Под подотчетной суммой понимается сумма денежных средств или стоимость денежных документов, полученных сотрудником на командировочные расходы или на хозяйственные нужды.
В установленный срок сотрудник обязан представить авансовый отчет, а также внести в кассу организации неиспользованные денежные средства. В отдельных случаях руководитель может не утвердить произведенные расходы в полном объеме. В этом случае за сотрудником возникает задолженность по подотчетной сумме, которая может быть удержана из его заработной платы (ст. 137, ст. 138 ТК РФ) или добровольно внесена в кассу организации.
Работодатель может удержать денежные средства из зарплаты сотрудника, только если со дня возникновения задолженности прошло не больше одного месяца (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Для удержания денежных средств из зарплаты сотрудника необходимо издать приказ об удержании и получить письменное согласие сотрудника на удержание из его заработной платы денежных средств (письмо Роструда от 07.10.2019 № ПГ/25778-6-1).
Если невозможно взыскать сумму задолженности по взаимному согласию, работодателю остается только обратиться в суд.
Пример
В марте 2021 г. из кассы организации ООО "ТЕКС" сотруднику Липатову Э.П. выданы под отчет денежные средства на хозяйственные расходы в сумме 6 000 руб. на один месяц. По истечении установленного срока авансовый отчет по расходованию полученной суммы сотрудником не предоставлен, возврат аванса не произведен. По распоряжению руководителя организации неизрасходованная и своевременно невозвращенная сумма удерживается из заработной платы сотрудника за апрель 2021 г. Сотрудник ни сумму, ни основание удержания не оспаривает.
Выполняются следующие действия:
- Настройка вида удержания.
- Регистрация и расчет удержания задолженности по подотчетным суммам.
Настройка вида удержания
- Раздел Настройка – Удержания.
- Кнопка Создать.
- В поле Наименование заполните название вида удержания, в нашем примере – Удержание подотчетных сумм.
- Флажок Удержание больше не используется устанавливается в случае, если на предприятии данное удержание больше не используется.
- На закладе Основное:
- в разделе Назначение и порядок расчета в поле Назначение удержания выберите значение Удержание в счет расчетов по прочим операциям. В поле Удержание выполняется – значение Ежемесячно (такое удержание можно назначить в качестве планового с помощью документа Удержание по прочим операциям, а его расчет будет автоматически выполняться при окончательном расчете зарплаты документом Начисление зарплаты и взносов). В поле Вид операции по зарплате выберите значение Удержание неизрасходованных подотчетных сумм. Флажок Удерживается при расчете первой половины месяца установите, если удержание должно учитываться при расчете аванса с помощью документа Начисление за первую половину месяца, а также при выплате в межрасчетный период;
- в разделе Расчет и показатели установите переключатель в положение Результат вводится фиксированной суммой. Установите флажок Является взысканием, так как это удержание должно производиться с учетом ограничения общей суммы удержаний с сотрудника в соответствии со ст. 138 ТК РФ.
- Закладка Расчет базы недоступна (закладка становится доступной, если в формуле используется показатель Расчетная База, т.е. при расчете удержания предполагается использование результатов расчета начислений).
- На закладке Описание в поле Краткое наименование можно задать краткое наименование удержания. Оно будет выводиться в различных отчетах по удержаниям. На этой же закладке также можно заполнить произвольное описание удержания для справки.
- Кнопка Записать и закрыть.
Регистрация и расчет удержания задолженности по подотчетным суммам
Сумма удержания определяется с учетом ограничений, установленных ст. 138 ТК РФ. За апрель 2021 г. сотруднику начислено по окладу 80 000 руб., с доходов сотрудника исчислен НДФЛ в сумме 10 400 руб. Общий размер удержаний по инициативе работодателя не может превышать 20% заработка сотрудника (ст. 138 ТК РФ). При этом размер удержания определяется исходя из суммы, после удержания НДФЛ (письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 № 22-2-4852). Максимальная сумма удержания за апрель составляет: (80 000 руб. – 10 400 руб.) * 20% = 13 920 руб. В нашем примере задолженность сотрудника по подотчетным суммам составляет 6 000 руб., что не превышает максимально возможную сумму удержания.
Для назначения сотруднику удержания задолженности по подотчетным суммам используется документ Удержание по прочим операциям. Кроме того, с помощью данного документа можно изменить или прекратить ранее назначенное на продолжительный период удержание.
- Раздел Зарплата – Алименты и другие удержания.
- Кнопка Создать. Выберите вид документа Удержание по прочим операциям.
- Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, по сотруднику которой вводится сумма удержания.
- В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
- В поле Сотрудник выберите сотрудника из справочника Физические лица, который имеет задолженность по подотчетным суммам.
- В поле Удержание укажите вид удержания (для выбора доступны виды удержаний с назначением Удержание в счет расчетов по прочим операциям). В нашем примере - Удержание подотчетных сумм.
- Если сотрудник работает на нескольких местах работы - на основном месте работы и по внутреннему совместительству, то в поле Рабочее место имеется возможность выбрать, с начислений по какому рабочему месту следует выполнять удержание. По умолчанию установлено значение Все рабочие места, т.е. удержание назначается по всем рабочим местам. В нашем примере поле недоступно для редактирования, т.к. сотрудник работает только по основному месту.
- В поле С укажите дату, с которой будет производиться удержание. В поле удерживать по укажите дату, после которой удержание производить не следует. Если окончание периода не задано, впоследствии прекратить удержание можно другим экземпляром документа. Обратите внимание, если требуется изменить сведения об удержании в документе его назначения "задним числом" (например, неверно был введен его размер), то при очередном расчете зарплаты в документе Начисление зарплаты и взносов на закладке Доначисления, перерасчеты - Удержания будет произведено доудержание или возврат ранее удержанного за прошлые периоды суммы удержания (если не отключен автоматический перерасчет). В нашем примере укажите один день удержания задолженности – 06.04.2021.
- В поле Размер укажите сумму удержания. В нашем примере – 6 000 руб.
- Если необходимо производить плановое удержание до определенного предела, то установите флажок Прекратить удержание по достижению предела и укажите сумму.
- Кнопка Провести и закрыть.
Расчет удержания задолженности по подотчетным суммам производится с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов).
- Для автоматического заполнения и расчета документа используйте кнопку Заполнить или Подбор.
- При заполнении документа в табличную часть на закладке Удержания вносятся строки по всем видам удержаний, назначенным сотрудникам.
При синхронизации данных с бухгалтерской программой суммы удержанной задолженности по подотчетным суммам из зарплаты сотрудников отражаются по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 71.01 "Расчеты с подотчетными лицами".
.png)
