1С:Распознавание первичных документов. Загрузка документов из сканов и фотографий в программе "1С:Управление нашей фирмой"

Подключение

Подключение к сервису распознавания документов выполняется из раздела Настройки - Интеграции - Распознавание документов.

Последующие действия необходимо выполнять на настольном компьютере в рабочем месте "Распознавание документов". После проведения первичного документа в информационной базе статус документа меняется на "Проведен".

Убедитесь, что установлен флажок "Использовать распознавание документов".

После включения настройки в меню разделов Продажи и Закупки добавляется пункт подраздела Сервис "Загрузить документы из сканов (фото)".

При нажатии на ссылку вы переходите в главную форму (список задач) сервиса "Распознавание документов".

В левом верхнем углу сервиса отображается статус подключения. Нажмите на ссылку "Подключить сервис", а затем "Начать использовать". Авторизуйтесь с использованием аккаунта 1С:ИТС.

Если в вашей информационной базе подключена Интернет-поддержка 1С ИТС, сервис можно подключить бесплатно на тестовый период.

В рамках сервиса предоставляется распознавание 250 страниц сроком на 1 год.

Нажмите "Подключить", дождитесь активации тестового периода.

При успешном подключении вы увидите следующее сообщение.



В левом верхнем углу теперь отображается баланс и срок окончания тестового периода.

Ввод входящих документов от поставщика:

1. Получение бумажных документов от поставщика.
2. Подписание документов ответственными лицами на стороне организации.
3. Сканирование документов и оправка сканов на распознавание:
   • На локальном компьютере в рабочем месте "Распознавание документов";
   • В мобильном приложении 1С:Сканер.
4. Обработка документов после распознавания:
   • Подбор нераспознанных элементов справочников "Контрагенты" и "Номенклатура" или создание новых.
   • Проверка и утверждение объектов, распознанных с замечаниями.
5. Создание документов информационной базы 1С:
   • При распознавании счета на оплату, полученного от поставщика, в информационной базе создается документ "Счет на оплату (полученный)".
   • При распознавании полученных от поставщика УПД, ТОРГ-12, Акта об оказании услуг или неунифицированных форм накладных создаются документы "Приходная накладная".
   • При распознавании полученных от поставщика Счетов-фактур создаются документы "Счет-фактура (полученный)".
6. К созданным документам автоматически прикрепляется скан документа и отмечается получение оригинала (если включен контроль оригиналов документов). Если документ был создан ранее вручную, то скан прикрепляется к существующему документу.

Ввод исходящих документов:

1. Создание документов информационной базы их проведение, печать и подписание со стороны организации;
2. Передача документов клиенту для подписания;
3. Сканирование документов после их возвращения и отправка на распознавание:
   • На локальном компьютере в рабочем месте "Распознавание документов";
   • В мобильном приложении 1С:Сканер.
4. В случае неуверенного распознавания может потребоваться ручная обработка документов в рабочем месте "Распознавание документов".
5. Прикрепление скана к документу, созданному в п.1.
   • Скан исходящего счета на оплату прикрепляется к ранее созданному документу "Счет на оплату".
   • Скан исходящего УПД, ТОРГ-12, Акта об оказании услуг при распознавании прикрепляются к ранее созданному документу "Расходная накладная".
6. Если по каким-то причинам нет документа, соответствующего печатной форме, он создается автоматически.
7. В документе устанавливается статус "Оригинал получен" (если включен контроль оригиналов документов).

Загрузить отсканированный документ или фото для распознавания можно:

• В рабочем месте "Распознавание документов" по кнопке "Добавить файлы". Перейти к нему можно из разделов Продажи и Закупки по ссылке "Загрузить документы из сканов (фото)".

• Из списков документов "Расходная накладная", "Приходная накладная", "Счет на оплату", "Счет на оплату (полученный)" по кнопке .

Отправка документов на распознавание

При переходе по кнопке "Добавить файлы" из рабочего места "Распознавание документов" или из списка документов откроется форма "Распознавание документов: выбор файлов".

В этой форме можно выбрать и загрузить произвольное количество файлов, а затем отправить их в сервис распознавания документов.

Чтобы добавить файлы перетащите их в левую часть формы или выберите из папки на жестком диске. В рамках одного задания можно загрузить сразу несколько файлов.

Доступные форматы файлов: PNG, JPEG, PDF. Позволяет загружать многостраничные документы.

Поддерживаются следующие форматы:

• Изображения в форматах JPEG, PNG, BMP;
• Одностраничные изображения в формате TIFF;
• Документы в формате PDF, включая многостраничные;
• Файлы в форматах MS Word и MS Excel.
• Архивы в формате ZIP, содержащие вышеназванные файлы.

Для распознавания также можно загружать многостраничные файлы и документы. Страницы многостраничного документа могут:

• либо находиться внутри одного многостраничного файла PDF;
• либо быть разбиты на отдельные файлы.

Если многостраничный документ представлен набором изображений, каждое из которых содержит одну страницу этого документа, то файлы должны быть в порядке следования страниц.

Если многостраничный документ находится в рамках одного файла PDF, то порядок страниц документа должен совпадать с порядком страниц файла. Склейка многостраничного документа, одна часть страниц которого находится в рамках файла PDF, а другая часть страниц – в отдельных файлах, не поддерживается.

Когда все файлы добавлены для отправки, необходимо проверить порядок страниц (для многостраничных документов) и нажать на кнопку "Распознать".

Дождитесь результатов распознавания документов. Скорость распознавания зависит от множества факторов, включая размер документов и качество изображения. Первые документы обычно бывают готовы в течение минуты-двух. Если вы загрузили большой объем документов, можно спокойно заниматься другими делами и вернуться к проверке распознанных документов через некоторое время.

После отправки документов откроется основное рабочее место "Распознавание документов", в котором вы можете отслеживать результаты распознавания.

В центральной части формы отображается список загруженных документов.

Напротив каждого документа определен статус работы над документом:

• На распознавании. Документ загружен и отправлен на распознавание;
• Распознан. Сервис прислал результаты распознавания;
• Обработан. В результате обработки создан новый документ в 1С;
• С ошибкой;
• Удален. Документ помечен на удаление пользователем.

Для удобства работы со списком документов предусмотрены фильтры по статусам.

Также напротив документа отображается пиктограмма, определяющая "направление" документа: входящий или исходящий.

В левой части списка отображаются периоды загрузки документов, контрагенты и организации, указанные в загруженных документах. По ним тоже можно установить отбор.

По кнопке в нижней части формы (под списком) включается просмотр миниатюр загруженных изображений.

По кнопке включается просмотр созданных документов и присоединенных к ним файлов.

Обработка документов после распознавания

После успешного распознания документа сервисом необходимо выполнить проверку документа.

Перейти к результату распознавания можно из рабочего места "Распознавание документов" двойным кликом по строке документа.

В результате распознавания определяется форма документа и направление (поступление/реализация), заполняются реквизиты шапки и табличной части документа.

Реквизиты, нераспознанные сервисом, документа подсвечиваются красным цветом фона. На панели инструментов в верхней части формы отображается счетчик ошибок: общее количество нераспознанных реквизитов.

Реквизит может быть выделен по следующим причинам:

• Объекта (номенклатуры, контрагента, договора) с таким названием нет базе. В таком случае его необходимо создать;
• "Неуверенно" заполненные поля – в базе есть объект(ы) с похожим, но отличающимся названием. После проведения нечеткого поиска, программа составляет список похожих вариантов с процентной уверенностью.
  

При переходе к реквизиту на скане подсвечивается значение поля исходного скана документа.

Для незаполненных реквизитов в списке выбора отображается команда создания нового элемента согласно распознанному названию, а также сервисом предлагаются варианты существующих элементов справочника, которые с определенной степенью уверенности могут подойти.

Создание нового элемента осуществляется через стандартную форму нового объекта с заполненными значениями распознанных реквизитов.

Если объект найден в базе "не уверенно", например название номенклатуры у поставщика в скане немного отличается от названия в информационной базе, реквизит заполняется, но становится подсвеченным. Также подсвечиваются ячейки, участвующие в расчете суммы, если в распознанном документе не сходится сумма.

Программа может запоминать выбранные соответствия и использовать их при последующем заполнении. Чтобы воспользоваться такой возможностью, необходимо включить опцию "Сохранять автоматически" в настройках распознавания документов.

Перейти к настройкам можно по кнопке из рабочего места "Распознавание документов" или из раздела Настройки - Интеграции - Распознавание документов.

Также в настройках распознавания можно включить дополнительные автоматические действия при обработке документов, и подключить автоматическое удаление устаревших сканов.

После успешной проверки и исправления ошибок можно создать документ в информационной базе.

Вид документа, который создается по скану, можно выбрать в выпадающем меню кнопки "Создать". Вид зависит от формы документа и направления (поступление / реализация).

К документу, созданному в результате распознавания, прикрепляется скан бумажного документа, на основе которого он создан.

При успешном проведении документа откроется следующий результат распознавания, по которому еще не создан документ. В случае если проведение не удалось, откроется форма записанного документа для анализа.

В списке рабочего места "Распознавание документов" изменится состояние распознанного и записанного документа. Будет установлен статус "Создан".

Если включено отслеживание состояний печатных документов, для документа автоматически установится отметка "Оригинал получен". Включить контроль оригиналов можно в разделе Настройки – Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки.

Если распознавание документа сервисом не выполнено успешно (например, изображение плохого качества), то в рабочем месте напротив документа появится статус "С ошибкой".

Данный документ можно заполнить самостоятельно. Для этого необходимо выбирать тип документа в поле "Тип документа" и заполнить появившиеся поля по исходному изображению.

Сканирование через мобильное приложение "1С:Сканер документов"

Мобильное приложение "1С:Сканер документов" позволяет использовать камеру смартфона для сканирования документов.

Установите "1С:Сканер документов" из магазина приложений App Store или Google Play.

Подключите мобильное приложение к вашей информационной базе. Подключение выполняется по кнопке из рабочего места "Распознавание документов".

В открывшейся форме заполните наименование подключения. По ссылке "Это я" поля "Наименование" и "Ответственный" заполнятся данными пользователя, от имени которого запущена программа.

В окне отображается ключ пользователя и QR-код для подключения мобильного приложения.

Запустите приложение "1С:Сканер документов" на вашем мобильном устройстве. Выберите способ подключения ключ или QR-код.

При успешном подключении, вам будет предложено выбрать файл из папки или сфотографировать документ.

Сфотографируйте документы с помощью приложения или выберите ранее сохраненные на мобильном устройстве, например, если вам прислали их в мессенджере.

В режиме камеры обратите внимание на цвет рамки и кружка рядом с фотографией. С помощью него предварительно оценивается качество фото для распознавания.

По кнопке "Распознать" отправьте выбранные документы на распознавание.

Дождитесь результатов распознавания документов. Скорость распознавания зависит от множества факторов, включая размер документов и качество изображения. Первые документы обычно бывают готовы в течение минуты-двух. Если вы загрузили большой объем документов, можно спокойно заниматься другими делами и вернуться к проверке распознанных документов через некоторое время.

Когда документы распознаются, статус изменится на "Распознан".

После этого документы будут переданы в локальную базу 1С, к которой подключено мобильное приложение. Статус документа в мобильном приложении изменится на "Загружен".

Результаты распознавания отобразятся в вашей локальной базе 1С. Их необходимо обработать и ввести по ним учетные документы, как это было писано ранее.

Последующие действия необходимо выполнять на настольном компьютере в рабочем месте "Распознавание документов". После проведения первичного документа в информационной базе статус документа меняется на "Проведен".

Перейдя по строке документа можно открыть карточку документа с подробной информацией.

А еще можно подключить ваших контрагентов через мобильное приложение, чтобы они сами отправляли документы прямо к вам в базу.

Пакетная обработка сканов и фотографий документов

Предусмотрена возможность быстрее вводить большой объем загруженных сканов и фотографий документов с помощью групповой обработки первичных документов.

Этапы проверки и корректировки результатов распознавания выполняются сразу для всех выбранных документов, в результате повторяющиеся действия сокращаются.

Режим групповой обработки запускается по кнопке "Групповая обработка" в рабочем месте "Распознавание документов".

Групповая обработка выполняется пошагово, на каждом из шагов собраны идентичные задачи для обработки различных документов.

• Шаг 1. Проверьте и заполните недостающие реквизиты шапки, подсвеченные красным. Предусмотрено создание новых контрагентов сразу для нескольких документов по кнопке "Заполнить для выделенных строк".
• Шаг 2. На данном шаге отобразятся дубли документов, если они есть. Посмотрите и выберите экземпляр с лучшим качеством. Если документ в группе не является дублем, нажмите "Убрать из дублей".
• Шаг 3. Объедините в комплект документы, относящиеся к одной операции. Такое объединение позволит сократить число правок, так как они применяются сразу ко всему комплекту.
• Шаг 4. Проверьте и заполните дополнительные реквизиты документов.
• Шаг 5. Проверьте и заполните номенклатуру и связанные с ней реквизиты.
• Шаг 6. Проверьте и заполните суммы из таблиц документов.
• Шаг 7. Подтвердите изменения, которые будут внесены в результате обработки и нажмите "Обработать документы". Будут созданы новые документы в 1С с прикрепленными к ним сканами.