заполняются:

• Ставка НДФЛ.
• КБК.
• Общая сумма полученного дохода без учета вычетов.
• Налоговая база, с которой исчислялся НДФЛ. Это общая сумма дохода, уменьшенная на вычеты. Если у работника сумма вычетов больше общей суммы полученного дохода, то в поле «Налоговая база» заполняется «0.00».

Далее идут сведения непосредственно о налоге:

• Исчисленный НДФЛ.
• Удержанный НДФЛ.
• Фиксированные авансовые платежи по НДФЛ физлица‑иностранца, который работает по патенту, зачтенные в счет НДФЛ.
• Налог на прибыль с дивидендов компаниям‑учредителям, подлежащий зачету при расчете налога физлица‑резидента — учредителя такой компании.
• Перечисленный в бюджет НДФЛ.
• НДФЛ, который излишне удержали, а также переплата по налогу из‑за изменения налогового статуса сотрудника.

В третьем разделе справки — информация по налоговым вычетам — стандартным, социальным и имущественным.

По каждому вычету приводится код вычета и сумма. Например, «126» — стандартный вычет на первого ребенка, «311» — имущественный вычет на покупку жилья, «324» — вычет на лечение. Полный перечень кодов налоговых вычетов содержится в Приложении № 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ‑7‑11/387@. Если вычетов не было, поля остаются пустыми.

Также заполняется код вида уведомления, выданного ИФНС для получения вычета через работодателя, и реквизиты уведомления: его номер, дату выдачи и код налоговой, которая выдала документ.

Возможных кодов вида уведомления три:

• «1» — на имущественный вычет;
• «2» — на социальный;
• «3» — на фиксированные авансовые платежи (актуально для иностранцев, работающих по патенту).

Если от физлица не было уведомлений, поле остается пустым.

В последнем разделе справки показываются:

• сумма полученного дохода, с которого компания или ИП не смогли удержать НДФЛ;
• сумма неудержанного налога.

В приложении к справке отражаются:

• Уникальный номер справки.
• Ставка НДФЛ.
• КБК.
• Месяц получения дохода (01 — январь, 02 — февраль, 03 — март и т. п.).
• Код дохода. Например, «2000» — зарплата, «2300» — больничные, «2010» — выплаты по ГПД. Коды видов доходов утверждены приказом ФНС от 10.09.2015 № ММВ‑7‑11/387@ (Приложение № 1).
• Сумма дохода в указанном месяце.
• Код вычета.
• Сумма вычета в указанном месяце.

Если в отчетном периоде не было облагаемых выплат физлицам, то 6‑НДФЛ сдавать не нужно, так как компания или ИП в таком случае не признается налоговым агентом. Налоговый кодекс не предусматривает сдачу нулевой отчетности по форме 6‑НДФЛ. Советуем все же уведомить налоговую, что 6‑НДФЛ не сдан из‑за отсутствия выплат физлицам.

Если выплаты с начала года были, а за последние три месяца отчетного периода нет, то отчет сдавать придется до конца года, так как он заполняется нарастающим итогом.

Например, в первом квартале были выплаты физлицам, а во втором квартале — нет. Значит, сдавать 6‑НДФЛ придется до конца года, так как отчет заполняется нарастающим итогом. В этом случае в 6‑НДФЛ за полугодие будет отражена информация по выплатам за 1 квартал.

За несвоевременную сдачу отчета 6-НДФЛ, предусмотрен штраф в размере 1 000 ₽ за каждый месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Дополнительно могут выписать штраф ответственному сотруднику на сумму 300–500 ₽ (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ). Если просрочка составит более 20 дней, ФНС заблокирует расчетный счет компании (ИП).
Если в 6‑НДФЛ допущена ошибка, штраф составит 500 ₽ (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Руководителя могут оштрафовать на сумму 300–500 ₽ (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
За сдачу отчета на бумаге вместо обязательного электронного вида предусмотрен штраф в размере 200 ₽ (ст. 119.1 НК РФ).

Заполнить отчет 6-НДФЛ без ошибок поможет сервис "1С:Отчетность". При отправке отчета программа проверит его и предупредит о возможных ошибках.