Трудовым кодексом РФ обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда, а также обеспечение специальной одеждой, обувью и другими средствами индивидуальной защиты (СИЗ) работников, занятых во вредном (опасном) производстве, на работах с особыми температурными условиями и работах, связанных с загрязнением, возлагаются на работодателя (ст. 212, 221 ТК РФ).
Бухгалтерский учет
Спецодежда со сроком использования не более 12 месяцев учитывается в качестве запасов в соответствии с ФСБУ 5/2019 при одновременном соблюдении условий (пп. "б" п. 3, п. 5 ФСБУ 5/2019):
- она будет использоваться при производстве продукции, продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг в течение не более 12 месяцев или в рамках обычного операционного цикла организации (то есть срок полезного использования спецодежды в общем случае должен быть не более 12 месяцев);
- затраты, понесенные в связи с приобретением или созданием спецодежды, обеспечат получение организацией экономических выгод в будущем (достижение некоммерческой организацией целей, ради которых она создана);
- определена сумма затрат, понесенных в связи с приобретением или созданием запасов, или приравненная к ней величина.
Организация может не применять ФСБУ 5/2019 и признавать спецодежду в качестве расходов периода, в котором были понесены затраты на ее приобретение, если выполняется хотя бы одно из условий (п. 2 ФСБУ 5/2019):
- организация является микропредприятием и вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность;
- спецодежда предназначена для управленческих нужд организации.
Запасы признаются в бухгалтерском учете по фактической себестоимости (п. 9 ФСБУ 5/2019). При этом в фактическую себестоимость запасов, кроме незавершенного производства и готовой продукции, включаются фактические затраты на приобретение (создание) запасов, приведение их в состояние и местоположение, необходимые для потребления, продажи или использования (п. 10 ФСБУ 5/2019).
Себестоимость запасов при отпуске их в производство рассчитывается одним из следующих способов (п. 36 ФСБУ 5/2019):
- по себестоимости каждой единицы;
- по средней себестоимости;
- по себестоимости первых по времени поступления единиц (способ ФИФО).
Балансовая стоимость спецодежды признается расходом периода, в котором спецодежда списана с баланса в связи с передачей ее в эксплуатацию (в использование) (п. 43 ФСБУ 5/2019).
Организация должна обеспечить надлежащий контроль (в том числе с использованием забалансового учета) наличия и движения спецодежды, переданной в эксплуатацию (п. 8 ФСБУ 5/2019).
Налоговый учет
Спецодежда со сроком использования не более 12 месяцев для целей исчисления налога на прибыль может учитываться в составе:
- прочих расходов, если приобретена для выполнения санитарно-эпидемиологических и гигиенических требований органов государственной власти и органов местного самоуправления, их должностных лиц в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ);
- материальных расходов в остальных случаях (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ, письмо Минфина России от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48743). При этом стоимость спецодежды может полностью включаться в состав материальных расходов по мере ввода ее в эксплуатацию или относиться на расходы в течение более одного отчетного периода (порядок учета закрепляется в учетной политике организации).
Подробнее о том, как учесть расходы на средства индивидуальной защиты (спецодежду, спецобувь и др.), см. здесь.
НДС по приобретенной спецодежде можно принять к вычету в общем порядке при выполнении соответствующих условий (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
В случае если спецодежда выдается сотрудникам организации только для производственной деятельности и не переходит в их собственность, ее стоимость не является объектом обложения НДФЛ и страховыми взносами (письмо Минфина России от 16.01.2017 № 03-04-06/1222, письмо Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19).
Для отражения операций со спецодеждой используются документы:
- "Поступление (акт, накладная, УПД)" с видом операции "Товары (накладная, УПД)" – для отражения поступления в БУ и НУ.
Если согласно учетной политике организации спецодежда, предназначенная для управленческих нужд, учитывается согласно п. 2 ФСБУ 5/2019, то для такой спецодежды следует выбрать вид номенклатуры "Малоценное оборудование и запасы" (счета учета 10.21.1 и 10.21.2). Для остальной спецодежды со сроком использования не более 12 месяцев можно выбрать виды номенклатуры "Спецодежда" (счет учета в этом случае по умолчанию 10.10) либо вид номенклатуры "Материалы" (но в этом случае в документах придется устанавливать соответствующий счет учета номенклатуры вручную).
- "Передача материалов в эксплуатацию" или "Расход материалов" (с видом операции "Передача сотруднику") – для отражения передачи в использование, а также отражения на забалансовом счете.
По спецодежде со сроком использования не более 12 месяцев, переданной в эксплуатацию, стоимость в бухгалтерском учете списывается единовременно в момент передачи в эксплуатацию. Для налогового учета в программе может применяться только аналогичный порядок, т. е. также единовременно при передаче в эксплуатацию.
- "Списание материалов из эксплуатации" или "Списание товаров, материалов" – для отражения списания с забалансового учета по окончании срока использования.
Обратите внимание, что документы передачи в эксплуатацию и списания следует использовать в паре следующим образом:
- "Передача материалов в эксплуатацию" + "Списание материалов из эксплуатации". В этом случае забалансовый счет учета выбирается автоматически в зависимости от выбранной закладки – "Спецодежда", "Спецоснастка", "Инвентарь и хозяйственные принадлежности". Одним документом можно выдать или списать активы по нескольким сотрудникам. Срок полезного использования малоценного актива контролируется по отчету "Материалы, выданные сотрудникам" и используется для автоматического заполнения документа списания;
- "Расход материалов" (с видом операции "Передача сотруднику") + "Списание товаров, материалов". Эти документы используются для упрощенного учета (в этом случае всегда для всех видов активов используется забалансовый счет учета МЦ.04. Одним документом можно выдать или списать активы только по одному сотруднику. Документ списания не заполняется автоматически по активам с истекшим сроком полезного использования.
Пример
Организация ООО "Швейная фабрика" 07.11.2023 приобрела спецодежду - 10 халатов для производственных нужд (для работников основного (производственного) подразделения) и 4 халата для управленческих нужд (для работников административно-хозяйственного отдела (АХО)). Срок эксплуатации спецодежды - 10 месяцев.
Приобретенная спецодежда 10.11.2023 передана в эксплуатацию: 2 халата работникам производственного подразделения, 1 халат работнику АХО.
В соответствии с учетной политикой организации:
- затраты на спецодежду учитываются: для производственных нужд на счете 25 "Общепроизводственные расходы", для управленческих нужд на счете 26 "Общехозяйственные расходы";
- в налоговом учете стоимость спецодежды со сроком использования не более 12 мес. включается в расходы единовременно при передаче в эксплуатацию;
- в отношении спецодежды для управленческих нужд применяется п. 2 ФСБУ 5/2019, стоимость такой спецодежды учитывается в полной сумме единовременно в расходах периода, в котором были понесены затраты на ее приобретение;
- организация использует общую систему налогообложения (ОСН), применяет метод начисления и ПБУ 18/02 (балансовый метод).
Обратитесь к нам за консультацией, и наши специалисты помогут вам
Получить консультацию
Поступление спецодежды
1.1. Приобретена спецодежда (для производственного подразделения)
1.2. Приобретена спецодежда (для АХО)
1.3. Учтена в расходах в БУ стоимость спецодежды для управленческих нужд (АХО)
1.4. Учтен входной НДС
Документ "Поступление (акт, накладная, УПД)".
- Раздел: Покупки – Поступление (акты, накладные, УПД).
- Кнопка Поступление, вид операции документа – "Товары (накладная, УПД)".
- В поле Склад выберите склад, где будет храниться спецодежда до передачи в использование (если учет в программе ведется по складам).
- По кнопке Добавить заполните табличную часть документа:
Для спецодежды, предназначенной для производственных нужд (работников производственного подразделения)- в колонке Номенклатура выберите из справочника "Номенклатура" приобретенную для производственных целей спецодежду (вид номенклатуры – "Спецодежда");
- проверьте, что в колонке Счет учета установлен счет 10.10 "Специальная оснастка и специальная одежда на складе";
- заполните остальные колонки – укажите количество, цену, ставку НДС.
- в колонке Номенклатура выберите из справочника "Номенклатура" приобретенную для управленческих нужд спецодежду (вид номенклатуры – "Малоценное оборудование и запасы");
- по ссылке в колонке Счет учета откройте форму "Счета учета" и выберите счет затрат, на который списывается стоимость спецодежды в бухгалтерском учете (счет 26 "Общехозяйственные расходы") и аналитику к нему (автоматически подставляется предопределенная статья затрат "Малоценное оборудование и запасы" с видом расхода "Материальные расходы"; если учет в программе ведется по подразделениям, выберите подразделение затрат);
- заполните остальные колонки – укажите количество, цену, ставку НДС.
- Заполните остальные поля документа.
- Кнопка Провести.
По кнопке 
посмотрите результат проведения документа.
В бухгалтерском учете в соответствии с учетной политикой организации (на основании п. 2 ФСБУ 5/2019) стоимость спецодежды, предназначенной для управленческих нужд, учтена в расходах на дату приобретения, в налоговом учете стоимость будет учтена в расходах на дату передачи этой спецодежды в эксплуатацию (см. операцию 2.4, проводку 4).
1.5. Входной НДС принят к вычету
Документ "Счет-фактура полученный".
Документ Счет-фактура полученный создается автоматически по кнопке Зарегистрировать или при проведении документа поступления после указания в полях Счет-фактура № и от номера и даты счета-фактуры. Аналогично если переключатель УПД установлен в положение Включено и в полях Накладная, УПД № и от указаны номер и дата первичного документа, документ Счет-фактура полученный создается автоматически при проведении документа поступления.
2. Передача спецодежды в эксплуатацию
2.1. Настройка функциональности программы
Срок использования спецодежды можно установить либо в справочнике "Номенклатура" (для номенклатурной единицы), либо, если установлена соответствующая функциональность (раздел: "Главное" - "Функциональность" - "Запасы" - флажок "Назначения использования спецодежды"), в назначении использования спецодежды (выбирается в документе передачи спецодежды в эксплуатацию - "Расход материалов" и "Передача материалов в эксплуатацию").
Форма "Функциональность программы".
- Раздел: Главное – Функциональность.
- На закладке Запасы установите или снимите флажок "Назначения использования спецодежды".
- Если флажок снят, то срок использования спецодежды устанавливается непосредственно в справочнике "Номенклатура" в блоке "Малоценное оборудование и запасы, выданные сотрудникам". При этом доступны варианты "До износа" или "В течение фиксированного срока". В документах передачи спецодежды в эксплуатацию ("Передача материалов в эксплуатацию", "Расход материалов") срок эксплуатации не указывается.
- Если флажок установлен, то в программе будет доступен справочник "Назначения использования". В этом случае срок использования спецодежды можно установить как в справочнике "Номенклатура" в блоке "Малоценное оборудование и запасы, выданные сотрудникам", так и в документе, которым оформлена передача спецодежды в использование ("Передача материалов в эксплуатацию", "Расход материалов"). В этих документах в колонке "Назначение использования" можно выбрать необходимое назначение использования спецодежды со сроком эксплуатации. Если колонку оставить не заполненной, то срок эксплуатации спецодежды будет назначаться из справочника "Номенклатура".
Срок полезного использования спецодежды необходим для автоматического списания спецодежды, переданной в использование сотрудникам, по истечении этого срока документом "Списание материалов из эксплуатации" и "Списание товаров, материалов". Также сроки использования спецодежды можно отслеживать в отчете "Материалы, выданные сотрудникам".
2.2. Спецодежда передана в эксплуатацию (в производственное подразделение)
2.3. Спецодежда передана в эксплуатацию (в АХО)
2.4. Учтена в расходах в НУ стоимость спецодежды, переданной в АХО
2.5. Переданная в эксплуатацию спецодежда принята к забалансовому учету
Документ "Передача материалов в эксплуатацию".
- Раздел: Склад – Передача материалов в эксплуатацию.
- Кнопка Создать.
- В поле от укажите дату передачи спецодежды сотруднику.
- В полях Склад, Местонахождение укажите склад, с которого производится выдача спецодежды, и куда передается спецодежда (для печатной формы документа). Если для печатной формы документа местонахождение спецодежды будет различным, то создайте несколько документов "Передача материалов в эксплуатацию".
- По кнопке Добавить на закладке Спецодежда заполните табличную часть документа:
- Выберите передаваемую спецодежду, ее количество, получателя.
- В одноименной колонке выберите (при необходимости создайте новый) способ отражения расходов. Для спецодежды, переданной для управленческих нужд, укажите в способе отражения расходов счет затрат 26 "Общехозяйственные расходы", в колонке Счет учета табличной части документа выберите счет 10.21.1 "Приобретение малоценного оборудования и запасов".
- Если установлена функциональность учета срока полезного использования по назначениям использования, то в колонке "Назначение использования" выберите (при необходимости добавьте новое) соответствующее значение со сроком эксплуатации и способом отражения расходов. Если эту колонку не заполнить, то срок использования спецодежды будет назначен из справочника "Номенклатура".
- Кнопка Провести и закрыть.
По кнопке посмотрите результат проведения документа.
Контролировать сроки использования и списания спецодежды, выданной сотрудникам, можно по отчету Материалы, выданные сотрудникам (раздел: Склад – Материалы, выданные сотрудникам). Выбор данных (группировка, отбор, сортировка) производится по кнопке Показать настройки.
Отчет формируется в разрезе сотрудников, номенклатуры, документов передачи в эксплуатацию и выводит:
- дату выдачи;
- СПИ;
- планируемую дату списания, рассчитанную исходя из даты выдачи и срока полезного использования;
- количество дней эксплуатации, остающихся с даты отчета до даты списания.
.png)
