Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.
Обязанность проведения инвентаризации активов и обязательств установлена:
- ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон № ФЗ-402);
- п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее – Положение № 34н).
Случаи, сроки, порядок проведения, перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией самостоятельно, за исключением обязательной инвентаризации (ч. 3 ст. 11 Закона № ФЗ-402, п. 26 Положения № 34н, п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49 (далее – Методические указания № 49). Случаи обязательного проведения инвентаризации установлены п. 27 Положения № 34н и п. 1.5 Методических указаний № 49.
Обязательная инвентаризация проводится в том числе перед составлением годовой бухгалтерской отчетности:
- имущества - не ранее 1 октября отчетного года (основных средств - не реже одного раза в три года, в районах Крайнего Севера и приравненных у ним местностях инвентаризацию товаров, сырья и материалов можно проводить в период их наименьших остатков);
- остальных активов и обязательств - на 31 декабря отчетного года.
Порядок проведения инвентаризации денежных средств и оформления ее результатов определен в п. 3.39 – п. 3.43 Методических указаний № 49. При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (путевки в санатории, почтовые марки, билеты и др.).
Если выявлена недостача денежных средств в кассе организации, работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения и затребовать письменные объяснения с материально ответственного работника (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). Взыскание причиненного ущерба с виновного работника производится по распоряжению работодателя в сумме, не превышающей его среднемесячного заработка (ст. 241, ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Распоряжение об удержании должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, а сумма ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом (ч. 2 ст. 248 ТК РФ).
Размер удержаний при каждой выплате заработной платы в общем случае не может превышать 20 процентов после удержания НДФЛ (ст. 138 ТК РФ, письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 № 22-2-4852).
Работник может добровольно полностью или частично возместить сумму причиненного ущерба. В этом случае он должен предоставить работодателю письменное обязательство с указанием конкретных сроков платежей. По соглашению сторон возможно погашение ущерба с рассрочкой платежа (ч. 4 ст. 248 ТК РФ).
Бухгалтерский учет
Выявленные при инвентаризации расхождения подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона № ФЗ-402).
В бухгалтерском учете расхождения между фактическим наличием денежных средств в кассе организации и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке (п. 28 Положения № 34н):
- излишек денежных средств, увеличивает финансовые результаты организации;
- недостача денежных средств относится на счет виновных лиц, а если виновные не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то списывается на уменьшение финансовых результатов деятельности организации.
Отражение на счетах бухгалтерского учета (проводки):
Дт 94 Кт 50 – в размере выявленной недостачи денежных средств в кассе организации;
Дт 73.02 (76.2) Кт 94 – в сумме недостачи денежных средств, признанной виновным лицом или присужденной судом к взысканию;
Дт 70 Кт 73.02 (76.2) – в сумме удержания недостачи из заработной платы сотрудника;
Дт 91.02 Кт 94 – в сумме недостачи денежных средств, если виновные лица не выявлены или суд отказал во взыскании с них убытков.
Налоговый учет
Для целей налога на прибыль недостачи, а также убытки от хищений денежных средств, виновники которых не установлены, признаются во внереализационных расходах согласно пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ. Факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.
Для целей исчисления налога на прибыль недостача денежных средств учитывается:
- если виновное лицо установлено – во внереализационных расходах на дату признания суммы ущерба виновным лицом или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба с одновременным признанием этой же суммы во внереализационных доходах (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ, письмо Минфина России от 27.04.2020 № 03-03-06/1/34033);
- если виновное лицо не установлено – во внереализационных расходах на дату документа уполномоченного государственного органа, подтверждающего, что виновные лица не установлены или что недостача вызвана чрезвычайным происшествием (пожар, наводнение и пр.) (пп. 5 – 6 п. 2 ст. 265 НК РФ);
- если виновное лицо не установлено и у организации отсутствует подтверждающий документ, выданный уполномоченным государственным органом, то сумма недостачи не учитывается в расходах для целей налога на прибыль.
Излишки денежных средств, выявленные в результате инвентаризации, признаются внереализационными доходами организации (п. 20 ст. 250 НК РФ).
В программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации"
Для оформления документов по инвентаризации кассы используется одноименный документ "Инвентаризация кассы".
Организация ООО "Астра" провела инвентаризацию денежных средств в кассе по состоянию на 14.12.2023. В результате инвентаризации была выявлена недостача в размере 100,00 руб. Недостача удержана из заработной платы кассира организации при его добровольном согласии с удержанием (недостача признана виновным лицом 28.12.2023).
Организация использует общую систему налогообложения (ОСН), применяет метод начисления и ПБУ 18/02 (балансовый метод).
Обратитесь к нам за консультацией, и наши специалисты помогут вам
Получить консультацию
1. Инвентаризация денежных средств в кассе организации
1.1 Проведена инвентаризация денежных средств в кассе организации
Документ "Инвентаризация кассы":
- Раздел: Банк и касса - Инвентаризация кассы.
- Кнопка Создать.
- В поле от укажите дату проведения инвентаризации. Переключатель Касса можно установить в положение "По основной деятельности" или "По деятельности платежного агента". Выбранный вариант отображается зеленым шрифтом.
- Закладка Ценности:
- по кнопке Заполнить в табличную часть документа попадут остатки по счетам 50 "Касса" и 50.03 "Денежные документы";
- в колонке Сумма факт укажите фактическое наличие денежных средств и денежных документов, отклонение фактического количества от учетного будет выведено в колонке "Отклонение";
- по кнопке Добавить добавьте обнаруженные в результате инвентаризации денежные средства (денежные документы), укажите валюту и сумму по факту.
- На закладке Проведение инвентаризации:
- в полях Период с и по установите сроки проведения инвентаризации;
- в полях Документ, № и от выберите один из вариантов документа ("Приказ", "Постановление" или "Распоряжение") и укажите его номер и дату;
- в поле Причина укажите причину проведения инвентаризации.
- На закладке "Инвентаризационная комиссия":
- по кнопке Добавить выберите членов комиссии;
- в колонке Председатель отметьте флажком председателя комиссии.
- Кнопка Провести. Документ не формирует проводок.
- Для вывода на печать приказа о проведении инвентаризации (ИНВ-22), акта инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15) используйте кнопку Печать. Сформированный для печати документ (приказ, акт) можно отредактировать, сохранить, прикрепить к документу:
- Кнопка
включает или отключает режим редактирования. - По кнопке отредактированный печатный документ можно сохранить на диске или в качестве присоединенного файла к объекту (укажите формат файла и место его хранения (сохранить в папке на компьютере или присоединить к документу) и нажмите кнопку Сохранить).
- Кнопка
включает или отключает режим редактирования.
отредактированный печатный документ можно сохранить на диске или в качестве присоединенного файла к объекту (укажите формат файла и место его хранения (сохранить в папке на компьютере или присоединить к документу) и нажмите кнопку Сохранить).
2. Отражение в учете недостачи денежных средств в кассе
2.1 Отражена недостача денежных средств в кассе
Документ "Выдача наличных":
- Раздел: Банк и касса – Инвентаризация кассы. Обратите внимание, список документов открывается по организации, отмеченной в справочнике "Организации" в качестве основной.
- Выделите в списке или откройте документ-основание ("Инвентаризация кассы").
- По кнопке Создать на основании выберите Выдача наличных. На основании документа "Инвентаризация кассы" будет создан и автоматически заполнен новый документ "Выдача наличных".
- В поле от укажите дату документа:
- Проверьте заполнение полей документа:
- в поле Счет дебета должен быть выбран счет 94;
- в поле Статья расходов должна быть выбрана статья движения денежных средств с видом движения "Прочие платежи по текущим операциям" (по умолчанию - предопределенная статья "Недостача денежных средств").
- В блоке Реквизиты для печатной формы:
- в поле Основание укажите – "Недостача денежных средств в кассе по результатам инвентаризации".
- в поле Приложение укажите реквизиты акта инвентаризации.
- Кнопка Провести.
По кнопке
посмотрите результат проведения документа.
3. Удержание недостачи денежных средств с виновного лица
3.1 Отражена сумма к удержанию при начислении заработной платы сотруднику
Учет расчетов по заработной плате, включая начисления, удержания, исчисление НДФЛ и страховых взносов может производиться в рабочей информационной базе "1С:Бухгалтерия управляющей организации" (раздел: Зарплата и кадры – Все начисления) или во внешней программе.
Если учет расчетов по заработной плате ведется в программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации", то проводки по удержанию сумм из заработной платы отражаются вручную документом "Операция".
Если учет расчетов по заработной плате ведется во внешней программе, то проводки по удержанию сумм из заработной платы загружаются в информационную базу из внешней программы.
3.3 Отражен в НУ внереализационный доход на дату признания недостачи виновным лицом
3.4 Отражен в НУ внереализационный расход на дату признания недостачи виновным лицом
3.5 Удержана сумма недостачи из заработной платы сотрудника
Документ "Операция":
- Раздел: Операции – Операции, введенные вручную.
- Кнопка Создать. Вид документа – Операция.
- Заполните табличную часть по кнопке Добавить:
Проводка №1:
- В колонке Дебет укажите счет 73.02 "Расчеты по возмещению материального ущерба" и аналитику к нему (сотрудник, признавший причиненный ущерб).
- В колонке Кредит укажите счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
- В колонке Сумма укажите сумму признанного сотрудником ущерба.
- Колонки Сумма НУ Дт, Сумма НУ Кт не заполняйте.
Проводка №2:
- В колонке Дебет укажите счет 73.02 "Расчеты по возмещению материального ущерба" и аналитику к нему (сотрудник, признавший причиненный ущерб).
- В колонке Кредит укажите счет 91.01 "Прочие доходы" и аналитику к нему (статья прочих доходов и расходов с видом статьи "Прочие внереализационные доходы (расходы)" и установленным флажком "Принимается к налоговому учету").
- Колонку Сумма не заполняйте.
- В колонках Сумма НУ Дт, Сумма НУ Кт укажите сумму признанного сотрудником ущерба.
Проводка №3:
- В колонке Дебет укажите счет 91.02 "Прочие расходы" и аналитику к нему (статья прочих доходов и расходов с видом статьи "Прочие внереализационные доходы (расходы)" и установленным флажком "Принимается к налоговому учету").
- В колонке Кредит укажите счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
- Колонку Сумма не заполняйте.
- В колонках Сумма НУ Дт, Сумма НУ Кт укажите сумму признанного сотрудником ущерба.
Проводка №4 (если учет заработной платы ведется во внешней программе, то проводка загружается из внешней программы и в документе "Операция" не отражается):
- В колонке Дебет укажите счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и аналитику к нему (сотрудник, из заработной платы которого удержана недостача денежных средств).
- В колонке Кредит укажите счет 73.02 "Расчеты по возмещению материального ущерба" и аналитику к нему (сотрудник, из заработной платы которого удержана недостача денежных средств).
- В колонках Сумма, Сумма НУ Дт, Сумма НУ Кт укажите сумму недостачи денежных средств, удержанную из заработной платы сотрудника.
- Кнопка Записать и закрыть.
.png)
