Организация может выдавать сотрудникам (или иным лицам, с которыми у организации правовые отношения) наличные денежные средства под отчет для приобретения ТМЦ, оплаты услуг, на служебную командировку и др.
Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем организации, представить авансовый отчет по форме № АО-1 или по форме, утвержденной организацией, о произведенных расходах с приложением к нему подтверждающих документов (квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки и т. д.) (абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания, утв. Банком России 11.03.2014 № 3210-У).
На основании утвержденного руководителем авансового отчета отражаются в учете приобретенные ТМЦ, выполненные работы, оказанные услуги, а также производятся расчеты с подотчетным лицом. Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации (перечисляет на расчетный счет организации), перерасход компенсирует организация (выдает из кассы (перечисляет) на банковский счет подотчетного лица).
Бухгалтерский учет
Приобретенные работником ГСМ являются запасами организации и принимаются к учету на основании утвержденного авансового отчета подотчетного лица по фактической стоимости приобретения без учета НДС, выделенного в кассовом чеке (пп. "а" п. 3, п. 9, пп. "а" п. 11, п. 12 ФСБУ 5/2019 "Запасы").
Списание ГСМ производится на основании актов на списание и путевых листов, содержащих обязательные реквизиты первичного учетного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Фактический расход топлива для списания в расходы определяется на основании данных о пробеге автомобиля из путевых листов.
Законодательно нормирование расходов на ГСМ не предусмотрено, но организация может сама установить нормы расхода топлива приказом руководителя. При этом можно руководствоваться распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р или нормами, указанными в инструкции по эксплуатации автомобиля.
Если нормы не установлены, то фактически потребленные ГСМ на основании путевых листов списываются в расходы по обычным видам деятельности. Если в учетной политике организации предусмотрено использование норм расхода ГСМ, то сумма израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы по обычным видам деятельности, а сверх норм включается в состав прочих расходов.
Отражение на счетах бухгалтерского учета (проводки):
Дт 71 Кт 50 (51) – выданы денежные средства подотчетному лицу;
Дт 10.03 Кт 71 – приняты к учету ГСМ, приобретенные через подотчетное лицо, без учета НДС, выделенного в кассовом чеке;
Дт 19 Кт 71 – учтена сумма НДС, выделенная в кассовом чеке;
Дт 91.2 Кт 19 – НДС, выделенный в кассовом чеке, при отсутствии выставленного на организацию счета-фактуры отнесен на расходы;
Дт 20 (25, 26, 44 и др.) Кт 10.03 – затраты на ГСМ включены в расходы в пределах норм (если нормы расхода ГСМ установлены) или в полном объеме (если нормы расхода ГСМ не установлены);
Дт 91.02 Кт 10.03 – затраты на ГСМ сверх включены в расходы (если нормы расхода ГСМ установлены).
Если подотчетное лицо не является работником организации, вместо счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" используется счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Налоговый учет
Для целей налога на прибыль стоимость запасов (в том числе ГСМ) определяется исходя из цен их приобретения (за минусом НДС и акцизов) и иных затрат, связанных с приобретением (п. 2 ст. 254 НК РФ).
Расходы на приобретение ГСМ организация вправе учитывать в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они являются экономически обоснованными, документально подтвержденными и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документальным подтверждением расхода ГСМ является путевой лист.
Если организация самостоятельно разработала нормы расхода ГСМ для бухгалтерского и налогового учета и при этом фактический расход топлива превышает норматив, обосновать экономическую целесообразность сверхнормативных расходов не удастся (письма Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12, от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67).
НДС при приобретении запасов принимается к вычету в общеустановленном порядке на основании счета-фактуры поставщика (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
При отсутствии счета-фактуры, выставленного на организацию, выделенная в кассовом чеке сумма НДС к вычету не принимается и относится на расходы, не учитываемые для целей налогообложения (письма Минфина России от 31.08.2022 № 03-07-11/84844, от 13.08.2018 № 03-07-11/57127).
В программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации"
Приобретение ГСМ по авансовому отчету отражается документом "Авансовый отчет" (раздел "Банк и касса" – "Авансовые отчеты"), списание – документом "Расход материалов" с видом операции "Использование материалов" (раздел "Склад" – "Расход материалов (Требования-накладные)").
Пример
Организация ООО "МебельРоссии" имеет на балансе собственный автомобиль марки Volkswagen Passat B7. Автомобиль используется для служебных поездок генерального директора.
Водителю Николаеву В. А. 22.05.2023 на покупку бензина выданы денежные средства под отчет в сумме 5 000,00 руб. Авансовый отчет Николаева В. А. утвержден руководителем 23.05.2023. К авансовому отчету приложен кассовый чек с АЗС "Лукойл" на общую сумму 2 600,00 руб., НДС 433,33 руб. выделен в чеке отдельной строкой. Остаток неиспользованных средств сдан в кассу организации.
Остаток бензина на 01.05.2023 составил 10 литров на сумму 425,00 руб. Использованный в мае бензин (20 литров) согласно пробегу автомобиля по путевым листам по итогам месяца списан в расходы.
В соответствии с учетной политикой организации для целей бухгалтерского и налогового учета:
- оценка МПЗ при списании производится по методу средней себестоимости;
- ГСМ учитываются на счете 10.03.1 "Топливо на складе";
- расходы на ГСМ не нормируются;
- используется общая система налогообложения (ОСН), применяется метод начисления и ПБУ 18/02 (балансовый метод).
Обратитесь к нам за консультацией, и наши специалисты помогут вам
Получить консультацию
1. Выдача денежных средств под отчет водителю
1.1 Выданы денежные средства под отчет водителю на приобретение топлива
Документ "Выдача наличных".
- Раздел Банк и касса – Кассовые документы.
- Кнопка Выдача.
- Выберите Вид операции – "Выдача подотчетному лицу".
- В поле Получатель выберите из справочника "Физические лица" работника, которому выдаются денежные средства, и укажите выданную сумму в поле Сумма.
- В поле Статья расходов выберите (проверьте, а при необходимости создайте новую) статью движения денежных средств "Выдача подотчетных сумм" (обычно предопределенная статья) с видом движения "Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов".
- В блоке Реквизиты печатной формы заполните информацию для печатной формы расходного кассового ордера.
- Кнопка Провести.
- По кнопке Расходный кассовый ордер (КО-2) документ можно вывести на печать.
По кнопке 
посмотрите результат проведения документа.
2. Принятие к учету ГСМ по авансовому отчету
2.1 Топливо принято к учету по авансовому отчету водителя
2.2 Учтен входной НДС по кассовому чеку АЗС
2.3 Входной НДС списан в прочие расходы в БУ, в НУ в расходах не признается
Документ "Авансовый отчет".
- Раздел Банк и касса – Авансовые отчеты.
- Кнопка Создать, вид операции документа – "Авансовый отчет".
- Укажите дату утверждения авансового отчета (поле от:), выберите Подотчетное лицо и Склад, на который приходуются ГСМ, приобретенные подотчетным лицом.
- На закладке Авансы по кнопке Добавить заполните табличную часть – выберите тип документа, а затем сам документ, которым отражена выдача денежных средств под отчет. Повторите действие для всех подотчетных сумм по подотчетному лицу, за которые он отчитывается в этом авансовом отчете.
- На закладке Товары по кнопке Добавить заполните табличную часть:
- в колонке Документ (расхода) укажите документ, по которому приобретался ГСМ (наименование, номер, дату);
- в колонке Номенклатура из одноименного справочника выберите (при необходимости добавьте новую) номенклатуру поступающих товарно-материальных ценностей;
- в колонке Счет учета проверьте счет учета ТМЦ (при необходимости скорректируйте);
- в колонке Сумма укажите стоимость приобретенных ГСМ;
- в колонке НДС выберите ставку НДС ("20 %"), не устанавливайте флажок в колонке СФ, поскольку счет-фактура не предъявлен, сумма НДС рассчитается автоматически;
- заполните остальные колонки.
Обратите внимание! Если в кассовом чеке НДС выделен отдельной строкой, но счет-фактуру поставщик не предоставил, то флажок в колонке СФ не устанавливайте, в колонке НДС укажите ставку НДС, сумма НДС автоматически рассчитается и при проведении документа спишется в расходы (только в бухгалтерском учете) на счет 91.02 на предопределенную статью прочих доходов и расходов "Списание НДС, не подтвержденного счетом-фактурой поставщика" с видом статьи "Прочие косвенные расходы" и снятым флажком "Принимается к налоговому учету" (статья может называться по-другому). Если поставщик выставил счет-фактуру на организацию, то в колонке СФ установите флажок и укажите номер и дату в поле Реквизиты счета-фактуры, при проведении документа автоматически будет создан новый документ Счет-фактура полученный.
- Кнопка Провести.
По кнопке
посмотрите результат проведения документа.
Проводка по дебету счета НЕ.01.9 носит информативный характер. На субсчетах счета НЕ "Доходы и расходы, не учитываемые в целях налогообложения" при проведении некоторых документов отражаются суммы расходов, не принимаемые к налоговому учету.
В документе "Авансовый отчет" под табличной частью в строке серого цвета отображаются итоговые данные, в т. ч. сумма остатка (перерасхода) по авансовому отчету. Для определения итогов по расчетам с подотчетным лицом также используйте стандартные отчеты – анализ счета (по счету 71), оборотно-сальдовая ведомость по счету (по счету 71) и др. (раздел Отчеты).
В Оборотно-сальдовой ведомости по счету 71.01 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетовое сальдо составляет 2 400,00 рублей. Это означает, что за подотчетным лицом числится задолженность перед организацией.
3. Возврат неиспользованных подотчетных средств
3.1 Возвращена неиспользованная подотчетная сумма в кассу организации
Документ "Поступление наличных" (создается на основании документа "Авансовый отчет").
- Раздел Банк и касса – Авансовые отчеты.
- Выделите в списке документ-основание (Авансовый отчет).
- Кнопка Создать на основании, выберите тип документа Поступление наличных (или Поступление на расчетный счет, если денежные средства перечисляются через банк).
- Документ заполнится автоматически по данным документа основания. Проверьте Вид операции (должен быть "Возврат от подотчетного лица") и заполнение других полей документа.
- В блоке Реквизиты печатной формы проверьте информацию для печатной формы приходного кассового ордера.
- Кнопка Провести.
По кнопке посмотрите результат проведения документа.
4. Списание ГСМ
4.1 Стоимость топлива списана в расходы
Документ "Расход материалов".
- Раздел Производство – Расход материалов (Требования-накладные).
- Кнопка Создать.
- Выберите Вид операции – "Использование материалов".
- Выберите Склад, на котором учитывается топливо, и укажите Цель расхода для заполнения печатной формы.
- По ссылке в поле Счет затрат установите переключатель Указывается: в положение "В шапке", укажите счет затрат (в примере счет 26), на который списывается ГСМ и статью затрат ("Списание материалов" с видом расхода "Материальные расходы"). При выборе варианта В списке счет затрат и аналитика к нему указываются отдельно в каждой строке по каждой номенклатуре.
- На закладке Материалы табличную часть заполните по кнопке Добавить:
- выберите списываемые ГСМ, укажите (проверьте) счет учета и количество списываемого топлива.
- Кнопка Провести.
По кнопке посмотрите результат проведения документа.
Для контроля остатков ГСМ по счету 10.03.1 воспользуемся отчетом Оборотно-сальдовая ведомость по счету (раздел Отчеты).
.png)
