Расчет и выплата аванса по заработной плате в программе 1С:Бухгалтерия

Согласно ч. 6 ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Точная дата выплаты устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором.

С 2023 года дата фактического получения дохода в виде оплаты труда определяется как день выплаты такого дохода (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ при каждой выплате дохода необходимо удерживать исчисленную сумму НДФЛ. Исчисление сумм налога производится на дату фактического получения дохода (п. 3 ст. 226 НК РФ). Поэтому при выплате зарплаты за первую половину месяца (далее – аванс) необходимо исчислить и удержать НДФЛ.

В программе реализовано два способа расчета аванса:

• фиксированной суммой;
• процентом от начислений, назначенных сотруднику в плановом порядке.

Порядок выплаты аванса может быть задан как для всей организации (порядок выплаты будет одинаковый для всех сотрудников организации), так и индивидуально для каждого сотрудника. Выбор производится в настройках учета зарплаты (раздел Зарплата и кадры - Настройки зарплаты - Порядок учета зарплаты) на закладке Зарплата в разделе Выплата зарплаты и аванса. В настройках по умолчанию указано, что размер аванса Общий для всех сотрудников и расчет аванса производится Процентом от оклада в размере 40% (при необходимости данные можно изменить). Способ расчета Процентом от оклада подразумевает собой расчет аванса процентом от всех начислений, назначенных сотруднику в плановом порядке.

Если порядок выплаты аванса у сотрудников отличается, установите переключатель в положение Устанавливается индивидуально каждому сотруднику, тогда способ расчета и размер аванса можно будет задать индивидуально для каждого сотрудника документами учета кадров: Прием на работу, Кадровый перевод (раздел Зарплата и кадры - Кадровые документы). При указании способа расчета аванса Фиксированной суммой размер аванса указывается в рублях, при указании способа расчета Процентом от оклада - в процентах.

Расчет аванса по заработной плате производится с помощью документа Начисление зарплаты (раздел Зарплата и кадры - Все начисления).

1. В поле от укажите дату регистрации документа в информационной базе.
2. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, выберите ту, сотрудникам которой необходимо рассчитать аванс.
3. В поле Месяц укажите месяц, за который будет рассчитываться аванс.
4. Поле Подразделение заполните, если необходимо рассчитать аванс конкретного подразделения.
5. Установите переключатель в положение Аванс.
6. Для автоматического заполнения табличной части документа нажмите на кнопку Заполнить. Заполнение производится по всем сотрудникам организации (указанного подразделения) с учетом способа расчета, указанного для организации или сотрудника. При начислении аванса исчисляется НДФЛ (с учетом вычетов) на планируемую дату выплаты аванса, которая указывается в настройке расчета зарплаты (раздел Зарплата и кадры - Настройки зарплаты - ссылка Порядок учета зарплаты - закладка Зарплата). Если выплата аванса произойдет в другой день, то доход и НДФЛ автоматически переучтутся на фактическую дату выплаты (ручные корректировки не нужны). При расчете аванса учитывается количество занимаемых ставок сотрудником. Например, сотрудник работает на полставки и ему назначен в плановом порядке оклад за полную ставку в сумме 60 000 руб. и ежемесячная премия в сумме 20 000 руб. Аванс назначен в размере 40% от оклада. По сотруднику будет рассчитан аванс в сумме 16 000 руб. (80 000 руб. * 0,5 * 40%).
7. Кнопка Провести и закрыть.

В бухгалтерском учете суммы рассчитанного аванса и НДФЛ отражаются только при окончательном расчете за месяц.

Выплата аванса производится с помощью документов Ведомость в банк, Ведомость в кассу (раздел Зарплата и кадры – Ведомости в банк или Ведомости в кассу) (вид документа выбирается в зависимости от способа выплаты зарплаты).

В указанных документах в поле Вид выплаты укажите характер выплаты Аванс, установив переключатель в соответствующее положение. Кнопка Заполнить. Суммы к выплате будут рассчитаны с учетом рассчитанного НДФЛ с аванса (колонка НДФЛ). Налог с аванса удерживается на дату выплаты (дата документов Выдача наличных, Списание с расчетного счета).

Для анализа расчета и выплаты аванса предназначены отдельные специализированные отчеты – Анализ зарплаты по сотрудникам (за первую половину месяца), Расчетная ведомость Т-51 (за первую половину месяца), Расчетный листок (за первую половину месяца) (раздел Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате).

В расчетном листке за первую половину месяца можно увидеть сумму аванса, НДФЛ и ведомость выплаты аванса.

В справке о доходах сотрудника сумма аванса включена как отдельный доход (доход включен в справку в январь, т. к. дата выплаты аванса – 27.01.2023), указаны суммы исчисленного и удержанного налога, отражены вычеты.

При окончательном расчете зарплаты за месяц с помощью документа b>Начисление зарплаты рассчитанные в аванс суммы не будут учтены, зарплата будет начислена за полный месяц. Но в этом нет задвоения. Теперь при регистрации суммы дохода для целей исчисления НДФЛ дополнительно формируется отрицательная сумма дохода на сумму ранее рассчитанного аванса. Получается, что положительная сумма дохода на всю начисленную зарплату за месяц и отрицательная сумма дохода на сумму ранее рассчитанного аванса равно доходу за вторую половину месяца.

Далее при выплате зарплаты программа рассчитает сумму с учетом ранее выплаченного аванса и удержанного налога с него.

В расчетном листке за месяц (раздел Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате – Расчетный листок) можно увидеть общую начисленную сумму зарплаты за месяц, НДФЛ и ведомости выплаты зарплаты за первую половину месяца и за вторую.

В справке о доходах сотрудника аванс и зарплата за вторую половину месяца будут выделены как отдельные доходы. Зарплата за вторую половину месяца выплачена 06.02.2022, доход будет включен в февраль.