Как бухгалтеру управляющей компании вести учет ГСМ по топливным картам в программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации"

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) – вид производственных запасов, к которым относится топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные, охлаждающие).

ГСМ может приобретаться:

- за наличный расчет через подотчетное лицо;
- по талонам – защищенный полиграфический бланк, на котором указано количество литров топлива определенной марки или сумма;
- по топливным картам – микропроцессорная небанковская пластиковая карта с ПИН-кодом и чипом, которая является носителем информации об установленных лимитах, количестве и ассортименте нефтепродуктов и сопутствующих услуг и/или количестве денежных средств, в пределах которых на АЗС можно получить нефтепродукты и сопутствующие услуги.

Чтобы приобретать топливо по картам, компания заключает договор с поставщиком топлива (это может быть процессинговый центр, который выступает в роли эмитента топливной карты и действует по договорам комиссии с собственниками топлива). В зависимости от условий договора топливная карта может передаваться организации и обслуживаться бесплатно или за определенную плату.

Организация может иметь в своем распоряжении несколько топливных карт. На каждую отдельную карту ни деньги, ни литры не зачисляются. Информация у поставщика хранится в целом по всей организации-покупателе, а топливная карта представляет собой техническое средство для получения топлива и услуг на АЗС отдельными водителями.

Поставка топлива производится путем его выборки на АЗС поставщика (список АЗС обычно приводится в приложении к договору). При этом выдается чек о произведенной заправке, который водитель прикладывает к путевому листу. По денежным топливным картам топливо и услуги можно получить в пределах лимита предоплаченной суммы, по литровым – в пределах лимита предоплаченного количества топлива и дополнительных услуг по действующей на дату предоплаты (выставления счета) цене.

Топливные карты бывают лимитированные и нелимитированные. По лимитированной карте организация устанавливает лимит (ограничение в литрах) на заправку топлива в сутки или за месяц. По нелимитированной карте таких ограничений нет, можно выбрать все литры за один раз или выбирать их постепенно.

В оговоренный в договоре срок (в конце месяца или чаще) поставщик топлива предоставляет организации отчет (реестр) о заправленном за период топливе, а также закрывающие документы (накладная и счет-фактура).

Топливные карты в организации закрепляются либо за водителем, либо за автомобилем.

Бухгалтерский учет

Приказом Минфина России от 15.11.2019 № 180н внесены следующие изменения в бухгалтерский учет запасов.

- Утвержден
Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 5/2019 "Запасы" (далее – Стандарт). Указанный Стандарт обязателен для применения с бухгалтерской (финансовой) отчетности за 2021 год.

- Признаны утратившими силу
ПБУ 5/01;
методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н);
методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды (утв. приказом Минфина РФ от 26.12.2002 № 135н).

Для целей бухгалтерского учета запасами считаются активы, потребляемые или продаваемые в рамках обычного операционного цикла организации, либо используемые в течение периода не более 12 месяцев (п. 3 ФСБУ 5/2019). Топливные карты со сроком использования не более 12 месяцев, приобретенные за плату, принимаются к учету в качестве запасов по фактической стоимости приобретения без учета НДС (п. 9, п. 11, п. 12 ФСБУ 5/2019). Обычно учитывают приобретенные топливные карты на счете 10.9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности". При передаче карты в эксплуатацию (выдаче водителю или закреплении за автомобилем) ее стоимость единовременно относится на расходы по обычным видам деятельности и списывается в дебет счетов затрат (Дт 20, 23, 26, 44 и др.) (п. 5, п. 16, п. 18 ПБУ 10/99).

Топливные карты со сроком использования более 12 месяцев под категорию запасов не подпадают. Те организации, которые применяют ФСБУ 6/2020 (стандарт обязателен к применению с 2022 года, но по решению организации может применяться и раньше), вправе списать стоимость топливной карты в расходы в момент приобретения (п. 5 ФСБУ 6/2020). Те организации, которые еще не перешли на ФСБУ 6/2020, по мнению Минфина России, могут учитывать активы со сроком использования более 12 месяцев и стоимостью в пределах лимита, установленного организацией, но не более 40 тыс. руб. за единицу, в составе запасов на основании абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01, как и прежде, то есть до вступления в действие ФСБУ 5/2019 (письмо Минфина России от 02.03.2021 № 07-01-09/14384).

Для обеспечения сохранности топливных карт их учет может быть организован на забалансовом счете, например, МЦ.04 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации". Аналитический учет можно вести в разрезе каждой карты по номеру, а также закрепить каждую карту за автомобилем или за водителем. Списание карты с забалансового счета производится в случае ее утраты или расторжения договора с топливной компанией.

ГСМ относятся к запасам организации (пп. "а" п. 3 ФСБУ 5/2019). Запасы принимаются к учету по фактической стоимости приобретения без учета НДС (п. 9, п. 11, п. 12 ФСБУ 5/2019). Поступление ГСМ на дату фактического получения топлива отражается по дебету субсчета 10.03 "Топливо" по каждому виду топлива в корреспонденции со счетом 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" с выделением НДС на счете 19 "НДС по приобретенным ценностям".

В общем случае (если иное не установлено договором) право собственности на топливо переходит к организации в момент его фактического получения, т. е. при заправке топлива в бак автомобиля. Оприходование топлива может производиться организацией, которая является держателем топливных карт, на основании отгрузочных документов на дату получения таких документов от поставщика (например, на последнее число месяца) либо по схеме неотфактурованных поставок на основании чеков о произведенных заправках.

Фактический расход топлива определяется на основании данных о пробеге автомобиля из путевых листов. Если топливо приходуется на основании поступивших от поставщика топлива документов (сроки предоставления документов указываются в договоре), то сводные отчеты по путевым листам оформляются с такой же периодичностью.

Законодательно нормирование расходов на ГСМ не предусмотрено, но организация может сама установить нормы расхода топлива приказом руководителя. При этом можно руководствоваться распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р или нормами, указанными в инструкции по эксплуатации автомобиля.

Если нормы не установлены, то фактический расход топлива на основании путевых листов списывается в расходы по обычным видам деятельности (Дт 20, 23, 26, 44 и др. Кт 10.03). Если в учетной политике организации предусмотрено использование норм расхода ГСМ, то сумма израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы по обычным видам деятельности, а сверх норм включается в состав прочих расходов (Дт 91.02 Кт 10.03).

Порядок учета топливных карт и полученного по ним топлива закрепляется в учетной политике организации (п. 7 ПБУ 1/2008).

Налоговый учет

Стоимость топливной карты может включаться в состав материальных расходов (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ) или в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Право собственности на топливо переходит от продавца к покупателю на АЗС в момент слива топлива в бак транспортного средства или иную соответствующую емкость.

Заправка бензина в бак автомобиля на основании чека учетного терминала АЗС только подтверждает факт приобретения бензина, но не подтверждает факт использования бензина определенным автомобилем для определенных целей (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 № 16-15/068679@).

Расходы на приобретение ГСМ организация вправе учитывать в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они являются экономически обоснованными, документально подтвержденными и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документальным подтверждением расхода ГСМ является путевой лист.

Следует помнить, что если организация самостоятельно разработала нормы расхода ГСМ для бухгалтерского и налогового учета и при этом фактический расход топлива превышает норматив, обосновать экономическую целесообразность сверхнормативных расходов не удастся (письма Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12, от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67).

НДС к вычету по приобретенным ГСМ покупатель принимает в общеустановленном порядке на основании счета-фактуры поставщика (п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Документальное оформление

Для обеспечения сохранности топливных карт можно самостоятельно разработать книгу учета движения пластиковых топливных карт.

Документальным подтверждением получения топлива покупателем является пакет документов – товарная накладная, счет-фактура, реестр произведенных заправок и прочее. Периодичность обмена документами может быть предусмотрена договором между покупателем и поставщиком ГСМ.

Основным документом, подтверждающим списание ГСМ, является путевой лист, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля. Организация может использовать унифицированную форма путевого листа № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, только при условии внесения в нее всех необходимых реквизитов, перечисленных в приказе Минтранса России от 11.09.2020 № 368. Поскольку в унифицированную форму добавлялись новые реквизиты, ее необходимо утвердить в качестве первичного документа в своей учетной политике. Также можно разработать свою форму путевого листа (в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Учет в программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации"

В программе для отражения поступления топливных карт и ГСМ используется документ "Поступление (акты, накладные, УПД)" с видом операции "Товары (накладная, УПД)" (раздел "Покупки"). Передача карты в использование оформляется документом "Передача материалов в эксплуатацию" (раздел "Склад"), учет ГСМ в расходах – документом "Расход материалов" с видом операции "Использование материалов" (раздел "Склад" – "Расход материалов (Требования-накладные)").