Загрузка данных из электронных таблиц Excel в программу "1С:Управление Нашей фирмой"

Какие данные можно загружать и куда?

В программе 1С:"Управление Нашей фирмой" есть возможность загрузки данных из внешних источников.

Поддерживается загрузка из файлов следующих типов:

• таблицы Excel (xlsx),
• табличные документы 1С (mxl),
• текстовые файлы с разделителями (csv).

Загрузка из внешних файлов позволяет быстро переносить в информационную базу 1С данные из других источников, например, учетной системы поставщика, другого решения 1С или табличных отчетов.

Рассмотрим работу с внешними файлами на примере загрузки из таблиц Excel.

Самые популярные данные, для которых используется загрузка в 1С:

• номенклатура и её свойства;
• накладные от поставщика;
• прайс-листы от контрагентов;
• отчеты о продажах от маркетплейсов;
• начальные остатки по складам и взаиморасчетам с контрагентами.

Загрузка начальных остатков, а также данных о товарах, контрагентах и ценах, выполняется в разделе Компания - Начальные остатки - Загрузка данных из Excel.

Перейти к загрузке из файла также можно непосредственно из справочников и документов, в которые планируется внести информацию.

Например, загрузка элементов справочника "Номенклатура" выполняется из меню Еще справочника Номенклатура.

Также загрузка доступна в справочниках "Лиды", "Контакты", "Контрагенты", "Виды цен" и "Виды цен контрагентов", "Номенклатура поставщиков", "Спецификации".

Загрузка в табличные части документов выполняется непосредственно из этих документов. Форма загрузки обычно открывается по кнопке на панели действий.

Загрузка доступна в документах:

• "Заказ покупателя" и "Счет на оплату",
• "Расходная накладная",
• "Заказ поставщику" и "Счет на оплату (полученный)",
• "Приходная накладная",
• "Установка цен номенклатуры",
• "Отчет комиссионера",
• "Переоценка товаров на комиссии",
• "Отчет комиссионера о списании",
• "Заказ-наряд",
• "Сборка запасов",
• "Заказ на перемещение",
• "Перемещение запасов",
• "Производство (закладка Материалы)",
• "Ввод начальных остатков".

Также загрузка используется в инструментах "Калькуляция заказа" для загрузки состава калькуляции и "Массовая рассылка" для загрузки e-mail адресов получателей.

Подготовка загрузки из файла

Поведение помощника "Загрузка данных из Excel" отличается в зависимости от элемента, из которого он был открыт.

Полная версия помощника доступна по ссылке "Загрузка данных из Excel" в разделе Компания - Начальные остатки.

Выберите с помощью переключателя, какие данные вы хотите загрузить.

Здесь доступны для загрузки:

• Номенклатура (товары, услуги) с возможностью настройки.
• Номенклатура, цены и остатки из файла Excel с фиксированной структурой.
• Контрагенты (покупателей, поставщиков, прочих).
• Цены номенклатуры.

Укажите, откуда программа должна получить данные:

• Из заранее заполненного файла. Нажмите на чтобы указать путь к файлу.

По ссылке напротив строки "Примеры данных для загрузки" можно открыть пример файла для ручного заполнения.

Он представляет собой файл Excel с фиксированным набором колонок. Такой файл поможет вам быстро скопировать данные из любого источника и подготовить их к загрузке в 1С.

В файле можно указать путь к изображениям из локального каталога. Загрузка картинок доступна для номенклатуры и в ее характеристик.

После заполнения данных не забудьте сохранить документ и указать путь к нему, как описано выше.

• Заполнить таблицу с данными самостоятельно. Такой способ не требует переключения в Excel, таблица заполняется данными прямо в 1С.

  Скопируйте строки из Excel или другого источника с помощью кнопок клавиатуры Ctrl+C и вставьте в таблицу ( Ctrl+V ) на следующем шаге помощника.

Выберите откуда брать данные и нажмите на кнопку "Далее". Будет выполнено чтение файла или переход к пустой таблице для заполнения.

Сопоставление данных

В результате чтения файла программа определит соответствие колонок документа реквизитам справочника или документа, в который загружается информация.

Проверьте соответствие содержимого колонок и реквизитов, подобранных в строке 1.

ВНИМАНИЕ! Операции загрузки данных в справочники, документы и регистры являются необратимыми. В случае загрузки ошибочных или неактуальных данных, их придется удалять вручную.

Если реквизит не сопоставлен автоматически, в шапке колонки будет установлено значение "Не загружать". Нажмите на ссылку и установите соответствие вручную.

В файле могут присутствовать пути к картинкам товаров из локального каталога. Им соответствуют поля "Картинка" и "Основная картинка".

При загрузке новых элементов справочников выполняется контроль дублей.

Для каждой строки табличного документа Excel выполняется поиск существующего элемента справочника. Если такой элемент в справочнике 1С не найден, то создается новый элемент, реквизиты которого заполняются по данным файла.

По ссылке в шапке формы можно открыть настройки поиска, выбрать поля для поиска дублей и изменить правила проверки.

Здесь можно включить/отключить поиск по конкретным полям, а также добавить поиск по дополнительному реквизиту.

Поиск может выполняться по следующим полям:

• Артикул,
• Код,
• Штрихкод,
• Наименование,
• Наименование для печати.

Поиск дублей может выполняться до первого совпадения по одному из полей, или требовать совпадения всех полей.

Поиск "По Артикулу" сквозной для номенклатуры и ее характеристик. Если по артикулу найдена характеристика, то будет выбрана ее номенклатура (владелец).

Важно! Для поиска по выбранным полям, они должны быть определены при чтении файла.

Поиск можно настроить по левой части названия или названия для печати с помощью соответствующих флажков.

Пример 1:

Нужно найти и загрузить новые товары, предварительно проверить по артикулу. Наименование товара и другие данные нужно взять из файла и записать в 1С, но искать по ним не нужно.
Для выполнения такой загрузки выберите вариант поиска: "до первого совпадения". Поставьте флажок "Искать по артикулу", остальные снимите.

Пример 2:

Нужно найти и загрузить новые товары, предварительно проверить наличие в базе по штрихкоду и наименованию, оба поля должны совпадать с указанными в файле.
Для выполнения такой загрузки выберите вариант поиска "По совпадению всех полей". Поставьте флажок "Искать по штрихкоду" и "Искать по наименованию", остальные снимите.

Сохранение настроек сопоставления, шаблоны

Настройки сопоставления можно сохранить в файл или записать в шаблон сопоставления колонок.

Сохранение в файл выполняется по кнопке "Сохранить настройки сопоставления в файл". Загрузить сохраненные ранее настройки можно по кнопке "Загрузить из файла".

На основе выполненных настроек можно сформировать шаблон сопоставления. Нажмите на кнопку "Выбрать из шаблона". В открывшемся окне вы увидите список всех доступных шаблонов: ваших, шаблонов коллег, а также шаблонов по умолчанию.

Нажмите "Создать" и заполните информацию о шаблоне: наименование и доступность шаблона для других пользователей.

Таблица автоматически заполнится данными из текущей настройки сопоставления. С помощью кнопок и команды "Заполнить" вы можете внести изменения: добавить поле и определить для него номер колонки, добавить пустое поле, перезаполнить таблицу.

Сохраните шаблон и используйте готовый набор настроек каждый раз, когда загружаете файл с аналогичной структурой. Если вы откроете доступ всем пользователям, без дополнительных настроек с шаблонами смогут работать и ваши коллеги.

Анализ данных и загрузка

После того, как все настройки выполнены, нажмите "Далее". Программа выполнит анализ сопоставления и покажет результаты предварительно анализа данных:

В результате анализа мы можем увидеть, найдены ли дубли объектов.

Если элементы уже есть в базе и сопоставлены, данные в них можно перезаписать данными из файла. Для этого установите флажок "Обновлять сопоставленные элементы полученными данными".

По ссылке "показать строки" можно проверить результаты сопоставления объектов и внести правки.

ВНИМАНИЕ! Операции загрузки данных в справочники, документы и регистры являются необратимыми. В случае загрузки ошибочных или неактуальных данных, их придется удалять вручную.

Для загрузки цен дополнительно необходимо будет уточнить "Вид цен" и дату начала их действия.

Также на этапе анализа можно указать куда загружать характеристики, картинки и дополнительные реквизиты, т.к. эти данные имеют несколько мест хранения. Например, характеристики можно задавать для каждого товара или общие для категории.

Если все данные прочитаны корректно, выполните загрузку данных по кнопке "Загрузить данные в приложение".

В зависимости от объема информации, загрузка может занимать длительное время.