Как бухгалтеру управляющей компании отразить в учете оплату нотариальных услуг через подотчетное лицо в программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации"

Нотариальная деятельность в РФ регулируется Основами законодательства РФ о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 под номером 4462-1 (далее – Основы о нотариате).

Нотариальные действия в РФ совершают нотариусы, работающие в государственной нотариальной конторе или занимающиеся частной практикой. При совершении нотариальных действий государственные и частные нотариусы обладают равными правами и несут одинаковые обязанности, а оформленные ими документы имеют одинаковую юридическую силу (ч. 2 ст. 1, ч. 3 ст. 2 Основ о нотариате). В некоторых случаях нотариальные действия имеют право совершать иные уполномоченными должностные лица (ч. 4, ч. 5 ст. 1 Основ о нотариате)

За совершение нотариальных действий, для которых законодательством РФ предусмотрена обязательная нотариальная форма:

- нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, или иными уполномоченными должностными лицами (указанными в ч. 4 ст. 1 Основ о нотариате) взимается государственная пошлина по ставкам, установленным законодательством РФ о налогах и сборах (ч. 1 ст. 22 Основ о нотариате, ст. 333.24 НК РФ);

- нотариусом, занимающимся частной практикой, взимается нотариальный тариф в размере, соответствующем размеру государственной пошлины, предусмотренной за совершение аналогичных действий в государственной нотариальной конторе и с учетом особенностей, установленных законодательством РФ о налогах и сборах (ч. 2 ст. 22 Основ о нотариате, ст. 333.24 НК РФ).

Государственная пошлина – сбор, взимаемый с юридических и физических лиц при их обращении в государственные органы, органы местного самоуправления, иные органы и (или) к уполномоченным должностным лицам, за совершением юридически значимых действий (ст. 333.16 НК РФ).

За совершение нотариальных действий, для которых законодательством РФ не предусмотрена обязательная нотариальная форма, нотариусы, работающие в государственных нотариальных конторах, и нотариусы, занимающиеся частной практикой, а также должностные лица, указанные в ч. 4 ст. 1 Основ о нотариате, взимают нотариальные тарифы в размере, установленном ст. 22.1 Основ о нотариате (ч. 3 ст. 22 Основ о нотариате).

За нотариальные действия, совершаемые вне помещений нотариальной конторы, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, государственная пошлина (нотариальный тариф) взимается в размере, увеличенном в полтора раза (пп. 1 п. 1 ст. 333.25 НК РФ, ч. 2 ст. 22.1 Основ о нотариате). При выезде нотариуса для совершения нотариальных действий вне места его работы ему возмещаются фактические транспортные расходы (ч. 5 ст. 22 Основ о нотариате).

Нотариусам частной практики в связи с совершением нотариального действия дополнительно оплачиваются услуги правового и технического характера (правовой анализ представленных документов и проектов документов, консультирование по вопросам применения норм законодательства, изготовление документов, копий, скан-образов и др.) и необходимые для осуществления обязанностей и полномочий нотариуса расходы (по оплате госпошлин, по получению информации и документов, предоставляемых за плату и др.), если такие расходы не были осуществлены обратившимся за нотариальными действиями лицом самостоятельно (ч. 6, ч. 8 ст. 22 Основ о нотариате). Стоимость услуг правового и технического характера устанавливается уполномоченным органом нотариальной палаты субъекта РФ и не может превышать предельные размеры, установленные и размещенные на официальном сайте Федеральной нотариальной палатой (ч. 7 ст. 22, ст. 25, ст. 30 Основ о нотариате).

Бухгалтерский учет

Для целей бухгалтерского учета государственная пошлина, нотариальный тариф, стоимость оказанных нотариусом услуг правового и технического характера учитываются:

- в составе расходов по обычным видам деятельности, если их оплата связана с основной деятельностью организации (п. 5, п. 7 ПБУ 10/99);

- в составе прочих расходов, если их оплата связана с прочими видами деятельности организации (п. 11 ПБУ 10/99);

- в первоначальной стоимости актива, если их оплата связана с приобретением такого актива (п. 8 ПБУ 6/01, п. 6 ПБУ 5/01);

Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени выплаты денежных средств и иной формы осуществления (п. 18 ПБУ 10/99). Если оплата нотариальных действий и услуг нотариуса производилась подотчетным лицом, то датой признания расходов по ним будет дата утверждения авансового отчета.

На счетах бухгалтерского учета нотариальные действия и услуги нотариусов, оплаченные через подотчетных лиц, отражаются бухгалтерскими записями в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н):

- госпошлина, уплаченная в бюджет, учитывается на отдельном субсчете счета 68 "Расчеты по налогам и сборам":

Дт 68 Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – оплата госпошлины за нотариальные действия;
Дт счетов учета затрат или активов, в стоимость которых включается госпошлина (26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу", 91 "Прочие доходы и расходы", 08 "Вложения во внеоборотные активы" и др.) Кт 68 – учет расходов на оплату госпошлины за нотариальные действия;

нотариальный тариф и стоимость услуг правового и технического характера учитывается на счете 76 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами":

Дт 76 Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – оплата нотариального тарифа и услуг правового и технического характера;
Дт счетов учета затрат или активов, в стоимость которых включается нотариальный тариф и стоимость услуг правового и технического характера (26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу", 91 "Прочие доходы и расходы", 08 "Вложения во внеоборотные активы" и др.) Кт 76 – учет расходов на оплату нотариального тарифа и услуг правового и технического характера.

Налоговый учет

Для целей исчисления налога на прибыль суммы, уплаченные нотариусу за совершение нотариальных действий, учитываются:

- в составе прочих расходов на основании пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ в пределах размеров государственной пошлины, установленных ст. 333.24 НК РФ (если нотариальные действия требуют обязательной нотариальной формы и совершены нотариусом в государственной нотариальной конторе);
- в составе прочих расходов на основании пп. 16 п. 1 ст. 264 НК в пределах тарифов, соответствующих установленным ст. 333.24 НК РФ размерам государственной пошлины (если нотариальные действия требуют обязательной нотариальной формы и совершены нотариусом частной практики) или ст. 22.1 Основ о нотариате (если нотариальные действия не требуют обязательной нотариальной формы);
- в первоначальной стоимости актива – как сумма расходов, связанных с его приобретением, если оплата произведена до ввода объекта в эксплуатацию (до начала использования, продажи) (п. 1 ст. 257 НК РФ, п. 2 ст. 254 НК РФ, абз. 2 ст. 320 НК РФ).

Расходы в виде платы государственному или частному нотариусу за нотариальное оформление сверх тарифов, утвержденных в установленном порядке, при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются (п. 39 ст. 270 НК РФ).

Таким образом, по сделкам, для которых предусмотрена обязательная нотариальная форма, размеры тарифа не должны превышать размеры государственных пошлин, утвержденных ст. 333.24 НК РФ, а по сделкам, которые нотариально заверять необязательно, нотариальные тарифы учитываются в пределах норматива, определенного в ст. 22.1 Основ о нотариате (письмо Минфина РФ от 30.05.2012 № 03-03-06/2/69).

Стоимость услуг правового и технического характера, оказываемых нотариусами частной практики, может включаться в состав прочих расходов на основании пп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ (для юридических и информационных услуг) и пп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ (для консультационных и иных аналогичных услуг) (письмо Минфина РФ от 26.08.2013 № 03-03-06/2/34843).

Расходы на оплату нотариальных действий и услуг нотариуса, оплаченные наличными денежными средствами через подотчетное лицо, признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Нотариальные действия и услуги нотариусов не облагаются НДС:

- нотариальные действия, совершаемые уполномоченными органами, за которые взимается государственная пошлина, не подлежат обложению НДС на основании пп. 17 п. 2 ст. 149 НК РФ;
- нотариальная деятельность не признается предпринимательской на основании ст. 1 Основ о нотариате, частные нотариусы и адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, выведены из состава индивидуальных предпринимателей с 01.01.2007 (ст. 11 НК РФ) и на основании ст. 143 НК РФ не являются плательщиками НДС (письмо Минфина РФ от 03.10.2006 № 03-04-07/09).

Документальное оформление

В качестве документа, подтверждающего расходы на нотариальные действия и услуги нотариуса, достаточно иметь справку, предоставленную нотариусом, в которой отражены вид нотариальных действий и услуг правового и технического характера и их стоимость (тариф). Чтобы признать эти расходы в целях исчисления налога на прибыль, нотариальные действия и их стоимость должны быть расшифрованы в справке по каждому виду и количеству, стоимость услуг правового и технического характера должна быть выделена отдельно.

Если нотариальные действия оформлены нотариусом на бланке единого образца (п. 2 Положения о порядке изготовления, обращения, учета и использования бланка для совершения нотариальных действий, утв. решением Правления ФНП от 22.12.2009 № 14/09), то в нем отражены сумма оплаты и вид нотариальных действий. Такой бланк также можно использовать в качестве подтверждающего документа.

Подтвердить расходы можно также выпиской из реестра регистрации нотариальных действий нотариуса (форма № 1.1, утв. приказом Минюста РФ от 27.12.2016 № 313), но выдача выписки является платной услугой правового и технического характера.

Нотариусы не являются индивидуальными предпринимателями и на основании пп. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ не обязаны выдавать чеки ККТ и применять бланки строгой отчетности.

В программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации" оплата работником организации услуг нотариуса отражается документом "Авансовый отчет".