В соответствии с п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание № 3210-У) разрешено хранить в своих кассах наличные деньги в суммах, превышающих установленные лимиты остатка кассы, только в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты) (п. 6.5 Указания № 3210-У).
Поэтому если заработная плата не была получена в сроки, указанные в ведомости, кассир должен (п. 6.5 Указания № 3210-У):
- в расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) или платежной ведомости (форма № Т-53) проставить оттиск печати (штампа) или сделать запись "депонировано" напротив фамилий и инициалов сотрудников, которым не проведена выдача наличных денег;
- подсчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверить указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости;
- проставить свою подпись на расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости и передать ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю);
- на фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости оформить расходный кассовый ордер (форма № КО-2).
Суммы неполученной заработной платы депонируются на расчетном счете в банке.
Депонированная заработная плата может быть востребована сотрудником в течение трех лет. По истечении указанного срока невостребованная сумма учитывается как внереализационный доход организации.
В программе имеется возможность вести учет депонированных сумм, а именно отражать:
- депонирование зарплаты, которая не была получена своевременно;
- выплату депонированной зарплаты;
- списание депонированной зарплаты в доходы организации.
Депонирование зарплаты отражается одноименным документом Депонирование зарплаты, который удобно вводить из ведомости в кассу или ведомости через раздатчика.
Выплата сотруднику его депонированной зарплаты регистрируется одноименным документом Выплата депонированной зарплаты.
Невостребованные сотрудниками депонированные суммы могут быть списаны в доход организации после истечения срока исковой давности документом Списание зарплаты депонента.
По результатам регистрации этих фактов имеется возможность сформировать отчет Книга учета депонентов, в котором отражаются остатки депонентов на начало и конец периода, а также факты депонирования и выплаты депонентов. Также можно сформировать отчет Список депонентов и выплат депонентам, в котором депонированные суммы отражаются с датами депонирования и остатком невыплаченных сумм, и отчет Анализ депонированной зарплаты, в котором отражаются зарегистрированные суммы депонентов и сведения о выплате таких сумм за указанный период.
Депонирование зарплаты, которая не была получена своевременно
Пример
При выплате заработной платы через кассу за март 2020 г. сотрудником ООО "ТЕКС" Булкиным А.И. не была своевременно получена заработная плата. Необходимо отразить операцию депонирования заработной платы в программе.
Факт депонирования фиксируется в документе Депонирование зарплаты. Документ удобнее ввести из ведомости в кассу или ведомости через раздатчика (раздел Выплаты - Все ведомости на выплату зарплаты), нажав на ссылку Ввести сведения о депонировании зарплаты, которая будет доступна по ссылке Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ.
- Раздел Выплаты - Депоненты.
- Кнопка Создать. Выберите вид документа Депонирование зарплаты.
- Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, сотрудник которой по истечении установленного законодательством срока не явился для получения денег в кассе.
- В поле Дата укажите дату депонирования заработной платы. По умолчанию данное поле заполняется текущей датой.
- В поле Ведомость укажите ведомость, по которой сотрудник не получил деньги.
- В табличной части укажите сотрудника (сотрудников) по кнопке Добавить или по кнопке Подобрать, зарплату которого необходимо депонировать по указанной ведомости. В документе сотрудники выбираются только из числа присутствующих в депонируемой ведомости, а не из всего списка сотрудников.
- По ссылке Подписи поля Главный бухгалтер и Кассир заполняются автоматически фамилией, именем, отчеством главного бухгалтера и кассира на основании сведений об ответственных лицах организации в справочнике Организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица). Поле Бухгалтер заполняется вручную. Данные поля используются для расшифровки подписей в печатной форме реестра депонированных сумм.
- Кнопка Провести.
Для получения печатной формы реестра депонированных сумм нажмите на кнопку Печать реестра депонированных сумм.
Обратите внимание! Депонирование зарплаты не влияет на "зарплатные" взаиморасчеты с сотрудником. Т.е. при отражении факта депонирования в программе не увеличивается задолженность организации перед сотрудником. Учет депонентов ведется обособленно от основных взаиморасчетов. Также депонирование не влияет на учет НДФЛ - налог считается удержанным (и перечисленным) независимо от того, получил сотрудник фактически деньги в кассе или они были депонированы.
В отчетах Книга учета депонентов, Список депонентов и выплат депонентам, Анализ депонированной зарплаты (раздел Зарплата - Отчеты по зарплате) можно посмотреть факт депонирования суммы зарплаты по сотруднику.
Выплата депонированной зарплаты
Пример
15 апреля 2020 г. сотруднику ООО "ТЕКС" Булкину А.И. производится выплата депонированной заработной платы за предыдущий месяц.
Факт выплаты сотруднику депонента регистрируется в программе с помощью документа Выплата депонированной зарплаты.
- Раздел Выплаты - Депоненты.
- Кнопка Создать. Выберите вид документа Выплата депонированной зарплаты.
- Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, сотруднику которой выплачивается ранее депонированная зарплата.
- В поле Дата укажите дату выплаты депонированной зарплаты.
- В поле Сотрудник выберите сотрудника, которому выплачивается депонированная зарплата.
- Табличная часть по кнопке Заполнить автоматически заполняется непогашенными суммами по выбранному сотруднику в соответствии с ранее зарегистрированным депонированием.
- В поле Форма расчетов выберите способ выплаты депонированной зарплаты: наличными деньгами - Наличная или безналичным перечислением - Безналичная.
- В поле Платежный документ укажите реквизиты соответствующего платежного документа.
- Кнопка Провести и закрыть.
В отчетах Книга учета депонентов, Список депонентов и выплат депонентам, Анализ депонированной зарплаты (раздел Зарплата - Отчеты по зарплате) можно посмотреть факт выплаты депонента по сотруднику.
Выплата сотруднику ранее депонированной зарплаты отражается по дебету счета 76.04 "Расчеты по депонированным суммам" и кредиту счета 50.01 "Касса организации" и регистрируется в программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 3.0) вручную.
Списание депонированной зарплаты в доходы организации
Пример
В декабре 2017 г. выплата в сумме 30 450 руб., причитающаяся сотруднику ООО "ТЕКС" Иванову С.И., была депонирована. Сотрудник уволился и не обратился за выплатой депонента. В декабре 2020 г. невостребованный депонент списывается в доходы организации.
Для списания задолженности по невостребованному в течение трех лет депоненту в программе предназначен документ Списание зарплаты депонента.
- Раздел Выплаты - Депоненты.
- Кнопка Создать. Выберите вид документа Списание зарплаты депонента.
- Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, в доход которой списывается невостребованная сотрудником депонированная сумма.
- В поле Дата укажите дату списания депонированной зарплаты.
- Табличная часть по кнопке Заполнить автоматически заполняется зарегистрированными ранее в выбранной организации депонированными суммами, срок исковой давности по которым истек на дату документа.
- Поля Исполнитель заполняются вначале вручную, при этом автоматически указывается должность. Затем это поле заполняется указанными в прошлых документах значениями.
- Кнопка Провести.
По кнопке Справка о списании депонированной зарплаты можно получить печатную форму справки о списании невостребованной сотрудником депонированной суммы после истечения срока исковой давности.
В отчетах Книга учета депонентов Список депонентов и выплат депонентам Анализ депонированной зарплаты Зарплата - Отчеты по зарплате) можно посмотреть факт списания депонента по сотруднику.
Списание депонированной зарплаты, не полученной сотрудником, на прочие доходы организации отражается по дебету счета 76.04 "Расчеты по депонированным суммам" и кредиту счета 91.01 "Прочие доходы" и регистрируется в программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 3.0) вручную.
.png)
