Как бухгалтеру управляющей компании отразить в учете списание задолженности по подотчетным суммам в программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации"

Подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3. Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства").

Срок для отчета по денежным средствам (и наличным, и безналичным), полученным на командировочные расходы, составляет три рабочих дня (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Срок для отчета по безналичным денежным средствам, полученным на иные цели, законодательно не установлен и обычно закрепляется в локальных нормативных документах организации или устанавливается приказом руководителя при выдаче денежных средств под отчет.

Если работник, получивший денежные средства под отчет, в установленный срок не представил авансовый отчет об их использовании, не вернул неиспользованные денежные средства или авансовый отчет обоснованно не утвержден руководителем организации, то деньги могут быть удержаны из зарплаты работника. Решение об удержании должно быть принято не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения неиспользованных подотчетных сумм, при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов после удержания НДФЛ (138 ТК РФ, письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 № 22-2-4852).

Если взыскать сумму задолженности по взаимному согласию невозможно, то работодатель может обратиться в суд (ст. 248 ТК РФ). Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 ТК РФ).

Бухгалтерский учет

Денежные средства, выданные организацией под отчет, расходом не признаются, т.к. не соответствуют критериям признания расходов, установленным п. 2 ПБУ 10/99, и отражаются в составе дебиторской задолженности.

Если работник не отчитался в срок по выданным ему подотчетным суммам, не вернул неизрасходованные денежные средства и не согласен с удержанием их из заработной платы или пропущен месячный срок для принятия решения об удержании, то руководитель организации может принять решение о прощении долга или о взыскании долга в судебном порядке.

Непогашенная в срок и не обеспеченная гарантиями задолженность считается сомнительной и по ней требуется создать резерв по сомнительным долгам в общеустановленном порядке (п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности № 34н). Задолженность, по которой истек срок исковой давности, или нереальная к взысканию списывается за счет резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты организации, если резерв по ней не создавался (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности № 34н).

Сумма прощенного долга по невозвращенным работником подотчетным средствам включается в прочие расходы организации на дату приказа руководителя о прощении долга (п. 2, п. 11, п. 16 ПБУ 10/99).

Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами - работниками организации используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами":

- по дебету счета 71 отражается выдача денежных средств под отчет, по кредиту - списание утвержденных руководителем организации израсходованных сумм или возврат неизрасходованных;
- суммы, по которым работник не отчитался или которые не вернул в срок, отражаются по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции со счетом 71 и в дальнейшем списываются:

- при удержании из заработной платы - в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда";
- при несогласии работника с удержанием из заработной платы - в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (если работник продолжает работать в организации) или 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (если работник уволился).

- при принятии решения о прощении долга или при истечении срока исковой давности (признании задолженности нереальной к взысканию) невозвращенная подотчетная сумма списывается на счет 91.02 "Прочие расходы".

Налоговый учет

Резерв по сомнительным долгам на задолженность подотчетного лица не создается (п. 1 ст. 266 НК РФ).

При наличии одного из оснований признания дебиторской задолженности безнадежной долг по невозвращенной подотчетной сумме можно включить в состав внереализационных расходов (письма Минфина России от 15.09.2010 № 03-03-06/1/589, от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).

Основанием для признания долга безнадежным в соответствии с п. 2 ст. 266 НК РФ могут служить: истечение срока исковой давности, признание должника банкротом, прекращение обязательства в соответствии с гражданским законодательством в связи с невозможностью его исполнения или на основании акта государственного органа, вынесение судебным приставом-исполнителем постановления о прекращении исполнительного производства в связи с невозможностью взыскания долга.

Для подотчетных сумм, по мнению Минфина России, применяется общий срок исковой давности - 3 года (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-03-07/37).

Сумма прощенного долга по невозвращенным подотчетным средствам не признается расходом организации, поскольку не является обоснованными и экономически оправданными затратами и на этом основании не удовлетворяет требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 49 ст. 270 НК РФ, письмо ФНС России от 17.08.2022 № СД-4-3/10775@, письмо Минфина России от 14.03.2023 № 03-03-06/1/21456). По мнению Минфина России, задолженность, во взыскании которой отказано судом, также нельзя учесть в составе расходов (письмо Минфина России от 22.07.2016 № 03-03-06/1/42962).

Если организация простила работнику долг по невозвращенной подотчетной сумме или не может его взыскать, то у сотрудника возникает доход, облагаемый НДФЛ (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ, письма Минфина России от 27.05.2022 № 03-04-06/50088, от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, ФНС России от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090@). Датой получения дохода в виде невозвращенных подотчетных сумм будет являться дата, с которой взыскание долга стало невозможным или дата принятия решения о прощении долга (письма УФНС России по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/099623@, Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).

При невозможности в течение налогового периода удержать НДФЛ с доходов налогоплательщика организация как налоговый агент обязана не позднее 25 февраля следующего года письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан доход, и сумме неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Невозвращенные подотчетные суммы рассматриваются как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений и облагаются страховыми взносами, при этом датой выплаты дохода будет являться наиболее ранняя из дат (п. 5 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250, Письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609, Письмо Минфина России от 16.11.2016 № 03-04-12/67082):

- дата истечения месячного срока для принятия решения об удержании невозвращенных подотчетных сумм из заработной платы (организация вправе произвести перерасчет базы для исчисления страховых взносов, если работник вернет деньги или отчитается за истраченные суммы);

- дата принятия решения о прощении долга.

Страховые взносы, начисленные на невозвращенную подотчетную сумму, можно учесть в прочих расходах по налогу на прибыль.

В программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации"

Выдача наличных подотчетных сумм отражается документом "Выдача наличных", безналичных - документом "Списание с расчетного счета", расходы за счет подотчетных средств отражаются документом "Авансовый отчет", списание невозвращенной суммы долга по подотчетным средствам - документом "Операция".