Организация может обеспечивать работников сотовой связью по производственной необходимости.
Лимит по расходам услуг сотовой связи, а также перечень должностей сотрудников, которым предоставляется сотовая связь в служебных целях, необходимо закрепить во внутренних локальных актах организации. В них же указывается судьба сверхлимитных расходов - обычно работодатель их удерживает из заработной платы.
Для подтверждения расходов на услуги связи необходимы следующие документы:
- договор с оператором связи;
- счет за оказанные услуги;
- утвержденный перечень должностей работников, которым необходима сотовая связь (письмо Минфина от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).
Бухгалтерский учет
В целях бухгалтерского учета расходы организации, связанные с оплатой услуг связи (для производственной деятельности), включаются в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99) и признаются в том отчетном периоде, в котором были произведены (п. 18 ПБУ 10/99).
Если договор с оператором связи заключает сам работодатель, то в учете стоимость услуг оператора отражается следующем образом:
- в части не превышающей установленный лимит отражается по дебету затратных счетов (20, 26, 44) и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";
- в части, превышающей лимит расходов, по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
В случае компенсации расходов на сотовую связь работнику (договор с оператором заключен работником) в бухгалтерском учете такие расходы отражаются по дебету счетов затрат (20, 26, 44) в корреспонденции со счетом 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
Если работнику предоставлялся аванс на оплату услуг связи, то он должен составить авансовый отчет и предоставить работодателю документы, подтверждающие такие расходы.
Порядок отражения операций по расходам на услуги сотовой связи следует закрепить в учетной политике.
Налоговый учет
В целях налога на прибыль расходы на услуги связи учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
НДС по расходам на связь принимается к вычету после получения от поставщика счета-фактуры в полной сумме (п. 1 ст. 172 НК РФ). При этом, НДС, предъявленный оператором сотовой связи, в размере, относящемся к разговорам в пределах лимита, принимается к вычету в установленном порядке (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). Задолженность же работника по оплате сверхлимитных разговоров отражается с учетом НДС (в соответствии с правилом, установленным пп. 1 п. 2 ст. 170 НК РФ), который включается в сумму затрат, подлежащих компенсации работником и не принимается к вычету.
Если работникам установлен лимит расходов, то суммы превышающие лимит, сотрудник должен возместить организации из собственных средств. Полученные средства будут для налогоплательщика внереализационным доходом (письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).
Расходы по оплате услуг связи с использованием сотовых (мобильных) телефонов в производственных целях НДФЛ не облагаются, поскольку производятся в интересах работодателя (п. 1 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178 (п. 2)).
Пример
ООО "Торговый Дом" заключило договор на оказание услуг сотовой связи с ООО "Сотовая связь" (оператор связи).
Лимит по расходам услуг сотовой связи, а также перечень должностей сотрудников, которым необходимо пользоваться сотовой связью в служебных целях, отражен в приказе. Также там указано, что сверхлимитные расходы на услуги сотовой связи удерживаются из заработной платы работников.
Сотрудник ООО "Торговый Дом" Прокофьев С.С. (согласно трудовому договору) для выполнения трудовых обязанностей использует сотовый телефон компании. Лимит по расходам услуг сотовой связи для Прокофьева С.С. установлен в размере 2 400,00 руб.
В соответствии с представленными документами ООО "Сотовая связь" услуги сотовой связи за апрель 2017 г. составили 3 000,00 руб. (в том числе для выполнения трудовых функций сотрудника в части, не превышающей установленный лимит в размере 2 400,00 руб.). Перерасход в размере 600,00 руб. удержан из заработной платы работника.
Обратитесь к нам за консультацией, и наши специалисты помогут вам
Получить консультацию
1. Отражены расходы по услугам сотовой связи
Для выполнения операций: 1.1 "Отражены расходы по услугам сотовой связи (в пределах лимита)"; 1.2 "Отражена задолженность сотрудника по услугам связи (сверх лимита)"; 1.3 "Отражен НДС в доле, относящейся к разговорам в пределах лимита" – необходимо создать документ "Поступление (акт, накладная)".
Создание документа "Поступление (акт, накладная)":
- Вызовите из меню: Покупки – Покупки – Поступление (акты, накладные), кнопка "Поступление"
- Вид операции документа "Услуги (акт)".
- В поле "Счета учета" выберите необходимый счет.
- Заполните поля.
- Нажмите кнопку "Провести и закрыть" для сохранения и проведения документа.
НДС по расходам на связь принимается к вычету после получения от поставщика счета-фактуры в полной сумме (п. 1 ст. 172 НК РФ). При этом НДС, предъявленный оператором сотовой связи, в размере, относящемся к разговорам в пределах лимита, принимается к вычету в установленном порядке (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). Задолженность работника по оплате сверхлимитных разговоров отражается с учетом НДС (в соответствии с правилом, установленным пп. 1 п. 2 ст. 170 НК РФ), который включается в сумму затрат, подлежащих компенсации работником и не принимается к вычету.
Результат проведения документа "Поступление (акт, накладная)":
Для просмотра проводок нажмите кнопку Показать проводки и другие движения документа 
.
Для выполнения операции 1.4 "НДС принят к вычету" необходимо создать документ "Счет-фактура полученный".
Создание документа "Счет-фактура полученный":
- Для регистрации счета-фактуры, полученного от поставщика, сначала заполните поля "Счет-фактура №" и "от", затем нажмите на кнопку "Зарегистрировать". При этом автоматически создается документ "Счет-фактура полученный", а в форме документа-основания появляется гиперссылка на созданный счет-фактуру.
- Поле "Код вида операции" заполняется автоматически значением "01", который соответствует отгрузке (передаче) или приобретению товаров, работ, услуг (включая посреднические услуги) согласно Приложению к приказу ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@.
- Нажмите кнопку "Записать и закрыть" для сохранения и проведения документа.
Результат проведения документа "Счет-фактура полученный":
Для просмотра проводок нажмите кнопку Показать проводки и другие движения документа .
3. Удержание перерасхода по услугам сотовой связи
Перед выполнением операций по удержанию перерасхода по сотовой связи из заработной платы сотрудника выполните настройку соответствующего вида удержания. Для этого необходимо добавить вид расчета (Меню: Зарплата и кадры – Справочники и настройки – Настройки зарплаты – Расчет зарплаты). Далее перейдите по гиперссылке "Удержания" и нажмите кнопку "Создать", заполните необходимыми сведениями вид удержания.
Для выполнения операции 2.1 "Зарегистрирована сумма перерасхода по услугам сотовой связи" необходимо создать документ "Начисление зарплаты".
Создание документа "Начисление зарплаты". Меню: Зарплата и кадры – Зарплата – Все начисления.
- На закладке "Удержания" нажмите кнопку "Добавить".
- В поле "Сотрудник" выберите сотрудника, из зарплаты которого будет производиться удержание.
- В поле "Удержание" укажите "Удержание перерасхода по сотовой связи".
- В поле "Результат" – удерживаемую сумму. В нашем примере – 600 рублей.
- Заполните поля.
Как видно из рисунка, зарегистрированная сумма удержания перерасхода по сотовой связи уменьшает сумму к выплате сотруднику и будет отражена в разделе "Удержано" расчетного листка (Меню: Зарплата и кадры – Зарплата – Отчеты по зарплате, документ "Расчетный листок").
Для выполнения операции 2.2 "Отражен перерасход по услугам сотовой связи (возмещение сотрудником)" необходимо создать документ "Операция".
Создание документа "Операция":
- Вызов из меню: Операции – Бухгалтерский учет – Операции, введенные вручную.
- Нажмите кнопку "Создать" .
- Для создания новой проводки нажмите кнопку "Добавить".
- Заполните поля.
Для того чтобы посмотреть состояние расчетов по задолженности с персоналом по перерасходу на сотовую связь, можно воспользоваться отчетом Оборотно-сальдовая ведомость по счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет 73.03 "Расчеты по прочим операциям").
Для этого выполните следующее:
- Вызовите из меню: Отчеты – Стандартные отчеты – Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
- В полях "Период" выберите период, за который формируется отчет.
- В поле "Счет" выберите счет 73.03.
- Нажмите кнопку "Сформировать".
Как видно из оборотно-сальдовой ведомости по счету 73.03 "Расчеты по прочим операциям", сальдо на 30.04.2017 отсутствует. Это означает, что перерасход по услугам сотовой связи погашен.
.png)
