Удержание основного долга и процентов по договору займа с сотрудником в программе "1С:Зарплата и управление персоналом"

Пример

Сотруднику ООО "Программа" Клинцову М. С. с 15.06.2021 предоставлен заем в размере 72 000 руб. сроком на 12 месяцев под 3 процента годовых на цели, не связанные с приобретением дома, квартиры или долей в них. Договором предусмотрено погашение займа путем удержания из заработной платы по 6 000 руб. ежемесячно, начиная с зарплаты за июнь 2021 г. Удержанию из заработной платы подлежат также проценты за пользование заемными средствами. Проценты за пользование заемными средствами начисляются со следующего дня после поступления их на расчетный счет сотруднику.

Выполняются следующие действия:

1. Ввод документа "Договор займа сотруднику".
2. Расчет и удержание сумм в счет возврата займа.

Ввод документа "Договор займа сотруднику"

Для отражения операций по удержаниям в счет возврата займа (а также для регистрации материальной выгоды в случае применения пониженного процента по займу) в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) должен быть установлен флажок Выдаются займы сотрудникам.

Условия предоставленного сотруднику займа регистрируются с помощью документа Договор займа сотруднику.

1. Раздел Зарплата – Займы сотрудникам.
2. Кнопка Создать. Выберите вид документа Договор займа сотруднику.
3. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, с сотрудником которой регистрируется договор займа.
4. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
5. В поле Сотрудник выберите сотрудника, которому предоставляется заем.
6. В разделе Выдача займа:
   • если выдача средств работодателем происходит единовременно, установите переключатель в положение Единовременно и укажите сумму займа в поле Сумма. Установленный по умолчанию флажок Заем по договору выдан полностью позволяет сразу зарегистрировать факт выдачи займа, при этом в поле Дата выдачи укажите дату выдачи займа (обратите внимание, именно с этой даты будет производиться расчет сумм удержаний в счет возврата займа), а в поле Форма расчетов укажите форму выдачи займа: Наличная или Безналичная (используется в печатной форме договора). В противном случае после заполнения всех условий договора и проведения документа выдачу займа необходимо будет зарегистрировать в программе отдельным документом Выдача займа сотруднику, нажав в форме документа на ссылку Выдать заем (ссылка становится доступной, если флажок Заем по договору выдан полностью снят) или нажав в верхней части формы документа на кнопку Создать на основании – Выдача займа сотруднику. Обратите внимание! Флажок Заем по договору выдан полностью, поля Дата выдачи и Форма расчетов не будут доступны в форме документа в случае используемой синхронизации данных этой программы с программой 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0). Предполагается, что выдача займа должна фиксироваться отдельным документом Выдача займа сотруднику, синхронизируемым с документом учета денежных средств в программе 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0). В нашем примере выдача займа осуществляется единовременно и полностью без использования синхронизации с программой 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0). Т.е. используется возможность упрощенной регистрации выдачи займа документом Договор займа сотруднику, допустимая в рамках отдельно стоящей программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3);
   • если выдача средств будет происходить несколькими частями (траншами), то необходимо установить переключатель в положение Несколькими траншами и указать в табличной части месяцы, в которых будут предоставлены суммы и их размеры;
   • в поле На срок укажите срок (количество месяцев), на который выдается заем, в результате в полях С... и По... автоматически будет заполнен период, в течение которого будет производиться удержание сумм в счет возврата займа (в поле С указывается текущий месяц);
   • в поле Ставка, % укажите годовую процентную ставку по займу.
7. В разделе Погашение займа:
   • если погашение займа будет производиться в течение срока ежемесячными платежами, установите переключатель в положение В течение срока (ежемесячными платежами), при этом в поле Ежемесячные платежи становится доступен выбор вида ежемесячных платежей (в зависимости от выбора программа автоматически произведет расчет размера основного долга для погашения займа (поле Размер погашения основного долга):
     • Дифференцированные платежи – платежи состоят из выплачиваемой ежемесячно постоянной доли основного долга и процентов на невыплаченный остаток займа, платеж уменьшается к концу срока. Если выдача средств работодателем происходит несколькими частями (траншами) (в разделе Выдача займа переключатель установлен в положение Несколькими траншами), то для каждого транша необходимо указать размер ежемесячного погашения основного долга, срок его погашения и месяц, в котором произойдет полное погашение;
     • Аннуитетные платежи – равные по сумме ежемесячные платежи, которые включают в себя как сумму начисленных процентов, так и сумму основного долга. Ежемесячная сумма в программе рассчитывается по формуле:

сумма займа * К, где K = (i /m)/(1 – (1 + i /m)^(-k))

где:

k – количество месяцев погашения займа,

i – годовая процентная ставка,

m – количество погашений в год;



• Только проценты (заем в конце срока) – платежи состоят только из процентов, начисленных на общую сумму займа, сумма процента рассчитывается по формуле:

(годовая процентная ставка по займу / 365 (366) * количество календарных дней в месяце погашения * остаток основного долга на начало месяца).


Последний платеж включает в себя также полную сумму займа;


• Только заем (проценты в конце срока) – платежи состоят из постоянной суммы основного долга, полученной по формуле: сумма займа / количество месяцев погашения. Проценты рассчитываются как сумма ежемесячно начисленных процентов на остаток основного долга.
Если выдача средств работодателем происходит несколькими частями (траншами) (в разделе Выдача займа переключатель установлен в положение Несколькими траншами), то для каждого транша необходимо указать размер ежемесячного погашения основного долга, срок его погашения и месяц, в котором произойдет полное погашение.

Если погашение займа начинается по истечении определенного срока, необходимо указать этот срок (устанавливается флажок Предоставляется отсрочка и указывается до какого месяца предоставляется отсрочка), а также размер ограничения платежа по истечении отсрочки (в поле Ограничение платежа). До указанного месяца периодически начисляются проценты, но платежи не удерживаются. После завершения отсрочки с сотрудника начинает удерживаться сумма основного долга, а также сумма накопленных процентов, но так, чтобы сумма ежемесячного платежа не превышала установленного ограничения. Если после окончания погашения основного долга проценты из-за ограничения суммы удержания погашены не полностью, они удерживаются далее до полного погашения;


• если погашение займа будет производиться после окончания срока займа, при этом сумма займа и проценты, начисленные на нее, будут выплачены в последнем месяце, установите переключатель в положение По окончании срока (единовременно сумма и проценты). Проценты рассчитаются как сумма ежемесячно начисленных процентов на остаток основного долга;


• для ввода начальных данных по займу, учет погашения которого велся в другой программе, необходимо установить флажок Заем ранее частично погашен и указать данные по внесенным суммам (в поле Сумма) и процентам (в поле Проценты) на дату погашения (в поле Дата погашения).


8. Материальная выгода возникает, если процентная ставка займа по условиям договора меньше двух третьих ставки рефинансирования ЦБ РФ, действующей в течение срока погашения займа, или если заем беспроцентный. Материальная выгода в программе рассчитывается как (2/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ – процентная ставка по договору) / 365 (366) дней в году * (количество дней, за которое начислены проценты), и она облагается НДФЛ – флажок Материальная выгода облагается НДФЛ установлен по умолчанию. Если материальная выгода освобождается от налогообложения, например, у налогоплательщика есть право на имущественный вычет или заем выдается для покупки (строительства) жилья, то флажок необходимо снять.



Внимание

26 марта 2022 года подписан и вступил в силу Федеральный закон от 26.03.2022 № 67-ФЗ. Закон предусматривает освобождение от НДФЛ материальной выгоды, полученной физлицами в 2021-2023 годах (пп. "в" п. 7 ст. 2, п. 5 ст. 5 Закона № 67-ФЗ). Этому посвящен новый п. 90 ст. 217 НК РФ. После вступления в силу закона налогоплательщики могут обратиться к работодателю или в налоговую (в случае отсутствия налогового агента) за возвратом излишне удержанного и уплаченного налога с материальной выгоды в порядке, предусмотренном ст. 231 НК РФ (письмо ФНС России от 28.03.2022 № БС-4-11/3695@).

Освобождение материальной выгоды от обложения НДФЛ это временная мера. Не нужно снимать флажок Материальная выгода облагается НДФЛ в документе договора займа или создавать дополнительно документ по изменению условий договора. Программа анализирует год, в котором получен доход по материальной выгоде и исключает его автоматически из базы по обложению НДФЛ, если он приходится на 2022-2023 гг. (НДФЛ не будет рассчитываться даже при включенном флажке).



9. Поле Руководитель заполняются автоматически фамилией, именем, отчеством руководителя и его должностью на основании сведений об ответственных лицах организации в справочнике Организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица). Данные поля используются в печатной форме договора.
10. Кнопка Провести и закрыть.

После записи и проведения документа можно сформировать следующие печатные формы:

• договор займа (по кнопке Печать – Договор займа);
• график погашения займа как приложение к договору (по кнопке Печать – График погашения займа);
• аналитический отчет о погашении займа (по кнопке Печать – Отчет о погашении займа).

А также можно сформировать печатную форму карточки учета договора займа (кнопка Печать - Карточка учета договора займа). В ней отражаются реквизиты и условия договора, история расчетов по нему, а также актуальный на момент печати график погашения займа.



На основании документа Договор займа сотруднику, нажав на кнопку Создать на основании, можно создать следующие документы:

• Выдача займа сотруднику (раздел Зарплата – Займы сотрудникам – кнопка Создать – Выдача займа сотруднику) – документ предназначен для регистрации факта выдачи займа (транша) сотруднику. Когда сумма сотруднику выдана, ему назначаются удержания в счет погашения займа и процентов на него. Пока сумма (или первый транш) не выдана, удержание не происходит. Обратите внимание! Если в форме документа Договор займа сотруднику установлен флажок Заем по договору выдан полностью, вводить документ Выдача займа сотруднику нет необходимости (как в нашем примере);
• Изменение условий договора займа сотруднику (раздел Зарплата – Займы сотрудникам – кнопка Создать – Изменение условий договора займа сотруднику) – документ предназначен для корректировки условий по договору займа. В документе можно изменить срок, на который выдан заем, годовую процентную ставку, размер погашения основного долга (платежа), размеры и сроки погашения траншей (для способа выдачи займа отдельными траншами), предоставление отсрочки, обложение материальной выгоды НДФЛ. С указанной даты расчеты по займу будут проводиться с учетом введенных изменений. На основании документа можно распечатать Дополнительное соглашение к договору займа и новый График погашения займа как приложение к дополнительному соглашению;
• Погашение займа сотруднику (раздел Зарплата – Займы сотрудникам – кнопка Создать – Погашение займа сотруднику) – документ предназначен для фиксации факта внесения сотрудником суммы по займу вне графика погашения платежей. При вводе документа сначала идет погашение основного долга. Погашение процентов этим документом возможно только после погашения основного долга. При очередном расчете займов в документа Начисление зарплаты и взносов рассчитывается сумма основного долга, которая должна быть погашена на текущую дату, а также разница между этой суммой и суммой основного долга, погашенной внеочередным платежом – остаток к погашению. Если остаток больше, чем очередной платеж по графику, то сумма очередного платежа по основному долгу не меняется, вычисляется новый процент от остатка суммы к погашению. Если остаток равен нулю, т. е. сотрудником внесен весь долг по займу, при начислении зарплаты вычисляется только материальная выгода и НДФЛ с нее (суммы можно увидеть в расчетном листке). В том случае, когда сумма в счет возврата займа будет превышать сумму остатка заработной платы, которая может быть выплачена сотруднику после всех удержаний с более высоким приоритетом (НДФЛ, по исполнительным листам), за сотрудником образуется долг, который должен быть погашен внесением наличных непосредственно в кассу организации. Факт уплаты долга через кассу в программе также можно зарегистрировать с помощью данного документа.

Автоматическое погашение остатка займа реализовано также при увольнении сотрудника (закладка Займы документа Увольнение).

Расчет и удержание сумм в счет возврата займа

Суммы в погашение займа и проценты за пользование заемными средствами рассчитываются и удерживаются (в зависимости от условий договора) из зарплаты сотрудника с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов).

1. Для автоматического заполнения и расчета документа используйте кнопку Заполнить или Подбор.
2. Результаты расчетов сумм в счет возврата займа показываются на закладке Займы.

Согласно условию нашего примера в июне в счет погашения займа и процентов за пользование заемными средствами из заработной платы сотрудника рассчитано и удержано:

• в счет погашения ссуды с даты выдачи займа (с 15.06.2021): 72 000 руб. / 12 месяцев / 30 дней (в июне 2021 г.) * 16 дней (с 15 по 30 июня) = 3 200 руб.;
• проценты за пользование заемными средствами: 72 000 руб. * 3% / 365 дней в 2021 г. * 15 дней (с 16 по 30 июня 2021 г.) = 88,77 руб.

Зарегистрированные суммы удержания в счет возврата займа уменьшают сумму к выплате сотруднику. В расчетном листке (раздел Зарплата – Отчеты по зарплате – Расчетный листок) суммы удержаний основного долга и процентов по займу отражаются в разделе Удержано, суммы начислений материальной выгоды и процентов по займу отражаются в разделе Справочно.



Данные о состоянии взаиморасчетов по займам сотрудников за произвольный период можно посмотреть в отчете Займы сотрудникам (раздел Зарплата – Отчеты по зарплате – Займы сотрудникам). Отдельно указывается погашение основного долга и процентов по договору. Колонка Размер займа отражает информацию о выданных денежных средствах по документам Договор займа сотруднику, Выдача займа сотруднику в разрезе договоров. Колонки Начислено процентов, Погашено процентов и Погашено займа отражают информацию из документов Начисление зарплаты и взносов и/или Погашение займа сотруднику. Остаток займа (основной суммы к погашению) на начало и конец заданного периода рассчитывается непосредственно в отчете.

Обратите внимание! Формирование отчета по конкретному сотруднику доступно также из документа Договор займа сотруднику по кнопке Печать – Отчет о погашении займа.

При синхронизации данных с бухгалтерской программой создаются автоматически следующие проводки:

1. На сумму удержания в счет погашения займа – по дебету счета 70 и кредиту счета 73.01 "Расчеты по предоставленным займам".
2. На сумму удержания процентов:
   • по дебету счета 73.01 и по кредиту счета 91.01 "Прочие доходы" (начислены проценты по займу);
   • по дебету счета 70 и кредиту счета 73.01 "Расчеты по предоставленным займам" (удержаны проценты по займу).
3. На сумму исчисленного НДФЛ с материальной выгоды – по дебету счета 70 и кредиту счета 68.01 "НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента".