Как бухгалтеру управляющей компании отразить в учете авансовый отчет по загранкомандировке (вид операции - "Авансовый отчет") в программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации"

Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ (включая выплату аванса и погашение неизрасходованных средств), могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749; п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле"). Аванс на командировку в валюте с точки зрения валютного законодательства безопаснее выдавать путем безналичного перечисления средств.

Работнику при направлении в командировку на территорию иностранного государства возмещаются (ст. 168 ТК РФ, п. 23 Положения о командировках):

- расходы на проезд;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т.д.);
- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы.

Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 168 ТК РФ).

Порядок выплаты суточных при командировках за пределы территории РФ установлен пп. 16–20 Положения о командировках:

- Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным документом организации (ЛНД) (п. 11, п. 16 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ). Можно устанавливать свой лимит на каждый регион в РФ, на каждую страну.
- Суточные выплачиваются за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за каждый день в пути (п. 11 Положения о командировках).
- При однодневной командировке суточные выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу (п. 20 Положения о командировках).
- Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте (абз. 2 п. 18 Положения о командировках).
- При направлении работника в командировку на территории стран СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам) (п. 19 Положения о командировках).
- Дата пересечения государственной границы РФ при следовании работника с территории РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, при следовании работника на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (абз. 1 п. 18 Положения о командировках). Если работник направляется в командировку на территории двух и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (абз. 3 п. 18 Положения о командировках).

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности), среднего заработка за период нахождения в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (ст. 167 ТК РФ, п. 9 Положения о командировках).

По возвращении из командировки работник в течение трех рабочих дней обязан предоставить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу на командировочные расходы с приложением подтверждающих расходы документов (п. 26 Положения о командировках). При этом если будет использоваться унифицированная форма АО-1, то реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте. Прилагающиеся к авансовому отчету оправдательные документы о расходах, связанных с командировкой, должны иметь перевод на русский язык (п. 9 приказа Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации"), который может сделать как профессиональный переводчик, так и штатный работник.

Бухгалтерский учет

Денежные средства, выданные организацией под отчет работникам, расходом не признаются, т.к. не соответствуют критериям признания расходов, установленным п. 2 ПБУ 10/99, и отражаются в составе дебиторской задолженности.

В общем случае расходы на служебные командировки работников (в т.ч. суточные) учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета (п. 5, 7, 16, 18 ПБУ 10/99). При этом затраты, связанные с оплатой услуг кредитных организаций, относятся к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99).

Расходы на командировку могут учитываться в составе затрат на приобретение основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов, если командировка связана с их приобретением (п. 8 ПБУ 6/01, п. 8 ПБУ 14/2007, п. 6 ПБУ 5/01), а также в составе прочих расходов, если она связана с прочими операциями (п. 4, п. 11 ПБУ 10/99).

Порядок отражения в учете командировочных расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, а также от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты:

1. Аванс выдан в иностранной валюте (перечислен на личную банковскую карту работника в валюте). Операции, совершенные в иностранной валюте, в бухгалтерском учете отражаются в валюте платежа и в рублях по курсу ЦБ РФ (или по кросс-курсу, если для данной валюты курс ЦБ РФ не устанавливался), действовавшему на дату совершения операции (п. 4, п. 5, п. 6, п. 20 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006). Выданные организацией авансы признаются в бухгалтерском учете в оценке в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату пересчета средств аванса в рубли, их пересчет в связи с изменением курса после принятия к бухгалтерскому учету не производится (п. 9, п. 10 ПБУ 3/2006). Таким образом, командировочные расходы учитываются на дату утверждения авансового отчета по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса в пределах выданной под отчет суммы и по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета в сумме перерасхода. Если расчеты с работником после утверждения авансового отчета не завершены, то задолженность (работника или перед работником) пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на отчетные даты и на дату погашения задолженности (п. 5, п. 6, п. 7 ПБУ 3/2006, Приложение к письму Минфина РФ от 28.12.2016 № 07-04-09/78875 раздел "Учет выданных (полученных) авансов, выраженных в иностранной валюте и подлежащих возврату"). Курсовые разницы, возникающие по расчетам с работником после утверждения авансового отчета, учитываются (пп. 11, п. 12, п. 13 ПБУ 3/2006, п. 7 ПБУ 9/99, п. 11 ПБУ 10/99):

- в прочих доходах, если на дату пересчета задолженности работника по авансовому отчету курс валюты вырос или на дату пересчета задолженности перед работником (перерасхода по авансовому отчету) курс валюты снизился по сравнению с датой предыдущего пересчета;
- в прочих расходах, если на дату пересчета задолженности работника по авансовому отчету курс валюты снизился или на дату пересчета задолженности перед работником (перерасхода по авансовому отчету) курс валюты вырос по сравнению с датой предыдущего пересчета.

2. Работнику выдана корпоративная банковская карта в валюте. Порядок отражения расходов и расчетов с работником аналогичен порядку, применяемому при выдаче аванса в иностранной валюте. Датой выдачи аванса в данном случае является дата платежа или дата снятия наличных с корпоративной банковской карты в валюте.

3. Аванс выдан в рублях (перечислен на личную банковскую карту работника в рублях). Командировочные расходы в этом случае признаются на дату утверждения авансового отчета по курсу конвертации на дату совершения операции (дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка, либо по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден (п. 5, п. 7, п. 9, п. 16, п. 18 ПБУ 10/99, письмо Минфина РФ от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059, от 10.07.2015 № 03-03-06/39749). Курсовые разницы в данном случае не возникают. Если выданного аванса не хватило и сотрудник потратил собственные средства, то расходы сверх выданного аванса, не подтвержденные документами о конвертации, будут признаваться по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2006).

4. Работнику выдана корпоративная банковская карта в рублях. Порядок отражения расходов и расчетов с работником аналогичен порядку, применяемому при выдаче аванса в рублях, т.е. командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета по курсу конвертации на дату совершения операции (дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с банковской карты).

Налоговый учет

Выдача в подотчет денежных средств и возврат их в кассу организации не признается расходом / доходом организации для целей учета налога на прибыль.

В целях исчисления налога на прибыль командировочные расходы признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на дату утверждения авансового отчета при условии их обоснованности и документального подтверждения (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Расходы на командировку могут учитываться в составе затрат на приобретение основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов, если командировка связана с их приобретением (п. 1 ст. 257, п. 3 ст. 257, п. 2 ст. 254 НК РФ).

В командировочные расходы при условии обоснованности и документального подтверждения, в частности, включаются  (п. 1 ст. 252 НК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина РФ от 15.01.2019 № 03-03-06/1456, от 17.01.2019 № 03-03-07/1837):

- расходы на проезд работника до места командировки и обратно, в том числе:

- стоимость билетов, в том числе стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности с включенной в нее стоимостью дополнительных сервисных услуг (сервисные сборы, плата за пользование постельными принадлежностями, стоимость услуг посредника по оформлению билетов и т.п.) (письмо Минфина РФ от 19.06.2017 № 03-03-06/1/37945). При этом стоимость питания, выделенную отдельной строкой в проездном документе, учесть для целей исчисления налога на прибыль нельзя (письмо Минфина России от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976);
- оплата стоимости услуг VIP-залов, если эти расходы являются экономически обоснованными и предусмотрены коллективным договором или локальным нормативным документом (ЛНД) (письма Минфина России от 05.03.2014 № 03-03-10/9545, от 25.10.2013 № 03-04-06/45215).

- стоимость проезда в общественном транспорте, в такси и расходы на аренду автомобиля в командировке, если эти расходы предусмотрены коллективным договором или локальным нормативным документом (ЛНД) (письма Минфина России от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 28.06.2016 № 03-04-06/37671, Письмо Минфина РФ от 21.07.2011 № 03-03-06/4/80);
- затраты на наем жилого помещения, в том числе оплата дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы;
- налоги и сборы, уплаченные на территории иностранного государства, за исключением подлежащих зачету при уплате соответствующего налога в РФ (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 07.04.2014 № 03-03-06/1/15337, от 04.10.2013 № 03-03-06/2/41278);
- суточные в размере, установленном коллективным договором или иным локальным нормативным документом (ЛНД) организации.

Порядок признания командировочных расходов, связанных с зарубежными командировками, для целей исчисления налога на прибыль зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты:

1. Аванс выдан в иностранной валюте (перечислен на личную банковскую карту работника в валюте). Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения прибыли пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода (абз. 1 п. 10 ст. 272 НК РФ). Выданные авансы пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечисления аванса (абз. 4 п. 10 ст. 272 НК РФ). Таким образом, командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса в пределах выданной под отчет суммы и по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета в сумме перерасхода. Если расчеты с работником после утверждения авансового отчета не завершены, то задолженность (работника или перед работником) пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на последнее число каждого месяца и на дату погашения задолженности (абз. 2 п. 10 ст. 272 НК РФ). Курсовые разницы, возникающие по расчетам с работником после утверждения авансового отчета, учитываются (пп. 11 ст. 250, пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ):

- во внереализационных доходах, если на дату пересчета задолженности работника по авансовому отчету курс валюты вырос или на дату пересчета задолженности перед работником (перерасхода по авансовому отчету) курс валюты снизился по сравнению с датой предыдущего пересчета;
- во внереализационных расходах, если на дату пересчета задолженности работника по авансовому отчету курс валюты снизился или на дату пересчета задолженности перед работником (перерасхода по авансовому отчету) курс валюты вырос по сравнению с датой предыдущего пересчета.

2. Работнику выдана корпоративная банковская карта в валюте. Порядок отражения расходов и расчетов с работником аналогичен порядку, применяемому при выдаче аванса в иностранной валюте. Датой выдачи аванса в данном случае является дата платежа или дата снятия наличных с корпоративной банковской карты в валюте.

3. Аванс выдан в рублях (перечислен на личную банковскую карту работника в рублях). Командировочные расходы в этом случае признаются на дату утверждения авансового отчета по курсу конвертации на дату совершения операции (дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка, либо по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден (пп. 5 п. 7 ст. 272, п. 10 ст. 272, письмо Минфина РФ от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059, от 10.07.2015 № 03-03-06/39749). Курсовые разницы в данном случае не возникают. Если выданного аванса не хватило и сотрудник потратил собственные средства, то расходы сверх выданного аванса, не подтвержденные документами о конвертации, будут признаваться по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

4. Работнику выдана корпоративная банковская карта в рублях. Порядок отражения расходов и расчетов с работником аналогичен порядку, применяемому при выдаче аванса в рублях, т.е. командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета по курсу конвертации на дату совершения операции (дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с банковской карты).

По мнению Минфина России, стоимость активов или обязательств, выраженных в иностранной валюте, курс которой не устанавливается Банком России, может быть пересчитана в рубли в соответствии с рекомендациями, приведенными в письме Банка России от 14.01.2010 № 6-Т, то есть с использованием установленного Банком России официального курса доллара США по отношению к рублю на дату определения курса и курса иностранной валюты, не включенной в Перечень, к доллару США на дату, предшествующую дате определения курса (письмо Минфина России от 22.06.2015 № 03-03-06/1/35872).

Вычетам по НДС подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, включая расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций (п. 7 ст. 171 НК РФ). НДС по ним принимается к вычету на основании счетов-фактур и подтверждающих фактическую уплату налога документов (в том числе кассового чека с выделенной суммой НДС) либо на основании иных документов – бланков строгой отчетности с выделенной отдельной строкой суммой НДС (билет, маршрут-квитанция (контрольный купон) электронного билета, БСО гостиницы) (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, письмо ФНС России от 09.01.2017 № СД-4-3/2@, письма Минфина России от 23.11.2018 № 03-07-11/84787, от 28.05.2018 № 03-07-07/36077).

Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами возмещаемые работнику командировочные расходы (п. 1 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ):

- суточные в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в командировке за пределами территории РФ.
- фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на командировки:

- проезд до места назначения и обратно;
- сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
- проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
- провоз багажа;
- наём жилого помещения;
- оплата услуг связи;
- получение и регистрация служебного заграничного паспорта, получение виз;
- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

- расходы на наем жилого помещения в размере 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, если они документально не подтверждены (применяется только для НДФЛ, так как в отличие от п. 1 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ не содержит положений, предусматривающих возможность освобождения в пределах установленных норм расходов на проживание в командировке, которые не подтверждены документально; при отсутствии документов расходы на проживание облагаются страховыми взносами в полном размере).

Сверхнормативные суточные и документально не подтвержденные расходы на проживание (превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. для командировок за границу), а также другие расходы, не подтвержденные документально и (или) не поименованные в п. 1 ст. 217 НК РФ, облагаются НДФЛ. Для целей исчисления НДФЛ датой фактического получения доходов по командировочным расходам является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Таким образом, для определения суммы дохода работника, облагаемого НДФЛ, командировочные расходы, выраженные в иностранной валюте (в том числе суточные), пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (п. 5 ст. 210 НК РФ).

Аналогичным образом сверхнормативные суточные и другие расходы, не подтвержденные документально (включая расходы на проживание в полном объеме) и (или) не поименованные в п. 2 ст. 422 НК РФ, облагаются страховыми взносами. Для целей исчисления страховых взносов на пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ выплаченные работнику в связи с командировкой суммы в иностранной валюте (в том числе суточные) пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 29.05.2017 № 03-15-06/32796, от 16.03.2017 № 03-15-06/15230).

В программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации" выдача подотчетных сумм отражается документами "Выдача наличных" или "Списание с расчетного счета", расходы за счет подотчетных средств отражаются документом "Авансовый отчет", возврат неиспользованных подотчетных сумм – документами "Поступление наличных" или "Поступление на расчетный счет".