При определении размера основной налоговой базы в отношении доходов по трудовым и гражданско-правовым договорам, облагаемых по ставке 13% (15%), налогоплательщик - налоговый резидент РФ имеет право на получение стандартных налоговых вычетов (т. е. вычет предоставляется на дату получения дохода налогоплательщиком (п. 1 ст. 218 НК РФ)). К доходам нерезидентов и по иным налоговым ставкам вычет не применяется (п. 3 ст. 210 НК РФ).
Статьей 218 НК РФ установлены стандартные налоговые вычеты - два вычета льготным категориям граждан (500 рублей и 3 000 рублей) и вычеты на детей.
Стандартный вычет льготным категориям граждан применяется независимо от суммы дохода, исчисленной нарастающим итогом с начала налогового периода (календарного года). Стандартный вычет на ребенка применяется до тех пор, пока доход (облагаемый по ставке 13% (15%) (без учета дивидендов), исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода (календарного года), не превысит 350 000 руб. Начиная с месяца, в котором доход превысил установленное ограничение, налоговый вычет не применяется (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).
Сотрудникам, имеющим право более чем на один личный стандартный налоговый вычет, предоставляется максимальный из соответствующих вычетов (п. 2 ст. 218 НК РФ).
Стандартный налоговый вычет по расходам на содержание детей предоставляется независимо от предоставления личного стандартного вычета сотруднику.
К личным вычетам относятся:
- код 104 в размере 500 руб., предоставляемый Героям Советского Союза Героям РФ, а также лицам, награжденным орденом Славы трех степеней, участником Великой Отечественной войны, гражданам, уволенным с военной службы выполнявшим интернациональный долг в Республике Афганистан и других странах, в которых велись боевые действиях, инвалидам детства, инвалидам I и II группы и др.;
- код 105 в размере 3 000 руб., предоставляемый лицам, получившим или перенесшим лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие катастрофы на ЧАЭС, инвалидам Великой Отечественной войны, инвалидам из числа военнослужащих, ставших инвалидами I, II, III групп вследствие контузии, ранения и др.
Стандартный вычет на детей можно предоставить сотруднику (в т. ч. внешнему совместителю), который является налоговым резидентом РФ. Вычет предоставляется на каждого находящегося у него на обеспечении ребенка (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ, письмо Минфина России от 30.06.2014 № 03-04-05/31345) (в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет, в т. ч. при платном обучении (письмо Минфина России от 02.10.2015 № 03-04-05/56445).
Вычеты на детей за каждый месяц налогового периода предоставляются:
- на родителя;
- на супруга (супругу) родителя;
- на усыновителя;
- на опекуна;
- на попечителя;
- на приемного родителя;
- на супруга (супругу) приемного родителя.
Данные размеры вычетов распространяются на родителя, супруга (супругу) родителя, усыновителя, на обеспечении которых находится ребенок:
- 1 400 руб. (код 126) - на первого ребенка;
- 1 400 руб. (код 127) - на второго ребенка;
- 3 000 руб. (код 128) - на третьего и каждого последующего ребенка.
- 12 000 руб. (код 129) - на каждого ребенка в случае, если ребенок в возрасте до 18 лет является ребенком-инвалидом, или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы.
Данные размеры вычетов распространяются на опекуна, попечителя, приемного родителя, супруга (супругу) приемного родителя, на обеспечении которых находится ребенок:
- 1 400 руб. (код 130) - на первого ребенка;
- 1 400 руб. (код 131) - на второго ребенка;
- 3 000 руб. (код 132) - на третьего и каждого последующего ребенка.
- 6 000 руб. (код 133) - на каждого ребенка в случае, если ребенок в возрасте до 18 лет является ребенком-инвалидом, или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы.
Налоговый вычет предоставляется в двойном размере единственному родителю, усыновителю (коды 134, 136, 138), единственному опекуну, попечителю, приемному родителю (коды 135, 137, 139). Предоставление налогового вычета единственному родителю прекращается с месяца, следующего за месяцем вступления его в брак.
Налоговый вычет предоставляется в двойном размере единственному родителю, усыновителю на ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы (код 140), единственному опекуну, попечителю, приемному родителю (код 141).
Налоговый вычет на детей может предоставляться в двойном размере одному из родителей, приемных родителей, по их выбору на основании заявления об отказе одного из родителей (приемных родителей) от получения налогового вычета (кода 142, 143, 144, 145, 146, 147, 148, 149) (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Отказавшийся родитель должен иметь право на этот вычет, ребенок находится на его обеспечении, доход сотрудника не превысил сумму 350 тыс. за налоговый период. Документы, которые должен представить сотрудник: свидетельство о рождении (усыновлении и т. д.) ребенка, заявление о предоставлении вычета в двойном размере, заявление об отказе от вычета другого родителя, справка о доходах с места работы отказавшиеся родителя от вычета (единовременно, не ежемесячно).
Вычет на ребенка положен с месяца его рождения (усыновления, установления опеки (попечительства)) и до конца года, в котором ему исполнилось 18 лет (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).
Вычет на учащегося организации, осуществляющей образовательную деятельность, в возрасте до 24 лет положен "за период обучения" (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Если обучение закончено до конца года, в котором студенту исполнилось 24 года, прекратить предоставлять такой вычет вы должны с месяца, следующего за месяцем окончания учебы (письма Минфина России от 22.12.2020 № 03-04-05/112670, от 29.12.2018 № 03-04-06/96676).
В случае начала работы сотрудника не с первого месяца налогового периода налоговые вычеты на детей предоставляются по месту работы с учетом дохода, полученного с начала налогового периода по прежнему месту работы, в котором сотруднику предоставлялись налоговые вычеты. Сумма полученного дохода подтверждается справкой о доходах и суммах налога физического лица, выданной налоговым агентом в соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ (с 01.01.2021 для сотрудников действует форма справки о доходах и суммах налога физического лица по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@).
Если в отдельные месяцы налогового периода у сотрудника не было дохода или доход начислялся и выплачивался не за каждый месяц налогового периода, а сразу за несколько месяцев, то стандартные налоговые вычеты предоставляются за каждый месяц налогового периода, включая те месяцы, в которых не было выплат дохода (письмо Минфина России от 15.02.2018 № 03-04-05/9654).
В случае если в течение налогового периода стандартные налоговые вычеты сотруднику не предоставлялись или были предоставлены в меньшем размере, чем предусмотрено ст. 218 НК РФ, то по окончании налогового периода на основании налоговой декларации и документов, подтверждающих право на такие вычеты, налоговым органом производится перерасчет налоговой базы с учетом предоставления стандартных налоговых вычетов в размерах, предусмотренных ст. 218 НК РФ.
Стандартные вычеты по НДФЛ сотруднику-иностранцу можно предоставлять после того, как он станет налоговым резидентом РФ (п. 3 ст. 210 НК РФ). До этого момента стандартные вычеты не применяются (п. п. 2.3, 3, 4 ст. 210 НК РФ).
Стандартные налоговые вычеты, не использованные в течение налогового периода, не могут быть перенесены на следующий налоговый период.
Пример
Сотрудник ООО "Торговый дом" Потапов И. П. принят на работу 1 февраля 2023 г. с окладом 60 000 рублей. При приеме на работу сотрудник написал заявление о предоставлении ему следующих стандартных налоговых вычетов:
- 500 руб. на себя, так как она является инвалидом II группы;
- два вычета по 1 400 руб. на первого и второго ребенка до 18 лет (первому ребенку исполняется 06.03.2023 18 лет);
- 3 000 руб. на третьего ребенка.
Также сотрудник предоставил справку с предыдущего места работы о доходах за январь 2023 г., облагаемых по ставке 13 %, в сумме 50 000 рублей:
13 марта 2023 г. сотрудник уволился из организации по собственному желанию.
Выполняются следующие действия:
- Ввод сведений о праве на стандартные вычеты.
- Ввод доходов с предыдущего места работы.
- Начисление зарплаты за первую половину месяца и расчет НДФЛ с учетом стандартных вычетов.
- Начисление окончательного расчета зарплаты за месяц и расчет НДФЛ с учетом стандартных вычетов.
- Стандартные вычеты после увольнения.
Ввод сведений о праве на стандартные вычеты
Перечень видов налоговых вычетов, которые в соответствии с главой 23 НК РФ предоставляются физическим лицам налоговым агентом при определении совокупного дохода, в программе хранится в справочнике Виды вычетов НДФЛ (раздел Налоги и взносы – Виды вычетов НДФЛ).
Виды и размеры вычетов периодически изменяются законодательством. При своевременном обновлении конфигураций эти изменения будут отражаться в программе автоматически.
- Вычеты, не использованные в течение месяца, переходят на следующий месяц (рекомендуется) – анализируются все вычеты и доходы за год. Если в течение некоторого периода у сотрудника нет дохода, но при этом не прекращаются трудовые отношения, то в момент появления дохода за все предыдущие периоды, в которых доход был нулевым, вычеты будут предоставлены. Но не более суммы появившегося дохода;
- Вычеты, не использованные в течение месяца, "сгорают" – анализируется доход за месяц, если нет дохода, нет и вычета.

Для того чтобы НДФЛ рассчитывался в программе с учетом применения стандартных налоговых вычетов, право физического лица на стандартные налоговые вычеты должно быть специальным образом зарегистрировано в программе.
Для первоначального ввода и последующего изменения сведений о стандартных налоговых вычетах физического лица (личного и "на детей"), которые будут учитываться при расчете НДФЛ, предназначен документ Заявление на вычеты по НДФЛ. Документ можно ввести из журнала документов Заявления на вычеты (раздел Налоги и взносы – Заявления на вычеты – кнопка Создать – Заявление на вычеты по НДФЛ), а также из карточки сотрудника (раздел Кадры – Сотрудники – ссылка Налог на доходы – ссылка Ввести новое заявление на стандартные вычеты).
- В поле Организация указывается организация, которая будет предоставлять стандартные налоговые вычеты по заявлению сотрудника. Это поле заполняется автоматически и изменению не подлежит, если документ введен из карточки сотрудника. Если документ введен из журнала документов, поле заполнится автоматически в случае ведения в программе учета только по одной организации. Если в информационной базе ведется учет по нескольким независимым организациям, то необходимо выбрать ту организацию, в которой оформлен сотрудник или в которой будут предоставляться вычеты на случай его работы в этих разных организациях, так как (согласно п. 3 ст. 218 НК РФ) стандартные налоговые вычеты предоставляются налогоплательщику одним из налоговых агентов, являющихся источником выплаты дохода, т. е. на один и тот же период нельзя зарегистрировать сотруднику применение вычетов в разных организациях.
- В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
- В поле Сотрудник выберите физическое лицо, для которого регистрируется право на вычеты (поле заполняется автоматически, если документ введен из карточки сотрудника). Вычеты регистрируются применительно к физическому лицу в целом и действуют в рамках конкретной независимой организации, т. е. если лицо занято в одной организации на нескольких местах работы, даже в подразделениях, имеющих различную регистрацию в ФНС России (введено несколько элементов в справочник Сотрудники), то при выборе сотрудника в заявлении в предлагаемом программой списке такому сотруднику будет соответствовать один элемент (физическое лицо).
- В поле Месяц укажите месяц налогового периода, с которого будут применяться стандартные налоговые вычеты при исчислении НДФЛ (по умолчанию – текущий месяц).
- В разделе Вычеты на детей флажок Изменить вычеты на детей устанавливается по умолчанию. Сотрудник имеет право на несколько различных видов вычетов на детей. В связи с этим в табличной части перечисляются все вычеты на детей, которые должны применяться с указанного месяца налогового периода по кнопке Добавить. Каждому отдельному вычету (отдельному ребенку) должна соответствовать отдельная строка таблицы. В каждой такой строке укажите:
- в колонке Вычет – код стандартного налогового вычета на ребенка согласно справочнику Виды вычетов НДФЛ. Для удобства выбор ограничивается только вычетами на детей, остальные виды вычетов (личные и т. п.) для выбора не предлагаются;
- в колонке Предоставляется по (включительно) – последний месяц года, до которого (включительно) предоставляется выбранный вычет (по умолчанию указывается Декабрь текущего налогового периода). Уменьшение налогооблагаемой базы производится до конца того года, в котором ребенок достиг возраста 18 лет и возраста до 24 лет, если он является учащимся очной формы обучения (аспирант, ординатор, интерн, студент, курсант), см. пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ;
- в колонке Документ, подтверждающий право на вычет укажите сведения о документе, подтверждающем право на предоставляемый вычет.
- В разделе Личный вычет установите флажок Изменить личный вычет и укажите код предоставляемого вычета в поле Код согласно справочнику Виды вычетов НДФЛ (код 104 или 105).
- В разделе Документ, подтверждающий право на личный вычет укажите соответствующий документ.
- Кнопка Провести и закрыть.
Стандартные налоговые вычеты на детей применяются, только если доход лица за налоговый период не превышает определенного законодательством ограничения (350 000 руб.). На стандартные налоговые вычеты (код 104 и 105) ограничений не установлено.

Ввод доходов с предыдущего места работы
При определении возможности предоставления физическому лицу стандартных налоговых вычетов должны учитываться не только доходы, начисленные ему в этой организации, но и все доходы с начала налогового периода, полученные по предыдущим местам работы.
Согласно условию нашего примера сотрудник предоставил справку о доходах с предыдущего места работы за январь 2023 г.
Ввод сведений о доходах с предыдущего места работы осуществляется в форме Доходы с предыдущего места работы, которая открывается по одноименной ссылке из раздела Кадры – Сотрудники – ссылка Налог на доходы:
- в поле Год укажите год регистрации доходов сотрудника, облагаемых по ставке 13 % (15%). В нашем примере – 2023 год;
- в табличной части формы в колонках Месяц и Доход укажите в разрезе месяцев налогового периода доход с предыдущего места работы, за вычетом необлагаемой части дохода.

Начисление зарплаты за первую половину месяца и расчет НДФЛ с учетом стандартных вычетов
Сотрудник принят на работу с 01.02.2023. При начислении зарплаты за первую половину февраля с помощью документа Начисление за первую половину месяца (раздел Зарплата – Все начисления) в поле Планируемая дата выплаты укажите дату – 20.02.2023. При исчислении НДФЛ на дату выплаты в программе производится проверка возможности применения стандартных налоговых вычетов с учетом ограничения совокупного дохода (для "детских" вычетов - 350 000 руб.). Совокупный доход сотрудника за январь – первую половину февраля 2023 г. составляет: 50 000 руб. + 36 666,67 руб. = 86 666,67 руб. (что меньше установленного ограничения). Поэтому при расчете НДФЛ применяются оба вида стандартных вычета (личный и "детский") (закладка НДФЛ).
Начисление окончательного расчета зарплаты за месяц и расчет НДФЛ с учетом стандартных вычетов
При начислении зарплаты за вторую половину февраля 2023 г. в поле Планируемая дата выплаты документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Все начисления) укажите дату – 03.03.2023. Так как месяц выплаты дохода уже март, то НДФЛ будет исчислен с учетом мартовского вычета на детей и личного вычета (совокупный доход сотрудника для определения возможности применения "детских" стандартных вычетов за январь – март 2023 г. не превышен (136 589,48 руб.).


Стандартные вычеты после увольнения
По условию нашего примера сотрудник увольняется из организации 13.03.2023. При увольнении сотрудника автоматически прекращается право на действующие стандартные вычеты. Вводить документ Отмена стандартных вычетов НДФЛ не нужно. Этот документ предназначен для прекращения действия сразу всех стандартных налоговых вычетов физического лица в конкретной организации, его можно использовать, например, если сотрудник заявил о том, что будет получать вычеты в другой организации (внешний совместитель) и т. п. Документ Отмена стандартных вычетов НДФЛ можно ввести из журнала документов Заявления на вычеты (раздел Налоги и взносы – Заявления на вычеты), а также из карточки сотрудника (раздел Кадры – Сотрудники – ссылка Налог на доходы – ссылка Прекратить предоставление всех стандартных вычетов).

Например, сотрудник принимается на работу на следующий день после увольнения и флажок Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения не установлен. При попытке ввести новое заявление на вычеты программа предложит его установить. Необходимо зайти в документ Увольнение, установить флажок и записать документ. После этого можно провести заявление на вычеты.
