В программе "1С:УНФ" реализован «Ассистент управления нашей фирмой» – Даша. Даша, как и обычный сотрудник, выполняет поручения в "1С:УНФ". Например, обрабатывает заказы при получении оплаты или отгрузке. При обработке заказа она изменит состояние заказа, напишет об этом в чате документа и сообщит об изменениях менеджеру.
Начать работу с «Ассистентом управления нашей фирмой» можно по соответствующей ссылке в разделе CRM. Перед началом работы с ассистентом необходимо подключить Чат.
В карточке ассистента управления в левой части доступны его описание, просмотр истории действий и ссылка, по которой пользователь может предложить новый навык. Просмотр карточки доступен всем пользователям, назначать задачи может только пользователь с правами Администратор.
В правой части окна отображаются навыки ассистента. Для быстрой навигации в списке все навыки разделены на группы, переключаться между которыми можно с помощью кнопок.
Ассистент может:
■ изменять состояние заказа покупателю, поставщику или на производство;
■ оповещать сотрудников, отправляя сообщения во внутреннем чате;
■ оповещать клиентов с помощью писем и SMS;
■ контролировать остатки на складах и уведомлять, когда остатки достигнут минимального уровня;
■ контролировать работу других пользователей по заданным сценариям;
■ рассчитывать налоги по УСН, патенту и страховые взносы ИП. Формировать декларацию по УСН, отчетность по сотрудникам, алкогольную декларацию № 8.
Обратитесь к нам за консультацией, и наши специалисты помогут вам
Получить консультацию
Изменение состояния заказов
Чтобы назначить ассистенту новую задачу, необходимо выбрать навык, заполнить условия выполнения задачи и установить флажок В работе.
Ассистент может изменять состояние документов Заказ покупателя, Заказ-наряд, Заказ поставщику, Заказ на производство.
В карточке каждого навыка подробно описано поведение ассистента при выполнении задачи. Пользователь устанавливает одно или несколько условий, при достижении которых ассистент должен выполнить действие. В рамках одной карточки можно назначить несколько задач с разными параметрами (например, для разных видов заказа) по ссылке + действие.
Пример задания: когда по заказу покупателя поступит предоплата 50 %, ассистент автоматически передаст его в производство и оповестит сотрудника, ответственного за заказ.
Также ассистент отслеживает действия пользователей и оповещает, если они противоречат заданным правилам. Например, если менеджер переводит в указанное состояние заказ, не соответствующий условиям оплаты.
Оповещение сотрудников
Ассистент умеет отслеживать изменения, вносимые в документы другими сотрудниками, и оповещать о них. Например, можно настроить сценарий, при котором Даша оповестит всех менеджеров о поступивших на склад товарах.
Оповещения могут быть отправлены следующими способами:
- Сообщением в обсуждение: лично сотруднику или в групповой чат.
- E-mail. Предварительно необходимо настроить учетную запись электронной почты.
- SMS. Необходимо предварительно выполнить настройку отправки SMS.
Также для отправки E-mail и SMS потребуется создать шаблон сообщения.
Ассистент умеет контролировать остатки на складах и уведомлять ответственных, когда остатки достигнут минимального уровня. Для контроля остатков ассистентом должна быть включена опция Учет потребности по складам.
Уведомления от Даши помогают оперативно пополнять запасы, полностью и в срок обеспечивать выполнение заказов клиентов.
Контроль остатков ассистентом настраивается с помощью задачи ...когда остатки достигнут минимального уровня.
Оповещение сотрудников можно настроить сообщением в обсуждении или оповещением по e-mail.
В обсуждении при снижении остатков до минимального уровня Даша напишет сообщение, из которого можно быстро перейти к расчету потребностей и заказать недостающие товары.
Оповещение клиентов
Ассистент может отправлять электронные письма и SMS клиентам – например, чтобы сообщить о готовности заказа или напомнить о записи на услугу.
Навык Оповещение клиента на всех этапах записи на услугу позволяет настроить последовательную отправку сообщений и сопровождать клиента с момента записи до получения отзыва об услуге.
Неважно, каким именно способом клиент записался на услугу: лично, по телефону, на сайте или через мессенджер. Если создан документ Событие: запись или Заказ-наряд в программе, ассистент сможет оповестить клиента.
В окне настройки задания можно выбрать действия ассистента:
- Подтвердить запись после получения заявки на услугу.
- Напомнить о записи перед визитом с возможностью перенести или отменить запись, если планы изменились.
- Оповестить об отмене записи.
- Запросить отзыв после посещения.
Действия, которые выполнит ассистент при работе с записью, необходимо отметить флажками в карточке навыка.
Для каждого действия устанавливается способ связи с клиентом (e-mail или SMS). Оповещения по E-mail и SMS требуют предварительной настройки работы с почтой или SMS.
В каждом событии необходимо создать или выбрать ранее подготовленный шаблон сообщения. Сообщение, сгенерированное по этому шаблону, будет отправлено клиенту. Например, за сутки до даты записи можно отправить SMS и напомнить о записи.
Из электронного письма, полученного при подтверждении и напоминании о записи, клиент может в один клик отменить запись. Для этого в шаблон письма добавляется специальная кнопка.
Для напоминания о записи и отзыва также устанавливается отсрочка отправки (отправить за/отправить через) относительно даты записи. Для всех оповещений можно уточнить график отправки, чтобы не беспокоить клиентов в ночное время.
После того как услуга оказана, ассистент может отправить письмо (или SMS) с просьбой оставить отзыв о посещении. Получить отзыв можно в ответном письме или с помощью формы опроса Google.
Помощь с налогами
Ассистенту управления нашей фирмой можно поручить выполнение заданий по налогам:
- Рассчитать налоги по УСН, патенту и страховые взносы ИП.
- Подготовить декларацию по УСН, отчетность по сотрудникам, алкогольную декларацию № 12 (пиво).
В форме задания необходимо выбрать вид налога, который необходимо рассчитывать. Если требуется рассчитывать сразу несколько видов налогов, то для каждого из них нужно создать задание по ссылке + действие.
В поле Рассчитай и оповести указывается ответственный сотрудник, которому придут напоминание о необходимости оплаты налога и результаты расчета.
Для отправки оповещений предварительно нужно настроить отправку email-сообщений. Если настройка не выполнена, ассистент не возьмет задачу в работу.
Рекомендации Даши
Назначая задания ассистенту, можно объединять различные навыки и формировать цепочки заданий для эффективной работы. Пример объединения нескольких навыков можно найти, перейдя по кнопке Рекомендации Даши.
Ассистент может не только выполнять задания, но и контролировать работу пользователей в рамках заданного сценария: предупреждать пользователей о несоответствии и предлагать варианты решения.
Например:
- Состояние документа, устанавливаемое пользователем, не соответствует фактическому состоянию. Ассистент попросит обратить внимание на документ.
- Заказы на производство/поставщикам вернулись в более раннее состояние.
- После выполнения задачи исходное событие было отменено (отмена отгрузки, оплаты), ассистент проконтролирует это и предложит пользователю самому вернуть заказ в то состояние, которое было до перевода.
- Состояния связанных документов противоречат друг другу.
.png)
