Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (п. 3 ст. 230 НК РФ).
Форма справки о доходах и суммах налога физического лица утверждена Приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.
С 1 января 2022 года были внесены изменения в действующую в форму справки о доходах приказом ФНС от 28.09.2021 № ЕД-7-11/845@.
Изменения произошли:
в разделе 5 - добавлены сведения о сумме налога на прибыль, подлежащий зачету при расчете НДФЛ с дивидендов;
появился 6 раздел, ранее их было пять. В 6 раздел перенесена сумма неудержанного налога и добавлено новое поле - размер дохода, с которого не удержали налог;
сведения о неудержанной сумме налога перенесены из 5 раздела в новый раздел 6.
Налоговым кодексом и приказами ФНС России не установлены способы выдачи указанных справок. Следовательно, налоговые агенты вправе самостоятельно определять порядок их выдачи. Справка может быть выдана в бумажном виде, а также в виде электронного документа, заверенного электронной подписью.
Если сотрудник запросил данные о доходах за предыдущие годы, справку нужно выдать по форме, действовавшей в соответствующий период.
Сроки выдачи справки:
сотруднику (в том числе бывшему) - в течение трех рабочих дней со дня получения заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, письмо Минфина от 21.06.2016 № 03-04-05/36096);
увольняющемуся сотруднику - в последний день его работы (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ);
другому физлицу, которое получало от вас доход, - в течение 10 рабочих дней с даты получения заявления (срок можно продлить не более чем на пять рабочих дней, если будет направлено в адрес физлица мотивированное уведомление, в котором указываются причины продления срока выдачи справки) (п. 1 ст. 230 НК РФ, п. п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Закона о персональных данных).
Для составления справки о доходах и суммах налога физического лица, выдаваемых сотрудникам (и другим физическим лицам, получавшим доходы от организации), предназначен документ Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника. Для ее составления каждому сотруднику и по каждому основанию выдачи вводится отдельный экземпляр документа.
- Раздел Налоги и взносы - Все документы по НДФЛ или раздел Налоги и взносы – Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников.
- Кнопка Создать.
- В поле Год выберите год, за который формируются сведения.
- Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, от имени которой формируется справка.
- В поле Сотрудник выберите сотрудника (физическое лицо) из справочника Физические лица (раздел Кадры - Физические лица), которому необходимо сформировать справку о его доходах и суммах налога.
- В поле Формировать:
- выберите Сводно, если необходимо составить единую справку по всем доходам сотрудника (безотносительно ОКТМО и КПП) для представления, например, в банк или в другие организации и учреждения;
- выберите В разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога, если необходимо составить справку в разрезе кодов ОКТМО/КПП указанных в поле ОКТМО/КПП и ставок налога.
- В поле ОКТМО/КПП предлагаются только те ОКТМО/КПП, по которым есть зарегистрированные доходы физического лица, автоматически выбирается ОКТМО/КПП по последнему месту получения доходов. При формировании справки сводно этот список также дополняется регистрацией головной организации, даже если по ней не было дохода. Коды ОКТМО и КПП для организаций и их обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс, хранятся в справочнике Организации (раздел Настройка - Организации - закладка Главное). Для обособленных подразделений организаций (не выделенных на отдельный баланс), ОКАТО и КПП указывается в справочнике Подразделения (раздел Настройка - Подразделения). Если в организации ведется учет различных обособленных территорий, работу на которых можно отличить с той или иной целью (установлен флажок Использовать обособленные территории в карточке Организации на закладке Учетная политика и другие настройки по ссылке Учетная политика), то в карточке Территории (раздел Настройка - Территории) указываются коды ОКАТО и КПП.
- В поле ИФНС автоматически указывается код налогового органа, где зарегистрирована организация, обособленное подразделение или территория. Код ФНС России указывается в справочнике Регистрация в налоговом органе.
- В поле Дата укажите дату составления справки. По умолчанию указывается текущая рабочая дата компьютера.
- На закладках 13%, 30%, 35%, 15%, 9%, 10%, 5% в табличной части отображаются начисленные физическому лицу доходы, помесячно, облагаемые соответственно по ставкам налога 13%, 30%, 35%, 15%, 9%, 10%, 5% и предоставленные вычеты.
- В другой табличной части (справа) отображаются предоставленные налоговые вычеты (стандартные, имущественные, социальные). Если физическому лицу предоставлялся имущественный или (и) социальный вычет, то раздел Уведомления на предоставление вычетов заполняется автоматически данными (номер и дата уведомления, а также код налогового органа, выдавшего уведомление), указанными в документах регистрации этих вычетов Уведомление НО о праве на вычеты.
- В разделах Суммы дохода и Суммы налога отображаются суммы дохода (общая и облагаемая) и налога (исчисленного, удержанного налога, суммы излишне удержанного и перечисленного налога, авансовые платежи по налогу и сумма налога на прибыль организаций, зачтенная при расчете НДФЛ с дивидендов) по каждой закладке. Сумма неудержанного налога и сумма дохода с которого не удержали НДФЛ заполняются вручную. Эти данные в печатной форме справки приводятся в разделах 3. "Доходы, облагаемые по ставке _%", 4. "Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты", 5. "Общие суммы дохода и налога" и 6 "Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога". Если физическому лицу в течение налогового периода начислялись доходы, облагаемые по разным ставкам налога, разделы 3 - 6 справки заполняются для каждой из ставок. В случае если после формирования документа произошли изменения в части доходов или сумм налога физического лица, можно учесть эти изменения, нажав на кнопку Заполнить.
- На закладке Личные данные отображаются данные о физическом лице, для которого составляется справка о его доходах. Эти данные в печатной форме справки приводятся в разделе 2. "Данные о физическом лице - получателе дохода". Если какие-либо личные данные сотрудника окажутся некорректны или не заполнены, то внесите и сохраните недостающие данные в справочник Физические лица по ссылке Редактировать. Сделанные изменения автоматически отразятся в разделе Личные данные. Также на данной закладке автоматически заполняются реквизиты уведомления на право зачета авансовых платежей налога, которые были указаны в документе Авансовый платеж по НДФЛ.
- В нижней части формы документа по ссылке Подписи в полях Подписал, Должность, Телефон автоматически указываются Ф. И. О. и должность лица, которое подписывает данную справку, и телефон (данные указываются в карточке Организации (раздел Настройка - Организации).
- Кнопка Провести.
- Для проверки корректности заполненных данных можно воспользоваться встроенной проверкой по кнопке Проверить. В этом случае сведения проверяются по встроенному в программу 1С алгоритму проверки. При проверке встроенным механизмом в случае обнаружения ошибок выводится сообщение. Место в справке, где именно обнаружена ошибка, выделяется изображением восклицательного знака.
- Для формирования и печати справки о доходах и суммах налога физического лица используйте кнопку Справка о доходах (2-НДФЛ).
.png)
