В соответствии со ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого сотрудника:
- о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
- о размерах иных сумм, начисленных ему (в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся сотруднику);
- о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
- об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Унифицированная форма расчетного листка не установлена. Форма расчетного листка утверждается приказом работодателя с учетом мнения представительного органа сотрудников (например, профсоюза) в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ (ч. 2 ст. 136 ТК РФ, п. 3 письма Роструда от 08.12.2008 № 2742-6-1).
В письмах Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1, от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1, Минтруда от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375) указывается, что достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты (как правило, в конце месяца), в том числе сотрудникам, ушедшим в отпуск, в которых будет содержаться информация об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Если сотрудник увольняется, расчетный листок должен быть выдан в день увольнения. Несмотря на то что законодательством подтверждение выдачи расчетных листков сотрудникам не предусмотрено, это необходимо для того, чтобы подтвердить факт уведомления сотрудников при проверке различных органов, а также при судебных разбирательствах. Это можно сделать разными способами.
Листок может предоставляться в бумажном или электронном виде (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Он выдается или рассылается при согласии сотрудника лично получателю (без доступа посторонних лиц). Способ передачи укажите в трудовом, коллективном договоре или в локально нормативном акте. Электронные листки направляйте на адрес, который сотрудник укажет в заявлении. Бумажные лучше вручать под подпись в журнале выдачи расчетных листков (письмо Минтруда от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459). Также можно в самом расчетном листочке внести дополнительную строку, где сотрудники поставят свою подпись.
По начислениям, удержаниям, выплатам, зарегистрированным в программе, можно сформировать расчетный листок, который составляется с помощью отчетов Расчетный листок или Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам. Отчеты отличаются выводом сведений для сотрудников, работающих в организации одновременно по основному месту работы и по внутреннему совместительству:
- в отчете Расчетный листок выводится один общий расчетный листок со всеми начислениями и удержаниями сотрудника по основному месту работы и по внутреннему совместительству;
- в отчете Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам – несколько расчетных листков: отдельный расчетный листок по основному месту работы, и отдельный – по совместительству.
Если необходимо выдать сотруднику расчетный лист за первую половину месяца в программе можно сформировать расчетный листок за этот период. Для этого необходимо сначала рассчитать зарплату с помощью документа Начисление за первую половину месяца (раздел Зарплата - Все начисления). Затем сформировать отчет Расчетный листок (за первую половину месяца) (раздел Отчеты по зарплате - Расчетный листок за первую половину месяца).
- Раздел Зарплата – Отчеты по зарплате – Расчетный листок или раздел Главное – Отчеты по зарплате – Расчетный листок.
- В поле Период укажите период, за который необходимо сформировать отчет.
- Установите флажок Сотрудник и выберите сотрудника, по которому нужно сформировать расчетный листок. Если отбор по организации и сотруднику не указывать, то будут выведены все расчетные листки сотрудников всех организаций, учет по которым ведется.
- Установите флажок Организация и выберите организацию, по которой нужно сформировать расчетный листок.
- В поле Группировка отчета выберите как необходимо производить группировку расчетных листков - По организациям (для каждой организации выводятся расчетные листки сотрудников этой организации в алфавитном порядке), По организациям и подразделениям (расчетные листки сотрудников группируются не только по организациям, но и по подразделениям), По сотрудникам и организациям (расчетные листки всех сотрудников выводятся в алфавитном порядке без группировки по организациям и подразделениям).
- Если необходимо сформировать расчетный листок только по одному сотруднику, то установите флажок Сотрудник и выберите сотрудника. Если отбор по организации и сотруднику не указывать, то будут выведены все расчетные листки сотрудников всех организаций, учет по которым ведется.
- Выберите нужный отчет с помощью кнопки Выбрать другой отчет или сохранить новый (Расчетный листок или Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам). По умолчанию выводится один общий расчетный листок по всем рабочим местам сотрудника.
- Кнопка Сформировать.
- В результате будет сформирован расчетный листок (листки). Сверху в печатной форме расчетного листка отражаются: название организации, подразделение, за какой месяц листок, по какой организации, Ф.И.О. сотрудника, его табельный номер, должность, оклад. В поле К выплате указывается общая сумма, подлежащая выплате сотруднику.
- Табличная часть отчета состоит из нескольких разделов. В разделе Начислено указывается общая сумма начислений и их перечень:
- в колонке Вид – зарегистрированные в программе выплаты, которые были начислены за определенный месяц. К таким выплатам относятся: оклад, отпускные, больничный, премии, надбавки и т.д.;
- в колонке Период – период, в котором были начислены указанные доходы;
- в колонках Рабочие и Оплачено – количество отработанного оплаченного времени (в днях и часах);
- в колонке Сумма – результат начислений.
- В разделе Удержано указывается общая сумма удержаний и их перечень:
- в колонке Вид – зарегистрированные в программе удержания и реквизиты соответствующего документа, с помощью которого было произведено удержание. К ним относятся, например, НДФЛ, алименты, штрафы, и т.п.;
- в колонке Период – период, в котором были произведены эти удержания;
- в колонке Сумма – результат удержаний.
- В разделе Выплачено указывается общая сумма выплат и их перечень с учетом всех удержаний. Также указывается детализация выплаты по ведомостям при установке флажка Детализировать выплаты по ведомостям (кнопка Настройки...). В программе можно учитывать выплаты в отчетах не по месяцу, за который они произведены, а по дате выплаты. В форме Дополнительные настройки (раздел Настройка – Дополнительные настройки) по умолчанию установлен переключатель в положение По месяцам расчета зарплаты. Так, если зарплата за январь выплачена 05.02.2021, то в расчетном листке за январь эта выплата будет показана. Если же установить переключатель в положение По данным бухучета, то выплата январской зарплаты будет учтена в февральском листке.
- В полях Долг предприятия на начало и Долг предприятия на конец автоматически отражается оставшаяся на начало и конец задолженность работодателя перед сотрудником. Если сотрудник должен работодателю, то появляются поля Долг работника на начало и Долг работника на конец.
- В поле Страховые взносы в ПФР указывается информация о начисленных по сотруднику страховых взносах на обязательное пенсионное страхование за месяц. Это поле появляется, если установлен флажок Выводить информацию о начисленных взносах ПФР (кнопка Настройки).
- В поле Общий облагаемый доход указывается сумма облагаемого дохода с начала года. Также при наличии вычетов указываются представленные налоговые вычеты за месяц (при установке флажка Выводить особенности расчета НДФЛ по кнопке Настройки).
- По кнопке Печать результата отчета можно распечатать расчетные листки, а также создать рассылку расчетных листков из этого отчета.
- При установке флажка Выводить "все" показатели начислений и удержаний (кнопка Настройки) в расчетном листке отображаются все показатели, которые сохраняются в документах начислений.
- Установите флажок Выводить расшифровку одной строкой (кнопка Настройки), что позволит выводить отчет в компактном виде.
- Если все показатели не нужны, то в настройках отчета можно установить только флажок Выводить только "основной" показатель начислений (удержаний) (кнопка Настройки).
- Программа позволяет распечатать каждый расчетный листок на отдельном листе бумаги. Для этого установите флажок Не жалеть бумаги (каждый расчетный листок на отдельном листе бумаги) (кнопка Настройки).
- Программа позволяет в расчетном листке выводить Ф.И.О. сотрудника с учетом их изменения. Например, сотрудник изменил фамилию в феврале 2021 г. Если сформировать расчетные листки за периоды до изменения фамилии, то в них по умолчанию фамилия будет новая.
Кроме того, используя этот макет, можно создать графу в расчетном листке для подписи сотрудника, подтверждающей получение этого документа. Для этого добавьте в макете надпись "Листок получил". Выделяя область вставленного текста, правой кнопкой мыши выберите команду Объединить. Кнопка Записать и закрыть.
Далее в отчете Расчетный листок откройте настройки в расширенном режиме на закладке Структура, найдите группировку Сотрудник, Должность на конец периода. Добавьте в нее поля Фамилия, Имя, Отчество. Кнопка Завершить редактирование и кнопка Закрыть и сформировать.
В результате будут сформированы расчетные листки со старой и новой фамилиями, а также появится место для подписи сотрудника. Чтобы сохранить измененный отчет, нажмите на кнопку Выбрать другой вариант отчета или сохранить новый – Сохранить вариант отчета. При этом откроется специальная форма Сохранение варианта отчета, в поле Наименование укажите новое название отчета. Для того чтобы отчет был доступен всем пользователям, нажмите на кнопку Всем пользователям и на кнопку Сохранить.
Также сформировать печатную форму расчетного листка можно из документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Начисления зарплаты и взносов) (закладка Начисления - печатная форма документа появится после нажатия на кнопку Расчетный листок, на закладках Договоры, Пособия, Удержания, Доначисления, перерасчеты - ссылка Подробнее см. Расчетный листок).
Расчетные листки из документа Начисление зарплаты и взносов выводятся только для сотрудников, выделенных в табличной части документа. Если необходимо получить печатные формы расчетных листков всех сотрудников, выделите всех сотрудников с помощью клавиш Ctrl+A. В отличие от отчета Расчетный листок, печатная форма расчетных листков в документе Начисление зарплаты и взносов может быть выведена, даже если документ не проведен (для предварительного анализа расчетов). При этом появляется сообщение красным шрифтом "Предварительный просмотр. Окончательный вид расчетного листка можно получить после проведения документа".
Расчетные листки можно вывести в отчете Т-54а (раздел Зарплата - Отчеты по зарплате). Для этого установите флажок Укомплектовать расчетными листами.
.png)
