Оформление выплаты зарплаты из кассы организации в программе "1С:Зарплата и управление персоналом"

Для удобства заполнения разных видов ведомостей (Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Ведомость через раздатчика, Ведомость на счета) в программе имеется возможность указать, каким способом тем или иным сотрудникам выплачивается зарплата (и другие начисления).

1. Выплата зарплаты сразу всем сотрудникам. Способ выплаты указывается в карточке организации (раздел Настройка - Организации - закладка Учетная политика и другие настройки - ссылка Бухучет и выплата зарплаты - закладка Выплата зарплаты).
2. Способ выплаты зарплаты можно уточнить для любого подразделения организации - тогда будет считаться, что всем сотрудникам данного подразделения зарплата выплачивается другим способом, отличным от способа выплаты всей организации. Способ выплаты указывается непосредственно в карточке подразделения (раздел Настройка - Подразделения - закладка Бухучет и выплата зарплаты).
3. Также способ выплаты зарплаты можно уточнить конкретно для сотрудника в его карточке (раздел Кадры - Сотрудники - ссылка Выплаты, учет затрат).

По умолчанию в программе считается, что зарплата всем сотрудникам организации выплачивается через кассу (по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2), платежным (форма № Т-53) или расчетно-платежным ведомостям (форма № Т-49).

Если же в организации несколько касс, через которые разным сотрудникам одновременно выплачивается зарплата, то можно указать кассу, через которую выплачивается зарплата большинству подразделений (или сотрудников). Для этого предварительно необходимо ее создать в справочнике Кассы организаций (раздел Выплаты - Кассы). Для отдельных подразделений или сотрудников в этом случае следует указать другие кассы (также предварительно созданные).

Если зарплата каким-либо подразделениям или сотрудникам производится через раздатчика, то следует отметить это в соответствующей карточке, при этом выбрав раздатчика из справочника Сотрудники.

Обратите внимание!

Выплата зарплаты иностранным сотрудникам должна происходить с соблюдением требований Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле". В ч. 2 ст. 14 Закона № 173-ФЗ назван исчерпывающий перечень случаев, когда российские организации вправе рассчитываться с иностранцами наличными денежными средствами. Среди них выплата зарплаты не упоминается.

Поэтому всем иностранным сотрудникам (за исключением тех, кто имеет статус постоянно проживающих, что подтверждается видом на жительство в РФ) выплачивать зарплату (вознаграждение) необходимо через расчетный счет.

В программе при формировании ведомости в кассу (на запланированную дату выплаты) в нее попадут только сотрудники-иностранцы, имеющие следующий статус:

• Граждане РФ
• Иностранные граждане, приравненные к гражданам РФ (постоянно проживающие, признанные беженцами, граждане страны – участника Договора о ЕАЭС)
• Высококвалифицированные иностранные специалисты и члены их семьи, постоянно проживающие на территории РФ.

Статус указывается в специальной форме, вызываемой по ссылке Страхование из карточки физического лица или из карточки сотрудника.

Пример

Выплата заработной платы сотрудникам ООО "ТЕКС" в основном осуществляется через кассу. Выплата заработной платы для сотрудников подразделения "Испытательный цех" осуществляется через раздатчика. Выплачиваемые суммы округляются до целых рублей. Необходимо подготовить документы на выплату зарплаты.

1. Создание документа "Ведомость в кассу".
2. Создание документа "Ведомость через раздатчика".

Создание документа "Ведомость в кассу"

Выплата заработной платы (и других начислений) через кассу (не через раздатчика) производится в программе с помощью документа Ведомость в кассу.

1. Раздел Выплаты - Ведомости в кассу.
2. Кнопка Создать.
3. При автоматическом заполнении ведомости по окончательному расчету (в поле Выплачивать указан характер выплаты Зарплата за месяц) учитываются все зарегистрированные суммы по месяц, указанный в поле Месяц выплаты, включительно. При этом период регистрации ранее зарегистрированных сумм определяется по месяцу начисления (месяцу выплаты), указанному в соответствующих документах. При заполнении ведомости по остальным видам сумм (аванс, межрасчетные выплаты) учитываются документы, месяц начисления которых соответствует указанному в ведомости месяцу выплаты. Месяц выплаты также влияет на регистрацию оплаты по ней – задолженность считается погашенной (или возникшей) именно этим месяцем.
4. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
5. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбирать ту, по которой формируется ведомость на выплату.
6. Поле Подразделение появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты) не установлен флажок Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом. Если в поле Подразделение будет указано какое-либо конкретное подразделение, то при автоматическом заполнении в ведомость попадут только сотрудники этого подразделения согласно кадровым данным на дату ведомости. Если необходимо сделать выплату сотрудникам разных подразделений, то данное поле заполнять не нужно. Если суммы сотрудников регистрировались в разных подразделениях или по разным рабочим местам, то при заполнении будут учтены суммы по ним. Распределение сумм по подразделениям или рабочим местам можно посмотреть и при необходимости отредактировать в отдельной форме, которая откроется, дважды щелкнув левой кнопкой мыши в колонке Сотрудник или К выплате, или нажав на кнопку Изменить зарплату.
7. В поле Выплачивать выберите характер выплаты, который определяет, что именно по ней будет выплачиваться. Все производимые сотрудникам выплаты можно условно разделить на три группы:
   • выплата аванса, причем как по результатам предварительного расчета первой половины месяца, так и просто некоторой определенной суммы;
   • выплаты в межрасчетный период, т.е. отдельно от выплаты аванса или зарплаты (суммы отпускных выплат, пособия за счет ФСС РФ и т.п.);
   • выплата по результатам окончательного расчета за месяц (выплата зарплаты).
   От того, что указано в поле Выплачивать, напрямую зависит, какие суммы будут автоматически помещены в табличную часть документа:
   • аванс: документ будет заполнен теми сотрудниками, способ расчета аванса которым назначен (по состоянию на месяц выплаты) фиксированной суммой или процентом от тарифа - будут заполнены соответствующие суммы, и сотрудниками, аванс которым определяется путем расчета первой половины месяца и предварительно произведен расчет документом Начисление за первую половину месяца – суммы будут определены в соответствии с результатами этого расчета. Также учитываются суммы, начисленные межрасчетными документами, выплата которых была установлена с авансом;
   • выплаты по отдельным межрасчетным документам (больничные листы, отпуска, премии и т.п., выплата которых была установлена в межрасчетный период): в этом случае необходимо указать конкретные документы, которыми были зарегистрированы начисления. Документы выбираются в специальной форме, в которую следует перейти по ссылке. Ведомость будет заполнена в соответствии с выбранными документами;
   • зарплата за месяц: ведомость будет заполнена согласно начислениям, зарегистрированным документами начисления зарплаты указанного месяца, а также межрасчетными документами, выплата которых была установлена с зарплатой. Будет учтено сальдо на начало месяца выплаты, а также суммы, которые планировалось выплатить с авансом или в межрасчетный период, но по какой-то причине они выплачены не были. Другими словами, ведомость будет заполнена так, чтобы погасить всю образовавшуюся перед сотрудниками задолженность. В нашем примере, укажите характер выплаты Зарплата за месяц.
8. В поле Касса указывается касса, в которую данная ведомость будет передаваться и через которую выплачивается зарплата сотрудникам организации (если в организации несколько касс). При указании кассы ведомость заполняется только теми сотрудниками, для которых выплата назначена именно через эту кассу. Если касс в организации несколько, то в таком случае потребуется подготавливать несколько ведомостей для выплаты по каждой кассе. Если касса в поле не указана (в организации нет несколько касс), ведомость заполняется всеми сотрудниками, которым на текущий момент указано (или непосредственно в карточке сотрудника, или в карточке организации или текущего подразделения), что зарплата выплачивается через кассу.
9. Начиная с версии 3.1.13 появилась возможность раздельно выплачивать суммы, учтенные как Расчеты по оплате труда (на счете 70), Расчеты с контрагентами (на счете 76) и Прочие расчеты с персоналом (на счете 73). Для этого в поле Учтенные как выберите необходимый способ расчета. Например, если в ведомости необходимо отразить выплаты, учитываемые только на 70 счете в поле Учтенные как выберите способ расчета - Расчеты по оплате труда. Если поле Учтенные как не заполнено, то в ведомость попадут все выплаты, независимо от счета учета. Для контроля заполнения ведомостей по счету учета можно в настройке расчета зарплаты установить флажок Проверить заполнение способа расчетов в ведомостях (если ведомости на выплату зарплаты ведутся раздельно по счетам, 70,73,76 и заполнение способа расчета должно быть обязательным).
10. В разделе Заполнение по ссылке (над кнопкой Заполнить) становятся доступны дополнительные настройки расчета: настройка округления сумм (в поле Округление можно выбрать соответствующий размер округления) и настройка процента выплаты (в поле Процент выплаты можно указать процент выплаты). Если ведомость уже заполнена, то после изменения настроек ее следует перезаполнить. В нашем примере рассчитанные суммы к выплате округляются (в поле Округление выберите соответствующий размер округления из списка вариантов выбора - Округление до рубля).
11. Для автоматического заполнения табличной части документа нажмите на кнопку Заполнить. Таблица заполнится физическими лицами в соответствии с установленными в ведомости параметрами. Кроме того, табличную часть документа можно заполнить и в ручном режиме по кнопке Подобрать. В табличной части ведомости отражаются:
    • суммы выплат (распределение сумм можно посмотреть или при необходимости отредактировать в отдельной форме, которая открывается по кнопке Изменить зарплату или дважды щелкнув левой кнопкой мыши по соответствующей сумме в колонке Сотрудник или К выплате) в разрезе месяцев образования задолженности (периода взаиморасчетов), в привязке к документам-основаниям, которыми эти выплачиваемые суммы были начислены, расшифровываются взаимозачеты по подразделениям и рабочим местам (в случае если сотрудник имеет два места работы в организации). Если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты) включена возможность проверки рассогласования начисленных сумм с выплачиваемыми (установлен флажок Проверять соответствие начислений и выплат), то при попытке выплатить больше чем было начислено (например, в случае ручной корректировки) ведомость проведена не будет, о чем будет выдано соответствующее сообщение. Если после проведения ведомости изменить начисление так, что сумма в нем уменьшится, документ по этому начислению также не проведется;
    • суммы ранее исчисленного налога, которые теперь будут зарегистрированы как удержанные при выплате по этой ведомости. При этом в строке ведомости отображается только одна итоговая сумма налога, а ее расшифровка (по источникам финансирования (если ведется такой учет), документу-основанию и др.) доступна в отдельной форме, открыть которую можно, нажав на кнопку Изменить налог или дважды щелкнув левой кнопкой мыши по соответствующей сумме налога в колонке НДФЛ к перечислению. Кнопка Обновить налог позволяет перезаполнить НДФЛ к перечислению без необходимости перезаполнения всей ведомости. Обновление выполняется по выбранной строке табличной части. Если требуется обновить несколько строк или все строки сразу, то их необходимо выделить.
    
    
    


12. В разделе Подписи поля Руководитель Главный бухгалтер Кассир Должность руководителя и Должность кассира автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации, главного бухгалтера и кассира на основании сведений об ответственных лицах организации в справочнике Организации (раздел Настройка - Организации - закладка Учетная политика и другие настройки - ссылка Ответственные лица) и используются для расшифровки подписи в печатных формах ведомостей № Т-49 и № Т-53. Поле Бухгалтер заполняется вручную.


13. В разделе Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ:
    
    
    • при начислении доходов не в виде оплаты труда в документе-начисления указывается планируемая дата их выплаты. Это необходимо для корректного расчета НДФЛ. Иногда фактическая дата выплаты таких начислений отличается от запланированной. Чтобы не возвращаться в документ-начисления и не уточнять в нем дату выплаты, в поле Дата выплаты автоматически уточняется дата получения дохода (по умолчанию заполняется равной дате ведомости). Именно эта дата будет отражена в строке 100 расчета по форме 6-НДФЛ (для дохода не в виде оплаты труда). После проведения документа изменение даты получения дохода на дату выплаты ведомости произойдет не для всех видов доходов, а только для доходов со следующими категориями: Прочие доходы от трудовой деятельности, Прочие доходы (категория дохода указывается в карточке вида начисления (раздел Настройка - Начисления) на закладке Налоги, взносы, бухучет). Дата получения доходов с категориями: Оплата труда, Натуральный доход не зависит от даты выплаты ведомости. Если оказалось, что дата фактической выплаты средств по ведомости отличается и от указанной в самой ведомости, и при этом изменять ее в ведомости и перепроводить ведомость возможности уже нет, можно воспользоваться документом Подтверждение выплаты доходов, который можно ввести на основании ведомости, или из раздела Выплаты - Подтверждения выплаты доходов. В нем для выбранной ведомости можно указать реальную дату, которой она была оплачена. И эта дата станет датой получения соответствующих доходов;
    
    
    • флажок Налог перечислен вместе с зарплатой установлен по умолчанию (считается, что удержанный налог перечислен полностью вместе с выплатой зарплаты). Он регистрирует перечисление удержанного НДФЛ в бюджет без ввода дополнительных документов. В этом случае в поле Платежный документ введите информацию об уплате с указанием реквизитов платежного документа, которым был перечислен налог, для их заполнения в регистре налогового учета по НДФЛ. Если НДФЛ не был перечислен вовремя или перечислен частично необходимо снять флажок, а потом по факту перечисления ввести документ Перечисление НДФЛ в бюджет по ссылке Ввести данные о перечислении НДФЛ или ввести этот документ отдельно в разделе Налоги и взносы - Все документы перечисления в бюджет НДФЛ.
    
    
14. Кнопка Провести. Факт выплаты зарплаты регистрируется сразу при проведении документа, без создания дополнительных кассовых документов, подтверждающих, что сотрудники действительно получили деньги в кассе по этой ведомости. При проведении документа списывается задолженность организации перед сотрудниками (или образуется задолженность за сотрудниками, если выплачивается сверх положенного), также регистрируется удержание исчисленного НДФЛ, не удержанного ранее, а также может регистрироваться и перечисленный НДФЛ. Дата удержания НДФЛ соответствует дате выплаты.
15. После проведения ведомости имеется возможность по кнопке Еще установить пометку Передан для выплаты. После чего документ становится недоступен для редактирования для исключения вероятности по ошибке отредактировать уже оплаченную ведомость. При необходимости пометку можно снять. Данная возможность становится доступной, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты) установлен флажок Автоматически защищать платежные документы от редактирования после выгрузки из системы.




16. Если по истечении установленного законодательством срока сотрудник не явился для получения денег в кассе и зарплата была депонирована, то можно отразить этот факт специальным документом Депонирование зарплаты (раздел Выплаты - Депоненты - кнопка Создать - Депонирование зарплаты), который доступен по ссылке Ввести сведения о депонировании зарплаты из самой ведомости в разделе Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ.




17. По кнопке Печать в документе Ведомость в кассу можно сформировать печатные формы: платежную ведомость по форме № Т-53, расчетно-платежную ведомость № Т-49 для передачи в кассу, а также реестр перечисленных сумм НДФЛ в случае регистрации перечисления удержанного НДФЛ в бюджет без ввода дополнительных документов, т.е. в самой ведомости. Расчетная ведомость № Т-51 доступна по ссылке Расчетная ведомость (Т-51) (раздел Выплаты - Отчеты по выплатам - Расчетная ведомость (Т-51)).
    

Создание документа "Ведомость через раздатчика"

Однако, деньги за некоторых сотрудников могут быть выданы сначала некоторому лицу (раздатчику), уполномоченному на их передачу этим сотрудникам. Раздатчик, в свою очередь, раздает причитающиеся деньги непосредственно сотрудникам. Как правило, в роли раздатчиков выступают руководители подразделений – производят выплаты своим сотрудникам.

Выплата зарплаты через раздатчика производится в программе с помощью документа Ведомость через раздатчика (раздел Выплаты - Все ведомости на выплату зарплаты - кнопка Создать - Ведомость через раздатчика). В ведомости укажите раздатчика в поле Раздатчик, который выплачивает зарплату сотрудникам. Документ заполняется всеми сотрудниками, которым указано в карточке сотрудника или в карточке подразделения, что зарплата выплачивается именно через выбранного раздатчика. Указание раздатчика является обязательным. Для выбора раздатчика из полного списка сотрудников установите флажок Выбирать из состава сотрудников. В части подготовки печатных форм и оплаты ведомости принципы работы те же, что и для документа Ведомость в кассу.

Обратите внимание, выплаты бывшим сотрудникам и прочим физическим лицам (не сотрудникам) регистрируются специальными документами Выплата бывшим сотрудникам (раздел Выплаты - Выплаты бывшим сотрудникам) и Начисление прочих доходов (раздел Выплаты - Прочие доходы) только с целью исчисления НДФЛ и/или страховых взносов, и отражения их в соответствующей отчетности. Взаиморасчеты с такими лицами в программе не ведутся. Данный документ появляется в программе, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты) установлены флажки Выплачиваются доходы бывшим сотрудникам предприятия и Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда.

Ведомости можно формировать как на выплаты конкретных сумм, начисленных определенными межрасчетными документами, так и на выплату аванса или всей задолженности (окончательного расчета). Ведомости можно вводить по одной непосредственно в журнал, указывать все ее параметры и заполнять. Для удобства массового формирования ведомостей в программе реализована возможность для их ввода непосредственно из документов, которые требуется выплатить в межрасчетный период:

1. Больничный лист.
2. Единовременное пособие.
3. Командировка.
4. Материальная помощь.
5. Оплата дней ухода за детьми-инвалидами.
6. Отсутствие с сохранением оплаты.
7. Отпуск.
8. Отпуск по уходу за ребенком.
9. Премия.
10. Простой, отстранение от работы.
11. Разовое начисление.
12. Увольнение.
13. Компенсация за задержку выплаты заработной платы.
14. Начисление по договорам.
15. Возврат НДФЛ.

При нажатии на кнопку Выплатить в данных документах открывается окно Выплата начисленной зарплаты. В табличной части автоматически отображаются, какие ведомости могут быть созданы по этому документу с учетом способа выплаты зарплаты сотрудников. Каждую из "предполагаемых" ведомостей из этого списка можно открыть, посмотреть, при необходимости отредактировать. По кнопке Провести и закрыть можно сразу зарегистрировать оплату ведомостей.

Для анализа взаиморасчетов с сотрудниками по заработной плате предназначен отчет Задолженность по зарплате (раздел Выплаты - Отчеты по выплатам - Задолженность по зарплате). Также можно сформировать отчет Анализ депонированной зарплаты (раздел Зарплата - Отчеты по зарплате - Анализ депонированной зарплаты), в котором отражаются зарегистрированные суммы депонентов и сведения об их выплате за указанный период. Можно сформировать отчет Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период) (раздел Зарплата - Отчеты по зарплате - Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)), в котором начисления, удержания и выплаты по сотрудникам выведены сводно за весь период отчета (сальдо выводится на начало и конец заданного периода). Также можно сформировать отчет Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно) (раздел Зарплата - Отчеты по зарплате - Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)), в котором начисления, удержания и выплаты по сотрудникам сгруппированы помесячно (сальдо выводится на начало и конец каждого месяца, включенного в период формирования отчета).

В программе существует возможность учитывать выплаты в отчетах по зарплате не по месяцу, за который они произведены, а по дате выплаты (например, если выплатить зарплату за июнь 5 июля, то в отчетах за июнь эта выплата учтена не будет, она будет отнесена к отчету за июль). Возможность включается в разделе Настройка - Дополнительные настройки путем установки переключателя в положение По данным бухучета в разделе Показывать взаиморасчеты.