Как бухгалтеру управляющей компании отразить в учете авансовый отчет по командировке на территории РФ (вид операции - "Авансовый отчет") в программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации"

Порядок направления работников в служебные командировки определен гл. 24 ТК РФ и Положением о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Работнику при направлении в командировку на территорию РФ возмещаются (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках):

- расходы на проезд;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя (расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т.д.).

Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 168 ТК РФ).

Порядок выплаты суточных при командировках по территории РФ:

- Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным документом организации (ЛНД) (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ); допускается устанавливать свой лимит на каждый регион РФ.
- При командировках в местность, откуда работник (исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы) имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения о командировках);
- Суточные выплачиваются за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за каждый день в пути (п. 11 Положения о командировках);
- Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки. В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте или на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, квитанции, кассовые чеки и др.) (п. 7 Положения о командировках).

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности), среднего заработка за период нахождения в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (ст. 167 ТК РФ, п. 9 Положения о командировках).

По возвращении из командировки работник в течение трех рабочих дней обязан предоставить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу на командировочные расходы с приложением подтверждающих расходы документов (п. 26 Положения о командировках).

Бухгалтерский учет

Денежные средства, выданные организацией под отчет работникам, расходом не признаются, т.к. не соответствуют критериям признания расходов, установленным п. 2 ПБУ 10/99, и отражаются в составе дебиторской задолженности.

В общем случае расходы на служебные командировки работников (в т.ч. суточные) учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета (п. 5, 7, 16, 18 ПБУ 10/99). При этом затраты, связанные с оплатой услуг кредитных организаций, относятся к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99).

Расходы на командировку могут учитываться в составе затрат на приобретение основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов, если она связана с их приобретением (п. 8 ПБУ 6/01, п. 8 ПБУ 14/2007, п. 6 ПБУ 5/01), или в составе прочих расходов, если она связана с прочими операциями (п. 4, п. 11 ПБУ 10/99).

Налоговый учет

Выдача под отчет денежных средств и возврат их в кассу (на расчетный счет) организации не признается расходом / доходом организации для целей учета налога на прибыль.

В целях исчисления налога на прибыль командировочные расходы признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на дату утверждения авансового отчета при условии их обоснованности и документального подтверждения (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Расходы на командировку могут учитываться в составе затрат на приобретение основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов, если она связана с их приобретением (п. 1 ст. 257, п. 3 ст. 257, п. 2 ст. 254 НК РФ).

В командировочные расходы при условии их обоснованности и документального подтверждения включаются (п. 1 ст. 252 НК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина РФ от 15.01.2019 № 03-03-06/1456, от 17.01.2019 № 03-03-07/1837):

- расходы на проезд работника до места командировки и обратно, в том числе:

- стоимость билетов, в том числе стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности с включенной в нее стоимостью дополнительных сервисных услуг (сервисные сборы, плата за пользование постельными принадлежностями, стоимость услуг посредника по оформлению билетов и т.п.) (письмо Минфина РФ от 19.06.2017 № 03-03-06/1/37945). При этом стоимость питания, выделенную отдельной строкой в проездном документе, учесть для целей исчисления налога на прибыль нельзя (письмо Минфина России от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976);
оплата стоимости услуг VIP-залов, если эти расходы являются экономически обоснованными и предусмотрены коллективным договором или локальным нормативным документом (ЛНД) (письма Минфина России от 05.03.2014 № 03-03-10/9545, от 25.10.2013 № 03-04-06/45215).

- стоимость проезда в общественном транспорте, в такси и расходы на аренду автомобиля в командировке, если эти расходы предусмотрены коллективным договором или локальным нормативным документом (ЛНД) (письма Минфина России от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 28.06.2016 № 03-04-06/37671, Письмо Минфина РФ от 21.07.2011 № 03-03-06/4/80);

- затраты на наем жилого помещения, в том числе оплата дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы;

- суточные в размере, установленном коллективным договором или иным локальным нормативным документом (ЛНД) организации.

Вычетам по НДС подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций (п. 7 ст. 171 НК РФ). НДС по ним принимается к вычету на основании счетов-фактур и подтверждающих фактическую уплату налога документов (в том числе кассового чека с выделенной суммой НДС) либо на основании иных документов – бланков строгой отчетности с выделенной отдельной строкой суммой НДС (билет, маршрут-квитанция (контрольный купон) электронного билета, БСО гостиницы) (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, письмо ФНС России от 09.01.2017 № СД-4-3/2@, письма Минфина России от 23.11.2018 № 03-07-11/84787, от 28.05.2018 № 03-07-07/36077).

Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами возмещаемые работнику командировочные расходы (п. 1 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ):

- суточные в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в командировке за пределами территории РФ.
- фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на командировки:

-проезд до места назначения и обратно;
- сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
- проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
- провоз багажа;
- наём жилого помещения;
- оплата услуг связи;
- получение и регистрация служебного заграничного паспорта, получение виз;
- связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

- расходы на наем жилого помещения в размере 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, если они документально не подтверждены (применяется только для НДФЛ, так как в отличие от п. 1 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ не содержит положений, предусматривающих возможность освобождения в пределах установленных норм расходов на проживание в командировке, которые не были подтверждены документально; при отсутствии документов расходы на проживание облагаются страховыми взносами в полном размере).

Для целей исчисления НДФЛ датой фактического получения доходов по командировочным расходам является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

В программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации" выдача подотчетных сумм отражается документами "Выдача наличных" или "Списание с расчетного счета", расходы за счет подотчетных средств отражаются документом "Авансовый отчет" с видом операции "Авансовый отчет" или "Авансовый отчет по командировке", возврат неиспользованных подотчетных сумм – документами "Поступление наличных" или "Поступление на расчетный счет".