Использование почтового клиента в программе "1С:Управление нашей фирмой"

Подключение электронной почты

Для обмена электронными письмами можно подключить учетную запись IMAP (Яндекс, Mail.ru и другие) или Gmail. Доступно подключение нескольких почтовых ящиков с настройкой персонального и группового доступа к письмам.

Учетные записи электронной почты подключаются в разделе CRM – Письма по гиперссылке "Настроить учетные записи" или в персональных настройках пользователя (Настройки – Персональные настройки – Почта и SMS) по гиперссылке "Мои учетные записи".

В окне "Мои учетные записи" необходимо перейти по одноименной гиперссылке IMAP.

В открывшемся окне укажите адрес почты и выберите способ авторизации: пароль или авторизация средствами почтового сервера.

Как правило, для настройки почты в 1С требуется предварительная настройка почты в веб-интерфейсе почтового сервиса – разрешение доступа внешних приложений и создание отдельного пароля приложения.

На сайте почтового сервиса в целях безопасности рекомендуется создать отдельный пароль для идентификации в приложении и использовать его вместо основного пароля.

Порядок подключения различных почтовых сервисов может отличаться.

С помощью флажков установите, как будет использоваться конкретная учетная запись электронной почты.

• Если установить флажок "Для получения писем", в программу будут загружены письма за последний месяц.
• Если установить флажок "Для отправки писем", данный электронный адрес станет доступен для выбора как учетная запись, через которую будет отправлено электронное сообщение.

Укажите имя отправителя или название организации, оно будет отображаться у получателя в поле "От кого".

Запишите настройки по кнопке "Создать", система проверит возможность подключения к почтовому ящик и добавит новую строку в список "Мои учетные записи".

После успешного подключения учетной записи станет возможным изменить настройки загрузки писем. Для этого необходимо открыть настройки учетной записи и перейти по ссылке "Настройки загрузки писем" на панели навигации.

Здесь можно настроить вариант загрузки электронных писем и синхронизации признака прочтения для каждой папки на сервере почтовой службы IMAP.

Письма в почтовом клиенте 1С можно распределить по папкам аналогично тому, как они хранятся на почтовом сервере, или загружать без группировки.

По команде "Обновить почтовые папки" программа обновит данные о папках почтового сервера. В таблице отобразятся все папки подключенной электронной почты.

Для каждой из них можно установить:

• Вариант загрузки – письма из указанной папки могут загружаться с вложениями, загружать только заголовки писем или не загружаться.
• Вариант синхронизации – для писем можно синхронизировать признак "Просмотрено" и "Удалено".
• Вариант состояния – для писем будет установлено состояние: запланировано, завершено или отменено при загрузке с почтового сервера.
• Ответственного для новых писем. Новые письма появятся во "Входящих" контакт-центра ответственного сотрудника.

Колонка "Вариант синхронизации" может принимать следующие значения:

• Не синхронизировать — признаки "Просмотр" и "Удаление" не синхронизируются,
• Просмотр — при каждой загрузке писем просмотренные в 1С письма отмечаются как просмотренные на почтовом сервере,
• Удаление — при каждой загрузке писем помеченные на удаление в 1С письма удаляются с почтового серера,
• Просмотр и удаление – при каждой загрузке выполняется синхронизация обоих признаков.

Список писем

Все инструменты для работы с электронными письмами собраны в едином рабочем месте "События: электронные письма", доступном в разделе CRM по команде Письма.

Список писем заполняется при подключении учетной записи электронной почты письмами, полученными за последний месяц. Непрочитанные письма выделяются жирным шрифтом.

Для быстрого поиска писем в левой части окна располагается дерево папок. Оно включает в себя общие папки: Входящие, Отправленные, Удаленные, Черновики, Спам, и структуру папок подключенных учетных записей.

Структура почтовых папок учетной записи загружается с почтового сервера и отображается в почтовом клиенте 1С. Настройка структуры папок для задач менеджеров выполняется на стороне почтового сервера и появятся в почтовом клиенте 1С благодаря двусторонней синхронизации.

Обратите внимание, что правила распределения писем по папкам задаются и выполняются на стороне почтового сервера.

Письма можно перемещать между папками в рамках одной учетной записи, перетаскивая их мышкой в дереве почтовых папок.

Для списка писем предусмотрено два режима отображения: компактный или расширенный. Можно подобрать оптимальное отображение списка для вашего экрана.

Переключение между режимами выполняется по кнопке "Настройка". Также в меню настроек можно отключить отображение дерева папок и вложений.

С помощью панели команд вы можете оперативно обрабатывать входящие письма.

– ответить всем,

– переслать,

– обновить почту,

– пометить как прочтенное/ непрочтенное,

– пометить как СПАМ / не СПАМ,

– создать напоминание, задание,

– установить важность письма.

Нежелательная почта почту можно отметить как спам, письма от выбранных адресатов больше загружаться не будут.

В правой части формы списка доступны фильтры для быстрого поиска писем. С их помощью можно установить отбор по контрагенту, ответственному, важности, состоянию. Также в правой части списка отображается контактная информация выбранного в списке контакта.

Предпросмотр писем

Содержание письма можно увидеть прямо в списке писем. Чтобы просмотреть текст письма разверните группу "Содержание". Просмотр писем в списке позволит быстрее разбирать почту, так как с текстом письма можно ознакомиться сразу, без лишних действий.

Помимо содержания в окне отображается краткая информация о письме: тема, адресат и получатель, копии, присоединенные файлы и история переписки.

В режиме предпросмотра реализованы все основные возможности работы с контактами:

• при нажатии на контакт можно быстро перейти в его карточку;
• если контакт не существует, то его можно создать кликнув на адрес;
• если контактов много, то их полный список можно просмотреть в отдельном окне.

Положение предварительного просмотра писем легко настраивается для удобного отображения на экране по кнопке "Настройка".

Проверка новых писем

Проверку новых писем можно выполнять как вручную, так и автоматически.

Для срочного обновления списка писем вручную рекомендуется использовать команду Обновить (F5) или кнопку . По команде выполняется получение писем входящих и исходящих по всем учетным записям, которые доступны текущему пользователю.

После установки флажка станет доступна ссылка "Расписание". Перейдите на закладку "Дневное" и установите расписание загрузки писем.

Рекомендуем устанавливать расписание проверки не чаще чем каждые 3-5 минут (180-300 секунд). Это время считается оптимальным, так как меньший период обновления может провоцировать замедление работы программы.

Примечание: для облачных информационных баз настройка может выполняться иначе.

Работа с входящими

Прочитать входящее письмо можно кликнув на него дважды. В форме входящего письма вы увидите адресатов, текст письма, а также прикрепленные файлы.

Для письма сразу будет установлен ответственный сотрудник и состояние "Завершено". Источник привлечения, если необходимо, уточняет ответственный.

Если письмо пришло от потенциального клиента, которого еще нет в CRM, напротив адресата отобразится ссылка "сохранить в CRM". С ее помощью менеджер может сразу создать карточку лида, контакта или контрагента.

На основании письма можно быстро сформировать документ, например заказ, счет или задание на работу. Для этого нажмите "Создать на основании" и выберите подходящий тип документа.

Файлы, вложенные в письмо, можно просмотреть, скачать или сохранить в карточку клиента, контакт, документ-основание. Просмотр полученных во вложении файлов доступен без скачивания.

Прикрепленные файлы легко копируются между письмами и объектами с помощью команд "Копировать файлы", "Вставить файлы". Файлы можно добавить в любой объект базы, в котором поддерживается хранение файлов (есть вкладка "Файлы").

Входящее письмо можно передать как вложенный файл. Прикрепить письмо как вложение можно из списка входящих писем или из окна создания нового письма.

Создание нового письма

Чтобы написать письмо клиенту из 1С нажмите на кнопку "Новое письмо" в форме "События: электронное письмо".
Письма можно отправлять не только из списка писем, быстрое создание писем добавлено во многие формы решения. Чтобы написать электронное письмо нажмите на кнопку или .

Например, письмо можно отправить из карточки контрагента, контакта или лида.

Электронное письмо также можно создать:

• из правой панели "Контактная информация" списков элементов справочников и документов.



• По кнопке в командной панели документа и журнала документов письмо сразу формируется с вложенными печатными формами.
  
  

Также рассылка писем по электронной почте реализована для многих отчетов. Отправка выполняется в форме отчета из меню "Отправить" по команде "Отправить сейчас".

Отправка электронного письма фиксируется в программе созданием документа "Событие" с видом "Электронное письмо". В окне события есть все необходимые инструменты для создания письма.

Для отправки почтового сообщения заполняются поля:

• Кому – укажите одного или несколько адресатов.
• Тема – можно кратко написать, чему посвящено письмо. Такое письмо можно легче найти в переписке.
• Текст письма можно написать в предназначенном для этого поле.
• В поле "Файлы" можно вложить в почтовое сообщение дополнительные файлы.
• Учетная запись – по умолчанию в качестве отправителя выбрана системная учетная запись электронной почты. При необходимости можно выбрать другую почту из списка.
• Ответственный – по умолчанию в качестве ответственного устанавливается автор письма.
• Состояние – до отправки письмо находится в состоянии "Запланировано", после отправки "Завершено".

Адресаты

В поле "Кому" могут быть указаны адреса, которые уже есть в базе контактов, так и новые, ранее не сохраненные в программе. Все новые контакты выделяются цветом, при желании для них можно сразу записать контакты по ссылке "Сохранить в CRM".

Если введен e-mail, для которого в базе записано несколько контактов с одинаковыми адресами электронной почты, можно выбрать, какой из контактов указать как получателя письма.

По кнопке на панели команд можно открыть отдельное окно и скопировать в него список получателей через запятую, точку с запятой или перенос строки (Enter).

Для всего списка получателей, добавленного через данную форму, задается единый тип: "Кому", "Копия" или "Скрытая копия".

По кнопке на панели команд можно подобрать получателей из адресной книги. В адресной книге вы можете быстро собрать список получателей из различных справочников: "Контрагенты", "Контакты", "Лиды", "Физ. лица", а также личных подборок, созданных ранее.

Для добавления адресатов в письмо перенесите их из левого списка в правый с помощью стрелок:

При переносе в правый список выбирается не только сам адресат из списка, но и связанные с ним контакты и контрагенты. Флажки будут установлены только на самих адресатов, связанные контакты будут отображаться рядом без флажка.

Отметьте флажками если связанных адресатов также необходимо добавить в письмо.

Чтобы быстро установить флажки воспользуйтесь командами из меню "Еще".

Текст письма

Текст электронного письма может быть введен вручную или заполнен по шаблону.

Предусмотрена возможность форматирования текста письма. С помощью панели оформления можно изменить шрифт, размер, стиль и цвет текста, добавить в письмо списки, гиперссылки, картинки.

Самые востребованные команды выведены над текстом письма в виде кнопок, остальные команды форматирования можно найти в меню "Еще".

• изменить шрифт. Открывает окно выбора шрифта, размера, стиля.
• увеличение и уменьшение шрифта.
• специальное оформление текста: жирный, курсив, подчеркнутый.
• очистка форматирования. Позволяет удалить оформление текста (выделение жирным, шрифт, заливку и тп.).
• Изменение цвета текста и фона.
• вставка гиперссылки.
• вставка изображения.
• вставка подписи.
• оформление текста в список.
• цитирование.
• вставка таблиц.
• вставка горизонтальной линии. Позволяет разделить текст на части и упрощает восприятие при чтении.

При ответе на входящее письмо история переписки автоматически добавляется в текст письма. Таким образом можно быстро посмотреть всю историю переписки без поиска и открытия других писем.

После отправки письма цитируемая переписка будет свернута, открыть ее можно кликом по ссылке "Открыть сообщение".

В письмо можно добавить таблицу. По кнопке появится окно настроек новой таблицы, в нем задается количество строк и столбцов таблицы, ширину и высоту каждой строки.

Размер созданной таблицы и размеры колонок/строк можно настраивать курсором, перетягивая границы, или с помощью пункта контекстного меню "Изменить таблицу".

Вы можете настраивать цветовое оформление таблицы и текста в ней с помощью панели инструментов или команд контекстного меню, как в привычном текстовом редакторе.

Размер созданной таблицы и размеры колонок/строк можно настраивать курсором, перетягивая границы, или с помощью пункта контекстного меню "Изменить таблицу".

Вы можете настраивать цветовое оформление таблицы и текста в ней с помощью панели инструментов или команд контекстного меню, как в привычном текстовом редакторе.

В текст письма можно добавить изображения. Вы можете изменять размер картинки с помощью курсора или через меню "Параметры изображения", которое открывается кликом на картинку.

Еще одна полезная возможность – переключение режима редактирования текста письма "текст/html".

В формате HTML письмо может хранить информацию о разметке, форматировании, таблицах и изображениях.

В варианте "Простой текст" письмо будет содержать только текст без какого-либо форматирования.

Подпись

Подпись в электронном письме позволяет вам предоставить получателям свои контактные данные, такие как имя, фамилия, должность, компания, номер телефона и адрес электронной почты. Это помогает получателям быстро найти и связаться с вами.

Настройка и добавление подписей выполняется по кнопке . Также настроить подписи можно через персональные настройки пользователя: Настройки – Персональные настройки – Почта и SMS по ссылке "Подписи писем".

Подпись устанавливается для каждой учетной записи почты.

Для нового письма и ответа можно настроить различные варианты подписи.

Чтобы подпись подставлялась в письмо автоматически должен быть установлены флажки "Включать подпись для новых сообщений" и "Включать подпись при ответе или пересылке".

Файлы

К письму можно прикрепить файл из любого связанного с письмом элемента справочника или документа, а также загрузить его с компьютера.

Для работы с файлами справа от поля "Файлы" размещены иконки:

• – прикрепить файл из папки на компьютере;
• – прикрепить другое письмо как вложение;
• – прикрепить файл из присоединенных файлов документа или контакта;
• – сохранить файл письма в документе или карточке контакта;
• – просмотреть присоединенный файл.

Просмотреть содержимое прикрепленного файла можно прямо в приложении, не скачивая его на компьютер, c помощью команды "Предпросмотр файлов". Это упрощает работу с файлами в веб-клиенте.

В окне предпросмотра слева отображается содержимое документа, выбранного справа в списке вложений письма. Двойной клик на строку списка откроет файл на устройстве.

В черновике исходящего письма можно не только прикрепить файл, но и быстро внести в него изменения (кнопка "Редактировать").

Прикрепленные файлы легко копируются между письмами и объектами с помощью команд "Копировать файлы", "Вставить файлы".

Команды доступны в форме письма, а также списках файлов событий, контрагентов и заказов.

Файлы в письмо можно добавить из документа основания, цепочки писем, карточки контрагента и его контактов, заказов или счетов. Есть возможность добавить сразу несколько файлов, если они связаны с одним объектом.

Полученные по почте файлы можно сразу привязать к заказу, счету, контрагенту или его контактному лицу. Не нужно скачивать их на компьютер и повторно загружать в программу.

После окончания работы над почтовым сообщением нажмите кнопку "Отправить" для его отсылки.

Шаблоны писем

В программе есть возможность быстро подготовить текст электронного письма с помощью шаблона. Текст письма, подготовленного по шаблону, может автоматически заполняться данными из документов, такими как имя клиента, номер, состав и сумма заказа, адрес доставки и др.

Чтобы заполнить письмо по шаблону, необходимо нажать на кнопку "Заполнить по шаблону" в форме события.

Создание писем по шаблону также доступно из списка документов, справочников или карточек объектов, подключенных к шаблонам.

Создать шаблон письма можно из списка "Шаблоны писем, SMS", расположенного в разделе CRM – Сервис.

В форме шаблона нужно заполнить наименование, тему и ввести текст сообщения. Для шаблона необходимо определить назначение: общий или для конкретного документа. От назначения зависит, какие реквизиты можно вставлять в шаблон:

• Для шаблона общего назначения будут доступны только общие реквизиты и реквизиты текущего пользователя.
• Если шаблон создан для определенного типа документов, в него можно добавлять общие реквизиты, реквизиты текущего пользователя, а также параметры из документа-основания (например, имя контакта, наименование и срок действия договора, сумма документа и другие).

Параметр, добавленный в текст сообщения, отображается в квадратных скобках, например [ЗаказПокупателя.Номер].

В электронное письмо также могут быть добавлены печатные формы из документа-основания и произвольные файлы. Печатные формы в шаблоне можно выбрать путем установки флажков напротив соответствующих печатных форм.

Произвольные файлы можно прикрепить к шаблону по кнопке "Добавить вложение" или через меню "Еще"–"Добавить вложение".

История переписки

Письма одной цепочки собираются в общую историю переписки. Поиск письма по цепочкам проще, а работа со связанными письмами удобнее.

Для перехода к истории переписки нажмите на ссылку "История" в письме или окне предпросмотра.

История позволяет легко просматривать письма и другие события (например, телефонные звонки), которые являются частью одной цепочки взаимодействий. Вся история взаимодействия с клиентом доступна в одном окне.

В истории переписки отображаются письма, звонки, SMS, встречи и прочие события. Для быстрого отбора событий определенного типа предусмотрены флажки.

Также в истории можно увидеть события с той же темой и составом участников, которые по какой-то причине не попали в цепочку.

В истории переписки можно сразу просматривать содержание письма. Для этого необходимо выбрать положение предпросмотра в настройках истории (кнопка "Настройки").

Системная учетная запись

Почту могут отправлять как пользователи, так и сама программа.

В программе имеются функции, которые предполагают отправку и получение писем по почте:

• Уведомление администратора о завершении обновления программы;
• Рассылка администратору отчета с критичными записями журнала регистрации;
• Синхронизация данных с другими программами через почту;
• Рассылка уведомлений от ассистента Даши;
• Рассылки отчетов по расписанию.

Для отправки программой различных сообщений предусмотрена системная учетная запись, которую необходимо предварительно настроить.

Для системных учетных записей рекомендуется сохранять пароль, чтобы программа могла рассылать сообщения от такой учетной записи без участия пользователя. Тем не менее, решение о хранении паролей в информационной базе принимается в каждом случае индивидуально.

Настройки системной учетной записи электронной почты доступны в разделе Настройки – Интеграции – Почта, рассылки и SMS по ссылке "Настройки системной учетной записи".

В форме содержатся основные сведения:

• Наименование учетной записи;
• Адрес почты учетной записи в формате пользователь@почтовыйсервер;
• Отправитель – имя учетной записи, которое будет указываться в корреспонденции.

Настройки подключения определяются программой по умолчанию в зависимости от типа учетной записи и настроек почтовых серверов.

С помощью флажков "Для отправки писем", "Для получения писем" устанавливаются правила использования учетной записи.

Ошибки при работе с электронной почтой

Если при отправке письма произошла ошибка подключения, программа предупредит о проблеме, предоставит полное описание ошибки и предложит варианты ее устранения.

Например, если изменились данные для авторизации учетной записи почты, появится сообщение об ошибке. Также в окне будут предложены рекомендации по устранению типовых проблем возникающих при подключении к почтовому клиенту.

Если при использовании почты не указана конкретная ошибка, вы можете воспользоваться общими рекомендациями для устранения проблем при работе с почтой или письмами:

• Проверьте настройки почты (кнопка "Проверить настройки" в карточке почты);
• Попробуйте перенастроить почту (кнопка "Перенастроить в карточке почты");
• Рекомендуется проверить настройки почтового ящика, с которого производилась отправка писем.
• После проверки всех настроек попробуйте отправить письма еще раз.