Корпоративная банковская карта - это современное удобное средство безналичных расчетов. Работники организации (подотчетные лица), которым выданы корпоративные банковские карты, могут проводить в интересах организации безналичную оплату товаров, работ, услуг, а также снимать наличные денежные средства (например в размере суточных, выданных на командировку).
Операции, совершаемые с использованием корпоративных банковских карт, осуществляются по договору банковского счета, предусматривающего совершение таких операций (п. 1.2 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утв. Банком России 24.12.2004 № 266-П (далее - Положение № 266-П)).
Банковские карты бывают нескольких видов: дебетовые, дебетовые с овердрафтом, кредитные (п. 1.5 Положение № 266-П). В качестве корпоративных банковских карт обычно используются дебетовые карты. Но в некоторых случаях бывает целесообразно оформить дебетовую с овердрафтом или кредитную карту. Как правило, корпоративные карты привязаны к расчетному счету организации или для них открывается отдельный специальный карточный счет, для пополнения которого денежные средства переводятся с расчетного счета.
У организации на один карточный счет может быть оформлено несколько держателей банковских корпоративных карт. В отношении каждого держателя карты устанавливается свой лимит расходования денежных средств. Именные карты выпускаются на конкретного работника организации. Иные лица пользоваться такой картой не имеют права. Неименные корпоративные банковские карты выпускаются на организацию. В этом случае держателем карты является организация, а пользоваться ей могут работники организации из утвержденного списка подотчетных лиц.
Вся информация о видах выдаваемых банковских карт, их держателях, лимитах расходования средств и др. прописывается в договоре с банком.
Бухгалтерский учет
Расходы на выпуск и обслуживание корпоративных карт, как расходы, связанные с оплатой услуг кредитных организаций, учитываются в составе прочих расходов единовременно в полной сумме в момент списания соответствующих средств с расчетного счета организации (п. 11, п. 14.1, п. 16 ПБУ 10/99).
Банковские карты являются собственностью банка, который их выдал. Их учет может быть организован на забалансовом счете. Факт выдачи карт сотрудникам на счетах бухгалтерского учета не отражается. Такой учет может быть организован в специальном журнале, разработанном организацией самостоятельно.
Денежные средства на счете корпоративной банковской карты принадлежат организации. Дата платежа или снятия наличных с корпоративной банковской карты является датой выдачи работнику подотчетных денежных средств. С этого момента у него возникает обязанность отчитаться за израсходованные подотчетные средства перед организацией - представить авансовый отчет с приложением подтверждающих расходы документов.
Денежные средства, выданные организацией под отчет работникам (в том числе через корпоративную банковскую карту), расходом не признаются, т.к. не соответствуют критериям признания расходов, установленным п. 2 ПБУ 10/99, и отражаются в составе дебиторской задолженности.
Операции с дебетовыми корпоративными картами, выданными работникам организации, отражаются в бухгалтерском учете записями в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н):
Дт 55 "Специальные счета в банках" Кт 51 "Расчетные счета" - перечислены денежные средства с расчетного счета на специальный карточный счет (если открывается карточный счет);
Дт 91.2 Кт 55 "Специальные счета в банках" (51 "Расчетные счета") - списана банковская комиссия за открытие и / или обслуживание специального карточного (или расчетного) счета, за обслуживание карты;
Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кт 55 "Специальные счета в банках" (51 "Расчетные счета") - с карты оплачены приобретенные сотрудником товары (работы, услуги) или сняты наличные.
Если банк отразил операцию по корпоративной банковской карте позже даты ее фактического совершения (дата операции по банковской выписке не совпадает с датой, указанной в квитанции электронного терминала или в слип-чеке), то в этом случае для отражения расчетов можно использовать счет 57 "Переводы в пути" или 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (предпочтительнее использовать счет 76 как активно-пассивный):
Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кт 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (57 "Переводы в пути") - на дату слип-чека или квитанции электронного терминала;
Дт 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (57 "Переводы в пути") Кт 55 "Специальные счета в банках" (51 "Расчетные счета") - на дату выписки банка.
Налоговый учет
Затраты на выпуск и обслуживание корпоративных карт могут быть учтены в составе внереализационных расходов как расходы на услуги банков единовременно в полной сумме в момент списания соответствующих средств с расчетного счета организации (пп. 15 п. 1 ст. 265, пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Выдача под отчет денежных средств и возврат работником неиспользованных средств (в том числе через корпоративную карту) не признается расходом / доходом организации для целей учета налога на прибыль.
При совершении операций с использованием платежной карты основанием для осуществления расчетов и подтверждением совершения операции могут являться слип, квитанция электронного терминала и другие аналогичные документы (письмо Минфина России от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253).
Если в качестве корпоративной банковской карты используется кредитная карта и по такой карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, то материальная выгода от использования таких средств не увеличивает налоговую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 18.04.2012 № 03-03-10/38).
В программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации" если корпоративная карта открыта к специальному карточному счету, то перевод средств на этот счет с расчетного счета организации отражается документами "Списание с расчетного счета" с видом операции "Перевод на другой счет организации" или "Поступление на расчетный счет" (т.е. на карточный счет) с видом операции "Перевод с другого счета". Снятие наличных по карте в банкомате или оплата картой за приобретение товаров, работ услуг отражается как выдача средств подотчетному лицу. Расходы за счет подотчетных средств отражаются документом "Авансовый отчет". Возврат неиспользованных подотчетных сумм отражается документами "Поступление наличных" и / или "Поступление на расчетный счет".
ООО "Швейная фабрика" открыла специальный карточный счет в банке (счет бухгалтерского учета 55.04 "Прочие специальные счета") и заключила с банком договор на выпуск и обслуживание корпоративной карты на имя сотрудника Иванова Петра Сергеевича.
- 19.04.2019 – перечислено с расчетного счета и зачислено на карточный счет 20 000 рублей;
- 22.04.2019 – сотрудник Иванов П.С. снял с карты наличные 2000 рублей (для приобретения ТМЦ на сумму 1679,00 рублей, НДС в чеке отдельной строкой не выделен);
- 23.04.2019 - сотрудник Иванов П.С. оплатил картой сумму 2 800 рублей за приобретение ТМЦ (на основании выданной доверенности оформлен счет-фактура на организацию);
- 24.04.2019 - сотрудник Иванов П.С. предоставил авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих израсходованные суммы, и вернул неиспользованные средства.
ООО "Швейная фабрика" использует общую систему налогообложения (ОСН), применяет метод начисления и ПБУ 18/02.
Обратитесь к нам за консультацией, и наши специалисты помогут вам
Получить консультацию
1. Настройка учета корпоративных карт по подотчетным лицам
1.1 Привязана к карточному счету корпоративная банковская карта
Для учета расчетов по корпоративным банковским картам в программе "1С:Бухгалтерия управляющей компании" корпоративную карту можно привязать к расчетному (или специальному карточному) счету и закрепить за ней подотчетное лицо. В этом случае при загрузке выписки банка в части списания денежных средств с корпоративной карты (по счету 55.04, если карта выпущена к специальному карточному счету организации, или по счету 51, если карта выпущена к расчетному счету) по номеру этой карты автоматически определиться подотчетное лицо, которое совершило платеж или снятие наличных.
Форма "Банковские счета":
- Раздел: Главное - Организации.
- Выберите организацию, откройте карточку организации и перейдите по ссылке Банковские счета.
- Выберите счет или создайте новый счет, к которому выпущены корпоративные карты. Раскройте блок Корпоративные карты:
- установите флажок К счету привязаны корпоративные карты;
- выберите счет учета (51 - если карта выпущена к расчетному счету организации или 55.04 - если карта выпущена к специальному карточному счету организации);
- табличную часть заполните по кнопке Добавить - укажите номер карты и подотчетное лицо (при проведении документа "Списание с расчетного счета" в проводках автоматически будет указываться соответствующее подотчетное лицо).
- Кнопка Записать и закрыть.
2. Перечисление средств на корпоративную карту
2.1 Перечислены денежные средства на специальный карточный счет, к которому выпущена карта
Документ "Списание с расчетного счета":
- Документ можно:
- создать на основании документа Платежное поручение по ссылке Ввести документ списания с расчетного счета, поля документа будут заполнены по умолчанию в соответствии с данными из документа-основания (Раздел: Банк и касса – Платежные поручения);
- загрузить через "Клиент-банк" (если документы на списание денежных средств создаются непосредственно в системе "Клиент-банк" или загружаются в нее из другой программы);
- создать как новый документ (Раздел: Банк и касса – Банковские выписки).
- Раздел: Банк и касса – Банковские выписки.
- Создайте документ по кнопке Списание или откройте ранее созданный / загруженный через "Клиент-банк" документ.
- Выберите Вид операции – "Перевод на другой счет организации".
- Заполните / проверьте заполнение полей документа:
- укажите сумму перечисления;
- в поле Счет получателя выберите счет, к которому привязаны корпоративные карты.
- проверьте, что в поле Статья расходов выбрана статья "Внутреннее перемещение денежных средств" с незаполненным видом движения (выбирается автоматически).
- Установите флажок Подтверждено выпиской банка.
- Кнопка Провести.
По кнопке 
посмотрите результат проведения документа.
3. Снятие наличных и оплата корпоративной картой
3.1 Получены наличные в банкомате по корпоративной карте
На основании выписки банка по специальному карточному счету отражаются операции по снятию наличных с корпоративной карты в банкомате и оплата картой товаров, работ, услуг.
Документ "Списание с расчетного счета":
- Документ можно:
- создать на основании документа Платежное поручение по ссылке Ввести документ списания с расчетного счета, поля документа будут заполнены по умолчанию в соответствии с данными из документа-основания (Раздел: Банк и касса – Платежные поручения);
- загрузить через "Клиент-банк" (если документы на списание денежных средств создаются непосредственно в системе "Клиент-банк" или загружаются в нее из другой программы);
- создать как новый документ (Раздел: Банк и касса – Банковские выписки).
- Раздел: Банк и касса – Банковские выписки.
- В поле Банковский счет выберите счет к которому привязана корпоративная карта.
- Создайте документ по кнопке Списание или откройте ранее созданный / загруженный через "Клиент-банк" документ.
- Выберите Вид операции – "Перечисление подотчетному лицу".
- Заполните / проверьте заполнение полей документа:
- в поле Получатель укажите подотчетное лицо, которому выдана карта (если документ загружен из "Клиент-банка" и корпоративная карта в настройках программы привязана к банковскому счету, то подотчетное лицо определится автоматически);
- укажите сумму списания средств с карты в поле Сумма;
- выберите в поле Статья расходов статью движения денежных средств с соответствующим видом движения в зависимости от направления использования средств (например, "Прочие платежи по текущим операциям", "Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов" и др.).
- Кнопка Провести.
По кнопке посмотрите результат проведения документа.
3.2 Произведена оплата корпоративной картой
Документ "Списание с расчетного счета":
- Документ можно:
- создать на основании документа Платежное поручение по ссылке Ввести документ списания с расчетного счета, поля документа будут заполнены по умолчанию в соответствии с данными из документа-основания (Раздел: Банк и касса – Платежные поручения);
- загрузить через "Клиент-банк" (если документы на списание денежных средств создаются непосредственно в системе "Клиент-банк" или загружаются в нее из другой программы);
- создать как новый документ (Раздел: Банк и касса – Банковские выписки).
- Раздел: Банк и касса – Банковские выписки.
- В поле Банковский счет выберите счет к которому привязана корпоративная карта.
- Создайте документ по кнопке Списание или откройте ранее созданный / загруженный через "Клиент-банк" документ.
- Выберите Вид операции – "Перечисление подотчетному лицу".
- Заполните / проверьте заполнение полей документа:
- в поле Получатель укажите подотчетное лицо - держателя карты (если документ загружен из "Клиент-банка" и корпоративная карта в настройках программы привязана к банковскому счету, то подотчетное лицо определится автоматически);
- укажите сумму списания средств с карты в поле Сумма;
- выберите в поле Статья расходов статью движения денежных средств с видом движения "Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов"
- Установите флажок Подтверждено выпиской банка.
- Кнопка Провести.
По кнопке посмотрите результат проведения документа.
4. Предоставление авансового отчета сотрудником
4.1 Отражены затраты на приобретение ТМЦ
4.2 Учтен входной НДС
4.3 Принят к вычету входной НДС
Документ "Авансовый отчет":
- Раздел: Банк и касса – Авансовые отчеты.
- Кнопка Создать, вид операции документа - Авансовый отчет.
- В поле от укажите дату утверждения авансового отчета.
- Выберите подотчетное лицо в одноименном поле.
- На закладке Авансы по кнопке Добавить заполните табличную часть: в новой строке по кнопке "Выбрать (F4)" откройте форму Выбор типа данных и выберите тип документа - Списание с расчетного счета, затем в открывшемся списке выберите документ списания средств с корпоративной карты, которым отражена выдача подотчетной суммы. Повторите действие для всех подотчетных сумм по данному сотруднику, за которые он отчитывается в этом авансовом отчете.
- На закладке Товары по кнопке Добавить заполните табличную часть: выберите приобретенные ТМЦ (при необходимости создайте новые элементы номенклатуры), укажите реквизиты первичных документов, количество и цену ТМЦ, поставщика. Если в чеке НДС выделен отдельной строкой, но счет-фактуру поставщик не предоставил, то в колонке НДС укажите процент НДС, сумма НДС автоматически спишется в расходы на предопределенную статью "Списание выделенного НДС на прочие расходы" (с видом статьи "Прочие косвенные расходы" и снятым флажком "Принимается к налоговому учету"). Если поставщик выставил счет-фактуру на организацию, то в колонке СФ установите флажок и укажите номер и дату в поле Реквизиты счета-фактуры, при проведении документа автоматически будет создан новый документ Счет-фактура полученный.
- Оплату работ, услуг и прочие затраты (например, суточные) отражайте на закладке Прочие.
- Кнопка Провести.
По кнопке посмотрите результат проведения документа.
При проведении документа Авансовый отчет автоматически создается документ Счет-фактура полученный с установленным флажком "Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения", который формирует проводку на вычет НДС.
5. Возврат неиспользованных средств в кассу организации
5.1 Неиспользованные денежные средства возвращены подотчетным лицом в кассу организации
В документе Авансовый отчет под табличной частью в строке серого цвета отображаются итоговые данные, в т.ч. сумма остатка (перерасхода) аванса. Для определения итогов по расчетам с подотчетным лицом также используйте стандартные отчеты - Анализ счета (по счету 71), Оборотно-сальдовая ведомость по счету (по счету 71) и др.
В примере остаток неиспользованных подотчетных сумм, который возвращается в кассу организации равен 321 руб.:
- 321 руб. = 2 000,00 руб. (сумма, снятая наличными) + 2 800,00 (оплачено картой) - 1 679,00 руб. (израсходованная сумма наличных) - 2 800,00 (израсходованная сумма по карте).
Документ "Поступление наличных":
- Раздел: Банк и касса - Кассовые документы.
- Кнопка Поступление.
- В поле Вид операции выберите - Возврат от подотчетного лица.
- В поле Подотчетное лицо выберите из справочника "Физические лица" работника, который возвращает денежные средства и укажите полученную от него сумму (поле Сумма).
- В поле Статья доходов выберите / проверьте (при необходимости создайте новую) статью движения денежных средств с видом движения "Прочие поступления по текущим операциям".
- В блоке Реквизиты для печатной формы заполните информацию для печатной формы приходного кассового ордера.
- Кнопка Провести.
По кнопке посмотрите результат проведения документа.
Для проверки корректности отражения данных сформируйте любой стандартный отчет - Анализ счета, Оборотно-сальдовая ведомость по счету и т.д. по счету 71 или по сотруднику (субконто "Работники организаций") повторно.
.png)
